7 A legjobb SaaS Spend Management platform 2023-ban

Intro

Tudta, hogy a szoftverekre fordított kiadások a harmadik legnagyobb kiadások egy szervezeten belül az alkalmazottakra és az irodabérlésre fordított kiadások után?

Igen, a SaaS-alkalmazásokat - a hagyományos alkalmazásokkal ellentétben - könnyebb megvásárolni. Bárki, aki hozzáféréssel rendelkezik vállalati hitelkártyához, az informatikai vagy pénzügyi csapat jóváhagyása nélkül is megvásárolhat egy SaaS-alkalmazást.

Ez az ellenőrizetlen költekezés, amelyet technikailag "árnyék IT-nek" neveznek, növeli az ingyenes és nem engedélyezett alkalmazások számát a SaaS-portfólióban. Az informatikai és pénzügyi csapatok elől elrejtve ezek az alkalmazások elmaradt megújításokhoz, legrosszabb esetben pedig adatvédelmi incidensekhez is vezethetnek.

Itt jönnek a képbe a SaaS kiadáskezelési platformok. Ez a blogbejegyzés a ma elérhető hét legjobb platformot vizsgálja meg, és megvitatja az ilyen szoftverek használatának előnyeit.

Mi az a SaaS kiadáskezelési platform?

A SaaS költéskezelési platform olyan szoftvermegoldás, amelyet a SaaS-alkalmazások beszerzési, kiadási és költségkezelési folyamatainak optimalizálására és racionalizálására terveztek.

Integrálható a pénzügyi, SSO- és HRIS-rendszerekkel, így a vállalkozások átfogó rálátást kaphatnak a SaaS-kiadásokra, az árnyék-IT-re, és hatékonyan ellenőrizhetik a költségeket.

Az informatikai és HR-csapatok a SaaS kiadáskezelő platform által kínált átláthatóságot felhasználhatják az árnyék IT azonosítására és a duplikált alkalmazások megszüntetésére. Ezek az eszközök emellett valós idejű emlékeztetőkkel és munkafolyamatokkal rendelkeznek, hogy megakadályozzák az automatikus megújításokat, és segítsék a csapatot a SaaS-szerződés időben történő megújításában.

Az elmaradt megújítások, az árnyék IT stb. miatt megnövekedett SaaS-kiadások hatással lesznek a költségvetési döntésekre és a bevételekre, ha nem ellenőrzik őket. Nézzük tehát a legjobb SaaS-költéskezelő eszközöket , amelyek segíthetnek optimalizálni a SaaS-költéseket.

Top 7 SaaS kiadáskezelési platform

CloudEagle

A CloudEagle az élen jár, mivel ez az egyik legátfogóbb költéskezelési platform ezen a listán. Kiterjedt alkalmazáskezelési, költségoptimalizálási, beszerzési, beszállítói menedzsment funkciói és felhasználóbarát felülete a KKV-k és a vállalatok számára a legmegfelelőbb platformmá tette.

A CloudEagle integrálható a belső SSO, pénzügyi és HRIS rendszerekkel. Ez lehetővé teszi, hogy 100%-os átláthatóságot kapjon a SaaS stackre, nyomon követheti az alkalmazáshasználati betekintést, azonosíthatja az alulhasznosított és duplikált alkalmazásokat, és kordában tarthatja az árnyék IT-t.

A platform automatizált munkafolyamatokat is kínál a beszerzési folyamat és a megújítások racionalizálása érdekében, értékes időt és energiát takarítva meg csapatának. A CloudEagle segítségével a szerződések és számlák kezelése gyerekjátékká válik, mivel egy helyen tárolhatja és könnyen nyomon követheti őket.

A CloudEagle SaaS vásárlási szakértői segítenek Önnek megtalálni a megfelelő szoftvert, és az Ön nevében tárgyalnak a megfelelő szoftver megfelelő áron történő megvásárlásáról. A CloudEagle továbbá a megújítás nyomon követésében is jeleskedik. A megújítási határidő előtt 90 nappal emlékeztetőket küld Slacken és e-mailen keresztül, és a szerződés megújításáig eszkalálja azokat a különböző érdekelt feleknek.

Jellemzők

• Alkalmazás átláthatóság és pontos használati információk
• Automatizált felhasználói rendelkezésre bocsátás és visszavonás
• Munkafolyamatok a beszerzéshez és megújításhoz
• Slack értesítések a beszerzésekhez és megújításokhoz
• Támogatott vásárlási szolgáltatások
• AI-alapú szállítói ajánlómotor
• Licenc- és szerződéskezelés
• Egyedi jelentések.

Árképzés

A kezdőcsomag ára 1000 dollár havonta.

Finly

A Finly egy fejlett, felhőalapú pénzügyi menedzsment megoldás, amely a felhasználók és a szervezeten belüli műveletek kiadásainak és költségeinek nyomon követésére és kezelésére készült. A Finly menő tulajdonsága, hogy minden kiadást nyomon tud követni és feldolgozni, legyen szó akár papíralapú bizonylatokról, akár digitális nyilvántartásokról.

A Finly optikai karakterfelismerő (OCR) technológiával van felszerelve, amely lehetővé teszi az eszköz számára, hogy kivonja a releváns információkat a bizonylatokból, beleértve a dátumot, az eladó adatait és az elköltött összeget. Ezeket az információkat ezután feldolgozza, hogy automatikusan átfogó költségjelentéseket készítsen.

Ezeket a jelentéseket ezután elküldik a vezetőknek felülvizsgálatra és jóváhagyásra. A jóváhagyást követően a pénzügyi csoporthoz kerülnek visszatérítésre, így biztosítva az alkalmazottak költségeinek időben történő és pontos feldolgozását.

Ha a SaaS-csomagjában az árnyék IT miatt duplikált alkalmazások vannak, a Finly segíthet megtalálni, hogy ki vásárolta az alkalmazást a nyugták vagy számlák elemzésével. A Finlyhez hasonló pénzkezelési eszközök használatával a szervezetek fokozhatják az árnyékbeszerzésekkel kapcsolatos elszámoltathatóságot, és intézkedéseket vezethetnek be a megismétlődésük megelőzésére.

Jellemzők

• Automatizált munkafolyamatok
• Tevékenység- és költségkövetés
• Költségtérítés kezelése
• Automatizálja a szerződéses kifizetéseket
• Vásárlási rendelés kifizetéseinek kezelése
• Költségvetési ellenőrzési rendszer
• Vállalati hitelkártyás fizetés kezelése

Árképzés

Három árszint áll rendelkezésre: Kisvállalati, Gyors növekedés és Vállalati. Ön milyen típusú vállalkozásban tevékenykedik? Ön egy gyorsan növekvő startup? Az árképzés részleteiért forduljon a Finly csapatához.

Rámpa

A listán szereplő többi platformmal ellentétben a Ramp olyan egyedi megoldást kínál, amely megakadályozza, hogy az alkalmazottak informatikai jóváhagyás nélkül vásároljanak SaaS-alkalmazásokat: Egy Ramp vállalati kártya.

Hogyan akadályozhatja meg egy vállalati kártya, hogy az alkalmazottak árnyékvásárlásokat hajtsanak végre?

Ezek a kártyák különböző módon konfigurálhatók. Például hozzárendelhet egy adott költségvetést a kártyához, amely megakadályozza, hogy a csapatok túlköltekezzenek, és korlátozhatja a kiadásokat is ezeken a kártyákon, hogy a kiadások optimálisak maradjanak.

A Ramp névjegykártyákkal a SaaS költségvetés-tervezés könnyedén elvégezhető, mivel minden részleghez rendelhető egy dedikált vállalati névjegykártya, az igényeikhez igazított, előre meghatározott költségvetéssel. Ez a megközelítés növeli az elszámoltathatóságot és megakadályozza az árnyékvásárlásokat.

A névjegykártyák mellett a Ramp egy robusztus költségkezelő és szállítói menedzsment platform is. A bizonylatok pontos gyűjtésével és ellenőrzésével egyszerűsíti a fizetési folyamatokat, zökkenőmentes élményt biztosítva a felhasználók számára.

Jellemzők

• Szállítói és költséggazdálkodás
• Üzleti kártyákhoz kiadási korlátok beállítása
• Fekete listára kerülhetnek az eladók a nem kívánt vásárlások megakadályozása érdekében
• Megakadályozza, hogy az automatikus megújítások során a szállítók többet számítsanak fel
• A tranzakciók hozzárendelése a megfelelő szállítóhoz
• Előre meghatározott jóváhagyási munkafolyamatok a beszerzéshez
• Központosítsa az összes munkavállalói és SaaS-költséget az egyszerű kezelés érdekében.

Árképzés

Ingyenes próbaverzió áll rendelkezésre. Az árképzéssel kapcsolatos további információkért vegye fel a kapcsolatot a csapattal.

Spendesk

A Spendesk egy intuitív kiadáskezelési megoldás, amely segít a vállalkozásoknak hatékonyan kezelni a felhasználói és alkalmazási kiadásaikat. Különböző dinamikus funkciókat kínál, mint például költségautomatizálás, virtuális kártyák, számlaegyeztetés OCR-rel stb. a kiadások kezelésének racionalizálása érdekében.

Lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy automatizálják az ismétlődő kiadásokat, csökkentve a kézi munkát, időt takarítva meg, és növelve a csapatok termelékenységét. Ez az automatizálási funkció egyszerűsíti a költséggazdálkodási folyamatot és biztosítja a következetességet.

Az optikai karakterfelismerő (OCR) szoftver lehetővé teszi a Spendesk számára, hogy a számlákat automatikusan egyeztesse a költségelszámolásokkal. Ez segít a kiadások pontos hozzárendelésében a megfelelő számlákhoz, és egyszerűsíti az egyeztetési folyamatot.

A Ramphoz hasonlóan a Spendesk is kínál egyszer használatos virtuális hitelkártyákat, amelyeket biztonságos online vásárlásokhoz lehet használni egy szervezeten belül. Ezeket a kártyákat kiadási korlátokkal és előre meghatározott költségvetéssel lehet konfigurálni, hogy a felhasználók ne költsenek túl sokat termékekre és szolgáltatásokra.

Jellemzők

• Virtuális kártyák és ügyfél betéti kártyák
• Költségvetési ellenőrzés a kártyákon
• Pénzügyi és számviteli tranzakciók nyomon követése valós időben
• Előre meghatározott kiadási szabályok létrehozása
• Alkalmazás-előfizetések egyszerű kezelése
• Költségtérítések.

Árképzés

A csapattól egyedi árajánlatot kaphat az Ön igényei alapján.

Payhawk

A legjobb SaaS kiadáskezelő szoftverek listáján a Payhawk következik, amely a vállalati kártyákat, a több szervezetet érintő kezelést, a költséggazdálkodást és a fizetendő számlákat egy platformon egyesíti.

Ez az egységes megoldás javítja a pénzforgalom átláthatóságát, optimalizálja a kiadásokat és egyszerűsíti a csoportszintű tervezést, lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy pénzügyi folyamataik kezelését hatékonyan és ésszerűsítve végezzék.

A vállalati kártyák olyan költéskezelési funkciókkal rendelkeznek, mint a költési korlátok, irányelvek és szabályok a költségvetések beállításához és az egyéni és csapat alapú költések ellenőrzéséhez. Valós időben nyomon követheti a felhasználást, és befagyaszthatja a kártyát és a további tranzakciókat, ha a felhasználók árnyékvásárlásban vesznek részt.

A Payhawk kártyák legjobb tulajdonsága, hogy nem kell egyedi kártyákat kezelnie. A számlaautomatizálási funkció lehetővé teszi a kártyák tömeges nyomon követését és kezelését. Költségvetési és kiadási szabályokat állíthat be, és ezeket egy kattintással az egész osztályra alkalmazhatja.

Jellemzők

• Proaktív költségvetési és kiadási ellenőrzések
• Tömeges kártya kezelése
• Kártyák létrehozása megosztott, előre meghatározott költségvetéssel
• Költségek kezelése
• Jóváhagyási munkafolyamatok állnak rendelkezésre
• Elérhető a Payhawk mobilalkalmazás

Árképzés

• Prémium kártyák - 199 €/év
• All-in-one költés - 299 €/mo
• Enterprise - Egyedi árajánlat az igények alapján

Expensify

Az Expensify egy felhőalapú üzleti költségkezelő rendszer, amely valós idejű adatfeldolgozással kezeli a kiadásokat és a tranzakciókat.

Számos funkciót kínál a kiadások nyomon követésének ésszerűsítéséhez, a felhasználók kiadási szokásainak elemzéséhez, a szállítói kapcsolatok kezeléséhez, egy megbízható költségvetési terv létrehozásához, a bizonylatok kezeléséhez és a visszatérítési folyamatok kezeléséhez.

Az Expensify vállalati hitelkártyákat is kínál, hogy segítsen a pénzügyi csapatoknak a kiadások hatékony ellenőrzésében és kezelésében. Minden egyes kártyához intelligens limiteket állíthat be a kiadások ellenőrzéséhez. Ha elérik a limitet, a kártya kikapcsol, amíg az előző költést jóvá nem hagyják.

Intelligens, átfogó költségjelentéseket készíthet egyéni és csoportos kiadások összeállításával, testreszabható formázással. Ezeket a jelentéseket megoszthatja kollégáival, vezetőivel vagy könyvelési részlegeivel az együttműködés és az okos döntések megkönnyítése érdekében.

Jellemzők

• Rosszhiszemű ügynököket észlelő rendszer a megfelelőség érdekében
• Költségek és számlák kezelése
• Központosított utazásszervezés és személyes kifizetések
• Fejlett automatizált munkafolyamatok és integrációk
• Elsőbbségi támogatás
• Számlaolvasó alkalmazás.

Árképzés

• Ingyenes verzió korlátozott funkciókkal
• A Collect terv ára 5 dollár/felhasználó/hó Expensify kártyával
• A vezérlési terv ára 9 $/felhasználó/hó Expensify kártyával.

Spendflo

A Spendflo egy végponttól végpontig terjedő SaaS-menedzsment és költésmenedzsment platform, amely számos funkcióval rendelkezik a teljes SaaS-életciklus kezelésére, az alkalmazások kezelésétől a beszerzésig és a költésmenedzsmentig.

Gyorsítsa fel a SaaS-vásárlási folyamatot a jóváhagyási munkafolyamatok automatizálásával. Töltsön kevesebb manuális órát, és hagyja, hogy csapata a SaaS-kiadások kezelése érdekében stratégiailag fontosabb feladatokra összpontosítson.

A Spendflo zökkenőmentesen integrálható a belső SSO- és pénzügyi rendszerekkel a költési adatok nyomon követése érdekében. 360 fokos képet kaphat arról, hogy csapatának mennyit költ az egyes alkalmazásokra. Összehasonlíthatja a tervezett kiadásokat a tényleges kiadásokkal, és kiszámíthatja, hol költött alul- és hol túlköltekezett. Ez segít a költségvetés hatékony megtervezésében.

Elemezze az egyes alkalmazások használati adatait, azonosítsa a kihasználatlan licenceket, és méretezze őket a megfelelő méretre, hogy növelje a SaaS-megtakarításokat, ami jelentősen befolyásolja az eredményt.

Jellemzők

• Pályázatok és szerződések kezelése egy helyről
• Költségelemzés és a felhasználás pontos nyomon követése
• Automatizált jóváhagyási munkafolyamatok és támogatott vásárlás
• Szállítói kockázatértékelés
• Végezzen hangulatfelmérést
• Kezelje a portfóliót, a kiadásokat és a biztonságot egyetlen platformról.

Árképzés

A kezdőcsomag ára 2500 dollár havonta (éves számlázással), és az ár az éves költés alapján emelkedik.

A kiadáskezelő szoftver használatának előnyei

Egy SaaS kiadáskezelési platform bevezetése számos előnnyel járhat vállalkozása számára. Íme néhány kulcsfontosságú előny:

Költségoptimalizálás

A kiadáskezelő platform segít átláthatóságot biztosítani a SaaS-kiadásokról az SSO és a pénzügyi integrációk révén, lehetővé téve a felesleges licencek azonosítását és a felesleges szolgáltatások megszüntetését, ami jelentős költségmegtakarítást eredményez.

Láthatóság és központi nyomon követés

Egy kiadáskezelő platformmal madártávlatból áttekintheti a teljes SaaS-csomagot, és egy helyen konszolidálhatja az összes SaaS-alkalmazását, lehetővé téve a könnyű nyomon követést, felügyeletet és kezelést. A teljes átláthatóság megakadályozza az árnyék IT-t, a duplikációkat és a redundáns alkalmazásokat, és biztosítja a vállalati irányelveknek való megfelelést.

Áramvonalas munkafolyamatok

A kiadáskezelő szoftverek automatizálhatják az olyan ismétlődő feladatokat, mint a számlák feldolgozása, a kiadások nyomon követése és a jóváhagyási munkafolyamatok, csökkentve a kézi munkát és növelve a termelékenységet.

Használat nyomon követése

A kiadáskezelő szoftverek integrációs képességeinek köszönhetően valós időben nyomon követheti az alkalmazások használatát. Azonosíthatja a kihasználatlan és alulhasznosított alkalmazásokat, és elvégezheti a szükséges optimalizálásokat a kiadások ellenőrzéséhez.

Szerződések és megújítások kezelése

Ezek a platformok átfogó eszközkezelési funkciókat biztosítanak, lehetővé téve a szerződési feltételek nyomon követését, a megújítások automatizálását és a támogatott vevők segítségével jobb ajánlatok megtárgyalását a beszállítókkal.

Következtetés

Íme, a hét legjobb SaaS költéskezelési platform, amelyet 2023-ban érdemes keresni. A szoftverkiadások ellenőrizhetetlen teherré váltak a pénzügyi csapatok számára, mivel nem áll rendelkezésre olyan kifinomult rendszer, amely a teljes SaaS-portfólió kezelésére alkalmas.

Olyan platformokat használhat, mint a CloudEagle és a Spendflo a jobb SaaS-menedzsment és a kiadáskezelési folyamatok érdekében. Teljes áttekintést kaphat arról, hogy a csapatai mit használnak és mire költenek, és meghozhatja a szükséges optimalizálási döntéseket a SaaS-megtakarítások növelése érdekében.

Az olyan platformok, mint a Ramp és az Expensify virtuális vállalati hitelkártyákat kínálnak, amelyekkel ellenőrizheti csapata költési szokásait, és a kiadásokat a költségvetésen belül tarthatja.

Szóval, mi a választásod?