Amire a növekvő kisvállalkozásoknak szükségük van a méretezéshez anélkül, hogy elveszítenék az irányítást

Bevezetés

A növekedés izgalmasnak tűnik, amíg el nem homályosítja minden más határait.

A döntések meghozatala több időt vesz igénybe. A kommunikáció zajosabbá válik. A pénzügyi helyzet papíron egészségesnek tűnik, de a gyakorlatban szűkösebbnek érződik. Ha a lendület felgyorsult, és a dolgok nehezebbé váltak ahelyett, hogy simábbá, az gyakori tapasztalat. Ez általában azt jelenti, hogy a vállalkozás kinőtte korábbi működési módszereit.

A fenntartható növekedés nem a sebességről szól. Arról szól, hogy elegendő struktúrával, átláthatósággal és fegyelemmel növekedjünk, hogy a komplexitás növekedésével ne csökkenjen az ellenőrzés.

A valódi cél nem csak a több. Hanem több bevétel, több képesség és több lehetőség anélkül, hogy a háttérben csendesen rendezetlenség alakulna ki.

Forrás

Erős alapok

Mielőtt növelnénk a volumenet, új piacokat vagy a létszámot, az alapok sokkal fontosabbak, mint a legtöbb csapat gondolná. A növekedés nem annyira új problémákat hoz, mint inkább felnagyítja a már meglévőket.

Ha a célok nem egyértelműek, a szerepek nem pontosan meghatározottak, vagy a pénzügyek csak részben érthetőek, a méretnövelés miatt ezeket a hiányosságokat nehezebb figyelmen kívül hagyni. A szilárd alapok stabil támasztékként szolgálnak a növekedéshez.

Gondoskodjon arról, hogy mindenki tudja, merre tart a vállalkozás

Az emberek nem tudnak ugyanabba az irányba haladni, ha nem tudják, mire törekednek.

A világos jövőkép nem igényel magasztos kijelentéseket vagy távoli ígéreteket. Megegyezést igényel arról, hogy a vállalkozás reálisan merre tart, és hogyan fogják mérni az előrehaladást. Hat hónap. Egy év. Három év. Eredmények, nem szlogenek alapján meghatározva.

Egy hasznos növekedési stratégia gyakorlati kérdésekre ad választ:

• Mit tartunk jelenleg prioritásnak?
• Mit hagyunk szándékosan későbbre?
• Melyik mutatók jelzik a valódi előrelépést, és nem csak a felszínes sikert?

A stratégia látható útitervvé alakítása segít a csapatoknak megérteni a kompromisszumokat, amikor új feladatok és lehetőségek jelennek meg. A kommunikáció ugyanolyan fontos. A csapatok növekedésével a feltételezések száma is növekszik. A prioritások, az előrehaladás és az elvárások rendszeres megosztása csökkenti az eltéréseket, mielőtt azok feszültségekhez vezetnének.

Olyan eszközök kiválasztása, amelyek a volumen növekedése esetén is működnek

Azok az eszközök, amelyek kis léptékben jól működnek, gyakran nehezen boldogulnak a növekedés során. A táblázatok, a manuális átadások és a nem összekapcsolt platformok törékennyé válnak, amikor a kereslet növekszik. A legfontosabb kérdés: a jelenlegi felállás képes-e kétszeresére növelni a munkaterhelést anélkül, hogy megduplázódna az erőfeszítés?

Különböző típusú eszközök segíthetnek a csapatoknak a kontroll elvesztése nélkül történő bővülésben:

• Ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM): központosítsa az ügyfelekkel való interakciókat, hogy könnyebb legyen nyomon követni, mérni az elkötelezettséget és előre jelezni a bevételeket.
• Projekt- és feladatkezelés: koordinálja a munkát, vizualizálja a prioritásokat és kezelje a függőségeket a létszám növekedésével.
• Számvitel és pénzügyi menedzsment: automatizálja a jelentéseket, kövesse nyomon a cash flow-t, és nyújtson betekintést a jövedelmezőségbe, mielőtt a kis problémák nagyobbá válnának.
• Kommunikáció és együttműködés: összekapcsolja a különböző funkciókban dolgozó csapatokat, csökkentve az e-mailek számát és biztosítva az információk hozzáférhetőségét.
• Erőforrás-tervezés és műveletek: kövesse nyomon a megrendeléseket, a készleteket és a termelési kapacitást valós időben.

_Tipp: Az MRPeasy blogja részletesen bemutatja az ERP szoftverrendszereket, a választható típusokat és azt, hogy hogyan segíthetik a kisvállalkozásokat. _

A szerepek, a felelősség és a döntéshozatal tisztázása

Ha a felelősségi körök nem egyértelműek, a döntések megakadnak. Ha a szerepek átfedik egymást, a felelősségvállalás gyengül. Ha minden egy vagy két emberre hárul, a lendület lelassul.

A növekedésre alkalmas szerepkörök kialakítása azt jelenti, hogy korán meg kell határozni a felelősségi köröket, még akkor is, ha a címek és a feladatkörök később változnak. Azok, akik ma több szerepet is betöltenek, nem válhatnak szűk keresztmetszetté csak azért, mert a tudásuk nem került dokumentálásra.

Itt segítenek a szabványos működési eljárások és a megosztott munkafolyamatok. Ezek nem annyira az ellenőrzésről, hanem inkább a világosságról szólnak. Csökkentik a súrlódásokat, következetességet teremtenek és megkönnyítik az új munkatársak beilleszkedését. A világos döntéshozatali irányelvek segítenek a csapatoknak abban, hogy minden kérdést feljebb nem terjesztve haladjanak előre.

Forrás

A pénzügyek stabilitásának fenntartása a vállalkozás növekedése mellett

A méretnövelés gyakran növeli a pénzügyi nyomást a felvételek, a szerszámok, a készletek, a képzés és a rezsiköltségek miatt. A cash flow terhelése általában a vártnál később jelentkezik, ezért fontos a korai átláthatóság.

A vállalkozások növekedésével bizonyos mutatók hasznosabbá válnak, mint a bruttó bevétel:

• Pénzforgalom átláthatósága
• Egységgazdaságosság
• Működési árrések
• A működési költségek fokozatos emelkedése

A költségvetéseknek reálisan kell tükrözniük a növekedéssel kapcsolatos költségeket. Az előrejelzés így lehetővé teszi a nyomáspontok korai felismerését, így a kis hiányosságok nagyobb problémákká válása előtt ki lehet őket igazítani.

A növekedést támogató operatív rendszerek

A csapatok és a megrendelések növekedésével a régi munkamódszerek kezdik elveszíteni hatékonyságukat. A táblázatok rendezetlenné válnak, a feladatátadások száma megsokszorozódik, és a kis hibák hirtelen időt és pénzt emésztenek fel. A megfelelő rendszerek megoldják ezt a problémát. Nem azáltal, hogy önkényesen felgyorsítják a folyamatokat, hanem azáltal, hogy átláthatóságot, következetességet és ellenőrzést biztosítanak.

A súrlódást okozó manuális munkák csökkentése

Az automatizálás kezeli az ismétlődő, szabályalapú feladatokat, amelyek lassítják a csapatokat, ahelyett, hogy egyszerűen csak leépítené a munkaerőt.

Az ügyfélmegrendeléseket feldolgozó csapat automatizálhatja a visszaigazoló e-maileket, a készletfrissítéseket és a jelentéseket, így semmi sem maradhat ki. A marketingcsapat automatikusan ütemezheti a közösségi médiás bejegyzéseket vagy nyomon követheti a potenciális ügyfeleket, ahelyett, hogy minden nap ugyanazokat a manuális lépéseket hajtaná végre.

Amikor ezeket a feladatokat a rendszer végzi, csökken a hibák száma, és a munkafolyamatok kiszámíthatóak maradnak. A vezetők és a csapat tagjai a rutin feladatokra fordított idő helyett a döntésekre, a problémamegoldásra és az üzletet valóban előre vivő projektekre koncentrálhatnak.

A munkafolyamatok és a tudásmenedzsment szabványosítása

A folyamatok dokumentálására és a tudás megosztására szolgáló rendszerek biztosítják, hogy a csapat tagjai ne kelljen újra feltalálni a kereket, és ne kelljen a törzsi tudásra támaszkodniuk. Az ellenőrzőlisták, az SOP-k vagy a belső wikik rögzíthetik a bevezetés, a jóváhagyások vagy az ismétlődő projektek legjobb gyakorlatait. Ez rugalmasabbá teszi a vállalkozást, és biztosítja a működés konzisztenciáját a csapatok növekedésével.

Strukturált kommunikációs rendszerek

A csapat bővülésével a kommunikáció természetesen zajosabbá válik. Az olyan rendszerek, mint a központosított projekt táblák, a csapat csevegőcsatornák vagy az állapotjelző táblák segítik az információáramlást anélkül, hogy zavart keltenének. Láthatóvá teszik a prioritásokat és csökkentik a folyamatos oda-vissza kommunikáció szükségességét, így a döntések gyorsabban meghozhatók.

Forrás

Adatok felhasználása a problémák kialakulása előtti feszültségek felismerésére

A növekedés növeli a találgatások költségeit. A valós idejű adatok korai figyelmeztető rendszert biztosítanak a vezetőknek.

Például egy értékesítési vezető figyelemmel kísérheti a megrendelések mennyiségét és az ügyfelek válaszidejét, hogy felismerje, hol alakulnak ki szűk keresztmetszetek. A gyártási csapat nyomon követheti a gépek kihasználtságát és a készletek szintjét, hogy lássa, mikor közelít a kapacitás a határához.

Így a csapat cselekedhet, mielőtt a problémák sürgőssé válnának. Ha az elemzés beépül a mindennapi munkafolyamatokba, mindenki láthatja a trendeket, amint azok megjelennek, és időben módosíthatja a prioritásokat, a személyzeti létszámot vagy a folyamatokat.

Felkészült csapatok

A rendszerek fontosak, de az emberek határozzák meg, hogy a méretezhetőség valóban működik-e.

A jövőre gondolva történő felvétel

A mai problémák megoldására történő felvétel korlátozásokat eredményezhet a jövőben. Minden pozíciót a vállalkozás jelenlegi helyzetének, és nem csak a jelenlegi helyzetének fényében kell megvizsgálni.

Ennek hatékony megvalósításához:

• Határozza meg, hogy az üzletágnak milyen funkciókra vagy készségekre lesz szüksége 6–12 hónap múlva. Ha például új piacokra kíván terjeszkedni, akkor helyezze előtérbe azokat a jelölteket, akiknek tapasztalatuk van a működés bővítésében vagy távoli csapatok irányításában.
• Keressen olyan embereket, akik képesek szélesebb körű feladatok ellátására. A junior marketingesként felvett munkatárs idővel átveheti az elemzési vagy kampánystratégiai feladatokat, így csökken az állandó új munkatársak felvételének szükségessége.
• A csapatok bővülésével a kulturális illeszkedés egyre fontosabbá válik. Egy nem megfelelő alkalmazott feszültségeket okozhat, lassíthatja a döntéshozatalt és ronthatja a hangulatot, különösen akkor, ha a feladatok egyre összetettebbek. Gondolja át, hogy a jelöltek munkastílusa, problémamegoldási módszerei és kommunikációs szokásai mennyire illeszkednek az Ön értékeihez.
• Ahelyett, hogy az azonnali hiányokra reagálna, tervezze meg a létszámot a várható munkaterhelés, a várható szűk keresztmetszetek és a vezetői kapacitás alapján.

Forrás

A felelősség megosztása a vállalkozás növekedésével

A vállalkozás növekedésével a vezetői kapacitásnak is növekednie kell. Ha túl sok döntés a felső vezetésen keresztül történik, a haladás lelassul, és a csapatok frusztráltak lehetnek, mert jóváhagyásra vagy egyértelműségre várnak. A hatékony feladatátadás nem csak a feladatok átruházásáról szól. Arról szól, hogy az embereknek egyértelmű felelősséget és hatáskört adunk a saját területükön való cselekvésre.

A különböző szinteken történő vezetőképzés biztosítja, hogy a döntések a cselekvés helyszínéhez közelebb születhessenek. Ez csökkenti a szűk keresztmetszeteket, felgyorsítja a végrehajtást, és lehetővé teszi a felsővezetők számára, hogy a napi ügyek kezelése helyett a stratégiai prioritásokra koncentrálhassanak. Emellett felelősségérzetet teremt a szervezet egészében, segítve az alkalmazottakat abban, hogy megbízhatónak és felhatalmazottnak érezzék magukat, ahelyett, hogy mikromanagement alá tartoznának.

A kultúra védelme, ahogy egyre több ember csatlakozik

A kultúra nem skálázódik automatikusan. Ahogy a vállalkozás növekszik és új emberek csatlakoznak, az értékek, normák és munkamódszerek eltolódhatnak, ha azokat nem erősítik aktívan. A döntéseket minden szinten egyértelmű értékeknek kell irányítaniuk, különösen akkor, ha kompromisszumokra van szükség. A vezetők és menedzserek aktív szerepet játszanak a viselkedésminták kialakításában, a következetes visszajelzésekben és annak biztosításában, hogy a cselekvések összhangban legyenek a szervezet értékeivel.

A következetes kommunikáció segít a csapatok összehangoltságának megőrzésében. Ez magában foglalhatja a rendszeres frissítéseket, a közös célokat és a vitafórumokat, amelyek mind segítenek az új alkalmazottaknak megérteni, hogyan működik a szervezet és mit várnak el tőlük. A kulturális kockázatok gyakran csendesen jelennek meg, mielőtt rendszerszintűvé válnának. Sokkal könnyebb korán foglalkozni velük, mint megpróbálni helyreállítani a bizalmat vagy a morált, miután a problémák már meggyökeresedtek.

A kultúra védelme érdekében a csapat növekedésével a szervezetek az alábbi gyakorlatokra összpontosíthatnak:

• Dokumentálja az alapértékeket és a várt viselkedésmódokat, hogy mindenki tudja, mi irányítja a döntéseket
• Rendszeres ellenőrzések és csapatértekezletek tartása az összhang megerősítése érdekében
• A vállalat értékeit tükröző magatartások elismerése és jutalmazása
• Adjon egyértelmű iránymutatásokat a döntéshozatalhoz és az eskalációhoz.
• Nyílt visszajelzések ösztönzése, hogy a potenciális problémák korán felszínre kerüljenek
• A beilleszkedés során a gyakorlati folyamatok és a kulturális elvárások egyaránt kommunikálása

Miért fontosabb az összehangoltság a vállalkozás növekedésével?

A növekedés akkor tartós, ha az emberek megértik a tervet, az eszközök támogatják a munkát, és a felelősségek egyértelműek. Ha ezek a dolgok eltolódnak, minden nehezebbé válik.

Ha bővítésre készül, akkor a további munkák hozzáadása előtt szigorítsa az összehangolást, így később megkímélheti magát a fájdalmas következményektől. A kontrollt meghaladó növekedés általában több időt, pénzt és bizalmat igényel, mint amennyit ér.