Hogyan lehet hatékonyan megelőzni az időlopást a munkahelyen?

Intro

Benjamin Franklin, az USA egyik alapító atyja sok minden volt: író, sikeres üzletember, nyomdász, emberbarát, politikus és feltaláló.

Egyik esszéjében - "Tanácsok egy fiatal kereskedőnek" - azt írta: "Ne feledd, hogy az idő pénz".

Franklin urat szórakoztatta volna, ha tudná, hogy a fiatal kereskedőknek adott tanácsai még 275 év elteltével is aktuálisak, különösen azon szervezetek számára, amelyek a "munkavállalói időlopás" kihívását igyekeznek megoldani, miközben optimálisan kihasználják a munkavállalók idejét.

Az alkalmazottak időlopása komoly kihívást jelent a munkahelyi termelékenységi szintek folyamatos javítására törekvő szervezetek számára. Ha nem foglalkoznak vele, az nyereségkieséshez vezethet, és hatással lehet a szervezetek növekedési kilátásaira, sőt, hosszabb távú fenntarthatóságára is.

Miközben a szervezetek az alacsony munkatermelékenység okait kutatják, mélyen bele kell merülniük abba, hogy alkalmazottaik tudatosan vagy véletlenül engednek-e az időlopásnak. Ez a blog segít megérteni mindent az időlopásról, arról, hogy a munkavállalók hogyan vesznek részt ilyen gyakorlatokban, és hogyan lehet ezt munkáltatóként megelőzni.

Mi az az időlopás?

Kép forrása

Az időlopás egyszerűen a munkaidő elsajátítása a munkavállalók által, akár úgy, hogy úgy tesznek, mintha dolgoznának, és tudatosan vagy tudtukon kívül nem munkával kapcsolatos tevékenységeket végeznek. Ily módon az alkalmazottak a nem ledolgozott órákért kapnak fizetést, ami a szervezet számára termelékenység- és teljesítményveszteséget okoz.

Az időlopás triviálisnak tűnhet, sőt nehéz megérteni, mivel nem olyan, mint az anyagi lopás. A lopásra úgy vagyunk beállítva, hogy a lopást a tulajdon vagy a tulajdon fizikai elvesztéseként képzeljük el. Ezért lehet, hogy a szervezetek számára kihívást jelenthet az időlopás körvonalainak és az üzleti teljesítményükre gyakorolt hatásának teljes megértése.

Ez azonban a szabálysértés egy olyan formája, amely a szervezeti termelés és a bevételek óriási csökkenéséhez vezethet, különösen a nagyobb, jelentős számú alkalmazottal rendelkező szervezetek esetében.

Értelmezzük ezt egy 700 alkalmazottal rendelkező szervezet példáján keresztül. Ha minden egyes alkalmazott naponta 30 percet lop vagy eltulajdonít, akkor a szervezet naponta 21 000 percet vagy 250 óra produktív időt veszít!

Ezek a számok több százezer munkaórát és több millió dollárnyi pénzösszeget jelenthetnek, ami rámutat arra, hogy az időlopás milyen hatással lehet az üzleti teljesítményre, és akár a szervezet hosszabb távú fenntarthatóságát is veszélyeztetheti.

Most, hogy megértettük, mi számít időlopásnak, nézzük meg, hogyan lopnak időt a munkavállalók a munkáltatójuktól.

Hét módja annak, hogy a munkavállalók időlopást kövessenek el

A leleményesség nem ismer határokat, és az alkalmazottak nem szűkölködnek az időrablásban. Az alábbiakban azonban felsoroljuk azt a hét jól ismert módot, amellyel az alkalmazottak időt lopnak a szervezetüktől.

1. Egér automatizálás

Az egyik leghatékonyabb módja az időkövető szoftverek megtévesztésének az automatizált egér használata. Az alkalmazottak egy egérdobozt helyezhetnek egy elemes vagy távirányítású eszköz tetejére, amelyet távolról is működtethetnek.

Ily módon az egér továbbra is a képernyőn lebeg a felhasználó által megfelelőnek ítélt időszakos és előre meghatározott időközönként, a számítógép képernyőjét aktívan tartva. Mivel az időkövető szoftvereszköz feltételezi, hogy a felhasználó aktív, nem képes regisztrálni semmilyen gyanús tevékenységet és jelenteni az időlopást.

2. Több kis ablak megnyitása

Az időlopás másik hatékony, mégis egyszerű eszköze, ha több kis ablakot nyitunk a számítógép képernyőjén. Az ilyen ablakok segítségével az alkalmazottak szörfözhetnek az interneten, cseveghetnek barátaikkal, vagy akár online vásárolhatnak. Eközben a fő, teljes képernyős ablakot nyitva tartják az irodával kapcsolatos tevékenységekhez. Mivel egyes online időnyilvántartó szoftverek a teljes képernyős ablakot követik, ezek megtéveszthetik az alkalmazottakat, hogy az irodával kapcsolatos feladatokon való aktív munkavégzésként regisztrálják őket.

3. A képernyőkép szoftver időzítése

Ennek a trükknek a használata bizonyos jártasságot igényel a szoftverek működtetésében, különösen az alkalmazottak nyomon követésére használt szoftverkód megkerülésének vagy feltörésének képességét. Az alkalmazottak feltörhetik az időkövető szoftvert, hogy megismerjék azt az időintervallumot, amelyben a szoftver képernyőfotót készít a felhasználó számítógépének képernyőjéről.

Ez az információ segíthet nekik abban, hogy tevékenységüket úgy időzítsék, hogy a munkaidő-nyilvántartó szoftver hivatalos feladatokat ellátó személyként regisztrálja őket. Eközben a munkavállaló kényelmesen szörfözhet az interneten vagy végezhet nem munkával kapcsolatos feladatokat a két képernyőkép közötti időközbeni szünetben.

4. Több monitor használata

Egyes alkalmazottak USB-kábeleken keresztül több más monitorhoz/képernyőhöz is csatlakoztatják a laptopjukat. Ez lehetővé teszi számukra, hogy egyszerre több ablakot is kezeljenek, miközben a főablakot az irodai feladatokra használják. Sajnos nem sok, a piacon kapható munkaidő-nyilvántartó szoftver képes a több monitor azonosítására és nyomon követésére.

Ez a meglévő hiányosság lehetővé teszi, hogy egyes munkavállalók ellopják a munkáltatók idejét.

5. A szoftverkód manipulálása

Ez egy szokatlanabb módja az időkövető szoftverek becsapásának. A technológiában és a szoftverekben jártas alkalmazottak azonban a szoftverkód módosításával kihasználhatják az időnyilvántartó eszközöket.

Egyes időnyilvántartó szoftverek érzékenyek a hackelésre és a manipulációra, ami lehetőséget teremt a munkavállalók számára, hogy megváltoztassák a munkavégzésüket. Ily módon az ilyen eszközök helytelen információkat regisztrálnak, amelyeket az alkalmazottak előre beadnak.

6. Buddy punching

Kép forrása

A "Buddy punching", mint a munkaadók megtévesztésének eszköze a munkavállalók munkaidő-felhasználásával kapcsolatban, azóta létezik, amióta a munkaidő-nyilvántartás koncepciója előtérbe került. A Buddy punching a helyettesítő jelenlétet jelenti, amikor egy másik munkavállaló jelzi a jelenlétet a kollégái nevében.

A szervezetek azonban a biometrikus jelenléti rendszerek intézményesítésével, ahol az alkalmazottak retinaszkenneléssel, ujjlenyomat-szkenneléssel, arcfelismerő rendszerekkel stb. regisztrálják jelenlétüket, nagymértékben kiszorították az időlopás ezen eszközét.

7. Túlzott, nem produktív internetezés

Az internetes szörfözés természetes, és az alkalmazottak időnként ellátogatnak az internetre, hogy információkat kutassanak vagy hitelesítsenek, vagy hogy betekintést nyerjenek egy olyan témába, amellyel valószínűleg az ügyfeleikkel, vezetőikkel vagy kollégáikkal fognak foglalkozni. A túlzott internetezés azonban, különösen a nem produktív feladatok, például a személyes e-mailekre való válaszadás, az online vásárlás vagy a munkával nem kapcsolatos témákról való olvasás miatt, a produktív munkaidő elvesztéséhez vezethet.

Egyes alkalmazottak munkaidőben is értelmetlenül szörfölnek az interneten, miközben úgy tesznek, mintha valamilyen hivatalos feladathoz kapcsolódó fontos információt keresnének. Az ilyen forgatókönyvek kezeléséhez szükség lehet arra, hogy különböző módon inspirálja alkalmazottait, hogy növelje teljesítményüket.

Az időrablás hatása a vállalkozásokra

Az iparági eredmények azt mutatják, hogy az időlopás továbbra is a szervezetek bevételkiesésének komoly forrása. Egy iparági jelentés például kimutatta, hogy az időlopás évente 20 milliárd USD és 50 milliárd USD veszteséget okoz az amerikai szervezeteknek.

Eközben a vállalkozások világszerte több mint 400 milliárd dollárt veszítenek a munkahelyi termelékenység elvesztése miatt! Ezek komoly számok, és aggodalomra adnak okot a többszörös válságban, például a turbulens munkaerőpiacon és a kulcsfontosságú piacok nem túl biztató makrogazdasági mutatóiban vergődő szervezetek számára.

Hogyan lehet megállítani az időlopást

Az alábbiakban felsorolunk néhány módszert, amellyel a szervezetek megállíthatják az időlopást.

1. A munkavállalók elkötelezettségének fokozása

Egy nemrégiben készült iparági jelentés megerősítette, hogy a munkavállalók elkötelezettségi szintje továbbra is történelmi mélyponton van. A globális munkaerő mindössze egyötöde, azaz 21%-a vallja magát aktívan elkötelezettnek. Eközben a dolgozói stressz 2022-ben 44%-ot mért, ami még magasabb, mint a 2021-es adatok.

A távmunkára és a hibrid munkahelyekre való hirtelen átállás hatással volt a munka és a magánélet egyensúlyára, ami növelte a kiégési arányt. Ezek a kihívások befolyásolták a munkavállalók azon képességét, hogy az irodai feladatokra összpontosítsanak, és egyensúlyt teremtsenek a magán- és a szakmai életük között. Ennek kezelése érdekében a szervezeteknek időt kell fordítaniuk a munkavállalókkal, hogy megértsék az alacsony termelékenységi rátájuk mögött meghúzódó okokat, és hogy szükség van az időnyilvántartó szoftverek becsapásának módjaira.

Az elkötelezett alkalmazottak kisebb valószínűséggel pazarolják munkaidejüket nem produktív feladatokra, és nagyobb értéket teremtenek a szervezet számára. Ennek érdekében a munkáltatók különböző munkavállalói elkötelezettségi tevékenységeket végezhetnek a termelékenység növelése és az időlopás visszaszorítása érdekében.

2. Hatékonyan kommunikáljon

A hatékony kommunikáció fontosabb, mint valaha, különösen a személyes interakciók ritkulásával és a távmunka általánosabbá válásával. A szervezeteknek nemcsak azért kell hatékonyan kommunikálniuk, hogy bevonják a munkavállalókat, hanem azért is, hogy segítsenek nekik megérteni az időnyilvántartó rendszerek szükségességét.

A szervezeteknek el kell hitetniük alkalmazottaikkal, hogy az ilyen időnyilvántartó mechanizmusok használata nem a mikro-menedzselésüket szolgálja, hanem azt, hogy több használható betekintést nyújtsanak számukra arról, hogy miként lehet őket magasabb értékű feladatokban való részvételre ösztönözni. Az üzleti vezetőknek vezető szerepet kell vállalniuk az ilyen gyakorlatok intézményesítésében az egész szervezeten belül, a változások elindítójaként kell fellépniük.

Olvassa el ezt is: 5 hatékony belső kommunikációs eszköz az üzleti munkafolyamatok javításához

3. fedélzeti időkövető szoftver

Kép forrása

Az időnyilvántartó szoftver bevezetése stratégiai lépés a termelékenység növelésére és az időlopás megelőzésére törekvő vállalkozások számára. Egy olyan időnyilvántartó eszköz, mint a Replicon bevezetésével a szervezetek pontosan nyomon követhetik az alkalmazottak munkaidejét és tevékenységeit, csökkentve ezzel az időlopás kockázatát. Ezek a fejlett megoldások valós idejű betekintést nyújtanak a feladatokba és a projektek időbeosztásába, biztosítva a munkahelyi elszámoltathatóságot és átláthatóságot. Néhány ilyen eszköz mesterséges intelligenciával támogatott időnaplókat és mobil időnaplókat kínál, amelyek segítségével a szervezetek bármikor és bárhol rögzíthetik az idő- és jelenléti adatokat, könyvelhetik a szabadnapokat, és hatékonyan kezelhetik a munkaidő-beosztást.

4. Rugalmas munkaidő lehetővé tétele

Kép forrása

A munkáltatók rugalmas munkaidő biztosításával segíthetik a munkavállalókat a munka és a magánélet jobb összeegyeztetésében. A rugalmas munkaidő-beosztás segíthet a munkavállalóknak abban, hogy a magánéletüket és a feladataikat úgy tudják kezelni, hogy ne kelljen hazudniuk arról, hogy "fix" munkaidőben online vannak, vagy hogy ne kelljen zseniális módszereket találniuk az időnyilvántartó szoftverek becsapására.

Ez lehetővé tenné számukra, hogy figyelmesen a munkájukra koncentráljanak, és stresszmentesebb életet éljenek, ami segítene növelni a termelékenységi szintjüket, ami hosszú távon a szervezet javát szolgálná, segítve őket a tehetségekért folyó háború megnyerésében!

Kipróbálhatja a rugalmas munkaidő-beosztást, ahol az alkalmazottak meghatározott óraszámban dolgozhatnak, de megválaszthatják, hogy mikor dolgozzanak, vagy akár kipróbálhatják a sűrített munkahét beosztást, mint például a 4/10, 9/80 vagy 2-2-3, amely lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy a szokásos öt napnál rövidebb idő alatt töltsék le a munkahetet, és így több szabadidőt kapjanak, ahol személyes tevékenységeiket végezhetik.

5. Az eredményekre összpontosítás

A szervezeteknek olyan kultúrát kell kialakítaniuk, amelyben az alkalmazottak és a vezetők az eredményekre összpontosítanak, nem pedig a projektre vagy feladatra fordított időre. Ez változást jelenthet a bevett paradigmához képest, ahol a "ráfordított időt" tekintik a termelékenység mércéjének.

Az ilyen változások megvalósítása azonban hosszabb távú beavatkozásokat és elkötelezettséget igényel, mivel a kulturális változások csak hosszú idő múlva jelentkeznek.

6. Szorgalmasan auditáljon

Az alkalmazottak időtöltésének ellenőrzése mély betekintést nyújthat a szervezet egészére kiterjedő tendenciákba, amelyeket a vezetők felhasználhatnak a fejlesztések ütemtervének kidolgozásához. Egy szervezet például automatizálhatja az adminisztratív feladatokat, ha a munkatársak több időt töltenek adminisztratív tevékenységekkel, mint az üzletileg kritikus feladatokkal.

Következtetés {#következtetés}

Az elmúlt néhány év világszerte viharos volt a szervezetek számára. A csökkent haszonkulcsok, az ügyfelek kiadásainak jelentős csökkenése, a tehetségekért folytatott tomboló háború és a humánerőforrás-költségek növekedése arra kötelez, hogy éles szemmel keressék a bevételkiesés megszüntetésének módjait. Az alkalmazottak időlopásának problémájával való foglalkozás pedig egy egyszerű, de rendkívül hatékony módja a nyereség javításának.