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Les 5 phases du cycle de vie de la gestion de projet en 2023

Les chefs de projet sont de véritables multitâches. Ils coordonnent des équipes, gèrent des calendriers complexes et exécutent des tâches à la perfection, souvent en même temps.

Cependant, les gestionnaires de projet expérimentés savent que l'orchestration d'un projet réussi exige plus que de simples plans. Il faut une connaissance approfondie du cycle de vie de la gestion de projet.

Dans ce guide, nous examinerons chaque phase du cycle de vie de la gestion de projet - Initiation, Planification, Exécution, Suivi et Clôture. Nous explorerons également les étapes et les outils nécessaires pour mener vos projets vers le succès pour chaque phase.

Les cinq phases du cycle de vie de la gestion de projet

Le cycle de vie de la gestion de projet comprend généralement 5 phases :

1. Phase 1 - Initiation
2. Phase 2 - Planification
3. Phase 3 - Exécution
4. Phase 4 - Suivi et contrôle
5. Phase 5 - Clôture

Qu'est-ce que le cycle de vie d'un projet ?

Le cycle de vie d'un projet est un cadre qui permet aux gestionnaires de projet de planifier, d'exécuter et de contrôler efficacement le projet. Il s'agit d'une approche systématique qui décrit les étapes d'un projet, de son lancement à sa clôture.

Entrons dans le détail des étapes du cycle de vie d'un projet :

1. L'initiation : La phase d'initiation marque le début d'un projet. Elle consiste à identifier et à définir le but, les objectifs, la portée et les parties prenantes du projet.

Au cours de cette étape, un chef de projet est généralement désigné et une étude de faisabilité peut être réalisée pour évaluer la viabilité du projet. Les exigences et les contraintes initiales du projet sont déterminées, et une charte de projet ou une analyse de rentabilité est élaborée.

2. Laplanification: Au cours de la phase de planification, les gestionnaires de projet et leurs équipes élaborent un plan global pour guider l'exécution du projet. Cette étape comprend

• définir les éléments livrables du projet
• la création d'une structure de répartition du travail
• identifier les tâches et les dépendances du projet
• l'estimation des ressources et des délais
• l'allocation des budgets
• établir des stratégies d'analyse et de gestion des risques afin d'atténuer les risques potentiels du projet

Notez que le plan de projet sert de feuille de route pour l'exécution et le contrôle du projet.

3. L'exécution: La phase d'exécution est celle où le plan du projet est mis en œuvre. Les tâches sont attribuées et les membres de l'équipe commencent à travailler sur leurs activités respectives.

Les gestionnaires de projet supervisent l'exécution, en veillant à ce que les tâches soient accomplies dans les délais, à ce que les ressources soient utilisées efficacement et à ce que la communication soit fluide entre les membres de l'équipe et les parties prenantes. Des réunions et des mises à jour régulières de l'état d'avancement sont organisées pour suivre les progrès, résoudre les problèmes et procéder aux ajustements nécessaires afin de maintenir le projet sur la bonne voie.

4. Suivi et contrôle : Tout au long du cycle de vie du projet, le suivi et le contrôle sont essentiels pour garantir que le projet respecte le calendrier, le budget et les normes de qualité définies.

Les gestionnaires de projet suivent les indicateurs clés de performance, examinent les paramètres du projet et comparent les progrès réels aux objectifs planifiés. Cette étape implique la gestion des changements, la résolution des conflits et la prise en compte des risques au fur et à mesure qu'ils se présentent. Des rapports réguliers sont également établis pour tenir les parties prenantes informées de l'état d'avancement du projet et des ajustements nécessaires.

5. Clôture : la phase de clôture marque la fin du projet. Elle comprend la finalisation et la livraison des produits livrables du projet, la réalisation d'une revue de projet ou d'une revue post-implémentation, et l'obtention des approbations et des signatures des parties prenantes. Les enseignements tirés du projet sont documentés afin d'améliorer les projets futurs. Les contrats sont clôturés et les ressources sont libérées.

Un rapport formel de clôture du projet est préparé, mettant en évidence les réalisations, les défis et les recommandations pour les projets futurs. La célébration de la réussite du projet et la reconnaissance des contributions des membres de l'équipe constituent également une partie essentielle de la phase de clôture.

Conseil de pro : le cycle de vie d'un projet n'est pas nécessairement un processus linéaire. Des itérations, des adaptations et des boucles de rétroaction peuvent se produire tout au long du projet, ce qui permet de faire preuve de souplesse et de procéder à des ajustements si nécessaire.

Les quatre contraintes du cycle de vie de la gestion de projet

Le cycle de vie de la gestion de projet comporte quatre contraintes que les gestionnaires de projet doivent gérer efficacement :

1. Temps: les contraintes de temps peuvent être influencées par des facteurs externes tels que :

• Délais irréalistes : Les gestionnaires sont souvent confrontés à des difficultés lorsque les parties prenantes ou les clients fixent des délais trop agressifs ou peu réalistes pour l'achèvement du projet. Cela peut créer une pression et rendre difficile la réalisation du projet dans les délais impartis.
• Mauvaise estimation du temps : Il est essentiel d'estimer avec précision le temps nécessaire pour chaque tâche ou phase. Une mauvaise estimation du temps peut entraîner des retards et entraver l'avancement du projet.
• Dépendances et retards: Les projets présentent souvent des interdépendances entre les tâches ou les équipes. Des retards dans un domaine peuvent avoir un effet d'entraînement et influer sur le calendrier global du projet.

2. Lecoût: Les contraintes de coût les plus courantes sont les suivantes :

• Budget insuffisant: Des ressources financières limitées peuvent poser des problèmes pour l'achat des matériaux nécessaires, l'embauche de personnel qualifié ou l'investissement dans la technologie requise pour l'exécution du projet.
• Dépassements de coûts : Une mauvaise estimation des coûts, des dépenses imprévues ou des changements dans la portée du projet peuvent entraîner des dépassements de budget, ce qui pèse sur les ressources et crée des contraintes financières.
• Allocation des ressources : Les gestionnaires ont souvent du mal à optimiser l'affectation des ressources pour garantir la rentabilité tout en répondant aux exigences du projet.

3. Lechamp d'application: Il y a contrainte de portée lorsque le projet déraille et s'étend au-delà de la portée prévue à l'origine. Les cas d'utilisation généraux sont les suivants :

• Le glissementdu champ d'application : les modifications ou les ajouts au champ d'application du projet sans une évaluation et une approbation appropriées peuvent entraîner un glissement du champ d'application. Cela peut entraîner une augmentation des coûts, un allongement des délais et des difficultés à réaliser le projet tel qu'il avait été initialement prévu.
• Modifications du champ d'application : Les changements de portée en milieu de projet peuvent perturber le flux de travail, affecter l'allocation des ressources et introduire de nouveaux risques et incertitudes.
• Exigences floues: Des exigences mal définies ou ambiguës peuvent empêcher les responsables d'établir un champ d'application clair et de communiquer efficacement les attentes du projet à l'équipe.

4. Laqualité: Les contraintes de qualité peuvent découler de nombreux problèmes, tels que :

• Absence de normes : L'absence de normes de qualité définies ou d'un système de gestion de la qualité peut entraîner des résultats incohérents ou médiocres.
• Tests insuffisants: Des tests ou des processus d'assurance qualité inadéquats peuvent entraîner des erreurs ou des défauts non détectés, réduisant ainsi la qualité globale des produits livrables du projet.
• Équilibrer les compromis: Les gestionnaires sont souvent confrontés au défi de trouver un équilibre entre le désir d'obtenir des résultats de haute qualité et les contraintes de temps et de coût. Des compromis peuvent être nécessaires, et trouver le bon équilibre peut être une tâche complexe.

Conseil de pro: ces quatre contraintes, communément appelées le "triangle de fer", sont interdépendantes, et les modifications apportées à l'une d'entre elles ont souvent des répercussions sur les autres. Les gestionnaires de projet doivent soigneusement équilibrer et hiérarchiser ces contraintes tout au long du cycle de vie du projet afin d'obtenir de bons résultats.

Comprendre les 5 phases du cycle de vie de la gestion de projet

Phase 1. Lancement du projet

Étapes à suivre :

1. Identifier les objectifs, les buts et les résultats du projet.
2. Définir la portée et les limites du projet.
3. Réaliser une étude de faisabilité pour évaluer la viabilité du projet.
4. Identifier les parties prenantes et établir des canaux de communication.
5. Créer une charte de projet ou un document de lancement.

Outils couramment utilisés :

• Modèle de charte de projet
• Outils d'analyse des parties prenantes
• Modèles d'études de faisabilité
• Modèles de plans de gestion de la communication

Phase 2. Planification du projet

Étapes à suivre :

1. Définir les tâches et les activités du projet.
2. Déterminer le calendrier et les étapes du projet.
3. Élaborer une structure de répartition du travail (SRT) et affecter les ressources.
4. Identifier et analyser les risques liés au projet.
5. Élaborer un budget et allouer des ressources.
6. Créer un plan de projet détaillé.

Outils couramment utilisés :

• Logiciel de gestion de projet (par exemple, Microsoft Project, Asana, Trello)
• Des diagrammes de Gantt comme celui présenté ci-dessous :

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• Modèles d'OTP
• Outils d'évaluation des risques
• Logiciel d'allocation des ressources
• Outils de budgétisation et d'analyse financière

Phase 3. Exécution

Étapes à suivre :

1. Exécuter les tâches du projet conformément au plan du projet.

2. Coordonner et gérer les ressources :

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3. Communiquer avec les parties prenantes et répondre à leurs préoccupations.

4. Contrôler l'avancement du projet et suivre les performances réelles.

5. Mettre en œuvre des mesures de contrôle de la qualité.

6. Gérer tout changement ou problème survenant au cours de l'exécution.

Outils couramment utilisés :

• Outils de collaboration et de communication (par exemple, Slack, Microsoft Teams)
• Logiciel de gestion des tâches
• Logiciel de gestion de projet
• Outils de gestion de la qualité
• Outils de gestion du changement

Phase 4. Suivi et contrôle

Étapes à suivre :

1. Contrôler l'avancement du projet et le comparer au calendrier et aux étapes prévues.
2. Suivre les coûts du projet et les comparer au budget.
3. Organiser des réunions régulières pour évaluer l'état d'avancement du projet et résoudre les problèmes.
4. Gérer les risques liés au projet et mettre en œuvre des stratégies d'atténuation.
5. Veiller au respect des normes de qualité.
6. Ajuster le plan du projet si nécessaire.

Outils couramment utilisés :

• Logiciel de gestion de projet avec fonctions de suivi et de rapport
• Outils d'analyse de la valeur acquise
• Logiciel de gestion des risques
• Outils et techniques de contrôle de la qualité
• Outils de gestion du changement
• Tableaux de bord de la performance des projets

Phase 5. Clôture

Étapes à suivre :

1. Évaluer la performance du projet par rapport aux objectifs et aux résultats attendus.

2. Obtenir l'approbation du client ou des parties prenantes pour l'achèvement du projet.

3. Organiser une session sur les enseignements tirés afin d'identifier les réussites et les domaines à améliorer :

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4. Archiver la documentation du projet et clôturer les contrats.

5. Célébrer la réussite du projet et reconnaître les contributions des membres de l'équipe.

Outils couramment utilisés :

• Outils d'évaluation des projets
• Modèles de leçons apprises
• Systèmes de gestion des documents
• Modèles de clôture de contrat
• Liste de contrôle pour la clôture du projet

A vous de jouer : Simplifiez votre processus de gestion de projet avec Nifty

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Vous souhaitez rendre votre processus de gestion de projet efficace et simple ? Pensez au logiciel de gestion de projet de Nifty, qui offre une interface conviviale et une foule de fonctionnalités essentielles telles que :

• Collaboration centralisée : Nifty sert de hub centralisé pour votre équipe où vous pouvez facilement communiquer, partager des documents et suivre les progrès au sein de la plateforme. Dites adieu aux courriels, messages et fichiers dispersés.
• Gestion des tâches : Nifty vous permet de créer et d'assigner des tâches aux membres de l'équipe, de fixer des dates d'échéance et de suivre l'avancement des travaux. Restez organisé grâce à des tableaux de tâches intuitifs et des flux de travail simplifiés qui améliorent la productivité :

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• **Suivi du temps : **Nifty offre des fonctions intégrées de suivi du temps, qui vous permettent de contrôler le temps passé sur chaque tâche. Vous pouvez facilement suivre et analyser les heures de travail afin de garantir une allocation optimale des ressources et l'efficacité du projet.
• Gestion de fichiers : Le système de gestion de fichiers de Nifty vous permet de télécharger, de stocker et d'accéder facilement aux documents.
• Feuilles de route visuelles pour les projets : Les chefs de projet peuvent garder le contrôle du calendrier de leur projet grâce aux feuilles de route visuelles de Nifty. Ils peuvent facilement planifier, visualiser et suivre les étapes et les échéances du projet.
• Desintégrations puissantes: Nifty s'intègre à des outils populaires tels que Slack, Google Drive et GitHub, améliorant ainsi vos capacités de gestion de projet. Vous pouvez connecter vos applications préférées et rationaliser votre flux de travail sans aucun problème.

La réussite de votre projet dépend de votre compréhension du cycle de vie de la gestion de projet. Utilisez un logiciel de gestion de projet et augmentez vos efforts pour mener à bien vos projets en respectant le budget, le calendrier et les attentes des parties prenantes.