Équipes de médias sociaux à distance : Comment communiquer efficacement

Intro

En 2023, de nombreuses équipes de médias sociaux travaillent à distance, à temps partiel ou à temps plein. Non seulement de nombreuses entreprises ont conservé une politique hybride ou de travail à distance après la pandémie, mais elles ont également mis en place une politique de travail à distance. Le fait de proposer un travail entièrement à distance permet également aux équipes d'attirer les meilleurs talents que le marché de l'emploi peut offrir.

Cependant, la coordination d'une équipe de médias sociaux à distance peut s'avérer difficile. Surtout lorsqu'il s'agit de communication.

Comment s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde ? Que les flux de travail se déroulent sans heurts ? Comment minimiser les pertes de friction et les malentendus ?

Voici sept outils et stratégies que vous pouvez exploiter pour communiquer efficacement avec votre équipe de médias sociaux à distance.

Choisir un système de collaboration documentaire unique

(Source : Freepik)

Pour commencer, vous devez choisir une plateforme de collaboration documentaire à laquelle tout le monde adhère. Oui, c'est élémentaire. Pourtant, de nombreuses équipes perdent encore trop de temps à envoyer et à recevoir des documents et à les convertir inutilement d'un format de fichier à l'autre.

Optez pour un système unique de collaboration documentaire basé sur le cloud qui vous permet de partager, de co-créer et de co-éditer des documents texte, des feuilles de calcul et des présentations. Qu'il s'agisse d'un bilan du deuxième trimestre, d'une présentation stratégique ou du rapport annuel, le fait de disposer d'un système central facilite grandement la production d'un document cohérent avec un minimum de frustration.

Actuellement, les solutions basées sur le cloud les plus courantes sont Google Workspace et Microsoft 365. Toutes deux offrent une grande variété de types de fichiers et s'intègrent à un grand nombre d'autres applications professionnelles.

Privilégier les solutions basées sur l'informatique en nuage

En ce qui concerne les solutions basées sur le cloud, vous devriez les utiliser en priorité pour le plus grand nombre possible de vos flux de travail, et pas seulement pour le partage de documents.

Stockage de fichiers, conception graphique, montage vidéo. Il existe des outils sophistiqués basés sur l'informatique en nuage pour tous ces aspects. Ils facilitent grandement la vie des équipes à distance.

Par exemple, disons qu'un membre de votre équipe dessine un graphique pour une bobine Instagram ou un post sur un témoignage concernant votre dernier produit. S'ils le font dans Photoshop sur leur ordinateur portable personnel, ils sont les seuls à pouvoir travailler dessus. Et s'il tombe malade ou n'est pas disponible pour une autre raison, vous restez dans l'expectative.

La solution la plus efficace consiste à utiliser un outil de conception basé sur le cloud, tel que Canva. Toute votre équipe a accès à l'ensemble des créations. Et tant que vous nommez correctement vos fichiers et vos projets, tout le monde peut trouver et modifier ce dont il a besoin.

Essayez les réunions asynchrones

Ensuite, envisagez de passer à des appels vidéo asynchrones, en particulier si les membres de votre équipe se trouvent dans des fuseaux horaires différents.

Les appels vidéo sont un excellent moyen pour les membres d'une équipe d'interagir, de partager des idées, de montrer leurs dernières créations, d'obtenir un retour d'information sur des concepts complexes et de tisser des liens. Cependant, ils prennent beaucoup de temps. Et ils peuvent être difficiles à organiser, en particulier si votre équipe est internationale.

Les réunions asynchrones, en revanche, vous permettent d'enregistrer votre contribution sous la forme d'un clip vidéo - partages d'écran inclus - puis de le partager via un simple lien. Les autres membres de l'équipe peuvent alors la regarder quand ils en ont le temps. De plus, ils peuvent consulter la transcription automatique pour repérer les éléments d'information les plus intéressants, accélérer ou ralentir votre clip, et réagir par le biais de commentaires ou d'une vidéo de leur cru.

Cela vous permet de communiquer efficacement des informations plus nombreuses et plus complexes qu'un courrier électronique, mais vous n'avez pas besoin de trouver un moment qui convienne à tout le monde pour organiser un appel vidéo.

Centralisez la téléphonie de votre entreprise

Un autre excellent moyen d'accroître l'efficacité de vos communications est de vous doter d'un service téléphonique central pour entreprises.

Comme beaucoup d'autres outils de cette liste, les services de téléphonie d'entreprise modernes sont généralement basés sur l'informatique dématérialisée. Cela signifie que votre équipe peut y accéder de n'importe où, où qu'elle se trouve.

De plus, ils offrent bien plus de canaux que les simples appels vocaux. Les appels vidéo, la messagerie instantanée, le chat en direct et le courrier électronique sont également souvent inclus.

En outre, de nombreux fournisseurs proposent des fonctions supplémentaires astucieuses, souvent basées sur l'intelligence artificielle, pour vous faciliter la vie. Par exemple, certains services proposent des transcriptions et des résumés automatiques des appels. La rédaction des comptes rendus de réunion devient ainsi un jeu d'enfant.

Tirer parti d'une collaboration d'équipe basée sur les messages

(Source : Freepik)

Êtes-vous fatigué des chaînes d'e-mails interminables ? Et de rater des messages cruciaux parce que quelqu'un a oublié d'appuyer sur "répondre à tous" ?

Dans ce cas, vous pouvez opter pour des outils de collaboration en équipe basés sur les messages. Au cours des dernières années, Slack et Discord, en particulier, se sont imposés comme des concurrents de poids dans ce domaine. Et pour cause.

Ces outils vous permettent de structurer efficacement la communication entre les membres de l'équipe. Bien que vous puissiez envoyer un message direct à quelqu'un, la plupart des échanges sont structurés en canaux.

Par exemple, supposons qu'un groupe de travail de votre équipe soit chargé d'élaborer une nouvelle stratégie pour les contenus vidéo de courte durée, en réponse à une éventuelle interdiction de TikTok aux États-Unis. Au lieu que les membres de ce groupe de travail s'envoient des courriels, vous pouvez créer un canal Slack pour qu'ils puissent échanger des messages et partager des documents. Ainsi, personne n'aura à craindre de manquer des informations importantes.

Exploiter les suites de gestion de projet

Si vous travaillez sur des projets plus importants ou plus complexes, ou si vous devez coordonner une équipe plus importante, envisagez d'utiliser un outil de gestion de projet.

Ces outils sont dotés de fonctionnalités plus sophistiquées que les outils de collaboration ci-dessus. Ils vous permettent d'attribuer des rôles, de spécifier des délais, d'établir des dépendances entre les tâches et de clarifier les flux de travail.

Chaque membre de l'équipe voit les tâches qui lui sont assignées et la date à laquelle elles doivent être terminées. De plus, si vous souhaitez vérifier l'état d'avancement d'un projet, vous pouvez facilement le visualiser sous la forme d'un tableau Kanban ou d'un diagramme de Gantt.

Choisir le meilleur outil de gestion des médias sociaux à distance

Enfin, il y a l'outil de gestion des médias sociaux que vous utilisez. Dans une équipe à distance, le choix de l'outil le mieux adapté à vos besoins peut s'avérer délicat. Les priorités sont différentes.

Examinez le nombre d'utilisateurs que les différents outils autorisent pour différents plans. S'il est possible de spécifier des flux de travail et des autorisations différentes pour des rôles différents. S'il est possible d'enregistrer et de modifier des projets et de laisser des commentaires et des suggestions.

Cela peut sembler élémentaire, mais de nombreux outils de gestion des médias sociaux n'intègrent pas ces fonctionnalités et sont donc moins bien adaptés aux équipes distantes.

Conclusion

Travailler au sein d'une équipe à distance peut être une expérience formidable pour les experts en médias sociaux motivés. Vous pouvez constituer une équipe fantastique, motivée et productive pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur en matière de médias sociaux.

À condition que la communication se fasse sans heurts.

En intégrant les outils et les stratégies ci-dessus dans vos flux de travail, vous serez en mesure de vous en assurer. Cela vous aidera à minimiser les frustrations, les erreurs de communication et les pertes de friction. Et vous vous assurerez que l'ensemble de votre équipe peut travailler de manière synchronisée à la réalisation de vos objectifs communs.