Intro
À l'ère du numérique, la [connaissance](https://www.getguru.com/reference/types-of-knowledge) est plus qu'un simple pouvoir : c'est la monnaie du succès. Que vous soyez chef d'entreprise ou employé, la capacité d'accéder aux connaissances, de les partager et de les exploiter efficacement peut faire toute la différence. Mais le volume d'informations auquel nous sommes confrontés quotidiennement peut rendre cette tâche ardue. La gestion des connaissances (KM)est une solution qui change la donne et qui est conçue pour aider les entreprises à rationaliser l'information, à stimuler la productivité et à favoriser l'innovation.
Mais qu'est-ce que la gestion des connaissances et comment peut-elle vous rendre plus productif ? Voyons ce qu'il en est.
Qu'est-ce que la connaissance ?
Avant de plonger dans le [KM](https://www.getguru.com/reference/what-is-knowledge-management), il est important de comprendre ce que nous entendons par connaissance. La connaissance n'est pas simplement une donnée ou une information. Il s'agit des connaissances significatives que nous tirons de nos expériences, de notre expertise et des faits que nous accumulons. Dans une organisation, la connaissance peut prendre la forme de stratégies, d'idées de projets, d'enseignements tirés de l'expérience ou de savoir-faire industriel. Pourtant, sans un système efficace pour exploiter ces connaissances, elles restent souvent inexploitées.
De nombreuses entreprises ne se rendent pas compte de la quantité de connaissances qui passe à travers les mailles du filet lorsque les employés ont du mal à accéder aux informations pertinentes. Lorsque les connaissances sont décentralisées, cachées dans des courriels ou enfermées dans l'esprit des gens, la productivité en pâtit.
Qu'est-ce que la gestion des connaissances ?
Lagestion des connaissances (GC) est l'art de capturer, d'organiser et de distribuer les connaissances au sein d'une organisation pour s'assurer qu'elles sont accessibles, utilisables et efficaces. Il ne s'agit pas seulement de stocker des documents dans un dossier partagé - la gestion des connaissances implique la création d'une culture où les connaissances sont continuellement partagées et appliquées au sein des équipes, ce qui permet à chacun de travailler de manière plus intelligente.
Impact de la gestion des connaissances dans le monde réel
Imaginez ce scénario : Une équipe de vente se prépare à une réunion avec un client important. Grâce à un système de gestion des connaissances bien établi, ils peuvent accéder en quelques minutes à une base de données sur les interactions passées avec les clients, les stratégies de vente qui ont fonctionné et les études de cas détaillées. Au lieu de se démener pour trouver des informations, ils peuvent se concentrer sur la perfection de leur discours.
Prenons l'exemple d'une entreprise manufacturière qui rencontre régulièrement des problèmes techniques sur la chaîne de production. Au lieu de résoudre chaque problème à partir de zéro, un système de gestion des connaissances permet aux employés d'accéder rapidement à des solutions qui ont fonctionné dans des cas similaires, ce qui réduit les temps d'arrêt et garantit le bon déroulement des opérations.
Ce ne sont là que quelques exemples de la manière dont la gestion des connaissances peut directement stimuler la productivité en fournissant aux employés un accès instantané à la bonne information au bon moment.
Comment la gestion des connaissances stimule la productivité
Voici comment un système de gestion des connaissances (KM) bien mis en œuvre se traduit directement par une productivité accrue au sein d'une organisation :
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Réduction du temps de recherche: selon des études, les employés passent jusqu'à 20 % de leur temps à rechercher des informations. La gestion des connaissances réduit considérablement ce temps en centralisant les connaissances, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur l'accomplissement des tâches plutôt que sur la recherche de ressources.
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Prévenir la perte de connaissances: lorsque les employés quittent l'entreprise ou changent de rôle, il arrive souvent que des connaissances précieuses les accompagnent. Un système de gestion du savoir préserve ces connaissances et les met à la disposition des autres.
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Encourage l'apprentissage continu: La gestion des connaissances favorise une culture où les connaissances sont constamment mises à jour et partagées. Cet environnement d'apprentissage aide les employés à rester à jour, à innover et à prendre de meilleures décisions.
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Amélioration de la collaboration: Lorsque tout le monde a accès aux mêmes connaissances, les cloisonnements disparaissent. Les équipes collaborent plus efficacement et le partage des connaissances interfonctionnelles devient la norme.
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Amélioration de la prise de décision: Les systèmes de gestion des connaissances permettent aux décideurs d'accéder facilement aux données, à la recherche et aux expériences passées, ce qui leur permet de prendre des décisions plus éclairées et plus rapides.
Trouver le bon logiciel de gestion des connaissances
Pour véritablement exploiter le potentiel de la gestion des connaissances, il faut disposer des bons outils. Le marché offre une gamme d'[outils de gestion des connaissances] https://www.getguru.com/reference/knowledge-management-tools conçus pour aider les entreprises à stocker, organiser et partager les connaissances de manière efficace. Voici quelques-unes des meilleures options :
1. Confluence d'Atlassian
Si votre organisation accorde une grande importance à la collaboration, Confluence pourrait être votre premier choix. Il est largement utilisé pour créer et organiser du contenu au sein des équipes, et son intégration avec d'autres produits Atlassian comme Jira le rend indispensable pour les équipes de développement. Avec des fonctionnalités telles que les espaces de travail collaboratifs, le partage de documents et les référentiels de connaissances structurés, Confluence est conçu pour promouvoir le partage des connaissances et l'alignement des équipes.
2. Microsoft SharePoint
Pour les grandes organisations, Microsoft SharePoint est un outil puissant. Il offre une large gamme d'outils pour la gestion des documents, la collaboration et la gestion des connaissances, ce qui en fait une solution unique. La flexibilité de SharePoint vous permet de créer des bases de connaissances, des flux de travail et des intranets personnalisés qui répondent aux besoins spécifiques de votre organisation.
3. Gourou
Pour les entreprises où l'accès en temps réel à l'information est crucial, Guru excelle. Guru capture les connaissances à la volée et les organise en catégories facilement accessibles. Son extension pour navigateur permet aux employés d'obtenir des informations pertinentes directement pendant leur travail, ce qui en fait un outil idéal pour les équipes d'assistance à la clientèle et de vente qui ont besoin de réponses rapidement.
4. Notion
Pour les startups et les petites entreprises, Notion offre une solution tout-en-un pour la gestion des connaissances, la gestion des tâches et la prise de notes. Son interface simple et ses fonctions de base de données personnalisables facilitent la création de référentiels de connaissances, de manuels d'équipe et de documents de projet.
5. Document360
Lorsqu'il s'agit de gérer la documentation technique, Document360 se distingue. Son éditeur intuitif et sa capacité à gérer de grandes quantités de connaissances techniques en font un outil de choix pour les entreprises SaaS et technologiques. Les équipes peuvent collaborer sur les articles de la base de connaissances, ce qui permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde, qu'il s'agisse des développeurs ou des représentants du service clientèle.
6. Feu de fleurs
Bloomfire offre une solution de pointe aux organisations qui accordent une grande importance à la facilité de recherche et à la découverte des connaissances. Ses fonctions de recherche alimentées par l'IA garantissent que les employés peuvent trouver la bonne information, quelle que soit l'étendue de la base de connaissances. Grâce au support multimédia et aux forums de discussion, Bloomfire renforce également l'engagement au sein des équipes.
Conclusion
Dans le paysage du travail d'aujourd'hui, axé sur la connaissance, il est essentiel de disposer des bons outils et des bonnes pratiques pour gérer l'information. La gestion des connaissances ne se contente pas de rationaliser le travail des équipes, elle favorise également une culture de la collaboration, de l'apprentissage continu et de l'innovation. En investissant dans les bons outils de gestion des connaissances, vous vous assurez que les connaissances ne sont jamais perdues, que la productivité augmente et que votre organisation prospère dans un monde de plus en plus compétitif.
