Comment la transformation numérique peut améliorer la productivité des entreprises

Intro

Vous souvenez-vous du remarquable parcours de transformation numérique de Disney au début des années 2000, qui a propulsé cette entreprise vieille de 80 ans dans l'imaginaire des clients ? Disney a revitalisé ses parcs à thème et ses activités de diffusion en continu grâce aux technologies numériques, a acquis Marvel en 2009 et a produit une série de superproductions qui ont rapporté plus de 22 milliards de dollars américains. Tout cela a été possible grâce aux interventions de son légendaire PDG Bob Iger, qui illustrent la manière dont les technologies numériques peuvent revitaliser les organisations.

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Près de deux décennies plus tard, la transformation numérique a acquis une toile beaucoup plus grande avec des implications financières significatives pour les entreprises.

Un rapport sectoriel de premier plan révèle que les entreprises tirent des dividendes importants de leurs initiatives de transformation numérique. Sept chefs d'entreprise sur dix estiment qu'ils ont 1,5 fois plus de chances de déclarer une augmentation de leurs revenus, et 66 % s'attendent à une meilleure rentabilité organisationnelle au cours des deux prochaines années.

Ces résultats soulignent l'importance sans précédent accordée à la transformation numérique par les organisations, qui cherchent de plus en plus à gagner en agilité et en résilience face à l'incertitude.

Les entreprises doivent être agiles pour prendre des décisions rapides et précises en utilisant de vastes quantités de données afin de servir leurs clients mieux et plus rapidement que leurs concurrents. Les organisations agiles possèdent les outils et les processus qui aident les décideurs à répondre rapidement aux défis internes et externes tels que la pénurie de main-d'œuvre qualifiée ou la nécessité d'améliorer les compétences de la main-d'œuvre pour conserver un avantage concurrentiel.

La résilience parce que les organisations résilientes sont mieux préparées à faire face aux incertitudes. Les organisations qui prévoient et gèrent les changements au niveau des personnes, des processus et des technologies sans perturber leurs flux de travail ou avoir un impact sur leurs niveaux de service à la clientèle sont mieux placées que celles qui sont perturbées par des défis imprévus et une lutte constante contre les incendies.

La transformation numérique est le moyen d'y parvenir plus rapidement !

La transformation numérique est souvent perçue à tort comme une initiative à grande échelle nécessitant une réponse organisationnelle radicale. Il s'agit plutôt d'une approche expérimentale, axée sur la découverte, dans le cadre de laquelle les entreprises adoptent des stratégies, des processus et des structures pour tirer le meilleur parti du paysage commercial numérique en améliorant leur productivité globale.

Mais la transformation numérique ne consiste pas uniquement à devenir une organisation axée sur la technologie.

Il s'agit également de répondre aux besoins des clients en s'attaquant aux fonctions, processus et plates-formes technologiques cloisonnés et en les rationalisant afin d'accroître l'efficacité et la productivité.

Il s'agit également de comprendre l'impact des technologies en plein essor telles que l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) sur les opérations, les stratégies commerciales et la concurrence, et la manière dont elles peuvent responsabiliser et optimiser les effectifs. Enfin, il s'agit d'exploiter l'expertise et les contributions des clients et des employés, et de les mettre à profit pour s'adapter au modèle dirigé par le numérique.

Gartner définit la transformation numérique comme "tout ce qui va de la modernisation des technologies de l'information (par exemple, l'informatique en nuage) à l'optimisation numérique, en passant par l'invention de nouveaux modèles d'entreprise numériques. Le terme est largement utilisé dans les organisations du secteur public pour désigner des initiatives modestes telles que la mise en ligne de services ou la modernisation de l'héritage."

Les principales raisons pour lesquelles les entreprises doivent entamer leur parcours de transformation numérique

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1. Diminution de la productivité et de l'engagement des employés

Les bouleversements en cours sur les marchés mondiaux du travail, avec une série de tendances induites par les employés comme la grande démission, soulignent les défis posés par l'épuisement professionnel et le manque d'enthousiasme. Les lieux de travail distants et hybrides ont entraîné une prolifération des applications de travail, ce qui complique la communication et la collaboration avec les membres de l'équipe. En outre, les tâches administratives, comme le classement manuel des feuilles de temps, grignotent leurs heures de travail productives et les engagent dans des activités monotones.

Ces défis ont incité les entreprises à automatiser les processus et à libérer le temps des employés pour des activités productives telles que l'établissement de relations avec les clients et l'amélioration des compétences. Les interventions technologiques sont essentielles pour retenir et attirer de nouveaux talents, comme le montre la façon dont les entreprises les intègrent de plus en plus dans leur proposition de valeur clé pour les employés.

Par exemple, l'utilisation d'un système de gestion des temps et des présences alimenté par l'IA peut faire gagner jusqu'à 20 à 30 minutes par jour à chaque employé - ce qui peut facilement libérer des centaines d'heures de travail supplémentaires pour des activités qui les passionnent et les engagent. Concrètement, s'il y a un nombre important d'employés dans votre organisation, les gains de temps cumulés peuvent facilement représenter des centaines d'heures de travail au fil du temps. En résumé, l'adoption d'un système de gestion des temps et des présences améliore l'efficacité opérationnelle tout en favorisant l'engagement et le bien-être des employés, ce qui se traduit par un lieu de travail plus dynamique et plus productif.

2. La nécessité de donner un sens aux données

L'adoption soudaine de modèles de travail à distance et hybrides, de nouveaux types d'employés tels que les travailleurs postés, ainsi qu'une main-d'œuvre plus internationale et diversifiée créent d'énormes quantités de données. Les systèmes existants et les processus manuels ne sont pas équipés pour évaluer les données avec précision et rapidité afin d'offrir des informations exploitables.

Par conséquent, les décideurs doivent consacrer beaucoup de temps et d'efforts à l'analyse des données disponibles afin de trouver les indices directionnels nécessaires à la prise de décisions. Cette approche manuelle entraîne une perte d'heures de travail productives que les responsables pourraient utiliser pour travailler sur des initiatives critiques pour l'entreprise ou pour améliorer la cohésion et les compétences de leurs équipes.

3. L'accent mis sur les compétences non techniques

La communication, la collaboration, l'empathie, la gestion du temps et la capacité à créer un consensus apparaissent comme des compétences clés. Les organisations doivent créer les conditions favorables à l'acquisition et à l'exploitation de ces compétences par leurs employés. Pour ce faire, il faut libérer le temps des employés.

Contrairement à la perception populaire, environ 80% des entreprises préfèrent développer les talents en interne plutôt que d'embaucher en externe ou d'intégrer des travailleurs temporaires, révèle le rapport de Mercer sur les pratiques d'évaluation des talents. Près de trois quarts des entreprises (73 %) prévoient d'automatiser les processus et de réduire l'implication humaine.

Cela signifie que les organisations souhaitent réduire les tâches administratives en les automatisant et se concentrent sur l'amélioration du profil de compétences de leur main-d'œuvre interne.

4. Pression accrue sur les marges bénéficiaires

Les dépenses des clients ont considérablement diminué, ce qui exerce une pression supplémentaire sur les marges bénéficiaires. En outre, les clients sont désormais plus enclins à opter pour des projets à prix fixe, où les modifications de la portée du projet, les erreurs manuelles et le manque de visibilité et de contrôle en temps réel peuvent avoir un impact sur les résultats. Par conséquent, les entreprises cherchent à numériser leurs processus et flux de travail en amont et à obtenir une visibilité en temps réel afin de mieux gérer leurs projets. L'accent est mis sur l'optimisation des personnes et des processus afin d'accroître l'efficacité et la productivité.

Ces défis démontrent pourquoi l'adoption des technologies et la transformation numérique sont devenues des priorités organisationnelles clés pour la suite C. La transformation numérique favorise la productivité des entreprises, ce qui est directement lié à une meilleure rentabilité.

Voici comment :

Comment la transformation numérique peut-elle résoudre les problèmes et accroître la productivité ?

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L'un des principaux avantages de la transformation numérique réside dans l'amélioration de l'engagement et de la gestion des clients. Le rapport annuel HubSpot sur l'état des services en 2022 révèle que 93 % des équipes de service client estiment que les clients ont des attentes bien plus élevées que jamais vis-à-vis de leurs marques. Cela signifie que les organisations doivent leur offrir des services personnalisés et multicanaux et innover en permanence pour capter leur temps d'attention qui s'amenuise.

Le faire tout en gérant les ressources et en servant les clients à distance ou dans une configuration hybride est particulièrement difficile. C'est là que les initiatives de transformation numérique, comme l'intégration d'un outil d'automatisation des services professionnels alimenté par l'IA, peuvent améliorer de manière significative les capacités de gestion des ressources d'une organisation.

Grâce à la visibilité en temps réel du pool de ressources global, aux recommandations et à l'affectation des ressources, et à la possibilité de suivre les compétences, les certificats et les niveaux d'expertise de chaque ressource, les entreprises peuvent doter leurs responsables des outils dont ils ont besoin pour fournir en permanence une expérience client de haute qualité.

Bob Iger, PDG de Disney, a déclaré : "Disney exploite aujourd'hui le numérique pour engager, divertir et interagir avec les consommateurs tous les jours dans ses parcs à thème, ses studios de divertissement, ses plates-formes de médias interactifs et ses magasins physiques".

D'autres avantages cruciaux de la transformation numérique sont énumérés ci-dessous :

1. Amélioration de l'agilité et de l'évolutivité de l'organisation

Un paysage commercial tumultueux exige des organisations qu'elles augmentent ou réduisent leurs effectifs rapidement et de manière transparente afin d'annuler l'impact de toute évolution défavorable, comme la pénurie de main-d'œuvre hautement qualifiée. De même, une organisation doit avoir mis en place ses fondamentaux numériques pour tirer parti d'une expansion internationale ou de la nouvelle tendance à recruter une main-d'œuvre mondiale.

Les organisations peuvent avoir des difficultés à faire preuve d'agilité et d'évolutivité si elles ne disposent pas des plateformes technologiques et des processus nécessaires. Cela affecte également la productivité de l'organisation, car les employés sont souvent surchargés de travail en raison de systèmes cloisonnés ou manuels, et ne disposent pas du soutien technologique nécessaire pour assurer l'agilité et l'évolutivité souhaitées.

La transformation numérique aide non seulement une entreprise à faire face à ses défis actuels, mais aussi à créer des modèles prédictifs à long terme tout en offrant des moyens d'améliorer la gestion de ses ressources et de ses finances.

2. Économies de coûts à long terme

L'enquête mondiale de Deloitte sur la réduction des coûts révèle que la réduction des coûts est devenue un mandat mondial pour les entreprises. "La réduction des coûts est devenue une pratique commerciale standard dans toutes les régions, 86 % des personnes interrogées au niveau mondial déclarant que leur entreprise est susceptible d'entreprendre des initiatives de réduction des coûts au cours des 24 prochains mois", peut-on lire dans le rapport. Les entreprises qui augmentent leur production et réduisent leurs dépenses peuvent améliorer leurs marges bénéficiaires.

La transformation numérique permet de réaliser des économies à long terme, car les organisations n'ont pas besoin de dépenser des sommes importantes à intervalles réguliers pour créer des solutions provisoires susceptibles de contrer les effets secondaires de facteurs extérieurs tels que des perspectives macroéconomiques tièdes.

Elles peuvent au contraire mettre en place un écosystème numérique conforme aux exigences de leur organisation et gérer activement les coûts associés aux plateformes technologiques et à la modernisation, tout en renforçant les capacités de leur personnel, de leurs fonctions commerciales et de leurs processus.

3. Créer un lieu de travail à l'épreuve du temps qui attire et retient les talents

Les entreprises qui adoptent de nouvelles technologies comme l'IA et l'apprentissage automatique sont en mesure de mieux définir les besoins de leur main-d'œuvre et de créer une expérience plus transparente pour eux. De cette manière, les organisations se positionnent comme des employeurs attrayants, désireux d'embrasser l'avenir. Elles sont en mesure de créer une attraction parmi une main-d'œuvre très recherchée, vivement disputée et hautement qualifiée.

Ces opportunités d'emploi sont des propositions attrayantes pour les employés qui souhaitent travailler avec des technologies de pointe afin d'élargir leur matrice de compétences et de les exposer à un travail stimulant et gratifiant.

On a déjà beaucoup écrit sur la façon dont la technologie et les écosystèmes numériques ont permis à toutes les organisations de maintenir la continuité de leurs activités pendant les jours difficiles de la pandémie de COVID-19. Les entreprises doivent créer un écosystème à l'épreuve du temps qui puisse résister aux chocs des perturbations et leur permettre de prospérer. C'est ainsi que la transformation numérique peut assurer la pérennité des entités commerciales.

4. Réduire les erreurs manuelles

Les erreurs manuelles coûtent cher aux organisations, car les risques d'erreurs sont plus élevés. Par exemple, la gestion manuelle de la conformité des salaires et du travail ou l'utilisation de systèmes disparates peut être inefficace et sujette à des erreurs. Cela peut entraîner des frais administratifs, une augmentation de la charge de travail et des inexactitudes potentielles dans le calcul des salaires, ce qui entraîne le mécontentement des employés et d'éventuels litiges juridiques.

42% des entreprises subissent une forme ou une autre de perte de revenus, et les erreurs manuelles sont les principaux responsables de cette perte évitable. Les entreprises ont du mal à repérer les pertes de revenus et à y remédier parce qu'elles sont rarement nombreuses. Cependant, des erreurs régulières telles que la perte de productivité en heures de travail font boule de neige et se traduisent par des sommes importantes qui nuisent aux entreprises sur le plan financier.

Une entreprise manufacturière a découvert que le calcul manuel des salaires et le suivi de la conformité entraînaient un taux d'erreur moyen de 5 % dans ses opérations internationales. Avec un effectif de 10 000 personnes, cela se traduisait par environ 500 erreurs de paie par période de paie, entraînant le mécontentement des employés et le gaspillage des ressources administratives.

5. Améliorer la collaboration au sein de l'organisation

La pandémie a changé notre façon de travailler. En adoptant des modèles de travail hybrides et à distance, les organisations doivent examiner leur culture et favoriser le partage des connaissances et la collaboration. Il s'agit d'éléments importants qui permettent des opérations transparentes et l'expérience des parties prenantes, en particulier lorsque les clients et les employés travaillent principalement en ligne.

La transformation numérique peut contribuer à stimuler le partage des connaissances entre les équipes de vente, de livraison, des ressources humaines et des finances, et à renforcer l'engagement et la collaboration à l'échelle de l'organisation. En outre, les solutions qui intègrent les processus entre les équipes, offrent des données et des informations en temps réel, réduisent le fossé entre la demande et les compétences et améliorent la productivité des employés.

La transformation numérique, c'est important !

La technologie peut être intimidante ! Des innovations époustouflantes et des modèles d'entreprise perturbateurs remettent en question la sagesse traditionnelle et obligent les dirigeants à réévaluer leurs stratégies et processus organisationnels.

Malheureusement, les choses ne se sont pas déroulées sans heurts.

La transformation numérique est souvent perçue comme un processus perturbateur. Ce postulat erroné a suscité la résistance de certains secteurs de l'organisation et a compliqué la tâche des processus numériques dans les fonctions de l'entreprise.

Les dirigeants doivent prendre l'initiative de dissiper ces inquiétudes réelles ou perçues en jouant le rôle de mentors et d'acteurs du changement. Ils doivent montrer l'exemple et communiquer clairement que la transformation numérique n'a pas pour but de remplacer les employés mais les processus manuels. Elle vise à leur donner les moyens d'utiliser les outils nécessaires sur les lieux de travail modernes.

Pour favoriser l'adoption des technologies, il peut être judicieux de commencer modestement et de démontrer les avantages que les employés en retireront. L'automatisation de tâches simples comme le suivi du temps de travail pourrait donner aux employés une expérience directe de la façon dont la transformation numérique peut apporter une continuité à leur vie quotidienne et les libérer pour qu'ils s'engagent dans des tâches plus productives. Cela peut aider l'organisation à se concentrer davantage sur l'attraction et la fidélisation des meilleurs talents et à mieux les intégrer pour réduire le taux d'attrition des employés.

C'est pourquoi les entreprises doivent adopter les nouvelles technologies tout en expliquant comment elles souhaitent que leurs employés les adoptent. C'est là que réside la clé pour mieux naviguer dans les incertitudes et gérer efficacement les demandes en constante évolution de leurs parties prenantes.

En fin de compte, la transformation numérique est un processus continu et non un objectif final. Il s'agit d'un processus d'intégration, d'agilité et de résilience qui, à son tour, peut optimiser la main-d'œuvre pour accroître la productivité de l'entreprise.

Et qui dit productivité dit argent !