Comment mettre en place un système de suivi qui fonctionne réellement sur LinkedIn ?

Introduction

• Une boîte de réception LinkedIn désorganisée vous coûte des contrats, car des études montrent que le premier fournisseur à répondre a 50 % de chances supplémentaires de remporter le marché.
• Mettez en place un système de suivi fiable en triant les messages à l'aide d'étiquettes, en définissant des rappels et en adoptant un flux de travail « Inbox Zero » pour vous assurer de ne manquer aucune conversation.
• Des outils tels que Kondo rationalisent ce processus en ajoutant des étiquettes, des rappels (snooze) et des extraits directement dans votre boîte de réception LinkedIn, vous aidant ainsi à convertir davantage de prospects.

Vous venez d'envoyer un message LinkedIn prometteur à un prospect, un client ou un candidat potentiel. Et maintenant ? Si vous êtes comme la plupart des professionnels, ce message risque de rejoindre des centaines d'autres, de sombrer lentement dans les profondeurs de votre boîte de réception encombrée et de ne plus jamais être lu.

« Chaque jour, je reçois des tonnes de messages LinkedIn importants, et c'est un cauchemar à gérer ! » Ce sentiment, partagé par d'innombrables utilisateurs de LinkedIn, reflète un problème universel qui vous coûte des opportunités, du temps et de l'argent.

La dure réalité est que la plateforme de messagerie native de LinkedIn n'a pas été conçue pour les professionnels qui l'utilisent comme un outil commercial essentiel. Elle a été conçue comme une interface sociale, et non comme un outil de productivité. Le résultat ? Une boîte de réception chaotique où les prospects intéressants et les conversations importantes sont noyés sous les notifications de connexion et les discussions sans importance.

Mais voici ce qui distingue les meilleurs éléments des autres : les prospects ne se convertissent pas tout seuls. Comme le souligne Luigi Prestinenzi, expert en vente, « les meilleures équipes traitent les prospects entrants comme de l'or, non seulement en y répondant, mais en y répondant rapidement et en assurant un suivi rigoureux ».

La solution ne consiste pas à multiplier les conversations, mais à mettre en place un système qui vous permet de ne jamais manquer les conversations importantes. Ce guide vous aidera à créer un système de suivi qui transformera votre boîte de réception LinkedIn, source d'anxiété, en une machine à convertir.

Le coût élevé d'une boîte de réception LinkedIn désorganisée

Avant de nous plonger dans les solutions, comprenons à quoi nous sommes confrontés. La boîte de réception native de LinkedIn présente plusieurs limitations critiques :

• Interface encombrée et absence de hiérarchisation: il n'y a aucun moyen de séparer les prospects intéressants des discussions de réseautage ou des messages promotionnels.
• Pas de filtrage ni de catégorisation: vous ne pouvez pas taguer, regrouper ou filtrer efficacement les messages par étape, priorité ou type de conversation.
• Fonctionnalités de rappel limitées: LinkedIn n'offre aucun moyen intégré de programmer des suivis ou de vous rappeler de prendre contact avec des prospects.
• Problèmes d'interface utilisateur/expérience utilisateur: l'interface est peu pratique et lente, et les utilisateurs signalent une perte de temps importante simplement pour naviguer dans les conversations.

Il ne s'agit pas seulement de désagréments, mais d'éléments qui ont un impact direct sur vos résultats :

• Perte de revenus: oublier de donner suite à une piste prometteuse entraîne une perte directe de revenus potentiels.
• Retards dans les transactions et les embauches: la lenteur des temps de réponse signifie que les concurrents qui s'engagent en premier remportent souvent la mise. Selon une étude, le premier fournisseur à répondre a 50 % de chances supplémentaires de remporter la transaction.
• Anxiété et épuisement liés à la boîte de réception: le sentiment d'être constamment en retard crée un stress qui réduit la productivité globale.

Comme l'a déploré un utilisateur de Reddit: « Les messages LinkedIn s'accumulent et se perdent trop facilement, je suis passé par là. » Ce n'est pas seulement frustrant, c'est aussi un coût d'opportunité.

Les 4 piliers d'un système de suivi infaillible

Avant de nous plonger dans la mise en œuvre tactique, établissons les principes fondamentaux sur lesquels tout système de suivi LinkedIn efficace doit reposer :

Pilier n° 1 : la rapidité

Le premier à répondre dispose d'un avantage considérable. Comme le souligne l'étude de cas de Luigi Prestinenzi, lorsque Grant Thornton a décidé d'accélérer ses temps de réponse, l'entreprise a constaté une augmentation significative de ses taux de conversion. Votre système doit donner la priorité à une réponse rapide aux nouveaux messages.

Pilier 2 : Discipline

Votre cadence de suivi ne peut pas être basée sur « quand vous vous en souvenez » ou « quand vous en avez envie ». Elle doit être structurée et cohérente, afin d'éliminer les conjectures et de garantir qu'aucune conversation ne passe entre les mailles du filet.

Pilier 3 : Organisation

Vous avez besoin d'une méthode pour trier et classer chaque conversation afin de pouvoir concentrer votre énergie sur ce qui compte le plus. Sans cette structure, vous perdrez un temps précieux à passer au crible des messages non pertinents, tandis que des prospects à fort potentiel se refroidiront.

Pilier 4 : Aucune charge mentale

Votre système doit se trouver là où vous travaillez (votre boîte de réception) et être facile à utiliser. Le recours à des feuilles de calcul, des calendriers ou des gestionnaires de tâches externes entraîne des changements de contexte qui brisent votre élan.

Maintenant que nous comprenons les principes, construisons votre système à partir de zéro.

Guide étape par étape pour créer votre système de suivi hautement performant

Étape 1 : triez et maîtrisez grâce aux étiquettes et aux boîtes de réception divisées

Le problème: tous les messages se ressemblent dans la boîte de réception LinkedIn, ce qui vous oblige à perdre du temps à relire les conversations pour déterminer leur importance.

La solution: mettez en place un système d'étiquetage qui communique instantanément le statut et la priorité de chaque conversation.

Comment le mettre en place:

1. Définissez vos catégories principales en fonction de votre flux de travail. Voici quelques exemples :

   • Prospect chaud
   • Prospect tiède
   • Client
   • Candidat - Sélection
   • Suivi Q3

2. Appliquez ces étiquettes à chaque conversation importante dès que vous vous engagez dans celle-ci.

3. Créez des vues distinctes pour chaque étiquette, ce qui vous permettra de vous concentrer uniquement sur les conversations qui comptent à ce moment-là.

Le suivi manuel de ces catégories est fastidieux et source d'erreurs. C'est là que des outils spécialement conçus comme Kondo peuvent transformer ce processus. Avec Kondo, vous pouvez créer des étiquettes personnalisées et les appliquer à l'aide d'un simple raccourci clavier (L). La plateforme crée également des boîtes de réception divisées, vous permettant de ne voir que les messages marqués d'étiquettes spécifiques, ce qui vous permet de créer des listes de tâches ciblées qui éliminent tout le reste.

Étape 2 : ne manquez plus jamais un suivi grâce aux rappels

Le problème: « Recevoir des messages de suivi s'avère un peu problématique », a déclaré un utilisateur de Reddit. Sans système de rappel systématique, les suivis critiques sont oubliés et les transactions potentielles s'évaporent.

La solution: mettez en place un système de rappels qui archive temporairement les conversations et vous les rappelle au moment opportun.

Comment mettre en place:

1. Pour chaque conversation nécessitant une action future, fixez une date et une heure de rappel spécifiques.
2. La conversation devrait disparaître de votre boîte de réception principale jusqu'à cette date, ce qui réduira l'encombrement et la charge mentale.
3. Lorsque le rappel se déclenche, la conversation doit revenir en haut de votre boîte de réception, exigeant votre attention.

Au lieu de bricoler des rappels de calendrier ou des applications de gestion des tâches, utilisez la fonction Snooze intègre directement ce flux de travail dans votre boîte de réception LinkedIn. Appuyez sur **H pour définir un rappel pour demain, la semaine prochaine ou une date personnalisée. Le message disparaît de votre boîte de réception et réapparaît en haut lorsqu'il est dû, ce qui garantit que rien n'est jamais oublié. S'ils répondent avant la date prévue du rappel, celui-ci est automatiquement annulé : plus besoin de relancer les personnes qui ont déjà répondu.

Étape 3 : atteignez le « Inbox Zero » grâce à un workflow de tri impitoyable

Le problème: la plupart des professionnels utilisent leur boîte de réception LinkedIn comme un espace de stockage permanent, laissant les messages s'accumuler pendant des mois, voire des années, ce qui crée un désordre insurmontable.

La solution: transformez votre boîte de réception d'un dépôt de vieux messages en une liste de tâches dynamique que vous videz quotidiennement.

Le flux de travail: pour chaque nouveau message, choisissez l'une des quatre actions suivantes :

1. Répondre: si cela prend moins de 2 minutes, répondez immédiatement.
2. Repousser (rappel): si un suivi est nécessaire à une date ultérieure, définissez un rappel et archivez.
3. Étiqueter et archiver: si le contexte est important mais qu'aucune action supplémentaire n'est nécessaire, étiquetez-le de manière appropriée et supprimez-le de votre boîte de réception.
4. Archiver: si la conversation est terminée, supprimez-la de votre vue principale.

Cette philosophie de la boîte de réception vide est au cœur des systèmes de productivité tels que Kondo, où les raccourcis clavier pour archiver (**E), mettre en veille (H) et étiqueter (L) vous permettent de traiter des centaines de messages en quelques minutes, et non en plusieurs heures. Les utilisateurs déclarent gagner au moins 30 minutes par jour en adoptant ce flux de travail.

Étape 4 : Gagnez du temps grâce à des extraits réutilisables

Le problème: vous perdez des heures à retaper des variantes des mêmes messages pour les suivis, les planifications et les questions courantes.

La solution: créez une bibliothèque de modèles pour vos messages fréquemment envoyés, qui peuvent être insérés et personnalisés instantanément.

Comment mettre en œuvre:

1. Identifiez les messages que vous envoyez régulièrement (par exemple, liens de planification, suivis après absence de réponse, informations sur les prix).
2. Créez des modèles avec des variables de personnalisation telles que **{firstName} pour conserver une touche personnelle.
3. Utilisez un système qui vous permet d'insérer ces modèles en quelques clics.

La fonctionnalité Snippets de Kondo vous permet d'enregistrer et d'insérer instantanément ces modèles à l'aide d'une simple commande (;). Elle remplit automatiquement des variables telles que le nom du destinataire, combinant ainsi la rapidité de l'automatisation et la personnalisation essentielle.

La touche finale : synchroniser LinkedIn avec votre système d'enregistrement

Pour les équipes et les professionnels qui gèrent des relations sur plusieurs plateformes, il reste un dernier défi à relever : vos conversations LinkedIn sont une boîte noire pour le reste de votre équipe et votre CRM. Cela crée des silos de données et des profils clients incomplets.

La solution consiste à créer un pont automatisé entre votre boîte de réception LinkedIn et votre base de données centrale (CRM, ATS, etc.). Voici comment la mettre en œuvre :

1. Utilisez un outil capable de déclencher une action dans votre CRM lorsqu'un événement se produit sur LinkedIn.
2. Créez des workflows tels que : lorsque vous appliquez le label **Hot Lead à une conversation, créez automatiquement une transaction dans HubSpot ou ajoutez une note à un contact dans Salesforce.
3. Assurez-vous que les résumés des conversations et les détails clés sont synchronisés afin de conserver une source unique d'informations.

Kondo's Business Tier résout ce problème grâce à des intégrations natives et des webhooks. Vous pouvez vous connecter à des outils tels que HubSpot, Notion, Google Sheets ou tout autre système via Zapier/Make. Cela automatise la saisie fastidieuse des données relatives à l'activité LinkedIn, offrant une visibilité totale et permettant à votre équipe d'économiser des heures de travail manuel.

Conclusion : du chaos à la conversion

Ne laissez plus la boîte de réception chaotique et par défaut de LinkedIn dicter votre succès. Un système de suivi rigoureux, basé sur la rapidité, l'organisation et l'absence de surcharge mentale, n'est pas seulement un plus, il est essentiel pour toute personne qui souhaite utiliser LinkedIn comme un outil professionnel.

La voie à suivre est claire :

1. Triage avec des étiquettes: classez les conversations par priorité et par type.
2. N'oubliez jamais grâce aux rappels: définissez des calendriers de suivi systématiques
3. Gagnez en clarté grâce à Inbox Zero: traitez vos messages quotidiennement, ne laissez rien au hasard
4. Gagnez du temps grâce aux extraits: automatisez les messages répétitifs tout en conservant la personnalisation
5. Maintenez une source unique de vérité: synchronisez l'activité LinkedIn avec votre CRM ou votre système d'enregistrement

vous pouvez continuer à assembler des astuces manuelles et des outils externes, ou vous pouvez adopter une plateforme conçue dès le départ pour faire fonctionner ce système précis. Si vous êtes prêt à transformer vos messages privés LinkedIn en une machine à conversion et à gagner des heures chaque semaine, il est temps de mettre en place un véritable système qui fonctionne.

N'oubliez pas ce que Luigi Prestinenzi a souligné : « Les meilleures équipes traitent les prospects entrants comme de l'or, non seulement en y répondant, mais en y répondant rapidement et en assurant un suivi rigoureux. » Avec le bon système en place, vous ne laisserez plus jamais passer un prospect précieux.

Foire aux questions

Pourquoi un système de suivi LinkedIn est-il si important ?

Un système de suivi LinkedIn est essentiel, car il empêche les prospects, clients et candidats précieux de se perdre dans une boîte de réception encombrée, ce qui a un impact direct sur vos revenus et votre succès. Sans système, les conversations importantes sont noyées dans la masse, ce qui entraîne des opportunités manquées. Comme le souligne l'article, le premier fournisseur à répondre a beaucoup plus de chances de remporter le contrat. Un système basé sur la rapidité, l'organisation et la discipline vous permet d'interagir rapidement et de manière cohérente avec les contacts qui comptent le plus.

Quelle est la meilleure façon d'organiser mes messages LinkedIn ?

Le moyen le plus efficace d'organiser les messages LinkedIn consiste à mettre en place un système d'étiquetage ou de balisage afin de classer les conversations en fonction de leur statut et de leur priorité. Vous pouvez créer des étiquettes telles que « Prospect chaud », « Client » ou « Suivi nécessaire ». Cela vous permet de trier votre boîte de réception et de vous concentrer uniquement sur les conversations pertinentes. Vous pouvez essayer de le faire manuellement, mais des outils tels que Kondo automatisent ce processus grâce à des fonctionnalités telles que la division des boîtes de réception, créant ainsi des listes de tâches ciblées pour chaque catégorie.

Puis-je définir des rappels de suivi directement sur LinkedIn ?

Non, la plateforme native de LinkedIn ne propose pas de fonctionnalité intégrée permettant de définir des rappels pour le suivi des messages. Cette limitation est l'une des principales raisons pour lesquelles les suivis importants sont souvent oubliés. Pour résoudre ce problème, vous devez vous appuyer sur des méthodes externes telles que les entrées de calendrier ou utiliser un outil intégré tel que Kondo, qui vous permet de « mettre en veille » une conversation et de la faire réapparaître dans votre boîte de réception à une date et une heure spécifiques.

Qu'est-ce que la méthode « Inbox Zero » pour LinkedIn et comment fonctionne-t-elle ?

La méthode Inbox Zero pour LinkedIn est un flux de travail quotidien dans lequel vous traitez chaque nouveau message en choisissant l'une des quatre actions suivantes : Répondre, Rappeler (Mettre en veille), Étiqueter et archiver, ou Archiver. L'objectif est de transformer votre boîte de réception, qui est un espace de stockage encombré, en une liste de tâches claire et exploitable. En vidant votre boîte de réception quotidiennement, vous réduisez votre charge mentale et vous vous assurez que chaque message important reçoit l'attention qu'il mérite sans se perdre.

Comment puis-je accélérer mon temps de réponse sur LinkedIn ?

Vous pouvez accélérer considérablement votre temps de réponse en utilisant des modèles ou des extraits pré-rédigés pour les demandes courantes et les suivis. De nombreuses conversations impliquent des questions répétitives ou des demandes de prise de rendez-vous. En créant une bibliothèque d'extraits réutilisables, vous pouvez répondre à ces messages en quelques secondes. Les outils dotés de fonctionnalités d'extraits vous permettent d'insérer des modèles personnalisés à l'aide d'une simple commande, combinant ainsi l'efficacité de l'automatisation et la touche personnelle nécessaire pour établir des relations.

Ai-je vraiment besoin d'un outil tiers pour gérer ma boîte de réception LinkedIn ?

Vous pouvez certes essayer de gérer votre boîte de réception manuellement à l'aide de tableurs ou de calendriers, mais un outil tiers dédié est bien plus efficace et fiable pour les professionnels qui dépendent de LinkedIn pour leurs activités. Les systèmes manuels créent des frictions, nécessitent des changements de contexte constants et sont sujets aux erreurs humaines. Un outil qui s'intègre directement à votre boîte de réception LinkedIn, comme Kondo, automatise le classement, les rappels et les modèles, créant ainsi un système fluide qui vous fait gagner du temps et vous évite de passer à côté d'opportunités.