Timesheet Előnyök minden cégtulajdonosnak tudnia kell

Intro

A modern üzleti életben az alkalmazottak munkaidejének nyomon követése alapvető jelentőséggel bír. Betekintést nyújt abba, hogy az erőforrásokat hogyan használják fel, és hogyan töltik az idejüket a különböző projektekben.

Hagyományosan a vállalkozások nagymértékben támaszkodtak a munkaidő-nyilvántartásokra a munkaidő-adatok táblázatos formában történő rögzítésére a munkaórák nyomon követése érdekében. A technológia megjelenésével azonban számos digitálisan érett szervezet áttért a digitális munkaidő-nyilvántartásokra azok nélkülözhetetlen funkcionalitásai miatt, és jelentős javulást tapasztaltak az eredményükben és a projektek teljesítésében is.

Ebben a blogban tehát az alkalmazottak számára készített munkaidő-nyilvántartások kihasználásának legfontosabb előnyeit fogjuk megvitatni, és azt, hogyan segíthet a bérszámfejtés egyszerűsítésében, a csapat termelékenységének javításában, valamint az ügyfelekkel és a csapatokkal való pozitív kapcsolat kialakításában.

Mi az a munkaidő-nyilvántartás?

A munkaidő-nyilvántartás egy olyan eszköz, amelyet a vállalkozások arra használnak, hogy nyomon kövessék a munkavállalók teljes munkaidejét egy bizonyos időszak alatt. A vállalkozások a munkaidő-nyilvántartásból származó munkavállalói munkaidő-adatokat felhasználhatják a bérszámfejtés feldolgozásához, az ügyfelek számlázásához, a projekt teljesítések becsléséhez és a hiányzási minták nyomon követéséhez. A vállalkozások főként háromféle munkaidő-nyilvántartást használnak:

Papír alapú

A papír alapú munkaidő-nyilvántartások, beleértve a nyomtatható munkaidő-kártyákat, lyukkártyákat, nyilvántartásokat stb. a leghagyományosabbak, amelyeket a munkavállalók munkaidejének rögzítésére használnak. Ezek az archaikus munkaidő-nyilvántartások azonban kézi időbevitelt igényeltek, és hajlamosak voltak az emberi hibákra, az adatbiztonságra és az időlopásra.

Táblázatok

A táblázatkezelők megreformálták a munkaidő-nyilvántartás elrendezését, hogy a munkaidő-nyilvántartás folyamata szervezettebb, ésszerűbb és kevésbé hektikus legyen. A táblázatos jelleg, az egyszerűség és a könnyű használat a táblázatkezelőket, különösen az Excel formátumúakat, a vállalkozások egyik legkeresettebb munkaidő-nyilvántartási megoldásaivá teszi. Valójában a vállalkozások akár több formátumban is használhatják a többféle formátumban elérhető excel munkaidő-nyilvántartási sablonokat az alkalmazottak munkaidejének napi/heti/havi szintű nyomon követésére.

Digitális munkalapok

A papír alapú rendszerek és táblázatok számos korlátot tartalmaztak a funkcionalitás tekintetében, és hajlamosak voltak az időlopásra, az adatbiztonságra és a hibás adatbevitelre is, ami utat engedett a digitális munkaidő-nyilvántartásoknak, például az időnyilvántartó szoftvereknek, amelyek nemcsak pontosan rögzítik az időadatokat, hanem számtalan funkciót is kínálnak, például részletes jelentést, jóváhagyási útvonalakat, érvényesítést és egyebeket.

Kép forrása

A továbbiakban mélyebben elmerülünk abban, hogy a vállalkozásoknak miért érdemes kihasználniuk az online munkalapként is ismert munkaidő-nyilvántartó szoftvereket, és hogyan segíthet nekik javítani a jövedelmezőségüket és a kompetenciájukat.

10 Timesheet Előnyök, amelyeket minden cégtulajdonosnak tudnia kell {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* Pontos számlázás az ügyfelek számára

Legyen szó akár könyvelésről, szabadúszásról vagy bármely más cégről, a különböző ügyfeleknek szóló számlák kiszámításához elengedhetetlen a több projekten ledolgozott órák nyomon követése.

Azon vállalkozások esetében, amelyek óradíjjal számolnak el az ügyfeleknek, a munkaidő-nyilvántartás az ügyfelek számára nyilvántartásként szolgál, és segít a pontos számlák előállításában.

A digitális munkaidő-nyilvántartás segít a vállalkozásoknak betekintést nyerni a különböző projektekben eltöltött munkaidő-adatok kontextusába, így biztosítva, hogy az ügyfeleket helyesen és azonnal számlázzák ki. Ez segít fenntartani az ügyfelek és a vállalkozások tulajdonosai közötti egészséges kapcsolatokat.

Az ilyen időkövető szoftverek konfigurálható jelentéstételi funkciókkal is rendelkeznek, amelyek feltárják az időfelhasználásra vonatkozó részleteket, és segítenek az ügyfeleknek nyomon követni, hogy hol használják fel a pénzüket, és hogy azt jól használták-e fel.

A részletes jelentések lehetővé teszik az ügyfelek számára annak megtekintését, hogy az erőforrások mennyi időt fordítottak a projekt különböző részeinek elvégzésére, így a számlázás kiszámításának és pontosságának bizonyítékául szolgálnak.

* Áramvonalas bérszámfejtés

A munkaidő-nyilvántartások előnyösek azon szervezetek számára, amelyek órabéres munkavállalókat alkalmaznak, mivel segítenek a szervezeteknek nyomon követni a munkavállalók munkaidejét.

A munkaidő-nyilvántartó szoftverek nyomon követik a teljes munka- és túlóraszámot, ami segít a vállalkozásoknak abban, hogy a dolgozókat a ledolgozott órák száma alapján igazságosan és pontosan kompenzálják.

Ez a szoftver a munkavállalók munkaidejét, szabadságát, elhatárolásait, túlóráját, szabadságpótlékát stb. is nyomon követi, segítve a vállalkozásokat a munkavállalók bérszámfejtésének hatékony kezelésében, a juttatásokkal és a pótlékokkal együtt.

A munkaidő-nyilvántartásokkal a munkáltatók a kötelező törvényeknek való megfelelés érdekében könnyen teljesíthetik a túlórákra, műszakalapú juttatásokra stb. vonatkozó bérszámfejtési előírásokat.

Ráadásul a bérszámfejtés során felmerülő konfliktusok esetén a munkáltatók/vezetők bármikor hivatkozhatnak a munkaidő-nyilvántartás adataira a munkaórák és az egyes projektekre fordított összes munkaóra ellenőrzéséhez.

Így a digitális munkaidő-nyilvántartás csökkenti az adminisztrációs feladatokra fordított időt és költségeket, és felszabadítja a munkatársakat az időadatok kézi feldolgozása alól, hogy a szervezet számára értéket teremtő, produktívabb munkára fordíthassanak figyelmet.

* Megakadályozza a mikromenedzsmentet

A csoportvezetők vagy a felettesek gyakran mikromenedzselik az alkalmazottak tevékenységét, hogy adminisztrálják, min dolgoznak az alkalmazottak, és mennyi időt vesz igénybe egy feladat elvégzése.

Kép forrása

A munkaidő-nyilvántartások segítségével a vezetők kiküszöbölhetik az alkalmazottak mikromenedzselését, és könnyen megtudhatják, hogy min dolgoznak, mennyi időt fordítottak a feladataik elvégzésére, és összességében hogyan használják ki az erőforrásaikat.

Így a munkaidő-nyilvántartás megkíméli a vezetőket a csapataik felügyelete és mikro-irányítása alól, csökkentve a vezetők és a csapattagok közötti konfliktusok valószínűségét.

* Jobb előrejelzés és becslés

A digitális munkalapok használatának egyik legnagyobb előnye, hogy az adatok felhasználhatók a jövőbeli projektek erőforrásainak, például az időnek, a munkaerőnek és a költségeknek a becslésére.

Mielőtt például egy csapat belevágna egy új projektbe, fel kell becsülnie a konkrétumokat, például a szükséges határidőket, mérföldköveket és erőforrásokat. Ebben az esetben a menedzser felhasználhatja a korábban elvégzett olyan projektek munkaidő-nyilvántartási adatait, ahol a feladatok jellege hasonló a mostani projekthez.

Így a vállalkozások a korábban végzett projektek múltbeli adatainak segítségével javíthatják a munkaerő, a költségek és a határidők becslését a következő projektekre vonatkozóan, megelőzhetik a költségtúllépést, és biztosíthatják a projekt időben történő átadását.

* Feladatok kezelése és rangsorolása

"A munkaidő-nyilvántartások lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy jobban irányítsák a munkafolyamatokat, azonosítsák a fejlesztendő területeket, és stratégiai módon osszák el az erőforrásokat, ami hozzájárul a projektek sikeres megvalósításához, és pozitívan befolyásolja az eredményt."

A munkaidő-nyilvántartások értékes eszközt jelentenek a feladatok jellegének és az azok elvégzéséhez általában szükséges időnek a megismeréséhez.

A vezetők ellenőrizhetik a munkaidő-nyilvántartás adatait, hogy megállapíthassák, mely projektek és feladatok veszik igénybe az alkalmazottak sávszélességét, és melyek kevésbé. Ezen elemzés segítségével a vezetők megalapozott döntéseket hozhatnak a feladatok rangsorolása, elosztása és kezelése terén.

A vezetők és a munkáltatók például lemondhatnak azokról a projektekről, amelyek nem szolgálnak sok értéket, és több erőforrás sávszélességét fogyasztják.

A vezetők azt is megérthetik, hogy mely feladatok sok időt vesznek igénybe, és melyek kevesebbet. Ez az elemzés segít nekik a munkafolyamatok javításában a feladatok rangsorolásával, hogy a sürgős feladatokon először dolgozhassanak, a késői határidőkkel rendelkező feladatokon pedig később. Például, ha egy értékesítési csapat adminisztrációs és elérési feladatokon dolgozik, amelyek sok sávszélességet emésztenek fel, azonban ha az ügyfeleknek szóló, személyre szabott hideg e-maileken kell dolgozniuk, amelyek viszonylag kevesebb időt vesznek igénybe és magas prioritásúak, akkor meg lehet kérni őket, hogy először az e-maileken dolgozzanak.

Kép forrása

* Betekintés a termelékenységi trendekbe

A munkaidő-nyilvántartások nemcsak a munkavállalók munkaidő-adatait követik nyomon, hanem segítenek a vezetőknek a termelékenységi tendenciák megállapításában és azon területek azonosításában is, ahol a munkavállalók lemaradásban vannak.

A vezetők például belenézhetnek az alkalmazottak munkaidő-nyilvántartási adataiba, hogy megtudják, mely feladatok veszik igénybe a legnagyobb sávszélességet, és mely feladatokon tudnak viszonylag gyorsan dolgozni.

Ezek az adatok segítenek a vezetőknek felfedezni, hogy hol vannak lemaradásban az alkalmazottak, és mely területeken jeleskednek. A munka elvégzéséhez szükséges idő alapján a vezetők különböző, speciális igényű projektekhez tudják őket felhasználni.

A vezetők azonosíthatják azokat az erőforrásokat is, amelyek a többi alkalmazottal összehasonlítva túl sok időt töltenek az általános feladatokkal, és a teljesítményük javításához szükséges képzést és útmutatást biztosíthatnak számukra.

Valójában az időkövető szoftverrel a vezetők speciális területekre vonatkozó jelentéseket készíthetnek, hogy jobban értékelhessék az alkalmazottak teljesítményét, a termelékenységi tendenciákat és a munkaterhelés szintjét. Ez a részletes betekintés segíthet nekik abban, hogy jobban osszák be erőforrásaikat, hatékonyan osszák el a feladatokat, és optimalizálják a munkafolyamatokat az általános termelékenység és hatékonyság javítása érdekében.

* Optimális erőforrás-kihasználás

A vállalkozások számára az egyik legnagyobb aggodalomra okot adó kérdés, hogy alkalmazottaik egyformán kiveszik-e a részüket a munkából, és nem pazarolják-e az idejüket a munkán kívüli tevékenységekre.

A munkaidő-nyilvántartás nyomon követi, hogy az alkalmazottak min dolgoztak, mennyi ideig és milyen projekteken. Az erőforrások időadatainak ez a világos átláthatósága biztosítja, hogy az erőforrások nincsenek sem alul-, sem túlkihasználva, és szükség esetén a feladataik delegálhatók, hogy megelőzhető legyen a munkavállalók kiégése.

Ezen túlmenően, ha a vezetők úgy találják, hogy az erőforrások sávszélessége teljes mértékben ki van használva, és a munka elosztásához több erőforrásra van szükség, akkor jelezhetik, hogy szükség van ideiglenes munkaerő-felvételre vagy nagy volumenű felvételre, és kérhetik a vezetést, hogy ennek megfelelően további erőforrásokat vegyen fel.

* Az ügyfelek tájékoztatása a projekt előrehaladásáról

Az ügyfelekkel kapcsolatos projektek esetében a munkaidő-nyilvántartás csodákra képes, mivel lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy részletes bontásban lássák, mennyi időt töltöttek különböző feladatokkal, és következtetni tudjanak a projekt előrehaladására.

Ez az elemzés nemcsak az ügyfeleknek segít a projekt bonyolult részleteiben, hanem lehetővé teszi a csapat számára, hogy bevonja az ügyfeleket a projekt útjába, biztosítva, hogy az időzítéssel kapcsolatos elvárásaik összhangban legyenek a csapattal, és szükség esetén kiigazításokat végezzenek.

* Jobb projektmenedzsment és időben történő szállítás

A munkaidő-nyilvántartás holisztikus képet ad a több feladatra fordított időről, és enyhíti a projektben a terjedelmi korlátokat.

Így a munkaidő-nyilvántartási adatokkal felszerelkezve a vezetők kezelhetik a projekt szűk keresztmetszeteit, szükség esetén több erőforrást vehetnek igénybe, összehasonlíthatják a valós és a tényleges határidőket, és megalapozott döntéseket hozhatnak annak érdekében, hogy a projekt ne siklik ki a pályáról.

A munkaidő-nyilvántartás adatainak valós idejű áttekinthetősége segít a vezetőknek optimalizálni a munkafolyamatokat, és időről időre proaktív döntéseket hozni a projekt ütemezésének fenntartása és a határidőre történő teljesítés biztosítása érdekében.

* Csökkentett nem tervezett távollétek

Ha nem rendelkezik megbízható nyilvántartással az alkalmazottak hiányzásairól, vagy kézi folyamatot alkalmaz a rögzítéshez, a hiányzási mintázat valószínűleg észrevétlen maradhat, így az alkalmazottak bizonytalanságban maradnak azzal kapcsolatban, hogy mit várnak el tőlük.

A digitális munkaidő-nyilvántartás nyomon követi a nem tervezett távolléteket, és jelzi, ha ezek a távollétek tendenciává váltak. Az egyes alkalmazottak hiányzási mintázatainak feltárásával a vezetők proaktív intézkedéseket tehetnek az előfordulásuk minimalizálása, az elkötelezettség javítása és a munkavállalók segítése érdekében, hogy betartsák a szervezet szükséges szabályait és előírásait.

Bottom Line

Az üzleti életben minden pillanat számít, és a munkaidő-nyilvántartások megnyitják az utat a vállalkozások számára, hogy adatokat gyűjtsenek a munkavállalók munkaidejéről, és azokat elemezve megalapozott döntéseket hozzanak. A vállalkozások bármelyik munkaidő-nyilvántartást használhatják, legyen az papír alapú vagy táblázatkezelő. A hibákra, az időlopásra és a kézi feldolgozásra való fogékonyság azonban alkalmatlanná teszi őket a modern használatra, és szabaddá teszi az utat az időnyilvántartó szoftverek számára. Ahogy korábban említettük, ezek a modern időnaplók nem csak a vállalkozások erőforrás-kihasználását javítják, hanem segítenek valós idejű betekintést nyerni a kulcsfontosságú üzleti mérőszámokba a jobb döntéshozatal érdekében.