Comment augmenter la productivité de votre équipe à distance

Intro

Malgré tout le battage médiatique dont le travail à distance a fait l'objet avant la pandémie de coronavirus, le travail au bureau présente plusieurs avantages que son homologue à distance ne peut contester.

L'un des avantages les plus négligés du travail de bureau est qu'il permet aux entreprises d'influencer les performances de leurs employés. Qu'il s'agisse pour un manager de discuter des problèmes d'un employé ou de lui donner des incitations pour améliorer ses performances personnelles, le travail à distance crée de nouveaux défis pour les entreprises qui souhaitent augmenter la productivité de leur équipe.

Le récent passage au télétravail a peut-être changé la façon dont les entreprises abordent la productivité, mais ce n'est pas une fin en soi. Cela dit, il existe de nombreuses astuces de productivité et de gestion du temps que vous pouvez appliquer pour augmenter la productivité de votre équipe à distance. Voici comment vous pouvez le faire.

Définir la productivité pour vos employés

La productivité définit la capacité d'un travailleur à mener à bien une tâche donnée. En d'autres termes, il s'agit de l'efficacité du travail; plus un employé peut s'acquitter de ses responsabilités, plus il sera productif.

La productivité étant un mot si générique et si galvaudé, vous devez définir ce qu'elle signifie pour vos employés dans le cadre de leurs responsabilités professionnelles respectives. En vous plongeant dans les statistiques et les faits relatifs à la productivité, vous et votre équipe pourrez mieux comprendre comment être productif. Vos employés doivent savoir comment leur travail est suivi et évalué afin que vous puissiez discuter des améliorations potentielles par la suite.

Les unités de mesure que vous utilisez pour suivre leurs performances doivent provenir des responsabilités définies lorsque vous les avez embauchés ainsi que de vos objectifs commerciaux.

Au sens large, vos mesures de productivité seront basées sur l'un des aspects suivants du travail de votre employé :

• Le taux d'achèvement d'une tâche donnée dans les délais impartis.
• Le nombre de tâches accomplies dans une période de temps donnée
• La capacité d'accomplir une tâche donnée telle qu'elle est expliquée dans une procédure opératoire normalisée (PON).
• Feedbacks donnés par les managers, les collègues de travail et/ou les clients
• Disponibilité pendant les heures de travail

Chacun de ces attributs doit être adopté en fonction des responsabilités professionnelles de chaque employé.

Pour un agent de support client, les mesures de productivité peuvent être les scores de satisfaction client, le temps d'appel moyen et le nombre de tickets résolus. Pour un développeur, les mesures peuvent être le code livré, le taux de rotation du code et le temps nécessaire pour terminer un projet. Pour un spécialiste du marketing, vous pouvez utiliser le coût par piste, le coût par acquisition et le nombre de pistes générées.

Quels que soient les paramètres que vous utilisez, communiquez leurs mesures de productivité avant de vous asseoir pour discuter de leurs performances.

Élaborer une politique claire en matière de travail à domicile

Le travail à domicile peut sembler être la panacée pour certains, mais la réalité a montré que ce mode de travail comporte des inconvénients. Le rapport 2019 de Buffer sur l'état du travail à distance a révélé que les problèmes les plus fréquemment signalés concernant les modalités de travail à distance étaient la déconnexion du travail après leurs heures de travail (22 %), la solitude (19 %) et la communication (17 %).

Au lieu de négliger ces défis, vous devez les relever en élaborant une politique de travail à domicile. Même si les bureaux à domicile sont devenus monnaie courante en raison de la pandémie, vous devez conserver une politique de travail à domicile qui définit les attentes des travailleurs à distance.

La politique doit indiquer les outils que vos employés doivent utiliser - logiciels ou matériel -, les heures auxquelles ils doivent être disponibles pour communiquer, la manière dont ils doivent se protéger et protéger l'entreprise, entre autres choses.

Compte tenu des défis que le travail à distance impose aux employés, votre politique doit les aborder de manière proactive. Par exemple, votre politique de télétravail pourrait indiquer quand une journée se termine ou partager des événements publics en ligne où vos employés peuvent se mêler et se connecter.

Votre politique doit indiquer les différents canaux de communication, comment les utiliser et dans quelles circonstances. Par exemple, vous pouvez utiliser Slack pour les communications personnelles et celles concernant l'ensemble de l'entreprise, le courrier électronique pour les communications plus spécifiques, Zoom pour les appels et Asana pour la gestion de projets.

En principe, votre entreprise devrait également verser des primes aux employés qui ont besoin de nouveaux ordinateurs, de connexions Internet plus rapides et de matériel de bureau (par exemple, tables, chaises, etc.).

Développer un programme d'engagement des employés

En raison de l'adoption soudaine du travail à distance comme mode de travail standard, bien que temporaire, de nombreux employés ressentiront plus profondément les défis qu'il crée. En guise de contrepoids, vous souhaitez développer un programme d'engagement des employés pour que ceux-ci restent satisfaits de leur travail.

Un récent sondage Gallup a révélé que 32 % des personnes interrogées se sentaient engagées dans leur travail, les autres 50 % et 17 % se déclarant respectivement non engagées et désengagées.

Un programme d'engagement vise à relier vos employés à votre organisation, en élevant leur sentiment d'engagement actuel aux niveaux souhaités et optimaux. Il a été démontré que des taux élevés d'engagement des employés favorisent la rétention, le sentiment de loyauté et la productivité à la fois.

Pour commencer, vous devez mener des enquêtes qui révèlent le niveau actuel d'engagement perçu. Demandez à vos employés :

• Que pensez-vous de votre rôle actuel ?
• Quelle serait la seule chose que vous aimeriez changer dans votre travail ?
• Dans quelle mesure êtes-vous satisfait de votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée ?

Élaborez votre programme d'engagement en vous basant sur un mélange de meilleures pratiques et de solutions pour résoudre les problèmes relevés dans vos enquêtes. Parmi les meilleures pratiques courantes, citons l'élaboration de programmes de récompense par points, la mise en place de programmes de bien-être et la promotion du réseautage au sein de l'entreprise.

Votre programme doit également tenir compte des commentaires de vos employés et montrer que votre entreprise se soucie de leur bien-être émotionnel et professionnel. Partagez ouvertement ce programme avec les employés existants et nouvellement embauchés afin de créer les bonnes attentes dès le départ.

Encourager l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée

L'enquête de Buffer montre que l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée est un problème pour les travailleurs à distance. Une enquête distincte réalisée auprès de 1 004 employés à temps plein basés aux États-Unis a révélé que 29 % des employés à distance ont déclaré avoir du mal à concilier vie professionnelle et vie privée, tandis que 31 % ont déclaré avoir eu besoin de prendre un jour de congé pour leur santé mentale.

Même si vos employés peuvent théoriquement fermer leur ordinateur à tout moment, la plupart sont des personnes responsables qui prennent leur travail au sérieux. Pour votre entreprise, cela peut sembler une excellente nouvelle, mais pour vos employés, cette attitude se répercute sur leur productivité.

Votre entreprise doit encourager de manière proactive l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée en expliquant - ou en forçant, si nécessaire - quand vos employés doivent cesser de travailler, dans quelles circonstances et à quelles heures ils doivent être disponibles.

La meilleure façon de rendre les travailleurs à distance heureux est de les laisser définir leurs horaires de travail. À moins qu'ils ne doivent faire face à des clients dans des fuseaux horaires spécifiques - pensez à un agent de l'assistance clientèle ou à un représentant commercial -, la plupart des employés peuvent assumer la plupart, voire la totalité, de leurs responsabilités à tout moment.

Vous pouvez aussi leur dire qu'ils doivent travailler un certain nombre d'heures en même temps que la plupart des autres, et les laisser remplir les autres heures de travail comme ils le souhaitent.

Envisagez de partager des techniques de productivité qui incitent à se déconnecter du travail, comme la technique Pomodoro. Ils peuvent également utiliser des applications de suivi du temps qui les avertissent lorsqu'ils ont travaillé un certain nombre d'heures consécutives.

Une étude de l'entreprise internationale de recrutement Robert Half a révélé que les travailleurs qui parviennent à équilibrer leur vie professionnelle et leur vie privée sont deux fois plus heureux, plus productifs et plus fidèles à leur employeur que ceux qui ont du mal à trouver un équilibre.

Mesurez la productivité de votre équipe

Les mesures que vous utilisez pour suivre l'efficacité du travail de vos employés sont les bases sur lesquelles vous fondez vos tactiques d'amélioration de la productivité. C'est particulièrement important pour les travailleurs à distance qui ne disposent pas de mécanismes de retour d'information direct comme ceux dont disposent les employés de bureau basés à l'étranger.

Les employés aiment recevoir un retour d'information, pour autant qu'il provienne d'une analyse objective et transparente, et non de préférences personnelles. Vos employés peuvent utiliser ce feedback pour améliorer leur efficacité au travail, ce qui a une incidence sur leur satisfaction et leur engagement au travail.

Prenez les paramètres que vous avez définis, comme expliqué plus haut dans l'article, et spécifiez un objectif que vos employés devraient atteindre. Cet objectif peut être basé sur des données antérieures, des références sectorielles ou des discussions internes entre les responsables et les employés.

Définissez un calendrier pour la vérification des paramètres de chaque employé - au moins, faites-le tous les trimestres. De plus, décomposez chaque objectif en objectifs mensuels et hebdomadaires et demandez à vos managers de suivre leurs performances.

Analysez la façon dont chaque employé atteint ses objectifs et fournissez un retour pertinent à partir des données. Élaborez un plan d'amélioration si un employé ou une équipe n'a pas atteint ses objectifs, et offrez un soutien public lorsqu'ils les dépassent.