Távoli közösségi média csapatok: Hogyan kommunikáljunk hatékonyan

Intro

2023-ban sok közösségi médiacsapat dolgozik távolról, akár rész-, akár teljes munkaidőben. Nem csak sok vállalat tartotta meg a hibrid vagy WFH politikát a járvány után. A teljesen távmunka kínálata azt is lehetővé teszi a csapatok számára, hogy a munkaerőpiac által kínált legnagyobb tehetségeket vonzzák.

Egy távoli közösségi médiacsapat koordinálása azonban kihívást jelenthet. Különösen, ha a kommunikációról van szó.

Hogyan lehet biztosítani, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon? Hogy a munkafolyamatok zökkenőmentesen működjenek? Hogyan tudja minimalizálni a súrlódási veszteségeket és a félreértéseket?

Íme hét olyan eszköz és stratégia, amelyet kihasználhat a távoli közösségi médiacsapatával való hatékony kommunikáció érdekében.

Egységes dokumentum-összefogási rendszer kiválasztása

(Forrás: Freepik)

Először is, döntenie kell egy dokumentum-együttműködési platformról, amelyhez mindenki ragaszkodik. Igen, ez alapvető. Ennek ellenére sok csapat még mindig túl sok időt veszít a dokumentumok ide-oda küldésével és a fájlformátumok közötti felesleges konvertálással.

Válasszon egyetlen felhőalapú dokumentum-összefogási rendszert, amely lehetővé teszi a szöveges dokumentumok, táblázatok és prezentációk megosztását, közös létrehozását és közös szerkesztését. Mindegy, hogy a második negyedév összefoglalójáról, stratégiai prezentációról vagy az éves jelentésről van szó, egyetlen központi rendszerrel sokkal könnyebb lesz egységes dokumentumot létrehozni, minimális frusztrációval.

Jelenleg a legelterjedtebb felhőalapú megoldások a Google Workspace és a Microsoft 365. Mindkettő számos fájltípust kínál, és számos más üzleti alkalmazással integrálható.

Felhőalapú megoldások előnyben részesítése

Ha már a felhőalapú megoldásokról beszélünk, akkor ezeket a lehető legtöbb munkafolyamatra kell előnyben részesítenie, nem csak a dokumentumok megosztására.

Fájlok tárolása, grafikai tervezés, videoszerkesztés. Mindezekhez léteznek kifinomult felhőalapú eszközök. És ezek nagyban megkönnyítik a távoli csapatok életét.

Mondjuk, mondjuk az egyik csapattagod éppen egy grafikát készít egy Instagram-tekercshez vagy egy posztot a legújabb termékedről szóló ajánlólevélhez. Ha a Photoshopban készíti el a személyes laptopján, akkor csak ő dolgozhat rajta. Ha pedig megbetegszik, vagy más módon nem elérhető, akkor Ön hoppon marad.

A hatékonyabb megoldás egy felhőalapú tervezőeszköz, például a Canva használata. Az egész csapatod hozzáférhet az összes tervhez. És amíg helyesen nevezi el a fájlokat és a projekteket, mindenki megtalálhatja és szerkesztheti, amire szüksége van.

Próbálja ki az aszinkron találkozókat

A következő lépésként fontolja meg az aszinkron videohívásokra való áttérést, különösen, ha a csapattagok különböző időzónákban dolgoznak.

A videohívások remek lehetőséget biztosítanak a csapattagok számára a párbeszédre, az ötletek megosztására, a legújabb tervek bemutatására, az összetett koncepciókkal kapcsolatos visszajelzésre és a kapcsolatteremtésre. Ugyanakkor rengeteg időt is felemésztenek. És nehéz lehet megszervezni őket, különösen, ha a csapat nemzetközi.

Az aszinkron megbeszélések ezzel szemben lehetővé teszik, hogy a hozzászólását videoklip formájában rögzítse - beleértve a képernyőmegosztást is -, majd egy egyszerű hivatkozáson keresztül megossza azt. A csapat többi tagja aztán megnézheti, amikor ideje engedi. Ráadásul az automatikus átiratban megnézhetik a legérdekesebb információkat, felgyorsíthatják vagy lelassíthatják a klipet, és kommentárokkal vagy saját videóval reagálhatnak.

Ez lehetővé teszi, hogy sokkal több és összetettebb információt közöljön hatékonyan, mint egy e-mail, de nem kell olyan időpontot találni, amikor mindenki számára megfelelő a videohívás beállítása.

Központosítsa üzleti telefonálását

Egy másik kiváló módja a kommunikáció hatékonyságának növelésének, ha központi üzleti telefonszolgáltatást vesz igénybe.

A listán szereplő számos más eszközhöz hasonlóan a modern üzleti telefonszolgáltatások is jellemzően felhőalapúak. Ez azt jelenti, hogy csapata bárhonnan hozzáférhet hozzájuk, függetlenül attól, hogy hol tartózkodik.

Ráadásul sokkal több csatornával rendelkeznek, mint a sima hanghívások. Gyakran videohívások, azonnali üzenetküldés, élő csevegés és e-mail is szerepel a szolgáltatásban.

Emellett sok szolgáltató további, gyakran mesterséges intelligencián alapuló, ügyes funkciókat is kínál, hogy megkönnyítse az Ön életét. Egyes szolgáltatások például automatikus hívásleírást és hívásösszefoglalót tartalmaznak. Ezáltal a tárgyalási jegyzőkönyvek vezetése gyerekjáték.

Üzenetalapú csoportos együttműködés kihasználása

(Forrás: Freepik)

Belefáradtál a végtelen e-mail-láncokba? És hogy lemarad a fontos üzenetekről, mert valaki elfelejtette megnyomni a "válasz mindenkinek" gombot?

Akkor érdemes inkább üzenetalapú csoportos együttműködési eszközökre váltania. Az elmúlt néhány évben különösen a Slack és a Discord jelentek meg erős versenyzőként ezen a területen. És jó okkal.

Ezek az eszközök lehetővé teszik a csapattagok közötti kommunikáció hatékony strukturálását. Bár közvetlenül is küldhet üzenetet valakinek, a legtöbb üzenetváltás csatornákba rendeződik.

Tegyük fel például, hogy van egy munkacsoport a csapatában, amelynek feladata egy új stratégia kidolgozása a rövid formátumú videós tartalmakra vonatkozóan, válaszul a TikTok esetleges amerikai betiltására. Ahelyett, hogy a munkacsoport tagjai e-maileznének egymásnak, létrehozhat egy Slack-csatornát, ahol üzeneteket cserélhetnek és dokumentumokat oszthatnak meg. Így senkinek sem kell aggódnia, hogy lemarad a fontos információkról.

Projektmenedzsment-csomagok kihasználása

Ha nagyobb vagy összetettebb projekteken dolgozik, vagy nagyobb csapatot kell koordinálnia, fontolja meg egy projektmenedzsment eszköz használatát.

Ezek kifinomultabb funkciókkal rendelkeznek, mint a fenti együttműködési eszközök. Lehetővé teszik a szerepek kiosztását, határidők meghatározását, a feladatok közötti függőségek beállítását és a munkafolyamatok tisztázását.

Minden csapattag látni fogja a rájuk bízott feladatokat és a határidőt, ameddig azokat el kell végezni. Ráadásul, ha ellenőrizni szeretné egy projekt állapotát, könnyen megjelenítheti azt Kanban-táblaként vagy Gantt-diagramként.

Válassza ki a legjobb távoli közösségi média menedzsment eszközt

Végül pedig ott van az Ön által használt közösségi média kezelési eszköz. Egy távoli csapatban a legmegfelelőbb eszköz kiválasztása kissé trükkös lehet. Különböző prioritások vannak.

Vegye figyelembe, hogy a különböző eszközök hány felhasználót tesznek lehetővé a különböző tervezeteknél. Megadhat-e munkafolyamatokat és különböző jogosultságokat a különböző szerepkörök számára. Lehetőség van-e vázlatok mentésére és szerkesztésére, valamint megjegyzések és javaslatok hagyására.

Ez talán alapvetően hangzik, de sok nagyszerű közösségi médiakezelő eszköz valójában nem tartalmazza ezeket a funkciókat, és ezért kevésbé alkalmasak távoli csapatok számára.

Következtetés

Egy távoli csapat tagjaként dolgozni nagyszerű élmény lehet a motivált közösségi média szakértők számára. És egy fantasztikus, motivált és produktív csapatot állíthat össze, amely a következő szintre emeli vállalkozása közösségi médiajátékát.

Mindaddig, amíg a kommunikáció zökkenőmentesen működik.

A fenti eszközök és stratégiák munkafolyamatokba való integrálásával pontosan ezt tudja biztosítani. Segítségével minimálisra csökkentheti a frusztrációt, a félreérthető kommunikációt és a súrlódási veszteségeket. És gondoskodik arról, hogy az egész csapata szinkronban tudjon a közös célokért dolgozni.