Quand utiliser le 1099 MISC ou le 1099-NEC ?

Intro

Lorsqu'il s'agit de payer des impôts, les free-lances et les entrepreneurs doivent connaître deux formulaires importants : le 1099-NEC et le 1099-MISC. Chacun d'entre eux a une fonction distincte, mais il est souvent difficile de savoir quand utiliser l'un ou l'autre. Pendant des années, les entreprises et les indépendants ont utilisé le formulaire 1099-MISC pour déclarer les revenus qui n'avaient pas encore été imposés. Cependant, avec l'introduction du formulaire 1099-NEC en 2020, spécifiquement pour les rémunérations des non-salariés, le paysage a changé.

Par où commencer pour déclarer la rémunération des entrepreneurs qui ne sont pas des employés permanents ? Faut-il choisir le formulaire 1099-NEC ou MISC ? Ce guide explique les différences entre ces formulaires et fournit des indications sur la manière de remplir correctement chacun d'entre eux afin de garantir la conformité lorsque l'on travaille avec des entrepreneurs.

Informations essentielles sur les formulaires 1099 MISC et 1099 NEC

À partir de 2020, le formulaire 1099 NEC remplacera le formulaire 1099 MISC pour la déclaration à l'IRS des rémunérations imposables des non-salariés. Bien que le formulaire 1099 MISC soit toujours utilisé, il sert désormais principalement à déclarer les paiements professionnels tels que les honoraires d'avocat, les dépenses de santé et les loyers.

Qu'est-ce que le formulaire 1099-MISC ?

Le formulaire 1099-MISC est un document fiscal utilisé pour déclarer les revenus divers supérieurs à 600 $ qui ne font pas partie de la rémunération normale. Avant 2020, il était utilisé pour déclarer les revenus des entrepreneurs ou des propriétaires uniques, mais aujourd'hui il ne concerne plus que les paiements divers.

Selon l'IRS, les entreprises ou les particuliers doivent déclarer les types de paiements suivants :

• Paiements de loyers
• Redevances
• Prix et récompenses
• Frais d'avocat
• Paiements médicaux et de soins de santé
• Produit de l'assurance-récolte
• Produits des activités des bateaux de pêche
• Paiements en espèces liés à la pêche
• Paiements de 10 $ ou plus dans le cadre d'opérations de courtage ou de redevances en lieu et place de dividendes ou d'intérêts exonérés d'impôt
• Gains provenant de la vente directe de produits de consommation destinés à la revente dépassant 5 000

Qu'est-ce qu'un 1099 MISC ?

Une entreprise doit remplir le formulaire 1099-MISC en ligne si elle a payé plus de 600 $ à une personne physique ou morale pour des dépenses diverses telles que le loyer, les prix, les récompenses ou les honoraires d'avocat.

Que faut-il déclarer sur le formulaire 1099-MISC ?

Les entreprises doivent indiquer les informations suivantes sur le formulaire 1099 MISC :

• les cases réservées à des types de revenus spécifiques, tels que les loyers, les redevances ou les prix et récompenses
• Boîtes de retenue pour l'impôt fédéral ou d'État sur le revenu
• Tout actif étranger soumis à une retenue à la source en vertu de la loi sur la conformité fiscale des comptes étrangers (FATCA).

Qu'est-ce qu'un 1099 NEC ?

Le formulaire 1099-NEC (Non-Employee Compensation) est un formulaire fiscal utilisé par les entreprises américaines pour déclarer les paiements de plus de 600 dollars effectués aux entrepreneurs, consultants, freelances et autres indépendants américains qui fournissent des services à l'entreprise mais ne sont pas des employés permanents.

À quoi sert le formulaire 1099 NEC ?

Les entreprises sont tenues de déclarer et d'archiver toute rémunération annuelle supérieure à 600 dollars versée à des non-salariés. Cette déclaration se fait au moyen du formulaire 1099-NEC, qui est soumis à l'IRS.

Les entrepreneurs indépendants, dont les paiements de revenus peuvent être déclarés par les payeurs sur le formulaire 1099-NEC, comprennent

• Indépendants
• Avocats
• CPA
• Professionnels de la fiscalité
• Agents immobiliers non rémunérés en tant que salariés à l'aide du formulaire W-2

Que faut-il déclarer sur le formulaire 1099-NEC ?

Lors du dépôt du formulaire 1099-NEC, les entreprises doivent fournir les informations suivantes :

• Le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et le numéro fédéral d'identification de l'employeur (FEIN) de l'entreprise.
• Le nom, l'adresse et le numéro d'identification fiscale (NIF) du non-salarié, tels qu'ils figurent sur le formulaire W-9.
• Numéro d'identification de l'État (le cas échéant)
• Rémunération totale des non-salariés supérieure à 600 $ versée au cours de l'année précédente

Quelle est la différence entre le 1099 MISC et le 1099 NEC ?

La principale différence entre les formulaires IRS 1099-NEC et 1099-MISC réside dans leur utilisation. Le formulaire 1099-NEC est spécifiquement utilisé pour déclarer les rémunérations des non-salariés et suit les règles de retenue à la source. En revanche, le formulaire 1099-MISC est utilisé pour déclarer différents types de paiements divers à des non-salariés et inclut également la déclaration de la retenue à la source.

Pour des conseils détaillés, l'IRS fournit des instructions pour les formulaires 1099-NEC et 1099-MISC, en soulignant leurs objectifs spécifiques et leurs différences.

Quelles sont les pénalités en cas de non-respect des délais pour les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC ?

Le non-respect de la date limite de dépôt du 1099 MISC 2024 et du 1099-NEC peut entraîner des pénalités, qui varient en fonction de la date de dépôt tardive :

• Pénalité de 50 $ si vous déposez votre demande dans les 30 jours.
• Pénalité de 100 $ si vous déposez votre demande avec plus de 30 jours de retard mais avant le 1er août.
• Pénalité de 260 $ si vous déposez votre demande le 1er août ou après cette date.

Le montant exact dépendra de la date à laquelle vous déposerez la déclaration de renseignements correcte. Si vous ne pouvez pas déposer votre déclaration à temps, vous pouvez demander une prolongation en soumettant** **le formulaire8809 à l'IRS.

Formulaires 1099-MISC et 1099-NEC : comment remplir chacun d'eux

Lorsque vous vous préparez à déposer vos formulaires 1099, la première étape consiste à vous assurer qu'ils sont remplis et soumis dans les délais impartis. Il existe une différence essentielle entre les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC :

• Formulaire 1099-MISC : 31 mars en cas de dépôt électronique (28 février en cas de dépôt papier)
• Formulaire 1099-NEC : 31 janvier

Voici un aperçu de la procédure de dépôt pour chaque formulaire :

1. Dépôt auprès de l'IRS

Copie A : Il est essentiel de déposer cette copie auprès de l'IRS pour les deux formulaires. Il existe deux méthodes de dépôt :

• Dépôt électronique : Il s'agit de la méthode la plus rapide, qui utilise le système FIRE (Filing Information Returns Electronically) de l'IRS. Elle permet de réduire les erreurs et d'accélérer la soumission des déclarations.
• Dépôt sur papier : Il s'agit d'une option plus lente qui consiste à envoyer vos formulaires par courrier à une adresse spécifique en fonction de l'emplacement de votre entreprise. De nombreux logiciels de comptabilité ou services de paiement des entrepreneurs peuvent effectuer le dépôt électronique en votre nom.

2. Envoi de copies au destinataire

Envoyez au destinataire ses copies (copie B et copie 2). Avec leur accord, vous pouvez les envoyer par voie électronique. Les fournisseurs de logiciels ou de services peuvent souvent se charger de cette étape pour vous.

3. Exigences de l'État en matière de dépôt

Les exigences d'enregistrement des formulaires 1099-MISC et 1099-NEC varient d'un État à l'autre. Certains États exigent que ces formulaires soient déposés auprès de l'État, d'autres non.

Les États exemptés du formulaire 1099 sont l'Alaska, la Floride, l'Illinois, le Nevada, le New Hampshire, New York, le Dakota du Sud, le Tennessee, le Texas, Washington et le Wyoming. Les entreprises opérant dans ces États ne sont pas tenues de soumettre des formulaires 1099 à l'État.

Les exigences en matière de déclaration peuvent changer, il convient donc de toujours vérifier auprès de l'administration fiscale de chaque État pour obtenir les informations les plus récentes.

Bonnes pratiques pour les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC

Les erreurs sur les formulaires 1099 sont fréquentes. Il est donc essentiel de se rappeler que vous devrez peut-être remplir plusieurs formulaires, voire aucun, en fonction de vos paiements :

• 1099-MISC uniquement : Utilisé pour déclarer des types spécifiques de paiements autres que les salaires.
• 1099-NEC uniquement : Utilisé pour déclarer la rémunération des non-salariés.
• Les deux formulaires : Obligatoire pour le paiement d'un entrepreneur indépendant de plus de 600 $ et pour le paiement de loyers de plus de 600 $.
• Aucun formulaire : Ce formulaire n'est pas nécessaire si un entrepreneur indépendant n'est payé que 300 $ pour l'année et qu'aucun paiement divers n'est effectué.

Si vous devez remplir l'un de ces formulaires, veillez à respecter les délais de dépôt et à ce que toutes les informations soient exactes, y compris le numéro d'identification du contribuable ou le numéro de sécurité sociale du bénéficiaire.

Conclusion

En comprenant les distinctions importantes entre le formulaire 1099-MISC et le formulaire 1099-NEC, les entreprises et les entrepreneurs indépendants peuvent s'assurer qu'ils respectent les lois fiscales tout en simplifiant leurs processus de gestion financière. En déclarant avec précision ces paiements à l'aide du formulaire approprié, les entreprises respectent non seulement les exigences de l'IRS, mais conservent également des dossiers clairs qui peuvent faciliter les opérations et les rapports financiers. Consultez toujours un fiscaliste si vous avez des doutes sur le formulaire à utiliser.