Hogyan javíthatja az e-mail kézbesíthetőségét: A sikerhez szükséges alapvető gyakorlatok

Intro

Az e-mail kézbesíthetőség azt méri, hogy egy marketing vagy tranzakciós e-mail mennyire sikeresen jut el a címzett postaládájába. Fontos mérőszám, mivel közvetlenül befolyásolja a kampányok sikerét, mind a bevétel, mind a megtérülés szempontjából. A jó hír az, hogy számos gyakorlatot lehet alkalmazni az e-mail kézbesíthetőség javítása érdekében.

Ebben a blogban azokat a legfontosabb gyakorlatokat, eszközöket és szolgáltatásokat vizsgáljuk meg, amelyekkel biztosítható, hogy az e-mailek eljussanak a címzettekhez.

Mi az e-mail kézbesíthetőség?

Az e-mail kézbesíthetőség azt méri, hogy egy marketing vagy tranzakciós e-mail mennyire sikeresen jut el a címzett postaládájába. Ez az elküldött e-mailek azon százalékos aránya, amelyek átjutnak a különböző szűrőkön, blokkokon és egyéb akadályokon, amelyek megakadályozhatják az e-mail kézbesítését. Más szóval, ez az az arány, amellyel az e-mailek a postaládába jutnak el, szemben a spam mappával, a levélszeméttel vagy az e-mail rendszer egyéb területeivel.

Az e-mail kézbesíthetőség lényege annak biztosítása, hogy az üzenet eljusson a címzetthez. Ha az e-mail kézbesíthetőség magas, az azt jelenti, hogy hatékonyabban és eredményesebben érik el a célközönséget, ami segíthet az elkötelezettség javításában, a bizalomépítésben és a bevétel növelésében.

Az e-mail kézbesíthetőség elérése azonban kihívást jelenthet. Számos tényező befolyásolhatja, többek között az e-mail tartalma, a feladó hírneve, az IP cím hírneve és a címzett e-mail szervere.

Az e-mail kézbesíthetőséget befolyásoló tényezők

Az alacsony e-mail kézbesíthetőség költséges lehet, ami azt jelenti, hogy egy vállalkozás üzenetei nem jutnak el az ügyfelek postaládájába, hanem a spam mappába kerülnek, vagy teljesen blokkolva lesznek. Ennek ellenére az e-mailek postaládába kerülését hét olyan összetevő határozza meg, amelyeket a vállalkozás közvetlenül vagy közvetve kezelhet. Ezek mindegyikét sorra vesszük.

Feladó hírneve

Az internetszolgáltatók (ISP-k) "hírnév pontszámot" rendelnek minden olyan szervezethez, amely e-maileket küld. Ez az e-mail kézbesíthetőség nagyon fontos eleme, minél magasabb a pontszám, annál valószínűbb, hogy a küldött e-maileket a címzett postaládájába irányítják a spam mappa helyett, vagy bizonyos esetekben egyenesen elutasítják.

Az egyes internetszolgáltatók döntik el, hogy a küldő hírnevének meghatározásakor mely komponenseket veszik figyelembe, és hogy ezeknek a komponenseknek mekkora súlya van. Az is előfordulhat, hogy egy feladó különböző ISP-knél eltérő pontszámot kap. Hasonlóképpen, ha egy feladónak több domainneve van, és különböző IP-címekről küld e-maileket, mindegyiknek meglesz a saját hírneve. \

IP hírnév

Amikor az internetszolgáltatók (ISP-k) felmérik a világhálót, hogy felmérjék egy adott IP-cím biztonsági besorolását, gyorsan eldöntik, hogy az adott címről érkező felhasználók jót vagy rosszat tesznek-e.

A megbízható IP-cím biztosítja, hogy az internetszolgáltató felismerje, hogy az IP-cím megbízható, ellentétben a robotok, csalók vagy kiberbűnözők címével. Ha a tevékenységek nem megengedett böngészési viselkedést mutatnak, az IP-címe megjelölésre kerülhet.

Egyszerűbben fogalmazva, ha Ön e-mail marketinges, mindent meg kell tennie azért, hogy az IP-je a lehető legtökéletesebb legyen (és természetesen kerülnie kell minden olyan magatartást, amely gyanúsnak minősülhet, és a feketelistára kerülhet).

Tartalom

Talán furcsának találja, de az e-mail tartalmának minősége szerepet játszik az üzenetek sikeres kézbesíthetőségében. A rossz tartalom, a nem megfelelő dizájn és a nem megfelelő hírlevél elrendezés mind negatívan befolyásolhatja a kézbesíthetőséget.

Egy üzenet biztonságosságának eldöntésekor az e-mail szolgáltatók, az internetszolgáltatók és a spamszűrők ugyanazokat a mutatókat keresik.

Az üzenet megfogalmazásakor fontos, hogy odafigyeljünk a használt nyelvezetre. A negatívnak vagy spam-szerűnek értelmezhető szavak károsak lehetnek, és az üzenet a spam mappába kerülhet, ezért óvatosságra int.

Üzenet összeállításakor fontos, hogy ügyeljen a felhasznált linkek számára. Ha túl sok linket használunk, a spamszűrők, az ISP-k és az ESP-k potenciális fenyegetésként ismerhetik fel. Ezért a legjobb, ha a linkek számát egyre korlátozza.

Összefoglalva, az internetszolgáltatók, az e-mail szolgáltatók és a spamszűrők figyelembe veszik az e-mail üzenetek tartalmának hosszát. Az e-mailek optimális hossza 500 karakter. Az ezen felüli értékeket a rendszer gyanúsnak tekintheti, míg a túl rövid üzenetet a spam mappába irányíthatja.

Az e-mail kézbesíthetőség javításának legfontosabb gyakorlatai

Bár az online üzenetküldés és a digitális kommunikáció más formái is kialakultak, a kereskedelmi ügyletek levelezésének legkedveltebb formája továbbra is az e-mail.

A legfrissebb adatok szerint naponta hihetetlenül sok, 306,4 milliárd e-mailt továbbítanak. Ez az oka annak, hogy a kis- és középvállalkozások 81%-a az ügyfelekkel való kapcsolattartás elsődleges módjaként az e-mailekre támaszkodik.

Figyelembe kell azonban venni az e-mail kézbesíthetőség kérdését. A 306,4 milliárd elküldött e-mail fele a spam mappában végzi, ami azt jelenti, hogy a küldött e-mailek 50%-a soha nem jut el a címzettekhez. Ez káros hatással lehet az értékesítési és marketingtevékenységekre, ami a termelékenység csökkenéséhez, következésképpen pedig a bevételek csökkenéséhez vezethet.

Van néhány kulcsfontosságú gyakorlat, amellyel javíthatja e-mailjei kézbesíthetőségét. Ezek a következők:

Az e-mail tartalmának optimalizálása

Az e-mail szövege rendkívül fontos, amikor arról van szó, hogy üzenete eljut a kívánt címzett postaládájába; következésképpen a kiváló e-mail kézbesíthetőség biztosítása érdekében elengedhetetlen az alábbiakban ismertetett legjobb gyakorlatok betartása.

Címlapon

A címzettek már az e-mail beérkezésekor láthatják az e-mail tárgysorát; az esetek 69%-ában az e-maileket egyszerűen a tárgysor alapján spamként jelölik meg.

Az algoritmikus szűrők vagy a címzett egyaránt vezethetnek ahhoz, hogy a spam kulcsszavakat vagy irreleváns tárgysorokat tartalmazó e-mailek a spam mappába kerülnek. Ezért a spamszűrők gyakorlatilag ugyanazt a feladatot látják el.

Végső soron ez befolyásolja, hogy az e-mailek eljutnak-e a kívánt célállomásra.

Tipp: Fontolja meg, hogy az e-mail aláírás hogyan segíthet javítani az e-mail kézbesíthetőségét azáltal, hogy az e-mailek hitelességének egy plusz rétegét adja hozzá. Emellett az elektronikus aláírás márkaépítési és marketing célokra is használható.

Spamválaszt kiváltó szavak

Lényeges, hogy mind a tárgysorban, mind az e-mail tartalmában korlátozza a spamre utaló szavak használatát.

A különböző e-mail szolgáltatók által alkalmazott algoritmusokat folyamatosan felülvizsgálják, hogy a potenciálisan spam kulcsszavak legfrissebb listáját beépítsék. Ha akár csak egy ilyen szót is használnak egy e-mailben, az jelentősen csökkentheti a kézbesítés esélyét. Érdemes tehát elgondolkodni azon szavak és kifejezések felfedezésén, amelyek segíthetnek az e-mail kézbesíthetőségének optimalizálásában.

Szöveg és HTML kód

Feltételezve, hogy a legjobb konverziós arányt szeretné elérni, a vizuális tartalom használata a legjobb megoldás, bár ez hátrányosan befolyásolhatja az e-mail kézbesíthetőségét.

A szöveg és a HTML 60:40 arányának fenntartása az e-mailekben a legjobb módja annak, hogy az üzenet ne legyen túlságosan spamszerű, ugyanakkor kellemes olvasási élményt nyújtson az olvasónak.

Az e-mailek hitelesítése

Az e-mail cím ellenőrzése olyan, mintha jogosítványt adna neki, hogy tovább haladhasson a címzetthez vezető úton. Négy különböző típusú hitelesítésre van szükség a tömeges e-mailek továbbításához anélkül, hogy megakadályozná az e-mail fiókját, és közvetlenül a címzett postaládájába kerülne.

AzSPF (Sender Policy Framework) létrehoz egy bejegyzést a DNS-ben (Domain Name System), amely egy listát ad a domain nevében küldött e-mailek küldésére engedélyezett szerverekről.

A bejegyzés azt is előírja, hogy a címzetteknek hogyan kell kezelniük a nem engedélyezett szerverekről küldött e-maileket. Amikor egy feladó SPF-hitelesített tartományból küld e-mailt, a címzett ESP-je megvizsgálja az SPF-hitelesítést, és engedélyt ad a feladó tartományának.

ADKIM (Domain Keys Identified Mail) az e-mail hamisítás felderítésére használt módszer, amelynek lényege, hogy azonos digitális aláírást ad a Domain Name System (DNS) rekordjaihoz.

Ez segít a feladó e-mail szolgáltatójának (ESP) megállapítani, hogy az e-mailt jóváhagyott forrásból küldték-e el. A DKIM rekordok DNS-be való beépítése csökkentheti az e-mail átveréseknek való kitettség valószínűségét, valamint javíthatja az e-mailek termelékenységét.

ADMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) egy másik, bár nem kötelező hitelesítési eljárás, amely az e-mail kézbesíthetőség szempontjából előnyös. SPF és DKIM rekordokat használ, hogy bizonyítsa a címzett ESP-je számára, hogy az e-mail nem kapcsolódik semmilyen csalárd tevékenységhez.

Továbbá, amikor az internetszolgáltatók (ISP-k) blokkolnak bizonyos IP-címeket vagy tartománykiszolgálókat, a DMARC rekordok beavatkozásként biztosítják az e-mail sikeres elküldését.

A **TLS ** egy olyan protokolltípus, amely a két szervezet között továbbított adatok biztonságát szolgálja.

Megakadályozza, hogy az adatokhoz idegenek és kiberbűnözők hozzáférjenek, és biztosítja, hogy az információk csak a feladó és a címzett birtokában maradjanak.

Egyéni domain használatával növelhető az e-mail kézbesíthetőség.

Az e-mail szövegében található nyomkövető linkek szintén a spam mappába küldhetik az e-maileket, mivel az e-mail szolgáltatók általában feketelistára teszik a nyomkövető linkeket.

Az egyéni domain használatával az eredeti nyomonkövetési domain helyett az Önre szabott domaint használhatja, amely biztonságos és nem tiltja be egyetlen e-mail szolgáltató sem.

Az e-mail hírnevének nyomon követése

A feladó hírneve az e-mail szolgáltatók által a domain pontszáma és az IP-cím alapján adott értékelés. Minél magasabb a pontszám, annál nagyobb az e-mailek kézbesítésének valószínűsége. Itt azt tárgyaljuk, hogyan erősítheti meg a feladó hírnevét.

Egy új e-mail fiókot nem szabad azonnal tömeges e-mail kampányokra használni.

Jobb lassan kezdeni, először egyedi e-maileket küldeni és beszélgetéseket létrehozni, majd fokozatosan növelni a küldött e-mailek számát. Ha egy új fiókból azonnal sok e-mailt küldünk, az e-mail szolgáltatók felügyelet alá helyezhetik a fiókot, ami negatívan befolyásolhatja az e-mail kézbesíthetőséget, vagy akár végleg letilthatja a fiókot.

Fontos, hogy tisztában legyen az e-mail feketelistákkal, amelyek olyan adatbázisok, amelyek értékelik, hogy egy üzenet érvényes vagy spam.

Olyan IP-címek és tartományok összeállítását tartalmazzák, amelyekről feltételezhető, hogy spam e-maileket küldenek. Kétféle e-mail feketelista létezik, amelyekkel tisztában kell lenni: a domain-alapú és az IP-cím-alapú.

Az előbbi a spam- vagy adathalász célokra gyakran használt domainek listája, míg az utóbbi azon IP-címek vagy hálózatok listája, amelyeket gyakran használnak kéretlen levelek vagy visszaélésszerű anyagok küldésére. Fontos, hogy nyomon kövesse a domainjét és az IP-címét, mivel ha feketelistára kerülnek, akkor végig kell mennie a domain felmelegítésén és újrakezdenie a folyamatot.

Az e-mail feketelista-ellenőrző eszközökkel kapcsolatos további információkért kérjük, olvassa el a cikkben található eszközöket.

Sok e-mail szolgáltató lehetőséget biztosít a leiratkozók számára, hogy kérdőívek vagy egyéb űrlapok formájában visszajelzést adjanak. Ez egy olyan visszajelzési hurkot hoz létre, amely lehetővé teszi a feladó számára, hogy kapcsolatban maradjon azzal, hogy a felhasználóknak mire van szükségük és mire vágynak. Ha valaki úgy dönt, hogy leiratkozik, megjegyzéseket hagyhat a feladónak, hogy miért, ezzel értelmes párbeszédet teremtve.

Hosszú távon ez a visszacsatolási hurok segít a feladó e-mail kézbesíthetőségében, lehetővé téve számára, hogy a címzettek listáját rendezettebb és értékesebb módon tartsa.

Üzenetek küldésekor feltétlenül meg kell erősíteni az e-mail címek listáját.

Nem elképzelhetetlen, hogy megszerezzen egy névjegyzéket, azonban az e-mail címek egy része érvénytelen vagy elavult lehet. Ezért mindig tanácsos egy hitelesítési eszköz használata a címzettek listájának érvényesítéséhez. Ezáltal csökken a visszapattanási arány, javul az e-mail kézbesíthetősége, és javul a feladó hírneve.

Az e-mail lista tisztán tartása érdekében rendszeresen vizsgálja felül az elkötelezettséget, és távolítsa el azokat a feliratkozókat, akik már nem tűnnek érdeklődőnek, futtassa át a listát egy érvényesítési eszközön, és szegmentálja a listát aktív és inaktív feliratkozókra.

Általában a kapcsolatok listájának egy ellenőrző eszközzel történő ellenőrzése három kategóriába sorolja őket: érvényes, kockázatos és érvénytelen.

• Az érvényes kapcsolatok azok, amelyek hitelesítettek és biztonságosan küldhetők.
• A kockázatos kapcsolatok olyanok, amelyek léteznek, de nem biztonságos a küldésük, mivel nem aktívak.
• Az érvénytelen kapcsolatok nem léteznek vagy lejártak, ezért nem javasolt e-maileket küldeni nekik, mivel valószínűleg visszapattannak.

Az e-mail visszaküldések elkerülése elengedhetetlen.

Senki sem örül annak, hogy az e-mailjeit visszaküldik, de sajnos még mindig előfordul. Ha egy üzenet visszakerül, az azt jelentheti, hogy minden kemény munka ellenére elszalasztottuk az esélyt. Sőt, ha egy feladónak sok visszapattant e-mailje van, a domainje feketelistára kerülhet és/vagy az e-mail szolgáltató blokkolhatja.

Kétféle pattogás létezik - kemény és lágy.

• A hard bounce akkor keletkezik, ha a címzett e-mail címe nem létezik, lejárt, vagy a domain érvénytelen. Ez egy állandó visszapattanás, ami azt jelenti, hogy soha többé nem küldhet e-mailt erre a címre, és el kell távolítania a címzettek listájáról.
• A soft bounce akkor keletkezik, ha a címzett postaládája megtelt, az e-mail fájl mérete túl nagy, vagy bármilyen más átmeneti probléma merül fel. Ezek a visszapattanások csak ideiglenesek, de ha többszöri próbálkozás után sem tudja kézbesíteni az e-maileket ezekre a címekre, akkor el kell távolítania őket a listájáról.

Hogyan felügyeljük és teszteljük az e-mail kézbesíthetőséget

Ha már végrehajtotta az e-mail kézbesíthetőségének javítására szolgáló legfontosabb gyakorlatokat, fontos, hogy figyelemmel kísérje és tesztelje azt. Ezt számos eszköz és szolgáltatás segítségével teheti meg, mint például az e-mail kézbesíthetőséget figyelő eszközök és az e-mail kézbesíthetőséget tesztelő szolgáltatások.

Aze-mail kézbesíthetőséget figyelő eszközökkel nyomon követheti az e-mail kézbesíthetőségét, és biztosíthatja, hogy az továbbra is magas maradjon. Ezek az eszközök valós idejű betekintést nyújtanak az e-mail kézbesíthetőségébe, például a megnyitási arányok, az átkattintási arányok, a visszalépési arányok és így tovább.

Aze-mail kézbesíthetőségi tesztelési szolgáltatások az e-mailek küldés előtti tesztelésére szolgálnak. Ezek a szolgáltatások segíthetnek azonosítani minden olyan potenciális problémát, amely befolyásolhatja az e-mail kézbesíthetőségét, mint például a törött linkek, hiányzó képek vagy érvénytelen HTML.

Jelenleg számos forrás létezik, közülük több ingyenes, amelyek lehetővé teszik, hogy megfelelő e-mail kézbesíthetőségi vizsgálatot készítsen, ellenőrizze a kézbesíthetőség különböző aspektusait, és kiszámítsa, hogyan működnek az e-mailek:

• Mailtrap - használja az Email Sandboxot az e-mail folyamatok biztonságos környezetben történő értékeléséhez. Ellenőrizze, hogyan néznek ki az e-mailek a különböző ügyfelek számára, elemezze a spam minősítésüket, és vizsgálja meg, hogy megfelelően elküldte-e őket, anélkül, hogy fennállna a címzettek spamelésének veszélye.
• Feladói pontszám - lehetővé teszi, hogy értékelje a domain státuszát, és megadja a "Feladói pontszámot" minden olyan IP-címhez, amelyről e-maileket küld. Ezenkívül ellenőrzi a kulcsfontosságú hitelesítéseket és az alkalmazandó webhely-tanúsítványokat.
• A Mail-tester.com, az Isnotspam.com és a Spamcheck by Postmark olyan kiegészítő eszközök, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy gyorsan értékeljék egy e-mail cím hírnevét. Ha egy e-mail címet elküld ezeknek a szolgáltatásoknak, azonnal egy átfogó jelentést kap, amely javaslatokat tartalmaz a cím javítására.

Eszközök és szolgáltatások az e-mail kézbesíthetőség javításához

Az e-mail kézbesíthetőségének nyomon követése és tesztelése mellett számos eszköz és szolgáltatás segíthet annak javításában. A B2B marketingeszközök segíthetnek a vállalkozásoknak időt és pénzt megtakarítani az olyan feladatok automatizálásával, mint az e-mail és a közösségi média kampányok.

Ezek közé tartoznak:

Email kézbesíthetőségi eszközök: Ezek az eszközök az e-mail kézbesíthetőség monitorozására és nyomon követésére szolgálnak. Valós idejű betekintést nyújtanak az e-mail kézbesíthetőségébe, például a megnyitási arányok, az átkattintási arányok, a visszalépési arányok és így tovább.

E-mail kézbesítési szolgáltatások: Az e-mail kézbesítési szolgáltatások biztosítják, hogy az e-mailek eljussanak a postafiókokba. Ezek a szolgáltatások olyan funkciókat biztosítanak, mint a spamszűrés, a visszautasítások kezelése és még sok más.

Email hitelesítési szolgáltatások: Az e-mail érvényesítési szolgáltatások az e-mail címek érvényességének ellenőrzésére szolgálnak az elküldés előtt. Ez segíthet csökkenteni a visszapattanási arányt és javíthatja az e-mail kézbesíthetőségét.

Email marketing platformok: Az e-mail marketing platformok hatékony eszközöket biztosítanak az e-mailek létrehozásához, küldéséhez és nyomon követéséhez. Ezek a platformok olyan funkciókat is biztosítanak, amelyek segítenek az e-mail kézbesíthetőség optimalizálásában, mint például az automatikus A/B tesztelés. Használjon továbbá weboldal auditot annak ellenőrzésére, hogy az e-mail kézbesíthetőség megfelelő-e.

Fontos, hogy olyan megbízható eszközöket válasszon, amelyek bizonyítottan jó hírnévvel rendelkeznek az IP-címek és az üzleti követelményeknek megfelelő funkciók tekintetében.

Ezek a platformok számos e-mail kézbesíthetőségi szakemberrel rendelkeznek, és segíthetnek a kampányok javításában.

• A Mailtrap Email API nagyobb hatáskört biztosít a fejlesztőknek az e-mail kézbesíthetőség felett, és lehetővé teszi számukra, hogy azonnal, még azelőtt kezeljék a meglévő küldési problémákat, mielőtt azok bekövetkeznének. Az Email API emellett 10 000 e-mail/másodperc körüli küldési átviteli sebességgel büszkélkedhet.
• A SendGrid az egyik legnagyobb piaci szereplő, amely mind a tranzakciós e-mailekre, mind a marketingkampányokra specializálódott. Erős API-jukat felhasználhatja, hogy funkcióikat összekapcsolja az Ön platformjával. A SendGrid számos eszközt is biztosít vonzó és sikeres e-mailek létrehozásához.
• A Sendinblue mind tranzakciós, mind reklámüzeneteket biztosít, és olyan extra funkciókkal rendelkezik, mint az SMS és a marketing automatizálás.
• A Mailchimp remek választás promóciós tevékenységek és automatizálás kialakításához a sablonjaival, a drag-and-drop e-mail készítőjével és az analitikával. Továbbá az ő tulajdonukban van a Mandrill, amely egy népszerű eszköz a tranzakciós e-mailek küldéséhez.
• Végül, a Mailjet egy ésszerű lehetőség a tranzakciós e-mailek és hírlevelek küldésére, hasonló funkciókat kínálva.

Következtetés

Az e-mail kézbesíthetőség kulcsfontosságú tényező a kampányok sikerében. A magas e-mail kézbesíthetőség elérése gondos tervezést, valamint a megfelelő gyakorlatok és eszközök alkalmazását igényli. Az ebben a blogban ismertetett tippek követésével biztosíthatja, hogy az e-mailek eljussanak a címzettekhez, és javíthatja az e-mail kézbesíthetőséget.

Ha segítségre van szüksége az e-mail kézbesíthetőség javításához, javasoljuk, hogy használja ki a rendelkezésre álló különböző eszközöket és szolgáltatásokat. Az e-mail kézbesíthetőséget figyelő eszközöktől kezdve az e-mail kézbesítési szolgáltatásokig ezek az eszközök biztosítják, hogy az e-mailek eljussanak a postaládába, és maximalizálják a ROI-t.

A nap végén az e-mail kézbesíthetőség javítása folyamatos folyamat. Figyelje az e-mail kézbesíthetőséget, és szükség szerint végezzen módosításokat annak érdekében, hogy az e-mailek eljussanak a címzettekhez.