Átfogó útmutató a közösségi média megfeleléshez 2023-ig

Intro

2021-ben a vállalkozások 91,9%-a számít arra, hogy a marketingszakemberek a közösségi médiát használják. A vállalkozások számára ma már szinte lehetetlen túlélni közösségi médiajelenlét nélkül. Ez a kétirányú kommunikáció létfontosságú, azonnali formája, amely lehetővé teszi a kapcsolattartást az ügyfelekkel és az érdeklődőkkel, és felgyorsíthatja az üzleti növekedést.

A közösségi média használatának növekedése elkerülhetetlenül szigorúbb szabályokhoz és előírásokhoz vezetett. Ezért a marketingeseknek tudniuk kell, hogy mit csinálnak, és keményen kell dolgozniuk, hogy elkerüljék azokat a kockázatokat, amelyek forró vízbe sodorhatják őket.

A közösségi média megfelelőség egyszerűbben fogalmazva a szabályok betartását jelenti, amikor egy közösségi médiaplatformot használunk kommunikációra. Azonban ennél többről van szó. A platformok szabályainak, az iparági előírásoknak és a helyi törvényeknek a komplex keveréke, amelyeket be kell tartani.

Milyen kockázatokkal jár a megfelelés elmulasztása?

A közösségi médiamegfelelés megsértése a vállalkozások számára hírnévkárosodást, hatósági bírságot vagy személyes kockázatot jelenthet. A kockázatok iparágtól és helytől függően eltérőek lehetnek, de nagyjából a következő kategóriákba sorolhatók:

Adatvédelem és magánélet védelme

Alapvető fontosságú, hogy tisztában legyen az ügyfelei székhelye szerinti országok és régiók adatvédelmi és adatvédelmi törvényeivel. Számos közös átfedés van, többek között a személyes adatok biztonságos tárolása, a kéretlen üzenetküldés korlátozása, valamint az ügyfelek tájékoztatása arról, hogy hol és hogyan tárolják és használják fel adataikat.

Bizalmasság

A marketingeseknek tisztában kell lenniük az iparágukban érvényes titoktartási szabályokkal. Ha az oktatási, a pénzügyi vagy az egészségügyi szektorral dolgoznak, szigorú szabályok vonatkoznak erre. A szabályozott iparágaknak szigorú, házon belüli közösségi médiapolitikával kell rendelkezniük.

Marketingszabályok

Az élelmiszerekre, kábítószerekre, alkoholra és dohányra vonatkozó törvények miatt a marketingeseknek óvatosan kell eljárniuk, amikor ezekről a termékekről tesznek közzé posztokat. Emellett az "álhírek" terjedésével a marketingesek számára kockázatot jelenthetnek az olyan állítások is, amelyekről bebizonyosodik, hogy nem igazak. A súlycsökkentő tablettákat, a hamis influencer-ajánlásokat és a COVID-19-et övező közösségi média marketing vizsgálat alá kerülhet.

Hozzáférés és archiválás

Ha szabályozott iparágban dolgozik, jogi okokból fontos, hogy minden kommunikációt archiváljon. Egyes országokban a kormányzati tisztviselők és hivatalok fiókjait még a legproblémásabb felhasználók sem blokkolhatják, mivel ez a szólásszabadságra vonatkozó törvények megsértésének minősül.

Mi a helyzet az Önt érintő kockázatokkal?

Az is lényeges, hogy megvédje magát online. Az olyan adatokat, mint például a telefonszáma, amelyeket az ügyfelei számára nyilvánossá tesznek, a csalók és a spammerek is láthatják. Győződjön meg róla, hogy rendelkezik védelemmel, például testreszabható hívószám-azonosító rendszerrel, hogy felismerje az ilyen bejövő hívásokat.

Mivel a közösségi média és a cselekvésre való felhívás között kapcsolat van, a felhívások visszavezethetők a közösségi médiához, és a közösségi médiával kapcsolatos kockázatok hamar átvihetők. Ezért fontos a telefonhívások figyelése.

Az a legjobb, ha teljesen távol tartjuk magunkat a közösségi médiától?

Egyáltalán nem. A közösségi média nagyszerű eszköz arra, hogy az embereket a weboldalára irányítsa. Ha azon dolgozik, hogy növelje a közösségi média SEO-ját, akkor valóban a megfelelő irányba terelheti a forgalmat. Ha a honlapja is jól optimalizált, akkor ez egy kétirányú kapcsolat lehet.

Ez az a pont, ahol érdemes megfontolni egy weboldal-ellenőrző eszközt. Alapvető fontosságú azonban, hogy mindig a játék élén maradjon, és folyamatosan felülvizsgálja és figyelemmel kísérje a megfelelőséget.

(Pillanatkép a ranktracker.com oldalról)

Mi jön 2023-ban

Mint már említettük, a közösségi média még mindig nagyszerű módja az ügyfelek/leendő ügyfelek bevonzásának és a velük való kommunikációnak. Ahhoz, hogy előre megtervezhesse megfelelőségi stratégiáját, kulcsfontosságú tudni, hogy milyen változásokra számíthatunk a közösségi médiában jövőre.

1. Viszlát sütik

A sütiknek 2023-ban lesz vége. Bár sok felhasználó üdvözli ezt, a reklámokkal és azok későbbi működésével kapcsolatban aggodalmak merülnek fel. Ezt szem előtt tartva már most el kell kezdenie valódi kapcsolatokat építeni az ügyfelekkel, ahelyett, hogy a cookie-kra hagyatkozna.

Építsen ki pozitív kapcsolatokat és e-mail listákat, hogy előre tervezhessen minden olyan változást, amelyet ez a szabályozás és a megfelelés szempontjából jelenthet.

2. 2023-ban megnő a becsületesség és a tisztesség iránti igény. A kormányok nyomás alatt állnak a valótlanságok visszaszorítása érdekében, így ha hamis hírekre vagy hamis ajánlásokra támaszkodik, itt az ideje változtatni.
3. Decentralizált közösségi médiaplatformok. Ez kihívást jelenthet a központi tulajdonban lévő közösségi médiaoldalak (vagy a közösségi média nagy szereplői) számára. Hagyományosan a közösségi médiavállalat tulajdonosa adta meg az irányítást, de 2023-ban a kisebb, decentralizált közösségi médiaplatformok a felhasználót erősebb pozícióba helyezik.

Ez arra kényszerítheti a régebbi, nagyobb vállalatokat, hogy figyelembe vegyék az ügyfelek igényeit és szükségleteit, és új szabályokhoz vezethet.

Hogyan tartsuk fenn a megfelelőséget a közösségi médiában

(Szabadon használható kép a Pexelsről)

Kockázatértékelés elvégzése

Bár a kockázatértékelés nem fog minden eshetőséget megelőzni, segít megjósolni, hogy mi történhet, milyen kockázatok érhetik vállalkozását, és mit tehet ezek megelőzése és mérséklése érdekében.

Ismerje meg az iparági előírásokat.

A nagyobb szabályozott iparágak valószínűleg rendelkeznek házon belüli megfelelőségi szakértőkkel, akiknek tudniuk kell válaszolni a megfelelőséggel kapcsolatos kérdésekre, ezért fontos, hogy a marketingcsapatok szorosan együttműködjenek a megfelelőségi szakértőkkel.

Ellenőrizze, hogy ki férhet hozzá a közösségi média fiókokhoz

A megfelelőség fenntartásának fontos része, hogy ellenőrizze, ki férhet hozzá és posztolhat az üzleti közösségi média fiókjain. A csapattagoknak megfelelő képzésre van szükségük a közösségi médiához való hozzáféréshez, és előfordulhat, hogy egy vezető csapatvezető minden médiát átnéz a közzététel előtt, hogy biztosítsa a minőséget, a pontosságot és természetesen a megfelelőséget. A jelszó több csapattagnak történő megadása a véletlen vagy rosszindulatú jogsértések szükségtelen kockázatát hordozza magában.

Ebben segíthet az összes közösségi médiát egy helyen kezelő szoftver. Egy jegykiosztó rendszer használható, hogy a kérdéseket a megfelelő csapat moderátorához lehessen küldeni.

Számlák figyelése

Az Ön iparágától függően ez azt jelentheti, hogy bizonyos időn belül válaszolnia kell a megjegyzésekre és a közvetlen üzenetekre. Előfordulhat, hogy kötelessége jelenteni az észrevételeket egy szabályozó vagy irányító testületnek. Ön akár felelősséggel is tartozhat a mások által hagyott megjegyzésekért, ha azok félrevezetőek. Például, ha elfogad egy hamis ajánlást, és azt a közösségi médiaoldalán hagyja, miközben tudja, hogy az félrevezeti a nyilvánosságot.

Tartsa nyitva a szemét a másoló oldalakon. Ezek lehetnek az Ön követőinek megszerzésére létrehozott csalóoldalak, nem rosszindulatúnak szánt rajongói oldalak, vagy olyan oldalak, amelyek kárt akarnak okozni. Mindenesetre egy utánzó webhely szándékosan vagy akaratlanul megsértheti a szabályoknak való megfelelést, és árthat a hírnevének.

Győződjön meg arról, hogy a szabadúszó vagy külső ügynökségek, például az értékesítők nem tesznek túlzó vagy hamis állításokat a közösségi média fiókjaiban. A külső ügynökségeket tájékoztatni kell minden olyan szabályozásról, amelyet az Ön iparágának be kell tartania.

Mindent archiválni

Minden közösségi médiakommunikációt archiválnia kell, ha szabályozott iparágban tevékenykedik. Vásárolhat speciális szoftvert, például egy automatizált közösségi média megfelelőség-ellenőrzőt, amely ezt elvégzi Ön helyett.

Rendszeres és naprakész személyzeti képzés

A felhasználók elkötelezettségének fenntartása érdekében a közösségi média funkcióit folyamatosan frissítik, így a szabályozást is. Ami tavaly még elfogadható volt, az ma már nem biztos, hogy az, ezért fontos, hogy lépést tartson a változásokkal.

A 2023-ra várható legnagyobb változás a mesterséges intelligencia növekedése. Az automatikus feliratozás és a visszaélésszerű kommentek szűrése már megvalósult, és itt kell óvatosnak lenni. Az automatikus feliratozás nem mindig találja el a megfelelőt, ezért mindenképpen ellenőrizze kétszer is a szöveget, mielőtt hozzászól.

naprakész közösségi médiapolitikák

Ezt a hivatkozási pontot úgy kell kialakítani, hogy az Ön iparágára vonatkozó legyen, és tartalmazza az összes szabályozást. Ezek iparáganként eltérőek, de a következő elemeket kell tartalmazniuk:

• Közösségi médiapolitika. Ez tartalmazza az irányelveket, szabályokat és előírásokat, és tájékoztatja a felhasználókat arról, hogyan kell megfelelniük a követelményeknek.
• Elfogadható használati szabályzat. Ez tájékoztatja a felhasználókat és a rajongókat arról, hogyan lépjenek kapcsolatba Önnel elfogadható módon.
• Adatvédelmi szabályzat. Ez tájékoztatja a felhasználókat arról, hogy adataikat hogyan tárolják, gyűjtik és használják fel.
• Befolyásolói megfelelési szabályzat (adott esetben). Az influencerek nem biztos, hogy annyira tisztában vannak a megfeleléssel, mint Ön, különösen az iparági megfeleléssel, ezért építsen be egy megfelelési szabályzatot a szerződéses megállapodásba. A megfelelési szabályok 2023-ban kerülnek bevezetésre, és Önnek naprakésznek kell lennie. Vigyázzon, ha harmadik féltől származó adatkezelési hozzájárulási eszközökre támaszkodik, mivel előfordulhat, hogy azok nem elég naprakészek az Ön régiójában.

Teljes átláthatóság

Tudassa a felhasználókkal, ha harmadik felek fizetést vagy kompenzációt kapnak a termék vagy szolgáltatás népszerűsítéséért. Hasonló módon a vállalati bejegyzéseket a magánfiókjaikon közzétevő alkalmazottaknak is fel kell tüntetniük, hogy kik ők.

Nagyszerű ügyfélszolgálati csapat

Ha elég szerencsés vagy ahhoz, hogy a közösségi médiában nagyszámú követővel rendelkezz, valószínű, hogy elárasztanak a segítségre szoruló emberek megkeresései, panaszai és üzenetei. Fontos, hogy egy jó csapat álljon Ön mögött, amely udvariasan és professzionálisan kezeli a dolgok kommunikációs oldalát.

A másik oldalról pedig, hogy megtette, amit tudott, de nem tudja előre megjósolni a közösségi médiával kapcsolatos minden egyes megfelelési szabálysértést. Ha bármilyen probléma felmerülne, fontos, hogy ügyfélszolgálati csapata jól felkészült legyen arra, hogy hatékonyan kezelhessen minden szabályozási szabálysértést.

Egy jó ügyfélszolgálati csapat lehet házon belül is, de az ügyfélszolgálati csapat kiszervezése költséghatékonyabb megoldás lehet, és csökkenti a megfelelési kockázatot.

Végső gondolatok

A közösségi média megfelelősége folyamatos folyamat. Nem elég elvégezni és elfelejteni. Figyelemmel kell kísérnie a szabályok, előírások, törvények és szoftverfunkciók változásait, hogy továbbra is megfeleljen a követelményeknek. Mivel 2023 várhatóan nagy változásokat hoz a közösségi médiában, ez a megfelelési szabályok felborulását jelentheti.

Ha előrébb akarsz járni, tervezz előre. Figyeljen a változásokra, és álljon készen arra, hogy változtatásokat hajtson végre az irányelveiben és gyakorlataiban.