A számlák fontossága egy e-kereskedelmi áruházban

Intro

Minden e-kereskedelmi vállalkozó tisztában van azzal, hogy mennyire fontos az ügyfelek elégedettsége és az üzlet rendben tartása - a számlák pedig egy biztos, rövid utat jelentenek mindkét cél egy nyílvesszővel történő eléréséhez.

Az újak számára a számla egy jogi dokumentum, amelyet az eladó állít ki a vevőnek, hogy rögzítse az értékesítés pénzügyi tranzakcióját. Számos célt szolgál, többek között pénzügyi nyilvántartást, a vásárlás igazolását és az adózási kötelezettség teljesítését.

A számlák azonban ennél sokkal többről szólnak - különösen a 16,6 billió dolláros e-kereskedelmi iparágban.

Ebben az útmutatóban segítünk megérteni e-kereskedelmi áruháza számára kulcsfontosságú pénzügyi dokumentum legfontosabb szerepét és előnyeit (plusz a végén öt legjobb számlakezelési gyakorlat).

A számlák szerepe az e-kereskedelmi üzletekben

A vállalkozások a pénzre épülnek, és a számlák egyértelművé teszik a pénzügyi feltételeket. A számlák azonban a kényelem és a fizetés rugalmassága mellett az e-kereskedelmi vállalkozások két kulcsfontosságú területén is döntő szerepet játszanak:

Tranzakciók megkönnyítése

A számlák megkönnyítik a fizetési folyamatot az Ön és ügyfelei számára. Ha a számlázást a vásárlási folyamat standard részévé teszi, nyomon követheti a kifizetéseket, és megkülönböztetheti a kifizetett számlákat a kintlévőségektől.

Hozzájárul a zökkenőmentes tranzakciókhoz azáltal, hogy:

• Hivatalos visszaigazolás a vásárlásról (beleértve a termék nevét, árát és a szállítás részleteit).
• A fizetési utasítások közlése az ügyfelekkel, mint például a fizetési átjárók és az esedékesség napja.
• Rendeléskövető eszköz, amely lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy nyomon kövessék a szállítás valós idejű frissítéseit.

A jogi és pénzügyi jelentőség

Minden országban az e-kereskedelemben az adóköteles árukra és szolgáltatásokra valamilyen formában forgalmi adót vetnek ki - ÁFA, GST, állami vagy tartományi adó -, hogy csak néhányat említsünk.

Itt a számla lesz az a jogi dokumentum, amely felosztja és azonosítja a forgalmi adót. Az adóhatóságok az adóbevallási kötelezettség részeként is kérhetik a számlákat.

Ne feledje, hogy a számlák megvédhetik Önt az esetleges perektől. Ha a csalók megpróbálnak túljárni az eszén - például azzal, hogy a megrendelés kézhezvétele után megtagadják a fizetést -, a számla bizonyítja, hogy a pénzügyi tranzakció valóban megtörtént.

A számlák használatának előnyei egy e-kereskedelmi áruházban

A számlák előnyei felülmúlják a számlázás elleni érveket az e-kereskedelemben. Íme a két legfontosabb, amelyről úgy gondoljuk, hogy elég ahhoz, hogy meggyőzzön minden ambiciózus webáruház-tulajdonost:

Szakmaiság és az ügyfelek bizalma

A számlák nem csak a fizetésért vannak. A vásárlást követő vásárlási élménynek is fontos részét képezik. Az okos vállalatok a számlákat további márkaépítési lehetőségként használják. Például egy promóciós kódot vagy egy ügyfélhűségprogramhoz való csatlakozást célzó CTA-t.

Bölcsen használva hatással lehet ügyfeleire, ami több visszatérő ügyfelet és jobb szájról-szájra marketinget eredményezhet.

Ráadásul a számlák használata nagyszerű módja annak, hogy kiküszöbölje a vásárlás utáni felesleges oda-vissza csatározásokat az ügyfelek és a támogatási idők között.

A számlasablon megtervezésekor tehát gondoljon a következőkre:

• Márkakép
• Hangszín
• Tipográfia
• Logó

Miután meghozta a döntéseket, gondoskodjon arról, hogy azok az összes ügyfélkapcsolati ponton - beleértve a weboldalt, a bannereket, a közösségi médiát és a számlákat - érvényesüljenek.

Nyilvántartás és szervezés

Az online számlák gondtalan megoldást jelentenek a fizetési folyamatok egyszerűsítésére. Ezekre az e-számlákra való áttérés a kulcsa annak, hogy pontos pénzügyi nyilvántartást vezethessen e-kereskedelmi vállalkozásáról.

Segítségével nemcsak az eladásokat, hanem a kiadásokat és a bevételeket is szorosan nyomon követheti és nyomon követheti, támogatva Önt a pénzügyi elemzésben, az e-kereskedelmi profitszámításban és a jövőbeli tervezésben.

A számlasablon használata továbbá egységesíti a számlákat. Ez azt jelenti, hogy csak néhány kattintás, és az összes fizetési nyilvántartás a lehető legszervezettebb módon van.

Gondoskodjon azonban arról, hogy a számlák minden lényeges információt tartalmazzanak, például az ügyfél nevét, elérhetőségét és a termék leírását. Ezek megemlítése segít Önnek és ügyfeleinek is abban, hogy átfogó nyilvántartást kapjanak a tranzakciókról.

Használjon számlaszámozási rendszert a még jobb szervezés érdekében. Adjon minden számlához egyedi számot, hogy könnyebben egyeztethesse a kifizetéseket és nyomon követhesse a kintlévőségeket.

Profi tipp: Rengeteg hozzáértő cég szeretné elvégezni a munkát az Ön számára. Ezek a cégek könyvelő- és könyvelőcégek, kisvállalkozói szolgáltatók és szakmai hálózatépítő csoportok, és mind arra kíváncsiak, hogyan szerezhetnének olyan könyvelő ügyfeleket, mint te. Hajlandóak segíteni. Vegye le a válláról a plusz terhet, és szükség esetén szervezze ki az olyan hétköznapi feladatokat, mint a nyilvántartás vezetése és a számlakészítés.

Betekintés a hirdetési teljesítménybe

Az e-kereskedelmi kiadások részletes nyilvántartásaként a számlák részletes képet adnak a marketingkampányok pénzügyi aspektusáról - különösen a hirdetések teljesítményéről. Ezek a számlák értékes betekintést nyújtanak a hirdetési teljesítményébe, például:

• Költségmegosztás (hirdetés elhelyezés, kreatív gyártás, ügynökségi díjak stb.)
• Teljesítményelemzés (a számlaadatok korrelálása a hirdetési teljesítménymutatókkal, például a megjelenésekkel és konverziókkal)
• Költségvetési tervezés
• ROI-értékelés (a számlán szereplő költségek és a hirdetésvezérelt értékesítésből származó bevételek összehasonlítása)

Ezért a számlaadatok felhasználásával optimalizálhatja hirdetési teljesítmény-stratégiáit. Ennek egyik nagyszerű módja, ha a hirdetések nyomon követésére szolgáló eszközét integrálja az e-kereskedelmi számlázási rendszerrel - közvetlenül összekapcsolva az eladásokat a célzott hirdetési kampányokkal.

Az integráció segít a jobb hirdetésbefektetések megvalósításában, a reklámköltések megtérülésének mérésében és a szállítók értékelésében.

5 legjobb gyakorlat az e-kereskedelemben a számlakezeléshez

Beszéljünk az e-kereskedelemben a számlakezelésre vonatkozó legjobb gyakorlatainkról, amelyekkel előnyt szerezhet a versenytársakkal szemben. Alkalmazza ezeket, és tartsa üzleti tranzakcióit, márkaépítését és menedzsmentjét a helyes úton:

Számlázási rendszerek automatizálása

A legtöbb e-kereskedelmi vállalkozás korlátozott létszámmal rendelkezik, és a fizetendő számlákkal foglalkozó részleg csak korlátozott mértékben képes erre. A túlhajszolt alkalmazottak hibákat és késedelmeket is okoznak, amelyek tovább növelik a kiadásokat, és ami a legrosszabb, hatással vannak a márka imázsára.

Ez az a terület, ahol az automatizálás ígéretesnek tűnik. A számlázási rendszerek automatizálása lehetővé teszi, hogy:

• Quicken számla jóváhagyása
• Megszünteti a kézi adatbevitelt
• Csökkentse a csalás lehetőségét
• Csökkentse a számlák feldolgozási költségeit
• Pénzügyi dokumentumok egyszerű online tárolása

Konkrétan összpontosítson a számlák létrehozásának, a kézbesítésnek és a fizetési emlékeztetőknek az automatizálására.

Csaló kód: Az Ön számlaautomatizálási rendszere az értékes vásárlói viselkedés és vásárlási minták adatainak aranybányája lesz. Így a rendszer integrálásával a Google ads for eCommerce kampányaihoz, lézeres pontossággal szabhatja testre a hirdetéseket és a célzást.

Ha például számlázási rendszere egy adott termék megrendelésének megugrását mutatja, könnyen indíthat célzott hirdetési kampányt, hogy kihasználja ezt a trendet. Ezzel szemben, ha a számlák egyes termékek eladásainak visszaesését mutatják, a hirdetési stratégiát úgy alakíthatja, hogy ösztönözze a keresletet.

Tételes számla benyújtása

Győződjön meg arról, hogy e-kereskedelmi számlái tartalmazzák az összes terméket/szolgáltatást és szállítási időt. Ez a szalonképes és olvasható számla egyik legfontosabb eleme - a vásárlóknak _pontosan_ megmondja, hogy miért fizetnek.

A jobb betekintés érdekében világosan vázolja fel az egyes termékek leírását. Bontsa a nagyobb projekteket kisebb mérföldkövekre, az ügyfelek számára felmerülő költségeikkel együtt. Még jobb, ha a számlákat flipbookokra mutató linkek hozzáadásával testre szabhatja, hogy még jobban fokozza a termékbemutatót.

Ha az ügyfelek megértik a számlát, gyorsan, további tisztázás vagy késedelem nélkül teljesítik a kifizetést. És minél gyorsabb a fizetés, annál jobb a pénzforgalom az Ön vállalkozása számára.

Integrálni a számviteli szoftverrel

Az AIA Tech Culture Report szerint a cégek 59%-a kizárólag könyvelési szoftvert használ az ügyfelek számlázására. Reméljük, hogy Ön is az 59% közé tartozik. Ha nem, kezdjen el olyan szoftveres megoldást keresni, amely lehetővé teszi a számlák zökkenőmentes kezelését.

Íme néhány legfontosabb funkció, amelyre érdemes odafigyelni, amikor kiválasztja a megfelelő szoftvert az Ön e-kereskedelméhez:

• Platform-integráció (pl. készletszintek, beszedett fizetések, adók stb.)
• Forgalmi adó konfiguráció
• Átfogó jelentések
• A pénzügyi adatok biztonsága
• Add-on funkció a szolgáltatás testreszabásához az Ön vállalkozásának megfelelően
• Támogatás és frissítések

A szoftvernek lehetővé kell tennie, hogy Ön és az ügyfelek nyomon követhessék a számlákat és a kifizetéseket. Ez javítja a felhasználók vásárlást követő élményeit (és ezáltal növeli az ügyfélhűséget), valamint megkönnyíti az Ön számára a számlák nyomon követését.

Ha már döntött, integrálja a számlaautomatizálást, és növelje vállalkozását. Ne feledje, hogy a jó könyvelőszoftver befektetés vállalkozása pénzügyi irányításába, hatékonyságába és skálázhatóságába.

Válassza ki a megfelelő szoftvert, automatizálja a folyamatot, és növelje vállalkozását könyvelési korlátok nélkül.

Profi tipp: A CDN-ek a legjobbak az e-kereskedelmi áruházak webhelysebességének organikus javítására, és értékes eszköz lehet a számlakezelés teljesítménybiztonságának és felhasználói élményének fokozásában. Ezért ügyeljen arra, hogy a CDN-eket integrálja a számviteli szoftverébe.

A kifizetetlen számlák nyomon követése

Előfordulhat, hogy az ügyfelek elfelejtik kifizetni a számlát, vagy akár komplikációkkal is szembesülhetnek ennek során. Itt egy udvarias és időben történő nyomon követés finoman emlékeztetheti az ügyfeleket az esedékes számlákra.

Számviteli szoftverében automatikus e-maileket állíthat be a fizetési emlékeztetőkhöz, hogy professzionális és ügyfélbarát nyomon követési üzeneteket küldhessen. Ezenkívül többféle fizetési lehetőséget kell biztosítania az ügyfelek számára, például banki átutalást, hitelkártyát vagy PayPal-t, hogy növelje a gyors fizetés valószínűségét.

A számlák nyomon követésének középpontjában a tiszteletteljes és hatékony kommunikációnak kell állnia. Tartson fenn egy nyitott kommunikációs csatornát, hogy minden olyan aggályt vagy problémát kezelhessen, amely megakadályozhatja az ügyfeleket a fizetés véglegesítésében.

A biztonság és az adatvédelem előtérbe helyezése.

A legkritikusabb rész a biztonság és a magánélet védelme. Ügyfelei Önre bízzák a pénzügyi adataikat; ezek biztonságban tartása az Ön legfőbb prioritása kell, hogy legyen.

Ezért győződjön meg róla, hogy a jogosulatlan hozzáférés megakadályozása érdekében többszintű hitelesítéssel rendelkező, magas biztonságú szoftvert választ.

Végső gondolatok

A számlázás hétköznapi feladatnak tűnhet, de akár tetszik, akár nem, kulcsfontosságú.

Egy megbízható számlafeldolgozó rendszer átalakíthatja a számlák létrehozásának és feldolgozásának módját, ami nagyobb hatékonyságot, eredményességet és termelékenységet eredményez.

Készítsen tehát hatásos és szabályos számlákat virágzó webáruháza számára a fenti tippek segítségével. Használjon csúcskategóriás szoftvereket, és folyamatosan frissítse számlakezelő rendszerét, hogy a lehető legjobb élményt nyújtsa alkalmazottainak és vásárlóinak - mert nem érdemelnek kevesebbet!