10 Cara Mudah untuk Meningkatkan Layanan Pelanggan

Intro

Layanan pelanggan yang baik sangat penting untuk bisnis apa pun, karena dapat membuat perbedaan antara kesuksesan dan kegagalan.

Sayangnya, tidak semua perusahaan memiliki tingkat keahlian layanan pelanggan yang sama. Itulah mengapa sangat penting untuk mempelajari cara meningkatkannya untuk meningkatkan penjualan dan membuat orang kembali ke bisnis Anda lagi dan lagi.

Artikel ini akan membahas sepuluh strategi yang bisa Anda gunakan untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik dan meningkatkan keuntungan Anda.

Sapa Pelanggan dengan Nama

Menggunakan nama pelanggan adalah cara yang bagus untuk menciptakan pengalaman yang lebih personal. Hal ini bisa dilakukan secara langsung, melalui telepon, melalui email, atau dalam survei. Dengan menggunakan pendekatan yang ramah dan tidak terkesan memaksa, hal ini membuat interaksi antara klien dan bisnis menjadi lebih manusiawi.

Sebagai contoh, perwakilan layanan yang mungkin mengatakan sesuatu seperti "Hai (nama pelanggan), ada yang bisa saya bantu hari ini?". Hal ini akan membuat orang tersebut merasa penting dan diperhatikan.

Faktanya, menurut sebuah survei, kebanyakan orang merasa senang ketika seseorang memanggil nama mereka. Dan semakin berkesan sebuah pengalaman, semakin tinggi peluang orang untuk kembali.

Gunakan Pesan yang Dipersonalisasi

Pesan yang dipersonalisasi adalah cara terbaik untuk membangun loyalitas dan menunjukkan kepada orang-orang bahwa Anda peduli.

Anda bisa menggunakan alat bantu seperti email otomatis dan chatbot untuk memberikan pesan yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan individu.

Misalnya, jika seseorang telah membeli produk dari toko Anda, Anda dapat mengirimkan email ucapan terima kasih atas bisnis mereka dan menanyakan apakah ada hal lain yang perlu dibantu.

Hal ini menunjukkan kepada audiens Anda bahwa Anda memperhatikan kebutuhan mereka dan memastikan bahwa semua pertanyaan dijawab secara tepat waktu.

Meskipun urutan orientasi otomatis sangat membantu pengguna untuk mempelajari produk, namun mereka memiliki kekurangan

sentuhan pribadi yang dapat diberikan oleh pesan pribadi.

Untuk menciptakan kesan yang baik terhadap bisnis Anda, penting untuk menghubungi secara pribadi ketika pelanggan membeli produk Anda, mendaftar untuk uji coba gratis, atau mengirimkan pertanyaan. Meskipun tidak semua pengguna mungkin membutuhkan bantuan Anda, sikap ini akan dihargai oleh semua orang dan akan memperkuat kesan positif mereka terhadap merek Anda.

Fokus pada Pengalaman

Mendengarkan secara aktif, komunikasi yang jelas, dan empati adalah elemen penting dari layanan pelanggan yang hebat.

Singkatnya, tidak ada yang lebih penting daripada menciptakan pengalaman pengguna yang menyenangkan. Orang lebih cenderung membeli dari perusahaan yang membuat pelanggan merasa dihargai dan dihormati.

Oleh karena itu, berusahalah untuk memberikan layanan yang sempurna setiap saat. Fokuslah untuk memberikan solusi yang bermanfaat dengan cepat, akurat, dan dengan cara yang ramah. Pastikan karyawan Anda memiliki pengetahuan yang luas dan selalu bersedia membantu.

Selain itu, pastikan produk Anda berkualitas tinggi dan telah diuji dengan benar sebelum sampai ke tangan klien. Dengan cara ini, Anda dapat menghindari keluhan dan pengembalian yang tidak perlu, yang pada gilirannya akan menghemat waktu dan sumber daya.

Gunakan Sistem Tiket

Sistem tiket adalah cara terbaik untuk melacak pertanyaan pelanggan dan memastikan bahwa pertanyaan tersebut ditangani dengan segera. Hal ini dapat dilakukan secara manual atau dengan bantuan solusi perangkat lunak otomatis.

Dengan bantuan sistem ini, Anda dapat menyimpan semua permintaan di satu tempat, memberikan tugas kepada anggota tim yang berbeda, dan menindaklanjuti secara tepat waktu. Hal ini dapat membantu Anda merespons masalah pelanggan secara efisien, yang akan meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.

Hal ini juga akan meningkatkan produktivitas agen dan membantu mereka menyelesaikan masalah dengan lebih cepat. Selain itu, Anda dapat mengumpulkan wawasan data yang dapat ditindaklanjuti dari sistem tiket, yang dapat digunakan untuk meningkatkan pengalaman pengguna di masa mendatang.

Memberikan Dukungan Holistik

Layanan pelanggan yang sukses melibatkan lebih dari sekadar menanggapi pertanyaan dan memberikan solusi.

Hal ini juga termasuk mengedukasi masyarakat tentang cara menggunakan produk, mengantisipasi kebutuhan mereka, dan menyediakan sumber daya tambahan.

Dukungan holistik semacam ini mengharuskan Anda memiliki pemahaman mendalam tentang produk dan basis audiens Anda.

Anda juga harus mempertimbangkan untuk menyediakan sejumlah saluran yang dapat digunakan pelanggan untuk menghubungi Anda, seperti telepon, email, live chat, atau media sosial. Dengan cara ini, mereka dapat memilih metode yang paling nyaman bagi mereka dan menyelesaikan masalah mereka dengan cepat.

Menawarkan Basis Pengetahuan

Menurut laporan dari Microsoft ini, 88% pelanggan percaya bahwa perusahaan harus menyediakan pengalaman layanan mandiri.

Salah satu cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan menawarkan basis pengetahuan di mana orang dapat menemukan jawaban atas pertanyaan mereka tanpa harus menghubungi layanan bantuan. Hal ini tidak hanya menghemat waktu bagi klien dan bisnis, tetapi juga membantu meningkatkan kepuasan secara keseluruhan.

Anda dapat membuat database yang dapat dicari dengan FAQ, panduan pemecahan masalah, dan sumber daya bermanfaat lainnya. Hal ini akan memudahkan orang untuk menemukan solusi sendiri.

Hadir 24/7

Pelanggan mengharapkan tanggapan yang cepat terhadap pertanyaan mereka. Itulah mengapa memiliki layanan pelanggan 24/7 sangat penting.

Anda bisa mempekerjakan agen yang tersedia sepanjang waktu atau menggunakan sistem otomatis seperti chatbot untuk memberikan dukungan 24/7.

Platform layanan pelanggan yang baik harus dapat menangani pertanyaan melalui berbagai saluran dan menyesuaikan diri berdasarkan kebutuhan klien.

Dengan cara ini, pengguna dapat memperoleh bantuan di mana pun mereka berada, atau jam berapa pun.

Sertakan Kebijakan Pengembalian Dana

Memiliki kebijakan pengembalian dana yang jelas adalah aspek penting lainnya yang perlu dipertimbangkan. Pelanggan ingin tahu bahwa mereka bisa mendapatkan uang mereka kembali jika terjadi kesalahan.

Kebijakan pengembalian dana Anda harus dengan jelas menguraikan proses mendapatkan pengembalian dana dan ketentuan apa pun yang berlaku. Hal ini akan membantu orang mengetahui apa yang diharapkan sebelum mereka melakukan pembelian dan bagaimana cara memprosesnya jika terjadi masalah.

Memiliki kebijakan pengembalian dana juga akan menunjukkan bahwa Anda yakin dengan kualitas produk atau layanan Anda dan bersedia mendukungnya.

Menghargai Pelanggan Setia

Memberikanpenghargaan kepada pelanggan setia adalah cara terbaik untuk menunjukkan apresiasi Anda dan mendorong pembelian berulang.

Anda dapat menawarkan hadiah seperti diskon khusus, penawaran eksklusif, akses awal ke produk, atau hadiah gratis. Hal ini akan membuat orang merasa dihargai dan lebih mungkin untuk terus membeli dari Anda di masa depan.

Tujuannya adalah untuk menciptakan pengalaman yang tak terlupakan bagi para klien setia kami yang secara khusus memenuhi preferensi mereka.

Misalnya, jika Anda memiliki kilang anggur, alih-alih memberi hadiah kepada pelanggan lama yang mempromosikan merek Anda secara online dengan wine gratis yang dikirim ke alamat mereka, mengapa tidak memberi kejutan dengan tur ke kilang anggur Anda?

Mintalah Umpan Balik dan Belajarlah darinya

Mendapatkan umpan balik sangat penting dalam hal meningkatkan layanan pelanggan. Dengan mendengarkan pengguna, Anda dapat memahami kebutuhan mereka dan mengembangkan produk atau layanan yang lebih baik.

Anda juga harus mencoba membuat proses pemberian umpan balik menjadi mudah dan lancar. Anda dapat menggunakan survei, jajak pendapat, formulir umpan balik, atau bahkan platform media sosial untuk tujuan ini.

Dengan bantuan strategi ini, Anda dapat mengidentifikasi area di mana layanan pelanggan perlu ditingkatkan dan membuat perubahan yang diperlukan. Hal ini akan membantu Anda memberikan pengalaman pengguna yang lebih baik di masa mendatang.

Kata Penutup

Meningkatkan layanan pelanggan merupakan proses berkelanjutan yang membutuhkan dedikasi dan kerja keras.

Sangat penting untuk melacak umpan balik dari pengguna, memahami kebutuhan mereka, dan memberikan solusi yang tepat waktu. Anda juga harus berinvestasi pada teknologi dan alat yang tepat untuk memastikan bahwa klien mendapatkan pengalaman terbaik.

Dengan mengikuti tips berikut, Anda dapat meningkatkan layanan pelanggan Anda dan menciptakan pengalaman pelanggan yang luar biasa.