Avantages de la feuille de temps que tout propriétaire d'entreprise doit connaître

Intro

Dans le paysage économique moderne, le suivi du temps de travail des employés revêt une grande importance. Il permet de savoir comment les ressources sont utilisées et comment leur temps est réparti entre les différents projets.

Traditionnellement, les entreprises s'appuient fortement sur les feuilles de temps pour saisir les données relatives au temps de travail dans un format tabulaire afin d'assurer le suivi des heures de travail. Cependant, avec l'avènement de la technologie, de nombreuses organisations ayant atteint la maturité numérique ont adopté les feuilles de temps numériques en raison de leurs fonctionnalités indispensables et ont également constaté une amélioration significative de leurs résultats et de la réalisation de leurs projets.

Dans ce blog, nous aborderons donc les principaux avantages de l'utilisation des feuilles de temps pour les employés et la manière dont elle peut contribuer à rationaliser le traitement des salaires, à améliorer la productivité de l'équipe et à favoriser une relation positive avec les clients et les équipes.

Qu'est-ce qu'une feuille de temps ?

Une feuille de temps est un outil que les entreprises utilisent pour suivre le temps de travail total des employés au cours d'une période donnée. Les entreprises peuvent utiliser les données relatives au temps de travail des employés à partir de la feuille de temps pour traiter les salaires, facturer les clients, estimer les livraisons de projets et suivre les schémas d'absentéisme. Les entreprises utilisent principalement trois types de feuilles de temps :

Sur papier

Les feuilles de temps sur papier, y compris les cartes de temps imprimables, les cartes perforées, les registres, etc., sont les plus traditionnellement utilisées pour enregistrer les heures de travail des employés. Cependant, ces feuilles de temps archaïques nécessitaient des entrées manuelles et étaient sujettes aux erreurs humaines, à la sécurité des données et au vol de temps.

Feuilles de calcul

Les tableurs ont réformé la présentation des feuilles de temps pour rendre le processus de comptabilisation des heures plus organisé, plus rationnel et moins fastidieux. La nature tabulaire, la simplicité et la facilité d'utilisation font des feuilles de calcul, en particulier au format Excel, l'une des solutions de feuilles de temps les plus recherchées par les entreprises. En fait, les entreprises peuvent même utiliser des modèles de feuilles de temps Excel disponibles dans de multiples formats pour suivre le temps des employés sur une base quotidienne/hebdomadaire/mensuelle.

Feuilles de temps numériques

Les systèmes sur papier et les feuilles de calcul présentaient plusieurs limites en termes de fonctionnalité et étaient également sujets au vol de temps, à la sécurité des données et à la saisie de données erronées, ce qui a donné lieu à des feuilles de temps numériques telles que le logiciel de suivi du temps qui non seulement saisit les données de temps avec précision, mais offre également d'innombrables fonctionnalités, telles que des rapports détaillés, des voies d'approbation, des validations, et plus encore.

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Nous examinerons plus en détail les raisons pour lesquelles les entreprises devraient utiliser un logiciel de suivi des temps, également connu sous le nom de feuilles de temps en ligne, et comment il peut les aider à améliorer leur rentabilité et leurs compétences.

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* Facturation précise pour les clients

Qu'il s'agisse de comptabilité, de freelancing ou de toute autre entreprise, il est crucial de garder une trace des heures travaillées sur plusieurs projets afin de calculer les factures pour les différents clients.

Pour les entreprises qui facturent leurs clients sur une base horaire, la feuille de temps sert d'enregistrement pour les clients et permet de générer des factures précises.

Une feuille de temps numérique aide les entreprises à mieux comprendre les données contextuelles relatives au temps de travail passé sur différents projets, ce qui garantit que les clients sont facturés correctement et rapidement. Cela permet de maintenir des relations saines entre les clients et les chefs d'entreprise.

Ces logiciels de suivi du temps sont également dotés de fonctions de reporting configurables qui révèlent des détails sur l'utilisation du temps et aident les clients à se tenir au courant de l'utilisation de leur argent et à savoir s'il a été utilisé à bon escient.

Les rapports détaillés permettent aux clients de voir combien de temps les ressources ont consacré à la réalisation des différentes parties du projet, ce qui constitue une preuve du calcul et de l'exactitude de la facturation.

* Calcul simplifié des salaires

Les feuilles de temps sont utiles aux organisations qui recrutent des travailleurs rémunérés à l'heure, car elles les aident à suivre les heures de travail des employés.

Les logiciels de suivi du temps permettent de suivre le nombre total d'heures de travail et d'heures supplémentaires, ce qui aide les entreprises à rémunérer les employés de manière équitable et précise en fonction du nombre d'heures travaillées.

Ce logiciel garde également un œil sur les heures de travail des employés, les congés, les accumulations, les heures supplémentaires, les indemnités de congés payés, etc. Il aide les entreprises à gérer efficacement la paie des employés ainsi que les indemnités et les compléments de salaire.

En outre, grâce aux feuilles de temps, les employeurs peuvent facilement se conformer aux réglementations relatives à la paie concernant les heures supplémentaires, les indemnités pour travail posté, etc.

En outre, en cas de conflit dans le traitement de la paie, les employeurs/gestionnaires peuvent toujours se référer aux données de la feuille de temps pour vérifier les heures de travail et le nombre total d'heures consacrées à des projets spécifiques.

De cette manière, les feuilles de temps numériques réduisent le temps et les coûts consacrés aux tâches administratives, libérant ainsi le personnel du traitement manuel des données de temps afin qu'il puisse se consacrer à un travail plus productif susceptible d'apporter de la valeur à l'organisation.

* Empêche le micromanagement

Les chefs d'équipe ou les superviseurs contrôlent souvent les activités des employés afin d'administrer ce sur quoi ils travaillent et le temps qu'ils mettent à accomplir une tâche.

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Grâce aux feuilles de temps, les responsables n'ont plus besoin de microgérer leurs employés et peuvent facilement savoir sur quoi ils travaillent, combien de temps ils ont passé à accomplir leurs tâches et comment leurs ressources sont utilisées dans l'ensemble.

Ainsi, les feuilles de temps évitent aux managers de superviser et de microgérer leurs équipes, ce qui réduit la probabilité de conflit entre les managers et les membres de l'équipe.

* Meilleures prévisions et estimations

L'un des principaux avantages de l'utilisation des feuilles de temps numériques est que leurs données peuvent être utilisées pour estimer les ressources telles que le temps, la main-d'œuvre et les coûts pour des projets futurs.

Par exemple, avant qu'une équipe ne se lance dans un nouveau projet, elle doit en estimer les spécificités, telles que les délais, les étapes et les ressources nécessaires. Dans ce cas, le gestionnaire peut utiliser les données des feuilles de temps de projets antérieurs dont la nature des tâches est similaire à celle du projet en cours.

Ainsi, grâce aux données historiques des projets réalisés précédemment, les entreprises peuvent améliorer leur estimation de la main-d'œuvre, des coûts et des délais pour les projets à venir, éviter les dépassements de coûts et garantir la livraison des projets dans les délais impartis.

* Gestion des tâches et hiérarchisation des priorités

"Les feuilles de temps permettent aux organisations de mieux gérer le flux de travail, d'identifier les domaines d'amélioration et d'allouer les ressources de manière stratégique, ce qui contribuera à la réussite des projets et aura un impact positif sur les résultats.

Les feuilles de temps sont un outil précieux pour discerner la nature des tâches et le temps qu'il faut généralement pour les accomplir.

Les responsables peuvent vérifier les données de la feuille de temps pour discerner les projets et les tâches qui occupent le plus de bande passante et ceux qui en occupent le moins. Grâce à cette analyse, ils peuvent prendre des décisions éclairées concernant la hiérarchisation, l'affectation et la gestion des tâches.

Par exemple, les gestionnaires et les employeurs peuvent se débarrasser des projets qui n'apportent pas grand-chose et qui consomment davantage de bande passante.

En outre, les gestionnaires peuvent comprendre quelles tâches prennent beaucoup de temps et lesquelles en prennent moins. Cette analyse les aide à améliorer le flux de travail en classant les tâches par ordre de priorité, de sorte que les tâches urgentes puissent être traitées en premier et que les tâches dont les délais sont trop longs puissent être traitées plus tard. Par exemple, si une équipe de vente effectue des tâches administratives et de sensibilisation qui consomment une grande partie de sa bande passante, elle peut être invitée à travailler d'abord sur les courriels personnalisés à froid pour les clients, ce qui prend relativement moins de temps et est hautement prioritaire.

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* Aperçu des tendances en matière de productivité

Les feuilles de temps permettent non seulement de suivre les données relatives au temps de travail des employés, mais aussi d'aider les responsables à vérifier les tendances en matière de productivité et à identifier les domaines dans lesquels les employés sont à la traîne.

Par exemple, les responsables peuvent consulter les données des feuilles de temps des employés pour savoir quelles tâches consomment le plus de bande passante et quelles tâches ils peuvent effectuer plus rapidement.

Ces données aident les responsables à découvrir les domaines dans lesquels les employés sont à la traîne et ceux dans lesquels ils excellent. En fonction du temps nécessaire à l'accomplissement d'un travail, les responsables peuvent utiliser les employés pour divers projets ayant des besoins spécifiques.

En outre, les responsables peuvent identifier les ressources qui consacrent trop de temps aux tâches génériques par rapport aux autres employés et leur fournir la formation et les conseils nécessaires pour améliorer leurs performances.

En fait, grâce au logiciel de suivi des temps mis en place, les responsables peuvent générer des rapports sur des domaines spécifiques afin de mieux évaluer les performances des employés, les tendances en matière de productivité et les niveaux de charge de travail. Ces informations détaillées peuvent les aider à mieux allouer leurs ressources, à répartir efficacement les tâches et à optimiser le flux de travail afin d'améliorer la productivité et l'efficacité globales.

* Utilisation optimale des ressources

L'une des principales préoccupations des entreprises est de savoir si leurs employés font leur part du travail et s'ils n'oublient pas de passer du temps sur des activités non professionnelles.

La feuille de temps permet de savoir sur quoi les employés ont travaillé, pendant combien de temps et sur quels projets. Cette visibilité claire des données relatives au temps de travail des ressources garantit que celles-ci ne sont ni sous-utilisées ni surutilisées et que, si nécessaire, leurs tâches peuvent être déléguées afin d'éviter l'épuisement des employés.

En outre, si les responsables constatent que la bande passante des ressources a été utilisée au maximum de son potentiel et que des ressources supplémentaires sont nécessaires pour répartir le travail, ils peuvent signaler la nécessité d'une dotation en personnel temporaire ou d'une embauche en masse et demander à la direction de recruter des ressources supplémentaires en conséquence.

* Tenir les clients au courant de l'avancement du projet

Pour les projets en contact avec les clients, la feuille de temps peut faire des merveilles, car elle permet aux clients de voir une ventilation détaillée du temps passé sur plusieurs tâches et d'en déduire l'avancement du projet.

Cette analyse n'aide pas seulement les clients à comprendre les détails complexes du projet, mais permet également à l'équipe d'impliquer les clients dans le parcours du projet, en s'assurant que leurs attentes concernant les délais sont alignées avec l'équipe et en procédant à des ajustements lorsque cela s'avère nécessaire.

* Meilleure gestion des projets et respect des délais

La feuille de temps donne une vue d'ensemble du temps passé sur plusieurs tâches et permet d'atténuer la dérive du projet.

Ainsi, grâce aux données des feuilles de temps, les responsables peuvent s'attaquer aux goulets d'étranglement du projet, recruter davantage de ressources si nécessaire, comparer les délais réels et les délais effectifs, et prendre des décisions éclairées pour s'assurer que le projet ne déraille pas de sa trajectoire.

Cette visibilité en temps réel des données des feuilles de temps aide les gestionnaires à optimiser le flux de travail et à prendre des décisions proactives de temps à autre pour maintenir le projet sur la bonne voie et garantir une livraison dans les délais.

* Réduction des absences non planifiées

Si vous ne disposez pas d'un registre solide des absences des employés ou si vous utilisez un processus manuel pour les enregistrer, la tendance à l'absentéisme risque de passer inaperçue, laissant vos employés dans l'incertitude quant à ce que l'on attend d'eux.

Les feuilles de temps numériques assurent le suivi des absences non planifiées et signalent si ces absences sont devenues une tendance. En découvrant des schémas d'absentéisme chez certains employés, les responsables peuvent prendre des mesures proactives pour minimiser leur occurrence, améliorer l'engagement et aider les employés à respecter les règles et règlements nécessaires de l'organisation.

Résultat final

Dans le monde des affaires, chaque instant compte et les feuilles de temps permettent aux entreprises de recueillir des données sur le temps de travail des employés et de les analyser pour prendre des décisions éclairées. Les entreprises peuvent utiliser n'importe quelle feuille de temps, qu'il s'agisse d'une feuille de papier ou d'une feuille de calcul. Cependant, la susceptibilité aux erreurs, au vol de temps et au traitement manuel les rend incompatibles avec une utilisation moderne et ouvre la voie aux logiciels de suivi du temps. Comme indiqué précédemment, ces feuilles de temps modernes améliorent non seulement l'utilisation des ressources pour les entreprises, mais les aident également à obtenir des informations en temps réel sur les indicateurs clés de l'entreprise pour une meilleure prise de décision.