Hogyan biztosítható az üzleti megfelelés 2024-ben: Eszközök, amelyek segítenek az élen maradni

Intro

Lássuk be - az üzleti szabályozásokkal való lépéstartás néha zsonglőrködésnek tűnhet. A változó adózási szabályok, adatvédelmi törvények és ágazatspecifikus irányelvek között könnyen túlterhelődhetünk.

De a helyzet a következő: a megfelelés nem csak arról szól, hogy kipipáljuk a vállalkozása számára egy képzeletbeli ellenőrző listán szereplő négyzeteket. Hanem arról is, hogy megvédje vállalkozását a bírságoktól, megőrizze a bizalmat ügyfelei iránt, és zökkenőmentesen működtesse működését.

A vállalkozások ma már nem engedhetik meg maguknak, hogy manuális folyamatokra hagyatkozzanak. A megfelelési eszközök jelentik a jövő útját. Azzal, hogy manapság sok dolog mesterséges intelligencia-vezérelt, a vállalkozásoknak nem szabad lemaradniuk.

Meg kell győződnie arról, hogy vállalkozása megfelel a játéknak. Ebben a cikkben végigvesszük, hogy mit jelent a megfelelés, miért kritikus, milyen kockázatokat rejt a figyelmen kívül hagyása, és milyen eszközök segíthetnek abban, hogy a csúcson maradjon.

Mi az üzleti megfelelés?

Gondoljon az üzleti megfelelésre úgy, mint a korlátokra, amelyek biztonságban és jogszerűségben tartják a működését. A vállalkozására vonatkozó szabályok és előírások betartásáról van szó - legyen szó akár munkaügyi törvényekről, adatvédelmi követelményekről vagy pénzügyi beszámolási kötelezettségekről. A trükkös rész a szabályok betartása, mivel azok nincsenek kőbe vésve.

A megfelelés azt jelenti, hogy tudatában kell maradnia ezeknek a változásoknak, és gondoskodnia kell arról, hogy vállalkozása mindig tiszta maradjon. Az Ön célja, hogy elkerülje a bírságokat, megőrizze ügyfelei bizalmát, és hogy vállalkozása jogszerűen és megfelelően működjön.

Miért van szüksége vállalkozásának automatizált megfelelőségi eszközökre?

Megfelelő eszközök nélkül megpróbálni megfelelni a követelményeknek olyan, mintha szandálban próbálnánk meg teljesíteni a maratont. Be lehet fejezni a maratont, de ne számítson arra, hogy a ranglistán lesz. Valószínűleg felesleges fájdalmat is szerez magának útközben.

Miért akarnál ilyen fájdalmat, igaz? Tehát az előrelépéshez automatizált megfelelőségi eszközökre van szüksége. Ezek az eszközök sok fejfájást vesznek ki a szabályozások kezeléséből. Íme, miért nélkülözhetetlenek:

A szabályozás összetettsége

A rendeletek gyorsan változnak. Csak tavaly a vállalkozások több mint fele mondta, hogy nehezen tud lépést tartani a változó szabályokkal - különösen az olyan adatvédelmi törvényekkel, mint az általános adatvédelmi rendelet (GDPR). Az automatizált eszközök valós időben frissülnek, így nem kell aggódnia amiatt, hogy lemarad a kulcsfontosságú változásokról.

Osztályok közötti integráció

A megfelelés nem egy osztályon belül történik. HR, pénzügy, IT - mindenki érintett. Az automatizált rendszerek gondoskodnak arról, hogy a vállalkozás minden része szinkronban legyen. Ez segít Önnek abban, hogy a követelményeknek mindenhol megfeleljen, anélkül, hogy ezzel bajlódnia kellene.

Valós idejű felügyelet

Nem lenne jó, ha kaphatnánk egy figyelmeztetést, ha valami rosszra készül? Az automatizált megfelelőségi eszközök pontosan ezt teszik. Valós idejű figyelmeztetést adnak, ha közel áll egy szabály megszegéséhez, így még azelőtt orvosolhatja a problémát, hogy az problémává válna.

Versenyelőny

Az ügyfelek jobban odafigyelnek arra, hogy mely vállalkozások tartják be a szabályokat. A NielsenIQ 2022-es jelentése szerint a fogyasztók több mint 80%-a olyan vállalatokkal dolgozik együtt szívesebben, amelyek átláthatóak a folyamataikkal kapcsolatban. Az automatizált eszközök segítenek a bizalom kiépítésében - a bizalom pedig hűséget és hosszú távú sikert jelent.

A meg nem felelés kockázatai: Bírságok, hírnévkárosodás és működési zavarok.

Nem csak kockázatos, de drága is, ha nem tartjuk be a szabályokat. A megfelelés elmulasztása minden oldalról sújthatja Önt, és a következmények a pénzügyi bírságoktól kezdve az ügyfelek bizalmának sérüléséig terjedhetnek.

A GlobalScape és a Ponemon Institute 2017-es tanulmánya, amelynek címe True Cost of Compliance with Data Protection Regulations (Az adatvédelmi szabályoknak való megfelelés valódi költségei), megállapította, hogy a vállalkozások számára a megfelelés elmulasztásának átlagos éves költsége 14,8 millió dollárt tesz ki. Ez 45%-kal magasabb, mint 2011-ben, és lényegesen drágább, mint a megfelelés átlagos költsége, amely 5,5 millió dollár.

Ez a forgatókönyv csak azt mutatja, hogy mennyire költséghatékony lehet az üzleti megfelelés. Segít elkerülni ezt a három legnagyobb kockázatot:

Bírságok és jogi problémák

A bírságok és a jogi problémák nem csak pofonok. Ezek komoly problémák, amelyek akár milliókba is kerülhetnek. Vegyük például a GDPR-t (általános adatvédelmi rendelet) Európában. Ha hibázik, akár 20 millió eurós GDPR-bírsággal vagy a globális bevételének 4%-ával is számolhat, attól függően, hogy melyik a magasabb.

Reputációs kár

A mai világban a márka a minden. Egyetlen megfelelési hiba, és máris veszélybe kerülhet vállalkozása hírneve.

Ne feledje, hogy az ügyfelek manapság jobban értékelik a magánéletüket, mint valaha. Tudni akarják, hogy az adataik biztonságban vannak-e Önnél. Ha híre megy, hogy Ön túl lazán védi személyes adataikat, akkor lehet, hogy a versenytársaknál kezdenek kirakatvásárlást tartani.

Operatív fejfájás

Ha a meg nem felelésre figyelmeztetnek, az megakaszthatja a műveleteket. Például, már készen áll az új termékének bevezetésére. A marketingcsapat fel van dobva, és mindenki készen áll az indulásra. A megfelelési problémák azonban hirtelen felütik a fejüket. Hirtelen minden megáll. Ez eléggé kiábrándító lenne az Ön, az alkalmazottai és az ügyfelei számára.

Melyek az üzleti megfelelés legfontosabb területei?

A megfelelés nem egy egyméretű, mindenki számára megfelelő megoldás. Több területre is kiterjed, az Ön iparágától függően. Íme, a legfontosabb területek, amelyeket a vállalkozásoknak szem előtt kell tartaniuk:

Adatvédelem

Az olyan adatvédelmi szabályok, mint a GDPR (általános adatvédelmi rendelet) és a kaliforniai fogyasztói adatvédelmi törvény (CCPA) megkövetelik a vállalatoktól, hogy felelősségteljesen kezeljék az ügyfelek adatait. Ez magában foglalja a következő lépések megtételét:

1. Szerezze be az ügyfelek hozzájárulását az adatgyűjtéshez.
2. Védje az összegyűjtött adatokat titkosítással.
3. Értesítse az ügyfeleket jogsértés esetén.

Környezetvédelmi előírások

Ha vállalkozásának van bármilyen környezeti hatása (és a legtöbbnek van), akkor be kell tartania a szén-dioxid-kibocsátásra, a hulladékgazdálkodásra és a környezetbarát gyakorlatokra vonatkozó előírásokat. A fenntarthatóság nem csak a bolygónak tesz jót, hanem egyre inkább kötelező szabályozási követelménnyé válik.

A PwC 2024-es "A fogyasztók hangja" felmérése szerint a fogyasztók 9,7%-a magasabb árat fog fizetni a fenntartható termékekért és árukért. Ez összhangban van a tavalyi felméréssel, amely 9,8%-os hajlandóságot mutatott arra, hogy a fenntarthatóságért magasabb árat fizessenek.

Pénzügyi beszámolás és könyvvizsgálat

A könyvelés rendben tartása nem csak okos dolog, hanem törvényileg is kötelező. A kormányok pontos pénzügyi beszámolót várnak el, és sok vállalkozásnak fel kell készülnie az ellenőrzésekre. A pénzügyi megfelelés automatizálása megkímélheti Önt az utolsó pillanatban felmerülő feladatoktól és problémáktól.

Iparág-specifikus szabályozások

Bizonyos iparágaknak extra szabályokat kell követniük. Az egészségügyi szolgáltatóknak például a betegadatok védelme érdekében meg kell felelniük az Egészségbiztosítási hordozhatósági és elszámoltathatósági törvénynek (HIPAA ). Hasonlóképpen, a pénzügyi intézményeknek is meg kell felelniük a pénzmosás elleni (AML) követelményeknek a csalás megelőzése érdekében.

Hogyan egyszerűsítheti a HR szoftver a szabályozási megfelelés folyamatosságát

Ha azt gondolja, hogy a megfelelés csak pénzügyi vagy jogi kérdés, gondolja át újra. A HR is nagy szerepet játszik. Szerencsére a HR-szoftverek sokkal könnyebbé tehetik a megfelelés kezelését.

Dokumentáció és jelentéstétel automatizálása

A HR-eszközök képesek automatikusan jelentéseket generálni és naprakészen tartani a nyilvántartásokat, így mindig felkészülten várhatja az auditokat és ellenőrzéseket.

A munkajogi megfelelés egyszerűvé téve

A munkaórák nyomon követésétől az egyenlő bérezés garantálásáig a HR-eszközök segítenek a munkaügyi törvényeknek való megfelelésben. A beépített ellenőrzésekkel ellátott rendszerek segítségével könnyen észreveheti a lehetséges jogsértéseket, mielőtt azok problémává válnának.

Megfelelőségi eszközök a pénzügyi beszámoláshoz

A pénzügyi megfelelés az egyik olyan terület, ahol az automatizálás igazán jól működik. Nézzük meg, hogy a pénzügyi eszközök hogyan tarthatják Önt a pályán:

Maradjon naprakész az adótörvények változásaival kapcsolatban

Az adótörvények gyorsan változhatnak, különösen az olyan államokban, mint Kalifornia, ahol a szabályokat gyakran frissítik. A kaliforniai vállalkozások számára kifejlesztett bérszámfejtő rendszerek, mint például az EarnPayroll, segítenek Önnek az új adószabályok automatikus frissítésével az élvonalban maradni. Ez biztosítja, hogy a bejelentései mindig pontosak legyenek, és megfeleljenek a Kaliforniára vonatkozó legújabb jogi követelményeknek.

Hibák felderítése, mielőtt problémává válnának

Hibák előfordulnak, de nem kell, hogy bírságot vonjanak maguk után. Az automatizált pénzügyi eszközök algoritmusokat használnak a hibák felderítésére. Ezek az algoritmusok képesek kiszúrni olyan problémákat, amelyeket az emberi szem esetleg nem vesz észre. Minden hibát azonnal kijavíthat, mielőtt elküldené a jelentést.

Audit-kész tárolás a felhőben

A pénzügyi dokumentumok felhőben történő tárolása mindent rendszerezve és az ellenőrzések során hozzáférhetővé tesz. A felhőalapú tárolás nemcsak a megfelelőséget garantálja, hanem a feljegyzések védelmét is biztosítja a legmagasabb szintű biztonsággal. Bármikor és bárhol biztonságosan hozzáférhet dokumentumaihoz.

Eszközök az adatvédelmi és biztonsági megfeleléshez

Mivel az adatvédelmi incidensek száma egyre nő, a vállalkozások nem engedhetik meg maguknak, hogy spóroljanak a biztonsággal. Íme néhány elengedhetetlen eszköz az adatvédelmi megfeleléshez:

Kiberbiztonsági eszközök a megfelelőség megőrzéséhez

Az adattörvényeknek való megfelelés többet jelent az adatok elzárásánál - folyamatos felügyeletet igényel. A kiberbiztonsági eszközök segítenek a valós idejű fenyegetések észlelésében és a kiberkockázatok megelőzésében. Megelőzheti az esetleges személyazonosság-lopásokat és más, kibertámadásokból eredő problémákat.

Az ügyfelek hitelinformációinak kezelése során rendelkezésre állnak olyan eszközök, amelyek segítenek a tisztességes hitelinformációs törvény (FCRA ) betartásában. Az FCRA-nak való megfelelés elengedhetetlen a pontos hitelinformációk törvényes bejelentéséhez.

A megfelelés talán nem a legizgalmasabb része a vállalkozás működtetésének, de mindenképpen az egyik legfontosabb. A jó hír az, hogy nem kell egyedül megbirkóznia vele. Az automatizált eszközök megkönnyíthetik a megfelelőséget.

A megfelelő eszközökkel elkerülheti a költséges hibákat. Az ügyfelei bizalmának kiépítésére összpontosíthat, és növelheti vállalkozását. Ma már a megfelelés nem csak a bajok elkerüléséről szól. Hanem arról is, hogy hosszú távon sikeressé tegye magát.