Hogyan építsünk és erősítsünk meg egy távmarketing csapatot?

Intro

A távmunka jelentősen javíthatja a termelékenységet, a munkavállalók elégedettségét és elkötelezettségét, valamint a munka és a magánélet egyensúlyát. Emellett jelentősen javíthatja a munkavállalók megtartási arányát is. Mégis, a struktúra hiánya és a figyelemelterelés csökkentheti az alkalmazottak termelékenységét, ha nem kezeli jól.

A távoli marketingcsapat felhatalmazása érdekében szüntesse meg a távmunka akadályait, és egyszerűsítse a folyamatokat. Ez megkönnyíti az emberek számára, hogy információt kérjenek, támogatást kapjanak és változtassanak.

Ez a cikk lépésről-lépésre bemutatja, hogyan építsünk fel és adjunk felhatalmazást egy távmarketingcsapatnak, és hogyan tartsuk elkötelezettek az érdekelt feleket.

Hogyan lehet hatékonyan felépíteni és kezelni egy távoli marketing csapatot

1. Dolgozzon a távoli beilleszkedési programján

A Career Builder szerint a munkáltatók 93%-a úgy gondolja, hogy a beszoktatás jelentős szerepet játszik abban, hogy a munkavállaló a vállalatnál maradjon. Emellett a rossz beilleszkedési gyakorlat az esetek 12%-ában felmondáshoz vezethet.

Vállalatának sikere nagymértékben függ a csapatának készségeitől és tehetségétől - azoktól az emberektől, akik a frontvonalon dolgoznak, és biztosítják a műveletek zökkenőmentes működését. Ebben segíthet egy ésszerűsített távoli beilleszkedési program, más néven virtuális beilleszkedési program kidolgozása. Ez még az újonnan felvett munkatársak gyorsabb beilleszkedését is elősegítheti. Lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy az új alkalmazottak képzésére összpontosítsanak olyan szempontokra, amelyek azonnal hatással lesznek az egész szervezetre, és hosszú távon is segítenek.

Ha megtervez egy robusztus, 30-60-90 napos, skálázható, alkalmazotti beilleszkedési folyamatot, akkor a megtartott szakképzett alkalmazottak számának növekedését fogja tapasztalni.

2. Tartsa nyitva a kommunikációs vonalakat

Bár az emberek egyre inkább hozzászoknak a távmunkához, a korlátozott napi interakciók miatt ez még mindig kissé elszigetelő lehet. Ösztönözze a heti vagy kétheti megbeszéléseket, hogy biztosítsa, hogy a távoli marketingcsapata mindig képben van.

Az ilyen találkozókon kívül 1:1-es hívások vagy közvetlen üzenetek révén is elősegítheti a közvetlen kommunikáció kultúráját. Továbbá létrehozhat dedikált csatornákat a Slacken, hogy a munkával kapcsolatos beszélgetéseket és informális megbeszéléseket a megfelelő csatornákra irányítsa.

David Mara, a Mara Ügyvédi Iroda munkatársa szerint: "Amikor a világjárvány 2020-ban elérte San Diegót, a távmunkában dolgozó jogi csapatom közötti jó kommunikáció fenntartásával küzdöttem. Azóta kezdtem el használni a Slacket és a Teamworkot, és ez elképesztően jól működött a csapat és az ügyfelek számára. Még mindig ezeket a platformokat használjuk, amikor az ügyvédeink egy másik városban lévő ügyfelet látogatnak meg, vagy amikor otthonról kell dolgozniuk."

3. Az értelmes elkötelezettségi gyakorlatokra való összpontosítás

(Forrás: Shelly Kramer)

A távmunkások bevonása nem könnyű feladat. Mivel nincsenek az irodában, nem tudhatja, mikor csökken az elkötelezettségük szintje, vagy mi motiválja őket. Ezért a HR-csapatoknak és a vezetőknek olyan megnyerő megoldásokat kell találniuk, amelyekkel a marketingcsapatot is bevonhatják.

Szervezhet virtuális kávés találkozókat, jégtörőket, csapatépítő tevékenységeket vagy ötleteléseket a legújabb projekt körül. Az újonnan felvett munkatársak számára is kijelölhet egy-egy társat, hogy megkönnyítse a beilleszkedésüket, vagy társíthatja az embereket a rutinszerű megbeszéléseken, hogy jobban megismerhessék a kollégáikat.

Határozza meg értékeiket és karriercéljaikat egy-egy értelmes személyes találkozó során, és ezután elkezdheti megtalálni a távoli csapat bevonásának értelmes módjait, hogy támogassa őket.

4. Az együttműködés elősegítése

Az együttműködő környezet megteremtése elengedhetetlen ahhoz, hogy a távoli csapat fejlődhessen és tanulhasson egymástól. Az együttműködést elősegítő vállalati kultúra megteremtése segíthet ennek elérésében. Ezt úgy is megteheti, hogy a munkatársai ötletbörzét tartanak a projektekhez.

Ez segíthet abban, hogy az alkalmazottak hajlamosabbak legyenek a produktivitásra és a munkahelyi környezetükben való elhelyezkedésre. Az együttműködésen alapuló tevékenységek megvalósítása mellett nyilvánosan elismerheti az alkalmazottak mérföldköveit, és időben jutalmazhatja a jól végzett munkát.

Az együttműködési kezdeményezések jelentős része nagymértékben függ a szilárd és befogadó munkakultúra megteremtésétől.

5. Mentorprogramok létrehozása

Az erős csapat toborzása minden szervezet számára elsődleges fontosságú. Hiszen egy jól együttműködő csapat általában magas színvonalú munkát végez. Nem meglepő, hogy sok marketingvezető keresi a módját annak, hogy olyan munkavállalói kapcsolatokat hozzon létre, amelyek elősegítik az együttműködést és a tudásmegosztást. Ennek egyik egyedülálló módja a mentorprogram létrehozása.

A mentorálási platform nagyszerű módja annak, hogy segítse az embereket szakmai készségeik fejlesztésében, és lehetőséget kínáljon a csapattagok közötti kapcsolatok kiépítésére. A csapat mérete és céljai alapján választhat az olyan mentorálási stílusok közül, mint az 1:1, a csoportos, a fordított vagy a társkeresésen alapuló mentorálás.

Ráadásul ez egy nagyszerű módja annak, hogy a csapatodnak megfelelő példaképek legyenek, kapcsolatokat építsenek, felkészüljenek a jövőbeli vezetői szerepekre, és a tanulás közben közösséget érezzenek.

6. Egyértelmű elvárások megfogalmazása

A távoli marketingcsapatokkal való együttműködés legfontosabb része, hogy világos elvárásokat határozzunk meg a feladatokkal és a projektekkel kapcsolatban. Ez azt jelenti, hogy mindig pontosan közölje, hogy mit szeretne közvetlenül elvégezni, és ossza meg az egyes feladatok világos ütemezését.

A rossz vagy nem egyértelmű kommunikáció késésekhez, hibákhoz és problémákhoz vezet, amelyek negatívan befolyásolhatják az Ön eredményét. Ha folytatódik, akkor még az alkalmazottak motivációjának és moráljának csökkenéséhez is vezethet.

A nyílt kommunikáció kiterjesztése, az egyértelmű elvárások megosztása és a marketingcsapat sikerre való felkészítése rendkívüli teljesítményhez, jobb eredményekhez és magasabb megtartási arányokhoz vezethet.

Néhány pont, amit itt meg kell osztani:

• A projekt céljai
• Feladatok határideje
• A projekttel, negyedévvel vagy akár a munkakörrel kapcsolatos elvárások
• A siker fontos mérőszámai

Ha a vállalatnál szétszórtan dolgozó csapatok vannak, próbáljon meg egy közös időpontot egyeztetni, amikor a csapattagok online vannak. Ha ez nem megoldható, próbáljon meg hetente egy olyan csapatmegbeszélést tartani, ahol az egész csapat jelen van.

7. Marketingeszközök biztosítása az eredmények fokozásához

A mai vállalatok nagyon magas elvárásokat támasztanak a marketingcsapatuk munkájával szemben. A tipikus projektmenedzsment- és termelékenységi eszközök mellett a vezetőknek a megfelelő marketingeszközökkel kell támogatniuk a csapataikat.

Az új eszközök jelenthetik a kulcsot a lehetőségek felszabadításához és a remélt eredmények eléréséhez. A legjobb marketingeszközök adatokat gyűjtenek, betekintést nyújtanak, és közvetítik a márka üzenetét. Megfizethetőek, könnyen használhatóak, és segítenek csapatának olyan marketinganyagok létrehozásában és közzétételében, amelyek növelhetik az elérést és javíthatják a konverziókat. Ez segíthet vállalkozásának növekedni és szélesebb közönséget elérni, legyen szó akár kis kkv-ról, akár nagy multinacionális vállalatról.

Egy olyan mindenre kiterjedő SEO-eszköz, mint a Rank Tracker, segíthet a weboldal auditálásában, a kulcsszavak megtalálásában, a backlinkek nyomon követésében és a SERP-rangsorolás nyomon követésében.

8. Csatornák létrehozása a tudásmegosztáshoz

Ha távolról dolgozik, elengedhetetlen, hogy tartsa a kapcsolatot a csapatával. Mivel a csapata szétszóródott, ezt nehezebb lehet elérni.

Egy fizikai irodában könnyű hozzáférni a SOP-okhoz vagy elérni a vezető beosztású alkalmazottakat. Egy távoli marketingcsapatban azonban szükség lehet új munkafolyamat-kezelő szoftverek, például az Asana vagy a ClickUp használatára. Alternatív megoldásként az információ-alapú problémák megoldására rendelkezzen dedikált csatornákkal a tudás megosztására olyan platformokon, mint a Slack. Megbeszéléseket rendezhet, dokumentumokat oszthat meg, és a gyors hozzáférés érdekében a csatornához tűzheti őket. Használhat olyan marketingeszközöket is, amelyek tanulságos webaudit-jelentéseket kínálnak.

Ezáltal mindenki egy oldalon áll, javul a kommunikáció, a döntéshozatal és a termelékenység. Kezdheti a folyamatok, eljárások és irányelvek megírásával, majd a csapattagokkal való megosztásával. Ha előzetesen megadja az információkat, kevesebb problémának és jobb eredményeknek lesz helye.

A kommunikáció egyszerűsítése érdekében akár belső csatornákat és projektalapú csatornákat is létrehozhat. Ezenkívül az összes fontos dokumentumot és projektirányelvet egy helyen oszthatja meg, hogy könnyen hozzáférjen.

9. Adjon visszajelzést

Nagyon nehéz lehet egy távoli marketingcsapatot vezetni. Nem lehet mindig biztos abban, hogy a csapat folyamatosan elkötelezett-e. A megoldás az, hogy rendszeres visszajelzést ad a távmunkásoknak. Heti visszatekintésekkel is bevonhatja őket, ha nyomon követi az eredményeiket, és azt, hogyan tudnak jobban teljesíteni a következő héten.

Tervezzen be egy időpontot, amikor minden héten beszélhet a távmunkásokkal, és kérdezze meg, hogyan haladnak a projektek. Beszéljen a sikerekről és a felmerülő nehézségekről. Adjon valódi visszajelzést. Ez segíteni fog abban, hogy jobban összekapcsolódjon a csapatával, és segít nekik abban, hogy produktívabbak legyenek.

Havi rendszerességgel tarthat egymás közötti visszajelző üléseket, hogy javítsa a csapat összetartozását, és segítsen a csapatnak más szemszögből szemlélni a dolgokat.

Ha következetesen betartja ezeket a gyakorlatokat, akkor a csapata motiváltabb lesz arra, hogy a legjobbat hozza ki magából, és erős lesz az átláthatóság és a bizalom kultúrája.

10. A kultúra és az előnyök dokumentálása és megosztása

Az Ön vállalata különböző szakmai fejlődési és karrierépítési lehetőségeket, képzést, versenyképes fizetést és juttatásokat, valamint tandíj-visszatérítést biztosíthat. Azonban nem biztos, hogy minden alkalmazott tisztában van vele.

Csapata teljesítményének egyik módja az, ha megosztja a vállalati kultúrát, és életbiztosítást, valamint olyan juttatásokat biztosít, mint a szabadidő és a tanulási programok, hogy tisztában legyenek vele, és motiváltak legyenek a jó teljesítményre.

11. Rugalmas munkaidő-beosztás lehetővé tétele

Teremtse meg a rugalmas munkavégzés kultúráját a vállalatában, különösen, ha megosztott csapatokat vezet. Átugorhatja a hagyományos 9-től 5-ig tartó irodai időbeosztás korlátait, és hagyhatja, hogy az alkalmazottak csak akkor dolgozzanak, amikor vannak feladatok, vagy amikor produktívnak érzik magukat. Természetesen ezt akkor lehet elősegíteni, ha betartják a meghatározott határidőket.

Bátorítsa távmunkásait, hogy a számukra legmegfelelőbb módon alakítsák ki időbeosztásukat és munkájukat. Rugalmasságot biztosíthat számukra, hogy stressz nélkül intézhessék el a megbízásaikat, tartsák be az orvosi találkozókat stb. Ehhez a csoportvezetőknek rugalmasnak és nyitottnak kell lenniük.

Termelékenységi szempontból ez nem kérdéses. A saját otthonodban, a saját idődben dolgozhatsz. Sok távmunkás arról számol be, hogy produktívabbak és többet végeznek, mint hagyományos irodai környezetben.

Végső gondolatok

Ahhoz, hogy eljuttassa üzenetét a célközönséghez, egy nagyszerű csapatra van szüksége, amelyre támaszkodhat, hogy elvégezze a munkát. Az is döntő fontosságú, hogy a megfelelő rendszerekkel rendelkezzen.

A távmarketing-csapat felépítéséhez a megfelelő marketingeszközökbe kell befektetnie. Ezek nélkül korlátozza csapata növekedési lehetőségeit és a vállalat skálázódási képességét.