Comment prévenir efficacement le vol de temps sur le lieu de travail ?

Intro

Benjamin Franklin, l'un des pères fondateurs des États-Unis, était un écrivain, un homme d'affaires prospère, un imprimeur, un philanthrope, un homme politique et un inventeur.

Dans l'un de ses essais, intitulé "Conseils à un jeune artisan", il écrit : "N'oubliez pas que le temps, c'est de l'argent".

M. Franklin aurait été amusé d'apprendre que ses conseils aux jeunes hommes de métier restent d'actualité même après 275 ans, en particulier pour les organisations qui aspirent à relever le défi du "vol de temps des employés" tout en utilisant de manière optimale le temps des employés.

Le vol de temps par les employés est un défi majeur pour les organisations qui cherchent à améliorer constamment les niveaux de productivité sur le lieu de travail. Si l'on ne s'y attaque pas, cela peut entraîner une perte de bénéfices et avoir un impact sur les perspectives de croissance des organisations, voire sur leur viabilité à long terme.

Alors que les entreprises cherchent à comprendre les raisons de la faible productivité de leurs employés, elles doivent se demander si ces derniers se livrent sciemment ou non au vol de temps. Ce blog vous aidera à comprendre ce qu'est le vol de temps, comment les employés se livrent à de telles pratiques et comment les prévenir en tant qu'employeurs.

Qu'est-ce que le vol de temps ?

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Le vol de temps est simplement le détournement d'heures de travail par les employés, soit en faisant semblant de travailler et en s'engageant dans des activités non liées au travail, sciemment ou non. De cette manière, les employés sont payés pour les heures qu'ils n'ont pas travaillées, ce qui entraîne une perte de productivité et de rendement pour l'organisation.

Le vol de temps peut sembler banal, voire difficile à comprendre, car il n'a rien à voir avec le vol de matériel. Nous sommes habitués à considérer le vol comme la perte physique d'un bien ou d'une propriété. C'est pourquoi les organisations peuvent avoir du mal à comprendre les contours du vol de temps et son impact sur les performances de leur entreprise.

Cependant, il s'agit d'une forme d'inconduite qui peut entraîner une perte considérable de production et de revenus pour l'organisation, en particulier pour les grandes organisations comptant un grand nombre d'employés.

Prenons l'exemple d'une entreprise de 700 employés. Si chaque employé vole ou détourne 30 minutes par jour, l'organisation perd 21 000 minutes ou 250 heures de temps productif chaque jour !

Ces chiffres peuvent faire boule de neige et représenter des centaines de milliers d'heures de travail et des millions de dollars en termes monétaires, ce qui montre à quel point le vol de temps peut avoir un impact sur le rendement de l'entreprise et même mettre en péril la viabilité à long terme de l'organisation.

Maintenant que nous avons compris ce qu'est le vol de temps, examinons les différentes façons dont les employés volent du temps à leur employeur.

Sept façons pour les employés de voler du temps

L'ingéniosité n'a pas de limites et il existe de nombreuses façons pour les employés de voler du temps. Toutefois, nous avons répertorié ci-dessous les sept façons les plus connues dont les employés volent du temps à leur organisation.

1. Automatisation de la souris

L'un des moyens les plus efficaces de tromper les outils logiciels de suivi du temps est l'utilisation d'une souris automatisée. Les employés peuvent placer une boîte à souris au-dessus d'un appareil à piles ou télécommandé, qu'ils peuvent actionner à distance.

De cette manière, la souris continue à passer sur l'écran à des intervalles périodiques et prédéfinis, comme le juge l'utilisateur, ce qui maintient l'écran de l'ordinateur actif. Comme le logiciel de suivi du temps suppose que l'utilisateur est actif, il n'est pas en mesure d'enregistrer toute activité suspecte et de signaler le vol de temps.

2. Ouverture de plusieurs petites fenêtres

Un autre moyen simple et efficace de voler du temps consiste à ouvrir plusieurs petites fenêtres sur l'écran de l'ordinateur. Grâce à ces fenêtres, les employés peuvent surfer sur Internet, discuter avec leurs amis ou même faire des achats en ligne. Pendant ce temps, ils gardent la fenêtre principale, en plein écran, ouverte pour les activités liées au bureau. Comme certains types de logiciels de suivi du temps en ligne suivent la fenêtre plein écran, ils peuvent être trompés et enregistrer les employés comme travaillant activement sur des tâches liées au bureau.

3. Chronométrage du logiciel de capture d'écran

L'utilisation de cette astuce nécessite une certaine maîtrise des logiciels d'exploitation, en particulier la capacité de contourner ou de craquer le code du logiciel utilisé pour le suivi des employés. Les employés peuvent pirater le logiciel de suivi du temps pour discerner l'intervalle de temps pendant lequel le logiciel prend une capture d'écran de l'écran de l'ordinateur de l'utilisateur.

Ces informations peuvent les aider à chronométrer leurs activités de manière à ce que le logiciel de suivi du temps de travail les enregistre comme étant occupés à des tâches officielles. Pendant ce temps, l'employé peut surfer sur Internet ou effectuer des tâches non liées à son travail pendant l'intervalle entre les deux captures d'écran.

4. Utilisation de plusieurs moniteurs

Certains employés connectent leur ordinateur portable à plusieurs autres moniteurs/écrans via des câbles USB. Cela leur permet d'utiliser plusieurs fenêtres simultanément, tandis qu'ils utilisent la fenêtre principale pour des tâches liées au travail de bureau. Malheureusement, peu de logiciels de suivi du temps de travail disponibles sur le marché sont capables d'identifier et de suivre plusieurs moniteurs.

Cette lacune permet à certains employés de voler le temps de leur employeur.

5. Altération du code logiciel

Il s'agit d'un moyen plus rare de tromper le logiciel de suivi du temps. Cependant, les employés qui maîtrisent la technologie et les logiciels peuvent exploiter les outils de suivi du temps en apportant des modifications au code du logiciel.

Certains logiciels de suivi du temps sont susceptibles d'être piratés et falsifiés, ce qui permet aux employés de modifier leur façon de travailler. De cette manière, ces outils enregistrent des informations erronées, alimentées à l'avance par les employés.

6. Poinçonnage des copains

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Le poinçonnage des collègues comme moyen de tromper les employeurs sur l'utilisation des heures de travail par les employés existe depuis que le concept de suivi du temps de travail est apparu. Le "buddy punching" implique des présences par procuration, où un autre employé marque les présences au nom de ses collègues.

Cependant, les organisations ont largement remédié à cette forme de vol de temps en institutionnalisant les systèmes de présence biométriques, où les employés enregistrent leur présence à l'aide de scanners rétiniens, d'empreintes digitales, de systèmes de reconnaissance faciale, etc.

7. Navigation excessive et non productive sur Internet

Surfer sur Internet est naturel et les employés consultent occasionnellement Internet pour rechercher ou valider des informations ou pour acquérir des connaissances sur un sujet qu'ils sont susceptibles d'aborder avec leurs clients, leurs responsables ou leurs collègues. Toutefois, une navigation excessive sur Internet, en particulier pour des tâches non productives telles que répondre à des courriels personnels, faire des achats en ligne ou lire sur des sujets non liés au travail, peut entraîner une perte d'heures de travail productives.

Certains employés peuvent également surfer sur l'internet sans raison pendant les heures de bureau tout en prétendant rechercher des informations pertinentes liées à des tâches officielles. Pour faire face à de tels scénarios, vous devrez peut-être vous efforcer d'inspirer vos employés de diverses manières afin d'améliorer leurs performances.

Impact du vol de temps sur les entreprises

Les conclusions de l'industrie suggèrent que le vol de temps reste une source sérieuse de perte de revenus pour les organisations. Un rapport de l'industrie, par exemple, a révélé que le vol de temps causait une perte annuelle de 20 à 50 milliards de dollars pour les organisations américaines.

Pendant ce temps, les entreprises du monde entier perdent plus de 400 milliards de dollars en productivité sur le lieu de travail ! Il s'agit là de chiffres sérieux et d'une source d'inquiétude pour les organisations qui traversent de multiples crises, telles qu'un marché du travail turbulent et des indicateurs macroéconomiques peu encourageants sur les marchés clés.

Comment mettre fin au vol de temps

Voici quelques moyens par lesquels les organisations peuvent mettre fin au vol de temps.

1. Renforcer l'engagement des salariés

Un récent rapport de l'industrie a affirmé que les niveaux d'engagement des employés restent à un niveau historiquement bas. Seul un cinquième, soit 21 %, de la main-d'œuvre mondiale s'identifie comme étant activement engagée. Par ailleurs, le stress des employés a atteint 44 % en 2022, ce qui est encore plus élevé que les chiffres de 2021.

Le passage brutal à des lieux de travail distants et hybrides a eu un impact sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, augmentant les taux d'épuisement professionnel. Ces défis ont eu un impact sur la capacité des employés à se concentrer sur les tâches liées au travail et à équilibrer leur vie personnelle et professionnelle. Pour y remédier, les entreprises doivent passer du temps avec les employés pour comprendre les raisons de leur faible productivité et la nécessité d'utiliser des moyens de tricher avec le logiciel de suivi du temps de travail.

Les employés engagés sont moins susceptibles de gaspiller leurs heures de travail à des tâches non productives et créent une plus grande valeur pour l'organisation. Pour ce faire, les employeurs peuvent entreprendre diverses activités d'engagement des employés afin d'améliorer la productivité et de contribuer à enrayer le problème du vol de temps. Pour renforcer cette atmosphère de travail positive, les employeurs peuvent aller au-delà des activités d'engagement des employés et envisager des outils pratiques et quotidiens pour motiver continuellement les employés, tels que stylos personnalisés.

Les stylos personnalisés peuvent être imprimés avec le logo ou le slogan de l'entreprise, ce qui est non seulement pratique pour les employés dans leur travail quotidien, mais leur rappelle aussi constamment qu'ils représentent l'image de l'entreprise, ce qui les rend plus dévoués et plus concentrés. Une conception aussi détaillée peut involontairement renforcer le sens des responsabilités des employés, les inciter à valoriser davantage leur temps de travail et à créer plus de valeur pour l'organisation.

2. Communiquer efficacement

Une communication efficace est plus que jamais essentielle, en particulier lorsque les interactions en personne deviennent moins fréquentes et que le travail à distance se généralise. Les organisations doivent non seulement communiquer efficacement pour impliquer les employés, mais aussi pour les aider à comprendre la nécessité des systèmes de suivi du temps de travail.

Les organisations doivent faire accepter à leurs employés l'idée que l'utilisation de ces mécanismes de suivi du temps n'a pas pour but de les microgérer, mais de leur offrir des informations plus exploitables sur la manière dont ils peuvent être habilités à s'engager dans des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les chefs d'entreprise doivent prendre l'initiative d'aider à institutionnaliser ces pratiques dans l'ensemble de l'organisation en jouant le rôle d'initiateurs du changement.

Lire aussi : 5 outils de communication interne efficaces pour améliorer le flux de travail de votre entreprise

3. Embarquer un logiciel de suivi du temps

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L'adoption d'un logiciel de suivi du temps est une décision stratégique pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur productivité et à prévenir le vol de temps. En adoptant un outil de suivi des temps tel que Replicon, les organisations peuvent contrôler avec précision les heures de travail et les activités des employés, réduisant ainsi le risque de vol de temps. Ces solutions avancées offrent un aperçu en temps réel des tâches et des délais des projets, garantissant ainsi la responsabilité et la transparence sur le lieu de travail. Certains de ces outils proposent des feuilles de temps alimentées par l'IA et des feuilles de temps mobiles qui aident les organisations à saisir les données de temps et de présence, à réserver des congés et à gérer efficacement les horaires de travail à tout moment et en tout lieu.

4. Permettre des horaires de travail flexibles

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Les employeurs peuvent aider leurs employés à mieux vivre leur vie professionnelle en leur offrant des horaires de travail flexibles. Des horaires de travail flexibles peuvent aider les employés à gérer leur vie personnelle et leurs responsabilités de manière à ce qu'ils n'aient pas à mentir sur le fait qu'ils sont en ligne à des heures "fixes" ou à trouver des moyens ingénieux pour tromper le logiciel de suivi du temps de travail.

Cela leur permettra de se concentrer sur leur travail et de mener une vie moins stressante, ce qui contribuera à augmenter leur niveau de productivité, au bénéfice de l'organisation à long terme en l'aidant à gagner la guerre des talents en cours !

Vous pouvez essayer les horaires flexibles, qui permettent aux employés de travailler un nombre d'heures déterminé mais de choisir le moment où ils travaillent, ou encore les horaires de semaine de travail comprimée, comme 4/10, 9/80 ou 2-2-3, qui permettent aux employés d'effectuer leur semaine de travail en moins de cinq jours et de bénéficier de plus de temps libre pour leurs activités personnelles.

5. Mettre l'accent sur les résultats

Les organisations doivent développer une culture dans laquelle les employés et les dirigeants se concentrent sur les résultats plutôt que sur le temps passé sur un projet ou une tâche. Il peut s'agir d'un changement par rapport au paradigme établi où le "temps passé" est considéré comme l'étalon de la productivité.

Toutefois, de tels changements nécessitent des interventions et un engagement à plus long terme, car les changements culturels sont longs à se manifester.

6. Audit diligent

L'audit de l'emploi du temps des employés peut fournir des informations approfondies sur les tendances à l'échelle de l'organisation, que les dirigeants peuvent utiliser pour créer des feuilles de route en vue d'améliorations. Par exemple, une organisation peut automatiser les tâches administratives si son personnel consacre plus de temps aux activités administratives qu'aux tâches essentielles à l'activité.

Conclusion {#conclusion}

Ces dernières années ont été tumultueuses pour les organisations du monde entier. La réduction des marges bénéficiaires, la baisse considérable des dépenses des clients, la guerre des talents qui fait rage et l'augmentation des coûts des ressources humaines obligent à chercher des moyens de combler les pertes de revenus. S'attaquer au problème du vol de temps parmi les employés est un moyen simple mais très efficace d'améliorer les résultats.