Comment optimiser votre portefeuille d'applications SaaS ?

Intro

Les entreprises s'appuient fortement sur les applications SaaS pour rationaliser leurs opérations, stimuler leur productivité et améliorer l'expérience de leurs clients sur le marché concurrentiel d'aujourd'hui. Cependant, la gestion de ces applications est souvent négligée.

La prolifération des applications SaaS est désormais visible dans les entreprises. Selon l'étude de Productiv, le nombre moyen d'applications SaaS utilisées dans une entreprise devrait atteindre 371 en 2023.

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Mais la question est de savoir si ces applications peuvent être bien gérées.

Le nombre d'applications SaaS utilisées par une organisation n'a pas d'importance ; ce qui est important, c'est la façon dont ces applications affectent la sécurité, les revenus et la croissance de l'organisation lorsqu'elles ne sont pas gérées correctement.

Alors, comment gérer et optimiser efficacement votre portefeuille d'applications SaaS pour une meilleure réussite commerciale ? Ce blog vous guidera à travers les étapes de cette optimisation, en commençant par les impacts négatifs des applications SaaS non gérées sur votre entreprise.

Applications SaaS non gérées : Quelles sont les conséquences pour votre entreprise ?

Les applications SaaS non gérées peuvent créer des problèmes de sécurité et de financement, et nuire aux résultats et à la croissance de votre entreprise. On parle de SaaS non géré lorsque les entreprises ne disposent pas d'une approche ou d'une plateforme cohérente pour gérer leurs applications SaaS.

Cela se produit lorsque des applications sont achetées et utilisées par une équipe interne ou un utilisateur unique sans la supervision des équipes informatiques ou financières.

Souvent, ces applications non gérées sont suivies à l'aide de feuilles de calcul sujettes aux erreurs. Cette approche manuelle de la gestion des SaaS n'est ni efficace ni productive. Elle entraîne des complexités telles que l'augmentation des dépenses, la non-conformité et la prolifération des SaaS.

La gestion manuelle des applications SaaS était suffisante lorsqu'il s'agissait de moins de 50 applications, mais elle n'est pas adaptée aux organisations disposant de plus de 200 applications.

Avec une gestion manuelle, vous passez à côté de.. :

• Une vue d'ensemble du portefeuille SaaS
• Notifications d'achats de demandes non approuvées
• Aperçu des dépenses ministérielles en matière de SaaS
• Analyse des schémas d'utilisation
• Approvisionnement et désapprovisionnement efficaces des utilisateurs

Comprendre les risques du SaaS non géré

1. Augmentation des dépenses liées à l'informatique fantôme

Les applications SaaS non autorisées achetées avec les cartes de crédit de l'entreprise ne peuvent pas faire l'objet d'un suivi efficace. Il en résulte des dépenses excessives et une sous-utilisation des licences, ce qui affecte les résultats de l'entreprise. \

2. L'essor des applications dupliquées et sous-utilisées

Une mauvaise gestion du SaaS et un manque de visibilité centralisée augmentent le nombre d'applications dupliquées, gratuites et redondantes, ce qui entraîne un mauvais retour sur investissement et des problèmes de sécurité. \

3. Risques liés à la sécurité des données et à la conformité

Les applications non gérées entraînent des failles de sécurité et la perte d'informations sensibles. Si une application n'est pas conforme à la réglementation, cela aura également un impact sur les activités de votre entreprise. \

4. Renouvellements automatiques

Comme les SaaS non gérés ne seront pas suivis par les équipes financières ou informatiques, les contrats risquent d'être renouvelés automatiquement, ce qui entraînera une augmentation des dépenses. \

5. Problèmes d'efficacité et de productivité

Les applications non gérées créent des cloisonnements dans la communication, conduisent à une mauvaise collaboration et entravent la productivité de l'équipe, ce qui finit par affecter les activités de l'entreprise.

Maintenant que vous connaissez les implications et les risques d'un SaaS non géré, parlons des moyens simples de gérer et de tirer le meilleur parti de vos applications SaaS de manière efficace.

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5 façons d'optimiser votre portefeuille d'applications SaaS

L'adoption rapide du SaaS a ajouté des difficultés et des contraintes de gestion. Pour résoudre ces problèmes, voici cinq façons d'aider les entreprises à optimiser leurs portefeuilles d'applications SaaS et à tirer le meilleur parti de leurs applications SaaS :

Obtenir une visibilité complète de l'application

"L'étude MADX indique que le manque de visibilité des applications dans les organisations SaaS entraîne une sous-utilisation ou une inutilisation des licences d'applications SaaS. Près d'un tiers de votre SaaS peut être gaspillé, ce qui peut représenter des centaines, des milliers, voire des millions de dollars, selon la taille de votre entreprise."

Pour gérer efficacement les applications SaaS, les entreprises doivent disposer d'une visibilité complète sur leur pile d'applications. Cette visibilité aide les équipes informatiques et financières à déterminer quelles applications sont utilisées, qui les utilise et à quoi elles servent.

Les entreprises qui disposent d'une telle visibilité peuvent éviter les conséquences négatives de la redondance des applications, de l'utilisation de logiciels non autorisés et d'une mauvaise allocation des ressources.

Les décideurs seront en mesure d'optimiser leur pile d'applications, en éliminant les redondances grâce à la consolidation et à la rationalisation des applications. En conséquence, la pile SaaS sera optimisée, ce qui augmentera la productivité de l'entreprise et l'efficacité opérationnelle.

Prévenir l'informatique fantôme

Selon le rapport de Gartner, 41 % des employés ont acquis, modifié ou créé des technologies en dehors de la visibilité des services informatiques en 2022, et Gartner s'attend à ce que ce chiffre atteigne 75 % d'ici 2027.

L'achat et l'utilisation d'applications SaaS à l'insu du service informatique sont appelés " shadow IT". Les applications acquises par ce biais peuvent compromettre la sécurité des données, entraver les efforts de mise en conformité et entraîner une fragmentation des flux de travail.

La solution la plus simple pour lutter contre l'informatique parallèle est d'obtenir une visibilité totale. Les entreprises peuvent empêcher les applications non approuvées ou non autorisées d'entrer dans leur portefeuille SaaS en les surveillant de manière proactive et en centralisant leur processus d'approvisionnement.

Des outils tels que CloudEagle peuvent envoyer des alertes immédiates lorsqu'ils repèrent des applications non autorisées entrant dans votre système, offrant ainsi une approche proactive de la gestion SaaS.

Analyser l'utilisation des applications

Flexera a déclaré qu'environ 33 % des dépenses en logiciels SaaS sont sous-utilisées par l'équipe, ce qui se traduit par un faible retour sur investissement.

L'analyse de l'utilisation des applications SaaS au sein d'une organisation permet d'obtenir des informations significatives en matière d'optimisation. En mesurant l'activité et l'engagement des utilisateurs, les décideurs peuvent déterminer quelles applications apportent le plus de valeur et lesquelles sont sous-utilisées.

Cette méthode fondée sur les données permet aux équipes informatiques et financières de prendre des décisions éclairées en matière d'attribution de licences, ce qui leur permet de redistribuer les ressources de manière plus efficace.

L'analyse de l'utilisation de l'application vous aidera à déterminer si l'application les aide réellement à accomplir la tâche requise. Si ce n'est pas le cas, débarrassez-vous-en et trouvez une nouvelle application qui sera utile à votre équipe.

En outre, elle offre la possibilité de former les employés ou d'améliorer les processus afin de maximiser le potentiel des applications existantes.

Éliminer les licences ou les applications inutilisées

La sous-utilisation des licences est un problème majeur pour les entreprises et entraîne des dépenses inutiles. Les entreprises peuvent négocier avec les fournisseurs en utilisant la visibilité des applications et les données de recherche sur l'utilisation.

En connaissant les schémas d'utilisation réels, les entreprises peuvent négocier des conditions de licence qui garantissent que le nombre de licences correspond à la demande réelle. N'achetez des licences qu'en fonction de la demande ; l'achat d'un surplus entraînera un gaspillage d'investissement et un mauvais retour sur investissement.

Un autre moyen astucieux d'optimiser votre pile consiste à consolider deux ou plusieurs applications en une seule. Par exemple, si votre équipe marketing utilise OptinMonster pour les pop-ups et que l'équipe commerciale s'appuie sur Mailchimp pour les e-mails, vous pouvez consolider ces fonctions dans HubSpot, qui peut gérer les deux tâches.

Au lieu d'utiliser deux applications différentes pour des cas d'utilisation différents, vous pouvez n'en utiliser qu'une seule, ce qui facilite le suivi et la réduction des dépenses en logiciels.

Cette procédure réduit le gaspillage et favorise une approche plus rentable et stratégique de l'achat de logiciels.

Utiliser une plateforme de gestion SaaS

Vous aurez besoin d'un logiciel de gestion SaaS robuste doté de fonctionnalités pertinentes pour mettre en œuvre toutes les stratégies susmentionnées. Ces plateformes offrent une visibilité totale et un contrôle centralisé de la gestion des applications, ce qui facilite les processus tels que la gestion des contrats, la distribution des licences et le suivi des renouvellements.

Les plateformes de gestion SaaS peuvent s'intégrer à vos systèmes internes SSO, SIRH et financiers. Ces intégrations permettent à la plateforme de voir l'ensemble de votre pile SaaS et de l'organiser avec vos dépenses en un seul endroit.

Pourquoi s'appuyer sur des feuilles de calcul pour suivre les applications alors que vous disposez d'outils avancés capables de repérer l'informatique au fur et à mesure qu'elle se produit ? Ces outils peuvent également vous aider à optimiser vos applications SaaS sans nécessiter beaucoup de travail manuel.

Non seulement il offre une visibilité, mais il fournit également des opportunités d'optimisation des coûts en révélant les applications dupliquées et redondantes. Vous pouvez analyser l'utilisation, l'éliminer et optimiser votre portefeuille.

Conclusion

L'optimisation de votre portefeuille d'applications SaaS est essentielle pour les organisations qui utilisent un large éventail d'applications SaaS, car elle peut faire grimper en flèche vos dépenses en logiciels.

Lagestion efficacede votre portefeuille d'applications SaaS est essentielle pour augmenter la croissance, réduire les risques et assurer l'excellence opérationnelle. Négliger une gestion adéquate peut entraîner un gaspillage de ressources, des problèmes de sécurité, une escalade des dépenses et une fragmentation des flux de travail.

Cet article présente les cinq façons simples d'optimiser votre portefeuille d'applications : de la visibilité des applications à la prévention de l'informatique parallèle, en passant par le suivi de la consommation, l'optimisation des licences et le choix d'une plateforme de gestion SaaS. Il s'agit d'approches éprouvées que les entreprises utilisent pour optimiser leur portefeuille.

Un portefeuille d'applications SaaS bien optimisé est un moteur de croissance, d'innovation et de succès à long terme pour l'entreprise.