Hogyan optimalizáljuk a SaaS-kiadásokat 2023-ban?

Intro

A BetterCloud nemrégiben készült tanulmánya szerint a SaaS-alkalmazások használata 18%-kal nőtt, és 2022-ben átlagosan 130 alkalmazást használnak, szemben a 110 alkalmazással.

A szoftverekre fordított kiadások a harmadik legmagasabbak a szervezeten belül, az alkalmazottak és az irodabérleti díjak után. Ez azt mutatja, hogy a vállalatok az egyszerű használat és az alkalmazkodóképesség miatt fogadják el a SaaS-alkalmazásokat.

A Flexera jelentése szerint azonban a SaaS-szoftverekre fordított kiadások mintegy 29%-át nem használják ki a csapatok, ami gyenge megtérüléshez vezet.

Tekintettel a 2023-as gazdasági visszaesésre, most van itt az ideje, hogy a SaaS-kiadások optimalizálására összpontosítson, mielőtt túl késő lenne.

Ebben a cikkben azt vizsgáljuk meg, hogy a szervezetek hogyan költik túl a SaaS-t, és hogyan optimalizálhatják a szoftverkiadásokat és növelhetik a ROI-t.

Mi az a SaaS költésoptimalizálás?

ASaaS-kiadások optimalizálása a szervezet informatikai és pénzügyi csapatainak közös lépéseire utal, amelyekkel csökkentik a SaaS-szoftverek költségeit. Ez egy folyamatos folyamat, amely az alkalmazások használatának elemzésére, a licenckihasználásra, az árnyék IT-re, a megújítások nyomon követésére stb. összpontosít, és amelynek végső célja, hogy minden alkalmazásból a lehető legnagyobb értéket hozza ki.

Mielőtt azonban megvitatná a szoftverkiadások csökkentésének módjait, meg kell határoznia, hol költekezik túl sokat.

Öt módja annak, hogy túlköltekezzen a SaaS-szolgáltatásokra

Árnyék IT vagy beszerzések

A SaaS-alkalmazás megvásárlására utal, amikor az alkalmazottak a vállalati hitelkártyát használják az informatikai vagy pénzügyi csapat jóváhagyása nélkül. A Gartner tanulmánya szerint egy szervezet szoftverkiadásainak 30-40%-a árnyék-IT-ből származik az elmulasztott megújítások és a rejtett költségek miatt.

(Forrás)

Vásárlás a szükségleten túl

Minden szervezet hajlamos előre jelezni a növekedést, és a szükségleteinél többlet licencet vásárolni. Végső soron a legtöbb licenc kihasználatlanul marad, ami gyenge megtérülést és pazarló kiadásokat eredményez.

Az alkalmazás és a kiadások átláthatóságának hiánya

A SaaS-re fordított túlköltekezés fő oka az, hogy a vállalatok nem látják át teljes mértékben az általuk használt alkalmazásokat és az egyes alkalmazásokra fordított kiadásokat. 2023-at írunk, és egyes csapatok még mindig táblázatokkal kezelik a SaaS-alkalmazásokat.

Kihagyott megújítások

A kiadások átláthatóságának és a táblázatokon alapuló nyomon követésnek a hiánya a megújítások elmulasztásához vezet, és a SaaS-szolgáltatók kihasználják a lehetőséget, és többet számítanak fel Önnek. Az árnyék IT-alkalmazások gyakran automatikus megújításokat eredményeznek, ami megnövekedett kiadásokhoz vezet.

A pénzügyi csapat nem lesz képes azonosítani ezt a megnövekedett kiadást, mert nem tudják, hogy az alkalmazás létezik a SaaS-csomagjukban.

Az ár-összehasonlítás hiánya

Előfordulhat, hogy túlfizet az előfizetésekért, ha nem tudja, hogy a társai mennyit fizetnek hasonló alkalmazásokért. Ha nem ismeri a legfrissebb árazási referenciaértékeket, a SaaS-szállítók kihasználják ezt, és többet kérnek az alkalmazásokért, ami túlzott kiadásokhoz vezet.

A SaaS-kiadások optimalizálása 2023-ban

Most már tudja, hogy a szervezetek hogyan költik túl a SaaS-t, de tudta, hogy egyetlen megoldásra van szüksége a SaaS-kiadások optimalizálásához?

Igen, Önnek csak egy SaaS költéskezelő platformra van szüksége a SaaS-alkalmazások költségeinek csökkentéséhez és a SaaS-portfólió optimalizálásához.

A következőképpen zajlik:

Teljes SaaS átláthatóság

A SaaS kiadáskezelési platformok kiterjedt integrációs könyvtárral rendelkeznek, amely lehetővé teszi a szervezet SSO, pénzügyi és HRIS rendszereihez való kapcsolódást. Ezek az integrációk lehetővé teszik, hogy a platform 100%-os átláthatóságot biztosítson az Ön SaaS-alkalmazásai, szállítói, valamint az egyes felhasználók, osztályok és költséghelyekre vonatkozó kiadások tekintetében.

Amint az IT-csapatok központosított rálátást kapnak a SaaS-portfólióra, az alkalmazások kezelése, valamint az árnyék IT-alkalmazások és a duplikált alkalmazások azonosítása egyszerűbbé válik. A nem engedélyezett alkalmazásokat ki lehet iktatni a veremből, ami nagyobb megtakarításokat eredményez.

A pénzügyi csapatok azt is láthatják, hogy az egyes részlegek mennyit költenek SaaS-alkalmazásokra. Felhasználhatják a kiadási adatokat, összehasonlíthatják a felhasználási adatokkal, és meghozhatják a megfelelő költségoptimalizálási döntéseket.

Profi tipp: Használjon olyan SaaS-menedzsmentplatformot, amely a teljes SaaS-életciklust lefedi, a beszerzéstől és a tárgyalásoktól kezdve a rendelkezésre bocsátásig, a menedzsmentig és a megújításig.

Az alkalmazáshasználati adatok elemzése

A SaaS menedzsment platformok API-kon keresztül közvetlenül integrálódhatnak a SaaS-alkalmazásokkal, és pontos betekintést nyújtanak a használatba. A pénzügyi csapatok elemezhetik ezeket a használati adatokat, hogy azonosítani tudják a kihasználatlan alkalmazásokat, és kiszámíthassák a ROI-t a kiadások alapján.

A használatra vonatkozó információk megmutatják a csapat igényeit, az alkalmazás használatának módját és a felhasznált licencek számát. A fel nem használt licenceket hasznosíthatja, és átcsoportosíthatja azokat a felhasználóknak, akiknek szükségük van rájuk, vagy a megújítási tárgyalások során jobbra szabhatja a licencek számát, és optimalizálhatja a SaaS-kiadásokat.

A használati adatok elemzése és a licencek megfelelő méretezése segít abban, hogy a maximális értéket hozza ki az alkalmazásból, és növelje a megtérülést.

Alkalmazások vagy szállítók konszolidálása

A pénzügyi vezetők és a vállalati beszerzési vezetők számára a SaaS-kiadások csökkentése érdekében az alkalmazás- vagy beszállítói konszolidáció vált a legmegfelelőbb taktikává. Az alkalmazás-konszolidáció egy olyan folyamat, amelynek során azonosítja a felesleges vagy magas kiadásokat okozó, hasonló célokat szolgáló alkalmazásokat, és egyetlen megoldásba foglalja őket.

A szemléltetés érdekében tekintsünk egy olyan forgatókönyvet, amelyben az értékesítési csapat Salesloftot használ az értékesítés elősegítésére, a marketingcsapat Mailchimpet az e-mail marketingre, az ügyfélcsapat pedig Hubspotot a CRM-re.

A szállítói konszolidáció a Salesloft és a Mailchimp funkcióinak a Hubspotba történő összevonására utal, amely átfogó értékesítés-engedélyezési, e-mail marketing és CRM funkciókat kínál.

(Forrás)

Ezen eszközök konszolidálásával a szervezet racionalizálhatja a műveleteket, egyszerűsítheti a SaaS-menedzsmentet és növelheti a SaaS-megtakarításokat.

Profi tipp: Győződjön meg róla, hogy nem konszolidálja a hosszú távú, megbízható szállítói alkalmazásait.

Automatizálja a szerződésmegújításokat

Szabadulj meg a táblázatoktól. Ezek nem küldenek proaktív figyelmeztetéseket a közelgő megújításokról. Automatizált megújításkezelő rendszerre van szüksége ahhoz, hogy a megújítások előtt járjon. Szerencsére egy SaaS menedzsment platform segíthet a szerződésmegújítások automatizálásában.

Az automatikus megújítás lehet egy bummer. Egy megújításkezelő platform a szerződés dátuma alapján létrehoz egy megújítási naptárat, és 90 nappal a határidő előtt munkafolyamatokat indít, így segít megelőzni az automatikus megújításokat.

Az olyan SaaS menedzsment platformok, mint a CloudEagle, integrálhatók a Slackkel, és 90 nappal a megújítás dátuma előtt automatikus megújítási figyelmeztetéseket küldhetnek. Ez elegendő időt ad az alkalmazáshasználat elemzéséhez és egy tárgyalási stratégia előkészítéséhez, hogy a licencek méretét helyesen állapítsa meg és optimalizálja a kiadásokat.

Ne feledje, hogy a megújítási tárgyalások lehetővé teszik, hogy tárgyaljon a szállítóval a fel nem használt licencek megszüntetéséről, a használaton alapuló árképzési tervek leminősítéséről és a szállítók konszolidálásáról, ezért a tárgyalásokon a legjobbakat kell nyújtania.

Protipp: Ha a szerződés újratárgyalását tervezi, kezdje meg a tárgyalásokat idejekorán, vagy a felmondási idő lejárta előtt tájékoztassa az eladókat a választásáról.

Ász a tárgyalásokon az ár benchmarkok segítségével

A szállítói tárgyalások jelentős szerepet játszanak a SaaS-kiadások optimalizálásának sikerében. Az ügyes tárgyalások nagyobb SaaS-költségmegtakarítást eredményezhetnek, míg a nem megfelelő tárgyalások akaratlanul is növelhetik a kiadásokat.

A megújítási tárgyalások lehetővé teszik a licencek megfelelő méretezését, a terjedelem alapján a felesleges alkalmazások kiiktatását, valamint a szállítóval való újratárgyalást a kedvezmény vagy a kedvező ármegállapítás érdekében.

Mielőtt azonban tárgyalásokat kezdene a SaaS-szolgáltatókkal, elemezze az árképzési referenciaértékeket, hogy lássa, mennyit fizetnek a hasonló alkalmazásokért a versenytársai. Használja a referenciaértékeket eszközként, hogy kedvező árakat, árengedményeket vagy további funkciókat alkudjon ki.

Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy a beszerzési csapatát stratégiai feladatokkal halmozzák el, és nincs ideje tárgyalni a beszállítókkal. Ne aggódjon; a tárgyalásokat kiszervezheti SaaS beszerzési szakértőkhöz .

Ezek a támogatott vásárlók az Ön kibővített beszerzési csapataként fognak működni. Elemzik az Ön igényeit és az alkalmazáshasználatot, piackutatást végeznek, azonosítják a legfrissebb ár-összehasonlító adatokat, és az Ön nevében tárgyalnak a szállítókkal a legjobb árfeltételek és kedvezmények biztosítása érdekében.

Protipp: A SaaS-szolgáltatók okosak; kerülje el, hogy felkészületlenül kezdjen bele a tárgyalásokba, mivel könnyen rávehetik, hogy a szükségesnél többet fizessen. Készítsen világos tárgyalási stratégiát, majd folytassa a tárgyalást.

Bónusz

SaaS költségvetés-tervezés

Megvitattuk a SaaS-kiadások optimalizálásának öt módját. Kezeskedhetünk ezekért a taktikákért, mert a pénzügyi vezetők, a beszerzési vezetők és az üzemeltetési vezetők világszerte alkalmazzák őket.

A legjobb gyakorlat azonban az, hogy a SaaS-csomagot és a kiadásokat optimalizáljuk, ahelyett, hogy az utolsó pillanatban próbálnánk csökkenteni a kiadásokat, miután elvesztettük az ellenőrzést a kiadások felett.

Profi tipp: Fókuszáljon inkább a működési kiválóságra, mint a folyamatos fejlesztésre

A működési kiválóság elérése érdekében hangsúlyt kell fektetnie a SaaS költségvetés-tervezésre. Legyen teljes rálátása, elemezze a felhasználást, értse meg a követelményeket, és ennek megfelelően ossza el a költségvetést a szükséges alkalmazásokhoz és csapatokhoz.

• Állítson be költségvetési korlátokat az egyes osztályok számára.
• Rendszeres költségvetési ellenőrzések elvégzése
• A költségvetések kihasználása és átcsoportosítása, amikor csak szükséges.

Mégis szüksége lesz egy SaaS-menedzsment platformra a felhasználás, a kiadások elemzéséhez és a költségvetések elosztásához, ezért ne hagyja figyelmen kívül a megfelelő platform kiválasztását.

Protipp: A költségvetés elosztása előtt hívja össze az összes érdekelt felet, hogy megértsék a követelményeket, hogy elkerülje az eredménytelenséget.

Következtetés

Tekintettel a 2023-as gazdasági visszaesésre, itt az ideje, hogy a szervezetek a potenciális növekedés előrejelzésével a SaaS-kiadások optimalizálására összpontosítsanak ahelyett, hogy felesleges alkalmazásokat vagy licenceket vásárolnának.

Ha tudja, hol költekezik túl sokat, könnyebbé válik a SaaS költségoptimalizálási folyamat. Ebben a cikkben olyan megvalósítható tippeket adtunk, amelyekkel a pénzügyi és IT-csapatok teljes kontrollt szerezhetnek a SaaS-kiadások felett.

Ne feledje, a SaaS-kiadások optimalizálása soha nem ér véget; ez egy ciklikus folyamat, és a megfelelő SaaS-menedzsment platformmal, mint a CloudEagle, elérheti a működési kiválóságot és növelheti az eredményt.