Az automatizálás jövője a pénzügyekben

Intro

A mai gyors ütemű üzleti környezetben a versenyképesség megőrzése a technológiai fejlődés felkarolását jelenti. Az egyik olyan terület, ahol a technológia jelentős fejlődést ért el, a pénzügyi folyamatok automatizálása (FPA).

Becslések szerint a pénzügyi folyamatok mintegy 80%-a automatizálható. Ugyanakkor a vállalatoknak csak körülbelül egyharmada állítja, hogy pénzügyi részlegük műveleteinek egy része teljesen automatizált.

Ebben a bejegyzésben bemutatjuk, hogy mit jelent a pénzügyi folyamatok automatizálása, milyen előnyökkel jár, milyen folyamatok automatizálhatók, és hogyan kezdheti el az FPA bevezetését vállalkozásában.

Mit értünk a modern pénzügyi folyamatok automatizálása alatt?

A pénzügyi folyamatok automatizálása a technológia felhasználása a kulcsfontosságú pénzügyi feladatok automatizálására. Ez olyan szoftvereszközök használatát jelenti, amelyek emberi beavatkozás nélkül képesek az ismétlődő és időigényes feladatok elvégzésére, ezáltal növelve a hatékonyságot és a pontosságot.

Az FPA célja nem az, hogy helyettesítse a pénzügyi szakembereket, hanem az, hogy a rutinmunkától megszabadítva őket, lehetővé tegye számukra, hogy stratégiai feladatokra összpontosítsanak. E megközelítés előnyeit az alábbi szakasz tartalmazza.

Milyen előnyei vannak a pénzügyi automatizálásnak?

A pénzügyi szolgáltatások automatizálása több szempontból is előnyös a vállalat és alkalmazottai számára. Íme a legfontosabbak:

• Fokozott hatékonyság. Az automatizálás jelentősen felgyorsítja a pénzügyi tranzakciókat és minimalizálja a kézi kezelést, ami gyorsabb feldolgozást eredményez a számlázás, a bérszámfejtés és a pénzügyi jelentéskészítés terén.
• Pontosság és megfelelés. Az automatizált rendszerek csökkentik az emberi hibák számát, így megbízhatóbb pénzügyi nyilvántartást biztosítanak. Segítenek az összetett pénzügyi szabályozások betartásában is.
• Költségcsökkentés. Az automatizálás a pénzügyekben csökkenti a kiterjedt kézi feldolgozás szükségességét, ezáltal csökkenti a munkaerőköltségeket és megelőzi a költséges hibákat.
• Fokozott döntéshozatal. A valós idejű pénzügyi adatokhoz és elemzésekhez való hozzáférés lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy gyorsan, jól megalapozott döntéseket hozzanak.
• Skálázhatóság. Az automatizált rendszerek könnyen alkalmazkodnak a megnövekedett munkaterheléshez, lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy a pénzügyi személyzet megfelelő növekedése nélkül növekedjenek.
• Javított munkavállalói elégedettség. Valójában kevés munkavállaló élvezi az unalmas feladatok elvégzését, amelyek nem teszik lehetővé számukra, hogy a legjobb tudásukat vagy kreativitásukat fejezzék ki. Az ilyen folyamatok kiszorítása pozitívan befolyásolhatja a munkavállalók mentális állapotát.

Röviden, a pénzügyi folyamatok automatizálása nem csupán egy operatív fejlesztés, hanem inkább stratégiai szükséglet ahhoz, hogy a mai üzleti környezetben versenyképesek maradjunk.

Ha nincs saját fintech szoftverfejlesztő csapata, valószínűleg külső segítségre lesz szüksége ahhoz, hogy az automatizálás minden előnyét kiaknázhassa. A fintech egyedi szoftverfejlesztés megbízható szolgáltatója tanácsot adhat és elvégezheti a szükséges kutatást, tervezést és megvalósítást. A kiszervezett fintech fejlesztési szolgáltatások igénylése a helyes döntés a legtöbb olyan vállalat számára, amely skálázható és beruházás-hatékony pénzügyi szoftverfejlesztést keres, amely nem zavarja meg a meglévő folyamatokat, hanem inkább továbbfejleszti azokat.

Most pedig vizsgáljuk meg, hogy pontosan milyen folyamatokat automatizálhatsz a pénzügyi automatizálási technikák és eszközök segítségével. Fontos megjegyezni, hogy nem biztos, hogy minden ilyen műveletnél teljesen ki lehet küszöbölni az emberi közreműködést. Az unalmas és emberi hibákra hajlamos folyamatok számának csökkentése azonban már jelentős előnyökkel járhat. ~~ ~~

Mit lehet automatizálni a pénzügyekben?

A pénzügyek számos olyan kulcsfontosságú területe van, ahol az automatizálás nagy értéket képviselhet. Ezek közé tartoznak:

• Számlafeldolgozás. Az automatizálás segíthet a számla teljes életciklusának kezelésében a beérkezéstől a kifizetésig, csökkentve a feldolgozási időt és minimalizálva a hibákat.
• Költségkezelés. Az automatizált rendszerek racionalizálhatják a költségjelentési, jóváhagyási és visszatérítési folyamatokat, biztosítva az irányelvek betartását és a gyorsabb feldolgozási időt.
• Költségvetés és előrejelzés. Az automatizálási eszközök több forrásból gyűjthetnek adatokat a pontosabb és időszerűbb költségvetés-tervezés és előrejelzés érdekében. Ez magában foglalja az előrejelző elemzést is a jövőbeli pénzügyi feltételek és tendenciák előrejelzésére.
• Pénzügyi beszámolás. Az automatizálás gyorsan képes átfogó pénzügyi kimutatásokat és jelentéseket készíteni, amelyek kulcsfontosságú betekintést nyújtanak a vállalat pénzügyi helyzetébe.
• Adóügyi megfelelés. Az automatizálás biztosítja a pontos adószámításokat és az időben történő bejelentést, csökkentve a büntetések kockázatát. Nagyban segítheti a könyvelők mindennapi rutinját.
• Bérszámfejtés. A bérszámfejtés automatizálása biztosítja az alkalmazottak pontos és időben történő kompenzálását, valamint a megfelelő adólevonásokat és a munkaügyi törvényeknek való megfelelést.
• Vagyonkezelés: Az automatizálással hatékonyabbá válik az eszközök nyomon követése és kezelése, amelyek adatait több dokumentumban tárolják, így biztosítva az optimális kihasználást és a költségmegtakarítást.
• Kockázatkezelés és megfelelés: Az automatizált rendszerek az üzleti folyamatok múltbeli adatai alapján nyomon követhetik és jelenthetik a kockázatokat, és biztosíthatják a különböző szabályozási követelményeknek való megfelelést.

Ezeknek és esetleg más folyamatoknak az automatizálása nagymértékben racionalizálhatja és hatékonyabbá teheti a pénzügyi osztály munkáját.

A pénzügyi munkafolyamatok automatizálására használható szoftveres megoldásokra az alábbi képen talál példákat:

Kép forrása: https://www.scnsoft.com/financial-management/automation

Ha érdekli a SEO-csapatok számára készült modern szoftveres megoldások feltárása, olvassa el egy másik blogbejegyzésünket.

Hogyan kezdjünk hozzá a pénzügyi automatizáláshoz?

Függetlenül attól, hogy milyen folyamatot kíván automatizálni, vagy milyen szoftveres megoldást alkalmaz a pénzügyek automatizálására, a beavatkozás megfelelő kezeléséhez egy bizonyos eljárásnak kell alávetnie magát. Íme az automatizálás pénzügyi részlegben történő bevezetésének lépésről lépésre történő menete:

1. Határozza meg a jelenlegi folyamatokat. Kezdje a jelenlegi pénzügyi folyamatok értékelésével, hogy felfedezze a nem hatékony vagy hibás területeket. Ez az értékelés segít Önnek meghatározni azokat a műveleteket, amelyek a leginkább profitálhatnak az automatizálásból.
2. Határozza meg a tervezett pénzügyi automatizálás egyértelmű céljait. Határozzon meg konkrét célokat arra vonatkozóan, hogy mit szeretne elérni az automatizálással, legyen az költségcsökkentés, nagyobb pontosság vagy jobb megfelelés.
3. Válassza ki a megfelelő szoftvermegoldásokat. Vizsgálja meg és válassza ki azokat a pénzügyi folyamatok automatizálására szolgáló eszközöket, amelyek megfelelnek az Ön üzleti igényeinek. A legfontosabb szempontok közé tartozik a skálázhatóság, a meglévő rendszerekkel való kompatibilitás, a felhasználóbarátság és a szállítói támogatás.
4. Fektessen be a képzésbe. Oktassa csapatát az új rendszerekről. A személyzet személyre szabott digitális oktatása és képzése elengedhetetlen a zökkenőmentes átálláshoz és az automatizálás előnyeinek teljes körű kihasználásához. Ez a projektfázis valószínűleg párhuzamosan zajlik majd a megvalósítással.
5. Tervezze meg az integrációt és valósítsa meg szakaszosan. Biztosítsa az automatizálási eszközök zökkenőmentes integrációjának lehetőségét a jelenlegi rendszereivel, például az ERP- vagy a könyvelés-automatizálási szoftverrel, hogy elkerülje a működési zavarokat. Ezután kezdje néhány folyamat automatizálásával, és fokozatosan terjessze ki. Ez a szakaszos megközelítés lehetővé teszi, hogy csapata kényelmesen alkalmazkodjon az új technológiához.
6. Figyelje és alkalmazkodjon. Folyamatosan értékelje az automatizált rendszerek teljesítményét, és végezze el a szükséges kiigazításokat. Ez segít abban, hogy az átvett szoftver működését jobban az Ön folyamataihoz igazítsa, és biztosítsa a vele dolgozó csapatok magas teljesítményét.

Az alábbi infografikán megismerkedhet egy egyedi, magasan integrált pénzügyi alkalmazás egyik szoftvertervével az automatizáláshoz:

Kép forrása: https://www.scnsoft.com/financial-management/automation

A pénzügyi automatizálásnak a digitális infrastruktúrában való megvalósításához számos más lehetséges megközelítés is létezik. Házon belüli szakértelem nélkül valószínűleg fel kell vennie a kapcsolatot egy fintech-fejlesztési szolgáltatásokat nyújtó szolgáltatóval, hogy mindent beállítson.

Final Take

A pénzügyi folyamatok automatizálása szinte stratégiai követelmény a hatékonyságra, pontosságra és növekedésre törekvő vállalkozások számára. A rutinszerű pénzügyi feladatok automatizálásával a vállalatok átirányíthatják figyelmüket és erőforrásaikat a stratégiai tervezésre és a növekedési kezdeményezésekre.

Az automatizálandó kulcsfolyamatok meghatározásával, a megfelelő szoftveres megoldás kifejlesztésével és integrálásával, valamint a csapatok képzésével az ezzel való munkavégzésre a vállalkozások új hatékonysági szinteket érhetnek el pénzügyi részlegeikben.