Mi az a BLUF módszer és miért hasznos a kommunikációban?

Intro

A ¨BLUF¨ kifejezés az ¨Bottom Line Up Front¨ rövidítése. Ez a kifejezés azt jelenti, hogy a weboldal oldalának vagy szövegének legfontosabb része az elején van. Ez a struktúra azt feltételezi, hogy a leglényegesebb információkat a szöveg elejére helyezzük, nem pedig a végére. Ennek eredményeképpen az olvasó gyorsan olvashat és világosan megértheti az üzenet lényegét.

Érdekes, hogy az USA-ban a katonai kommunikációban széles körben használják az információbevitel ilyen szerkezetét. Ennek fő célja, hogy az üzenetet pontosabbá és érthetőbbé tegye. A BLUF elve eltér a hagyományosabb stílustól, amely az ajánlásokat és következtetéseket a tények és érvek után a végére helyezi.

Modellezzük le azt a helyzetet, amikor egy ügyfél feladatot ad egy tervezőnek. A bal oldali példában a BLUF elvét nem alkalmazzuk, míg a jobb oldali példában igen.

BLUF-elv nélkül	BLUF elvvel
¨Egy héten belül elindítunk egy weboldalt, és tervezünk egy akciót az ügyfelek számára. Eddig azon gondolkodtunk, hogy hol helyezzük el a releváns információkat... (itt vannak a magyarázatok) Szeretnénk, ha készítenél egy bannert a weboldalra, amely a héten zajló akcióról szóló információkat tartalmazza.¨	Szeretnénk, ha készítenél egy bannert a weboldalra, amely a hét folyamán zajló akciókról tájékoztat. Egy héten belül elindítunk egy weboldalt, és tervezünk egy akciót az ügyfelek számára. Eddig azon gondolkodtunk, hogy hol helyezzük el a vonatkozó információkat... (itt vannak a magyarázatok).¨

Ez egy elég durva példa, de nagyon szemléletes. Érzi a különbséget?

Az első esetben a bevezető információkat adjuk meg az elején. Ezt követően beszélünk a feladatról. A második esetben leírjuk a feladatot, és utána részletesen kifejtjük a részleteket. Itt az elképzelt tervező megérti, hogy mit várnak el tőle, és jobban megérti a következő adatokat. Ezért már az elején világos számára, hogy miért mondunk el mindent így, mert ismeri a fő feladatát. Logikus, nem igaz?

Hol alkalmazzák a BLUF-módszert?

A BLUF szó szerint minden olyan területen alkalmazható, ahol a fő gondolatot gyorsan és hatékonyan kell eljuttatni a közönséghez. Nézze meg a következő példákat:

Üzletben:

• üzleti levelekben és prezentációkban, hogy az ügyfél vagy a befektető érdeklődését felkeltse;
• jelentésekben és elemző anyagokban, hogy az olvasóknak megadják a tartalom fő gondolatát;
• reklámanyagokban, hogy felhívják a potenciális ügyfelek figyelmét.

Az oktatásban:

• előadásokon és szemináriumokon, hogy a hallgatók jobban megértsék a témát;
• a könyvekben és kézikönyvekben, hogy az anyagot jobban és érthetőbben tegye érthetővé;
• a szövegekben és a vizsgákon, hogy a diákok számára lehetőséget biztosítson arra, hogy a fontosabb kérdésekre összpontosítsanak.

Az újságírásban:

• a hírcikkekben, hogy az olvasók világosabb képet kapjanak a legfontosabb eseményekről;
• elemző anyagokban, hogy segítsen megtalálni a kiutat a nehéz helyzetekben;
• interjúkban, hogy kiemelje a legérdekesebb kifejezéseket.

A BLUF-módszert emellett a marketingben (beleértve az e-mail marketinget), a közösségi hálózatokon, hirdetésekben, prezentációkban és egyéb anyagokban is használják. A BLUF-módszer továbbá a közös levelezésben is használható, hogy a legfontosabb információkat gyorsabban és pontosabban adja át a beszélgetőpartnereknek. Így rengeteg időt takaríthat meg.

Melyek a BLUF-módszer fő előnyei?

Ha a fő információt a szöveg elejére helyezzük, akkor vagy a szerző, vagy az olvasó profitál belőle:

1. Előnyök a szerző számára: A BLUF-módszer segít strukturálni a gondolatokat és a legfontosabb dolgokra koncentrálni. Ennek köszönhetően az írás stílusa rövidebbé és erőteljesebbé válik, hogy az olvasó figyelmét fenntartsa. Emellett a BLUF-módszerrel már az elején kifejtheti álláspontját vagy ajánlását. Így nem lesz helye félreértésnek vagy kételyeknek.
2. Előnyök az olvasó számára: A BLUF-módszer megkönnyíti a megértést és a megértés folyamatát. Emellett soha nem kényszeríti az olvasót arra, hogy plusz anyagot olvasson el, vagy a szöveg végén keresse a válaszokat. Emellett a BLUF-módszer lehetővé teszi az olvasó számára, hogy eldönthesse, tovább tanulja-e az anyagot vagy sem. Tehát figyelembe veszi az olvasó céljait és érdeklődési körét.

Hogyan működik a BLUF módszer?

1. Ön határozza meg az üzenete célját és célközönségét (hogy pontosan mit és kinek akar elmondani).
2. Fogalmazza meg a fő gondolatot és a következtetést (mit szeretne, hogy az olvasó az üzenet elolvasása után tudjon és tegyen).
3. Ezt a fő gondolatot és következtetést helyezze a szöveg elejére. Ügyeljen arra, hogy ne legyen hosszabb 1-2 mondatnál. Használhatja a BLUF jelölést a szöveg ezen részének kiemelésére.
4. A fő gondolatot és a következtetést támassza alá tényekkel, érvekkel és részletekkel, amelyeket fontosságuk szerint csökkenő sorrendben kell elhelyezni. Kerülje az extra információkat vagy az ismétléseket.
5. A szöveget zárja le cselekvésre való felhívással vagy önéletrajzzal, ha ez elengedhetetlen.

Összefoglalva, a BLUF-módszer azt feltételezi, hogy a legfontosabb gondolatot kell az elején elhelyezni, amikor a következő adatokat csökkenő fontossági sorrendben kell elhelyezni.

Melyek azok az esetek, amikor nem szabad a BLUF-ot használni?

A BLUF-módszer előnyei ellenére sem univerzális. Számos olyan eset van, amikor inkább káros lehet, például amikor:

1. Az üzenet lényegét lépésről lépésre kell megnyitni: Ezekben az esetekben az olvasó nem fogja megkapni a szerző utasításait, ha a BLUF-módszert használja.
2. Létfontosságú, hogy az olvasó érdeklődését felkeltse. A BLUF-módszer alkalmazásával nem lesz izgalmas az üzenet, és kevésbé lesz érdekes.
3. Az üzenete bonyolult és tisztázásra szorul. Az olvasó nem biztos, hogy minden információt megkap, ha a BLUF-módszert használja.

Ezek a fő okai annak, hogy a BLUF-módszert nem használják a szépirodalomban, tudományos cikkekben és jogi dokumentumokban. Lehetnek azonban kivételek. Ezekben az esetekben jobb az információk lépésről lépésre történő bevitele és a gondolkodásra való szisztematikus rávezetés.

Végső gondolatok

A BLUF hasznos eszköz, amely segít a kommunikáció javításában és a fő gondolatok és ötletek hatékonyabb átadásában. Bármilyen üzenetet egyértelműbbé, rövidebbé és következetesebbé tesz. Emellett tiszteletben tartja és értékeli az olvasók idejét. Ezenkívül a kommunikáció különböző területein használják, ahol az információátadás egyértelműsége és gyorsasága elengedhetetlen.

Végezetül szeretnénk néhány alapvető tanácsot adni:

1. A BLUF-módszert csak azokban az esetekben használja, amikor szükség van rá.
2. A fő gondolat legyen világos és érthető.
3. Ne felejtse el megadni az üzenet megértéséhez szükséges további adatokat.
4. Ellenőrizze, hogy a BLUF módszer ellentmond-e az üzenet céljának vagy sem.

Alapvető fontosságú, hogy figyelembe vegyük az üzenet kontextusát és célját, mielőtt eldöntenénk, hogy alkalmazzuk-e a BLUF-módszert vagy sem. Némi gyakorlással azonban könnyen megértheti, hogy szükség van-e rá.

Köszönjük a figyelmet!