Ügyféladatok védelme a GDPR-konform marketingben: Legjobb gyakorlatok

Intro

Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) néhány évvel ezelőtt lépett hatályba, és az idő múlásával több iparágban is felmerült a kérdés: hogyan hatott a GDPR a marketingre? A válasz az, hogy a GDPR valóban jelentősen befolyásolta a marketing megközelítést. A jogi problémák elkerülése érdekében minden különböző méretű és szinte minden iparágban működő, az EU-val és az Egyesült Királysággal együttműködő szervezetnek be kell tartania ezt a rendeletet. A GDPR tehát eleve regionális, de valójában globális.

Ebben a bejegyzésben elmagyarázzuk, mit jelent a GDPR a marketingesek számára, és bemutatjuk azokat a legjobb gyakorlatokat, amelyeket egy szervezet bevezethet a marketingben, hogy hatékonyabban védje az ügyféladatokat a GDPR értelmében. Ezek a gyakorlatok segíthetnek csökkenteni a jogi problémák, a hírnévromlás és a súlyos bírságok elszenvedésének esélyét.

Mit jelent a GDPR a marketingesek számára?

A GDPR-t az Európai Bizottság vezette be, és 2018-ban lépett hatályba azzal a céllal, hogy javítsa az uniós lakosok adatvédelmét. Ezen a területen a GDPR meghatározza a felhasználói adatok megfelelő szervezetek általi lopással, visszaéléssel és értékesítéssel szembeni védelmének módjait és eszközeit. A GDPR két szervezetet határoz meg, amelyeknek a törvény szerinti felelősségei eltérőek: az adatkezelők (az érzékeny adatokat tároló és őrző szervezetek) és az adatfeldolgozók (az adatokat az adatkezelők javára kezelő szervezetek).

A GDPR legfontosabb alapelvei, amelyek az egész törvény középpontjában állnak, a következők:

• Törvényesség, átláthatóság és méltányosság
• Célkorlátozás
• Adatminimalizálás
• Pontosság
• Tárolási korlátozás
• Biztonság
• Elszámoltathatóság

A marketingesek számára a GDPR azt jelenti, hogy őszinte és átlátható megközelítést kell kialakítaniuk az ügyféladatokkal kapcsolatban. Pontosabban szólva, az érzékeny adatokat, amelyek értékesek lehetnek vagy azonosíthatják a személyt, tisztelettel kell kezelni. Egy szervezet csak akkor gyűjthet ilyen adatokat, ha egyértelmű hozzájárulást kapott az adattulajdonostól (ügyféltől), kizárólag a szükséges nyilvántartásokat veszi fel, és biztosítja az adatok pontosságát. Külön döntő fontosságú részlet a szervezet azon kötelezettsége, hogy a szükséges eszközökkel megbízhatóan védje az ügyféladatokat.

Legjobb gyakorlatok az ügyféladatok biztonságához a GDPR marketingben

Hogyan védik a vállalatok az ügyféladatokat a GDPR értelmében? Kifejezetten a marketingesek számára léteznek olyan bevált megoldások és gyakorlatok, amelyek segítenek az érzékeny adatok védelmét az általános adatvédelmi rendelet törvénynek való megfelelés mellett biztosítani. Ellenőrizze és alkalmazza az alábbi ajánlásokat, hogy növelje szervezete adatvédelmi hatékonyságát általában, és különösen az ügyféladatok megbízhatóbb védelme érdekében.

Csak a szükséges adatokat gyűjtse össze, és szerezze be az ügyfelek hozzájárulását.

Az összegyűjtött adatok mennyiségének csökkentése az egyik leghatékonyabb módja annak, hogy egy szervezet csökkentse az adatvesztés és a jogsértés kockázatát. A hackerek célja, hogy minél több adatot üssenek le az adatbázisokban, mivel a nagyobb számú és szélesebb típusú rekordokhoz való hozzáférés közvetlenül növelheti a nyereségüket. Ha egy szervezet nem tárol nagy mennyiségű ügyféladatot, a kiberbűnözők dönthetnek úgy, hogy nem ezeket az adatbázisokat veszik célba.

Értékesítőként csak az aktuális marketingcélokhoz szükséges adatokat gyűjthet és gyűjthet is. Tekintse át az adatgyűjtési munkafolyamatokat és sablonokat, és elemezze az adatkezelési gyakorlatokat annak ellenőrzésére, hogy az összegyűjtött rekordokat valóban felhasználják-e. Abban az esetben, ha bizonyos adatokat nem használnak, vagy azok nem gyakorolnak jelentős hatást ügyfelei élményére, fontolja meg, hogy megtagadja az ilyen típusú adatok gyűjtését, és távolítsa el a már rendelkezésére álló rekordokat.

A GDPR szerint emellett tájékoztatnia kell ügyfeleit az Ön által gyűjtött adatokról, és meg kell kapnia a gyűjtéshez szükséges kifejezett engedélyüket. Másrészt lehetőséget kell biztosítani arra, hogy bármikor lemondhassanak róla. A GDPR értelmében az ügyfél engedélye nélküli érzékeny adatgyűjtés jogi bírságok kiszabását vonhatja maga után.

Audit levelezési listák

Ismétlem, minél nagyobb mennyiségű adatot tárol a szervezet, annál nagyobb a kockázata az adatok megsértésének. Így a levelezőlisták rendszeres ellenőrzése az az e-mail marketing GDPR-gyakorlat, amelyet integrálnia kell. Azoknak az ügyfeleknek, akik leiratkoznak az Ön e-mail promócióiról, hírleveleiről és egyéb marketinganyagairól, az adatait el kell távolítani az adatbázisból. Ezen túlmenően szükség lehet az ügyfélcímek e-mail feliratkozási kategóriák szerinti rendezésére, hogy elkerülje, hogy olyan marketinganyagokat küldjön nekik, amelyeket nem szeretnének megkapni.

Fontolja meg az e-mail marketinglista tisztítási folyamatának automatizálását, hogy megfeleljen a GDPR-nak a marketingben, időt takarítson meg, és személyre szabottabb e-mailekkel javítsa a felhasználói élményt.

Adatkezelési csapat összeállítása

A modern szervezetek, még a kisebbek is, több terabájtnyi adatot gyűjtenek, tárolnak és dolgoznak fel marketing és egyéb célokra. Egy adatkezelési csapattal a fedélzeten a nyilvántartásokat kategorizálhatja, felhasználási prioritások szerint rangsorolhatja és az adatvédelmi jogi követelményeknek megfelelően ellenőrizheti. A képzett adatkezelési szakértők segítségével magasabb szintű ügyféladat-biztonságot biztosíthat, valamint költségeket és időt takaríthat meg a tárolási, keresési és védelmi munkafolyamatok terén.

A személyes adatgyűjtés módjának felülvizsgálata

Ez magában foglalja legalább az adatgyűjtés munkafolyamatát és azt az utat, amelyen az adatok keresztülhaladnak, mielőtt rögzítésre kerülnek a tárolóban. Fontolja meg a céloldali űrlap ellenőrzését, amelyet arra használ, hogy az ügyfeleket felkérje a szükséges adatok megadására. A GDPR azt is szeretné, ha a szervezetek tájékoztató felugró ablakokat adnának a weboldal látogatóinak az adatgyűjtésről, és ismét, hogy megkapják a kifejezett beleegyezésüket, amely lehetővé teszi, hogy személyes adatokat gyűjtsön.

A következő fontos lépés itt az érzékeny adatok egyéb forrásainak ellenőrzése (ha az Ön szervezete a szerződéses követelmények szerint adatgyűjtőként vagy adatfeldolgozóként rendelkezik velük). Végül pedig meg kell értenie, hogy mely harmadik felek férhetnek hozzá ezekhez az adatokhoz útközben. Ne feledje, hogy a GDPR megköveteli az érzékeny ügyféladatokkal dolgozó különböző szervezetek között létrehozott jogi szerződéseket, és fontolja meg a szerződéses kötelezettségekkel nem rendelkező harmadik felek kizárását az adatszolgáltatási láncokból.

Az adathozzáférés korlátozása és ellenőrzése

Akárcsak a harmadik fél vállalkozók esetében, az ügyféladatok védelme a szervezeten belül is a hozzáférés ellenőrzésének kérdése. Elemezze, hogy mely adatok és hozzáférések szükségesek ahhoz, hogy mely osztályok és csapattagok végezhessék feladataikat. Ezután csak a szükséges adathozzáférési szinteket és jogosultságokat biztosítsa ezeknek az osztályoknak és csapattagoknak. Tartsa be a legkisebb kiváltság elvét (PoLP), és integrálja a szerepkör-alapú hozzáférés-szabályozási (RBAC) megoldásokat a csapatok adathozzáférési jogosultságainak hatékony és gyors kezelése érdekében.

Oktassa a személyzetet

Ismétlem, a GDPR egy összetett jogszabály, amely minden olyan szervezet számára kötelező, amely az EU lakosainak személyes adatait gyűjti. A jogszabály szerinti jogi következmények és bírságok súlyosak, és akár egy munkatárs apró hibája is kiválthatja a jogi eljárást. Ezért az alkalmazottaknak és a vezetőknek ismerniük kell a GDPR törvény követelményeit és árnyalatait, hogy csökkentsék az emberi hibák valószínűségét. Fontolja meg, hogy minden új belépő számára megfelelőségi képzést tart, és vezessen be például évente egyszer aktuális teszteket, hogy ne csak a marketingcsapatában, hanem más részlegekben is megőrizze az alkalmazottak GDPR-képzettségét.

Az adatok és a biztonsági megközelítések felülvizsgálata

A kiberbiztonsági fenyegetések folyamatosan fejlődnek, mivel a kiberbűnözők új módszereket találnak ki a védett rendszerekbe való behatolásra és az érzékeny adatokhoz való hozzáférésre. Bármilyenek is legyenek a biztonsági intézkedései, marketingesként mindig törekednie kell a marketingadatok védelmének javítására. Ennek hatékony megvalósításához olyan IT-biztonsági felülvizsgálati munkafolyamatokat kell létrehoznia, amelyek révén naprakészen követheti a legújabb kibervédelmi trendeket.

Fontolja meg a rendszeres, teljes körű behatolástesztelési munkafolyamatok végrehajtását egy biztonsági szakemberrel, aki megpróbál áthatolni a szervezet védelmén. Így felfedezheti a biztonsági rétegek sebezhetőségeit, majd javításokat vezethet be, mielőtt a hackerek felhasználhatnák azokat egy tényleges betörés végrehajtásához. A modern infrastruktúrák összetettsége a kibertámadási eszközök fejlődésével együtt szinte lehetetlenné teszi a legyőzhetetlen védelmi perem létrehozását.

Emellett felül kell vizsgálnia a tárolt adatokat. Amennyiben vannak olyan adatok, amelyeket nem használ marketingcélokra (és a jövőben sem fog), fontolja meg az adatok törlését. Ezzel csökkenti szervezetének potenciális sebezhetőségét, és a sikeres betörés után is csökkenti az érzékeny adatok kiszivárgásának esélyét.

Rendszeres biztonsági mentések végrehajtása

Mi az egyik legnagyobb kockázata annak, ha egy szervezet ügyféladatokat tárol? Általában azt mondanánk, hogy az adatlopás vagy adatszivárgás. A GDPR azonban büntetéseket állapít meg a biztonság megsértésének egy másik gyakori következményére: az adatvesztésre. Ráadásul az érzékeny adatok, például az ügyfélkör elvesztése például egy sikeres zsarolóprogram-támadás után jelentős nehézségeket okozhat egy szervezet tevékenységében és jövedelmezőségében a jövőben.

Függetlenül a szervezet infrastruktúrájára alkalmazott biztonsági intézkedésektől, a támadók mindig egy lépéssel a védelem előtt járnak. Ez azt jelenti, hogy a védelem előbb-utóbb kudarcot vall, és ezzel veszélybe kerülnek az adatok.

A biztonsági mentés, amely egy önálló, helyreállítható adatmásolat, amelyet egy másik tárolóhelyen tárolnak, az egyedüli

megbízható mód a szükséges adatok ellenőrzésének megőrzésére a nagyobb adatvesztési katasztrófák után. Fontolja meg a NAKIVO Backup & Replication használatát abban az esetben, ha szervezetében Microsoft termékeket használ az adatcsere és -kezelés megszervezésére. Bármilyen legyen is az IT-infrastruktúra, törekedjen az érzékeny adatok biztonsági mentésének automatizálására és a gyors helyreállítás biztosítására, hogy a GDPR-megfelelőségi kéréseknek bármikor eleget tehessen.

Következtetés

Az általános adatvédelmi rendelet kötelező az uniós lakosok személyes adatait gyűjtő szervezetek számára. A GDPR-nak való megfelelés biztosítása és az ügyfelek adatvédelmének javítása érdekében a marketingtevékenységek során a következőket kell tennie:

• Minimalizálja az adatgyűjtést: csak azt gyűjtse és tárolja, amire szüksége van;
• Rendszeresen végezzen postázási ellenőrzéseket;
• Állítson össze egy adatkezelési csapatot az érzékeny adatok gyűjtésének, felhasználásának és védelmének optimalizálása érdekében;
• Tudja, hogyan és honnan szerzi be az adatokat;
• Korlátozza az adathozzáférést az RBAC-modellel, és tartsa be a legkisebb jogosultság elvét;
• Biztosítsa, hogy az alkalmazottak ismerjék a GDPR követelményeit, és kövessék azokat;
• Rendszeresen frissítse adatvédelmi megközelítéseit;
• Integrálja a biztonsági mentési munkafolyamatokat a szervezet informatikai környezetébe.