Guide rapide de l'employeur sur les charges sociales

Intro

Embaucher des salariés pour la première fois pose de nombreux problèmes, qu'il s'agisse de l'intégration, de la conformité ou de la gestion des salaires - une tâche particulièrement complexe. Le calcul et la déclaration des charges sociales peuvent laisser perplexes même les chefs d'entreprise les plus expérimentés. Une gestion précise des charges sociales est cruciale, car les erreurs peuvent entraîner de lourdes pénalités financières, voire des conséquences pénales.

À la fin de cet article, vous connaîtrez les étapes nécessaires pour gérer efficacement les charges sociales de votre personnel et garantir la conformité.

Qu'est-ce que les charges sociales patronales ?

Les charges sociales sont des prélèvements que les employeurs effectuent sur les salaires de leurs employés et qu'ils reversent directement à l'État. Ces taxes permettent de financer divers programmes d'assurance sociale, notamment la sécurité sociale et l'assurance-maladie. Bien que les employés et les employeurs contribuent tous deux aux charges sociales, c'est à l'employeur qu'il incombe de déduire ces charges et de les transmettre à l'État.

Types de charges sociales patronales

Aux États-Unis, les employeurs sont responsables de divers impôts et déductions sur les salaires. Voici un aperçu des charges sociales expliquées que vous devez connaître :

Impôt fédéral sur le revenu

L'impôt fédéral sur le revenu est prélevé sur les salaires et les bénéfices et est versé au gouvernement américain. Selon l'IRS, cet impôt s'applique à la fois aux revenus gagnés (salaires, traitements, pourboires, commissions) et aux revenus non gagnés (intérêts, dividendes). Il peut être prélevé sur les particuliers comme sur les entreprises.

Les États-Unis utilisent un système d'impôt fédéral sur le revenu progressif, ce qui signifie que le taux d'imposition augmente avec le niveau de revenu. Par exemple, un salarié gagnant moins de 44 725 dollars par an paie un taux d'imposition de 12 %, tandis qu'une personne gagnant plus de 578 126 dollars par an est imposée à 37 %. Les salariés qui gagnent moins de 11 000 dollars ne paient pas d'impôt fédéral sur le revenu. Bien qu'il ne s'agisse pas techniquement d'un impôt sur les salaires, la retenue de l'impôt fédéral sur le revenu est un élément essentiel du traitement des salaires.

Impôts sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie (FICA)

Les employeurs doivent contribuer à la sécurité sociale et à l'assurance-maladie de leurs employés, ce que l'on appelle collectivement l'impôt FICA (Federal Insurance Contribution Act). Les taux d'imposition FICA varient de 10 à 37 %, répartis à parts égales entre les employeurs et les employés.

• Sécurité sociale : Cette taxe finance le fonds fiduciaire de l'assurance vieillesse et survivants (AVS) et le fonds fiduciaire de l'assurance invalidité (AI), qui fournissent des prestations aux retraités, aux survivants et aux personnes invalides.
• Assurance maladie : Les cotisations sont versées au Hospital Insurance Trust Fund et au Supplementary Medical Insurance Trust Fund, ce qui permet de couvrir les frais médicaux.

Impôt fédéral sur le chômage (FUTA)

LeFederal Unemployment Tax Act (FUTA) est un impôt payé par l'employeur qui finance l'indemnisation des travailleurs sans emploi. Contrairement à d'autres taxes, la FUTA n'est pas déduite du salaire des employés, mais est payée directement par les employeurs.

Programmes de retraite

Les employeurs peuvent également proposer des programmes de retraite, en déduisant une partie des salaires des employés pour créer des fonds de pension accessibles à la retraite. Les taux de ces déductions varient selon les entreprises et les individus.

Impôt sur le revenu de l'État

Les réglementations, les taux et les tranches de l'impôt sur le revenu varient considérablement d'un État à l'autre. Certains États appliquent un taux fixe, tandis que d'autres utilisent un système progressif. Quelques États, comme la Floride et le Texas, n'imposent pas d'impôt sur le revenu. Les employeurs doivent retenir l'impôt sur le revenu de l'État sur les salaires des employés et le verser à l'administration fiscale de l'État.

Impôt d'État sur le chômage (SUTA)

Également connue sous le nom d'assurance chômage d'État (SUI) ou d'impôt sur le réemploi, la SUTA finance les prestations de chômage pour les travailleurs déplacés. Dans la plupart des États, seuls les employeurs cotisent à la SUTA. Les taux et les bases salariales imposables varient d'un État à l'autre. Par exemple, en Floride, le taux s'applique aux 7 000 premiers dollars du salaire annuel de chaque employé.

Impôts locaux

Les employeurs doivent également vérifier l'existence de charges sociales locales imposées par les villes ou les municipalités. Tant les employeurs que les employés peuvent contribuer à ces taxes, qui financent les services et infrastructures locaux. Par exemple, Philadelphie impose un impôt sur les salaires aux résidents et aux non-résidents qui travaillent dans la ville. Les employeurs doivent retenir cet impôt sur les salaires et le verser à la ville. Les taux et l'utilisation de ces taxes varient en fonction de l'endroit, et servent souvent à financer des services municipaux tels que la sécurité publique et l'entretien des parcs.

Quelle est la différence entre l'impôt sur les salaires et l'impôt sur le revenu ?

Bien que les charges sociales et l'impôt sur le revenu des salariés soient tous deux liés à l'emploi, ils sont de nature différente.

• Les charges sociales : Elles sont partagées par les employeurs et les employés et sont calculées en pourcentage du salaire de l'employé, l'employeur versant un montant équivalent. Il s'agit principalement des impôts sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie.
• L'impôt sur le revenu des salariés : Cet impôt progressif est à la charge exclusive du salarié. Le taux d'imposition augmente avec le revenu imposable de l'individu. Sur la base du formulaire W-4 de l'employé, les employeurs retiennent cet impôt sur le salaire de l'employé et le versent à l'État.

Comment calculer les charges sociales de l'employeur ?

Le calcul de la masse salariale pour les débutants consiste à additionner toutes les taxes individuelles qui constituent des impôts. Suivez les étapes suivantes :

1. Déterminer les revenus bruts : Déterminez le revenu total de l'employé avant toute déduction, y compris le salaire horaire normal, les heures supplémentaires, les primes, les commissions et les pourboires.

2. Calculer l'impôt sur la sécurité sociale : Multiplier le salaire brut par la part patronale du taux d'imposition de la sécurité sociale, qui est de 6,2 %.

3. Calculer l'impôt Medicare : Multiplier le salaire brut de l'employé par la part patronale du taux d'imposition de Medicare, soit 1,45 %.

4. Calculez l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA) : Multipliez les 7 000 premiers dollars du salaire annuel de chaque employé par le taux d'imposition de la FUTA, qui est de 6 %. Dans certains cas, vous pouvez bénéficier d'un crédit allant jusqu'à 5,4 %, ce qui peut réduire le taux de l'impôt fédéral sur le chômage à 0,6 %.

5. Calculer l'impôt sur le chômage de l'État (SUTA) : Ce calcul varie d'un État à l'autre. En général, vous multipliez une partie du salaire de l'employé par le taux d'imposition de la SUTA de votre État.

6. Total des charges sociales de l'employeur : Additionnez tous les impôts calculés pour déterminer le montant total des charges sociales de l'employeur.

Quand les charges sociales sont-elles dues ?

Voici les dates limites de dépôt des différents formulaires du guide de l'impôt sur les salaires :

1. Le formulaire 940 : Ce formulaire, utilisé pour déclarer l'impôt fédéral annuel sur le chômage (Federal Unemployment Tax Act - FUTA), doit être rempli avant le 31 janvier de l'année suivante.
2. Formulaire 941 : ce formulaire est utilisé pour déclarer les impôts sur le revenu, la sécurité sociale et Medicare retenus sur les salaires des employés, ainsi que la part patronale de la sécurité sociale et de Medicare. Les dates d'échéance sont les suivantes :

• 30 avril pour le premier trimestre (du 1er janvier au 31 mars)
• 31 juillet pour le deuxième trimestre (du 1er avril au 30 juin)
• 31 octobre pour le troisième trimestre (du 1er juillet au 30 septembre)
• 31 janvier pour le quatrième trimestre (du 1er octobre au 31 décembre)

3. Formulaire 944 : Pour les employeurs qui doivent 1 000 $ ou moins en charges sociales pour l'année, ce formulaire doit être rempli le 31 janvier de l'année suivante.
4. Remplir le formulaire W-3: ce formulaire de transmission est envoyé à l'administration de la sécurité sociale (SSA) avec la copie A de tous les formulaires W-2 émis pour l'année. Il indique le total des revenus, les salaires de la sécurité sociale, les salaires de l'assurance-maladie et les retenues pour tous les employés. Ce formulaire doit être envoyé au plus tard le 31 janvier de l'année suivante.

Quelles sont les sanctions en cas de non-paiement des charges sociales ?

Le non-respect des obligations en matière d'impôt sur les salaires peut entraîner des pénalités importantes imposées par l'IRS :

• Défaut de dépôt : si les impôts sur les salaires ne sont pas déposés à temps, les pénalités vont de 2 % à 15 % de l'impôt impayé, en fonction du nombre de jours de retard.
• Défaut de déclaration : Les pénalités pour dépôt tardif des formulaires d'impôt sur les salaires vont généralement de 5 % à 25 % de l'impôt impayé pour chaque mois ou partie de mois où la déclaration est en retard.
• Pénalité pour recouvrement de fonds fiduciaires : Si vous retenez les impôts sur les salaires de vos employés mais ne les remettez pas à l'administration fiscale, vous pouvez encourir une pénalité égale au montant total des impôts sur les salaires impayés, ce qui revient à doubler l'obligation.
• Pénalité pour classification erronée des employés : La classification erronée de salariés en tant qu'entrepreneurs indépendants peut entraîner des pénalités, notamment 1,5 % du salaire, 40 % des taxes FICA non retenues auprès du salarié, ainsi que 100 % de la part de l'employeur des taxes FICA qui auraient dû être payées.

Comment puis-je déclarer mes charges sociales par voie électronique ?

L'IRS propose deux options pour le dépôt électronique des formulaires d'impôt sur les salaires :

1. Soumettre les formulaires vous-même : Vous pouvez déposer les formulaires directement via le système e-file de l'IRS.

2. Faites appel à un prestataire agréé de services de dépôt électronique (e-file) de l'IRS : Vous pouvez trouver un professionnel de l'impôt par l'intermédiaire du service de localisation des fournisseurs autorisés de fichiers électroniques de l'IRS pour soumettre les formulaires d'impôt sur les salaires en votre nom.

Conclusion

Comprendre les charges sociales est une responsabilité essentielle qui exige une attention méticuleuse aux détails. Du calcul de chaque type d'impôt sur les salaires au respect des délais de déclaration, le processus peut sembler décourageant, en particulier pour les nouveaux employeurs.

N'oubliez pas de vous tenir informé des lois fiscales fédérales, nationales et locales, et n'hésitez jamais à consulter des professionnels de la fiscalité pour vous assurer de la conformité et de l'exactitude de vos données. En comprenant vos obligations en matière d'impôt sur les salaires et en respectant les meilleures pratiques, vous pouvez rendre le traitement des salaires plus efficace et réduire le risque de conséquences financières involontaires.