Hogyan növelheti csapata termelékenységét távolról?

Intro

A Coronavírus-járványt megelőzően a távmunka a nagy visszhang ellenére is számos előnye volt az irodai munkának, amit a távmunka nem tudott vitatni.

Az irodai munkavégzés egyik legelhanyagoltabb előnye, hogy a vállalatok befolyásolni tudják alkalmazottaik teljesítményét. Akár azt jelenti, hogy a vezető megbeszélheti bármelyik alkalmazott problémáit, akár azt, hogy személyesen ösztönözheti őket teljesítményük növelésére, a távmunka új kihívások elé állítja azokat a vállalatokat, amelyek növelni szeretnék csapatuk termelékenységét.

A távmunka felé való közelmúltbeli elmozdulás megváltoztathatta a vállalatok termelékenységhez való hozzáállását, de ez nem jelenti a véget. Ezzel együtt számos olyan termelékenységi és időgazdálkodási hack létezik, amelyet alkalmazhat, hogy növelje csapata termelékenységét távolról. Íme, hogyan teheti ezt meg.

Határozza meg a termelékenységet alkalmazottai számára

A termelékenység azt határozza meg, hogy egy munkavállaló mennyire képes egy adott feladat sikeres elvégzésére. Más szóval, ez a munka hatékonysága; minél jobban el tudja látni a munkavállaló a feladatait, annál termelékenyebb lesz.

Mivel a termelékenység egy ilyen általános és túlhasznált szó, meg kell határoznia, hogy mit jelent az alkalmazottai számára a saját munkaköri feladataik tekintetében. A termelékenységi statisztikák és tények mélyre merülése segíthet Önnek és csapatának abban, hogy jobban megértse, hogyan lehet termelékeny. Alkalmazottainak tudniuk kell, hogyan követik és értékelik a munkájukat, így utólag meg tudják beszélni a lehetséges fejlesztéseket.

A teljesítményük nyomon követésére használt mérőegységeknek az alkalmazásukkor meghatározott feladatokból, valamint az üzleti céljaikból kell származniuk.

Tágabb értelemben a termelékenység mérése a munkavállaló munkájának alábbi szempontjai alapján történik:

• Egy adott feladat határidőre történő elvégzésének aránya
• Az adott időszak alatt elvégzett feladatok száma
• Egy adott feladat elvégzésének képessége a szabványműveleti eljárás (SOP) szerint.
• Vezetőktől, munkatársaktól és/vagy ügyfelektől kapott visszajelzések
• Elérhetőség munkaidőben

E tulajdonságok mindegyikét az egyes alkalmazottak munkaköri feladataihoz kell igazítani.

Egy ügyfélszolgálati ügyintéző esetében a termelékenységi mérőszámok lehetnek az ügyfél-elégedettségi eredmények, az átlagos hívásidő és a megoldott jegyek száma. Egy fejlesztő esetében a mérőszámok lehetnek a leszállított kód, a kódváltás és a projekt befejezéséhez szükséges idő. Egy marketinges számára az egy leadre jutó költség, az egy akvizícióra jutó költség és a generált leadek száma lehet.

Bármilyen mérőszámot is használ, közölje a termelékenységi mérőszámokat, mielőtt leülne megbeszélni a teljesítményüket.

Egyértelmű otthoni munkavégzési szabályzat kidolgozása

Az otthoni munkavégzés egyesek számára csodaszernek tűnhet, de a valóság azt mutatja, hogy ennek a munkarendnek megvannak a maga hátrányai. A Buffer 2019-es State of Remote Work (A távmunka helyzete ) című jelentése szerint a távmunkavégzéssel kapcsolatos leggyakrabban említett problémák a munkaidő utáni elszakadás (22%), a magány (19%) és a kommunikáció (17%).

Ahelyett, hogy figyelmen kívül hagyná ezeket a kihívásokat, inkább egy otthonról dolgozós politika kidolgozásával kell megbirkóznia velük. Még ha az otthoni irodák a világjárvány miatt váltak is általánossá, akkor is érdemes olyan otthonról végezhető munkavégzési szabályzatot fenntartani, amely meghatározza a távmunkások elvárásait.

A szabályzatnak többek között tartalmaznia kell, hogy az alkalmazottaknak milyen eszközöket kell használniuk - szoftvereket vagy hardvereket -, milyen időpontokban kell rendelkezésre állniuk a kommunikációhoz, hogyan kell megvédeniük magukat és a vállalatot.

Tekintettel a távmunka által a munkavállalók számára támasztott kihívásokra, a szabályzatnak proaktívan kell foglalkoznia ezekkel a kihívásokkal. Az otthonról történő munkavégzésre vonatkozó szabályzatában például szerepelhet, hogy mikor ér véget egy nap, vagy megoszthatja azokat a nyilvános online eseményeket, ahol az alkalmazottak elvegyülhetnek és kapcsolatot teremthetnek.

A szabályzatnak tartalmaznia kell a különböző kommunikációs csatornákat, azok használatának módját és körülményeit. Például a Slack a személyes és a vállalati kommunikációra, az e-mail a specifikusabb kommunikációra, a Zoom a hívásokhoz, az Asana pedig a projektmenedzsmenthez.

Vállalatának alapelvként bónuszokat kell fizetnie azoknak a munkavállalóknak, akiknek új számítógépekre, gyorsabb internetkapcsolatra és irodai felszerelésekre (pl. asztalok, székek stb.) van szükségük.

Dolgozói elkötelezettségi program kidolgozása

Mivel a távmunka hirtelen standard - bár ideiglenes - munkaszervezéssé vált, sok munkavállaló mélyebben fogja érezni az ezzel járó kihívásokat. Ennek ellensúlyozására szeretne kidolgozni egy olyan munkavállalói elkötelezettségi programot, amellyel megőrizheti alkalmazottai elégedettségét a munkájukkal.

Egy nemrégiben végzett Gallup-felmérés szerint a megkérdezettek 32%-a érezte magát elkötelezettnek a munkája iránt, míg a többi 50% és 17% nem elkötelezettnek, illetve nem elkötelezettnek vallotta magát.

Az elkötelezettségi program célja, hogy összekapcsolja alkalmazottait a szervezetével, és a jelenlegi elkötelezettségi érzéseiket a kívánt, optimális szintre emelje. A dolgozók magas elkötelezettségi aránya bizonyítottan egyszerre segíti elő a megtartást, a lojalitás érzését és a termelékenységet.

Kezdetben olyan felméréseket kell végeznie, amelyek feltárják az érzékelt elkötelezettség jelenlegi szintjét. Kérdezze meg az alkalmazottait:

• Hogyan érzi magát a jelenlegi szerepében?
• Mi lenne az az egy dolog, amit szívesen megváltoztatnál a munkáddal kapcsolatban?
• Mennyire elégedett a munka és a magánélet egyensúlyával?

Építse fel elkötelezettségi programját a legjobb gyakorlatok és a felmérésekben feltárt problémák megoldására szolgáló megoldások keveréke alapján. Az általános legjobb gyakorlatok közé tartozik a pontalapú jutalmazási programok kidolgozása, a wellnessprogramok kínálata és a vállalati szintű hálózatépítés elősegítése.

A programnak figyelembe kell vennie a dolgozói visszajelzéseket is, és meg kell mutatnia, hogy a vállalat törődik az érzelmi és szakmai jólétükkel. Ossza meg ezt a programot nyíltan a meglévő és az újonnan felvett alkalmazottakkal, hogy már a kezdetektől fogva megfelelő elvárásokat alakítson ki.

A munka és a magánélet egyensúlyának ösztönzése

A Buffer felmérése azt mutatja, hogy a távmunkások számára a munka és a magánélet egyensúlya problémát jelent. Egy külön felmérés, amelyet 1004 teljes munkaidős amerikai alkalmazott körében végeztek, azt találta, hogy a távmunkások 29%-a mondta, hogy küzd a munka és a magánélet egyensúlyával, míg 31%-uk azt mondta, hogy mentális egészségük miatt kellett kivennie egy szabadnapot.

Még ha az alkalmazottai elméletileg bármikor bezárhatják is a számítógépüket, a legtöbbjük felelősségteljes ember, aki komolyan veszi a munkáját. Az Ön cége számára ez remek hírnek tűnhet, de az alkalmazottai számára ez a hozzáállás a termelékenységükre nézve kifizetődő.

Vállalatának proaktívan ösztönöznie kell a munka és a magánélet egyensúlyát azáltal, hogy elmagyarázza - vagy szükség esetén kikényszeríti -, mikor, milyen körülmények között hagyják abba a munkát az alkalmazottak, és milyen időpontokban kell rendelkezésre állniuk.

A távmunkások boldoggá tételének legjobb módja, ha hagyjuk, hogy ők határozzák meg a munkaidejüket. Hacsak nem kell meghatározott időzónában az ügyfelekkel szembenézniük - gondoljunk csak egy ügyfélszolgálati ügynökre vagy egy értékesítési képviselőre -, a legtöbb alkalmazott a legtöbb, ha nem is az összes feladatát el tudja látni bármelyik adott időpontban.

Alternatív megoldásként megmondhatja nekik, hogy a legtöbb munkával egy időben bizonyos számú órát kell dolgozniuk, és hagyhatja, hogy a többi munkaórát tetszésük szerint töltsék ki.

Fontolja meg olyan termelékenységi technikák megosztását, amelyek ösztönzik a munkától való függetlenedést, mint például a Pomodoro technika. Használhatnának olyan időkövető alkalmazásokat is, amelyek értesítik őket, miután bizonyos számú órát dolgoztak egymás után.

A Robert Half globális munkaerő-kölcsönző cég tanulmánya szerint a munka és magánélet egyensúlyát megtapasztaló munkavállalók kétszer olyan boldogok, termelékenyebbek és hűségesebbek a munkáltatójukhoz, mint azok, akik az egyensúly megtalálásával küzdenek.

Mérje csapata termelékenységét

Az alkalmazottak munkahatékonyságának nyomon követésére használt mérőszámok képezik az alapokat, amelyekre a termelékenységet növelő taktikákat alapozhatja. Ez különösen fontos a távmunkások esetében, akiknek nincsenek olyan közvetlen visszajelzési mechanizmusaik, mint amilyeneket a helyhez kötött irodai dolgozók használnak.

Az alkalmazottak szeretnek visszajelzést kapni, amennyiben az objektív, átlátható elemzésből származik, és nem személyes preferenciákból. Az Ön alkalmazottai ezt a visszajelzést felhasználhatják arra, hogy javítsák a munkájuk hatékonyságát, ami viszont hatással van a munkával való elégedettségükre és elkötelezettségükre.

Vegyük a cikkben korábban ismertetett mérőszámokat, és határozzuk meg a célt, amelyet az alkalmazottainknak el kell érniük. Ez a célkitűzés alapulhat korábbi adatokon, iparági referenciaértékeken vagy a vezetők és az alkalmazottak közötti belső megbeszéléseken.

Határozzon meg egy ütemtervet az egyes alkalmazottak mérőszámainak ellenőrzésére - legalább negyedévente. Emellett bontja le az egyes célokat havi és heti célokra, és kérje meg a vezetőit, hogy kövessék nyomon a teljesítményüket.

Elemezze, hogy az egyes alkalmazottak hogyan teljesítik céljaikat, és az adatok alapján adjon releváns visszajelzést. Fejlesszen ki tervet a javításra, ha egy alkalmazott vagy egy csapat nem érte el a céljait, és nyújtson nyilvános támogatást, ha túlteljesíti azokat.