Créez une culture de réunion exceptionnelle en fonction de votre équipe.

Intro

L'employé moyen passe 6 heures en réunion. Les cadres passent en moyenne plus de 23 heures par semaine en réunion, et ce chiffre est en augmentation, selon les recherches. Les réunions sont une activité qui consomme beaucoup de temps et d'énergie sur le lieu de travail. On y réfléchit peu d'un point de vue culturel, et on ne consacre pas assez d'efforts à ce problème. Les réunions sont l'un des aspects les plus critiques, mais aussi les plus négligés, de la culture d'entreprise.

Les raisons de ce manque d'attention sont nombreuses. L'absence de processus clair pour les rendre efficaces. La nature parfois de dernière minute et informelle du partage de l'information. L'étude des réunions est vaste et diversifiée, mais étant donné la nature très disparate des réunions, il y a généralement peu d'éléments à retenir.

Chez Hybryd, nous avons consacré l'année dernière à l'amélioration des réunions dans les organisations de toutes sortes. Des centaines d'expériences et d'essais nous ont permis d'apprendre comment se déroulent les réunions. Voici quelques-unes de nos principales conclusions.

Des réunions organisées de manière à mettre la culture au premier plan

La culture est l'âme d'une entreprise. C'est l'ensemble des croyances et des comportements qui orientent les gens dans leur façon d'agir et d'interagir. Lorsque vous intégrez de nouveaux membres, les réunions sont le moyen par lequel l'équipe interagit. Ce sont les réunions qui donnent à vos nouveaux coéquipiers les meilleurs indices de votre culture. C'est dans les réunions qu'ils la remarqueront vraiment. Elles sont une fenêtre sur votre organisation.

Comment les réunions peuvent-elles renforcer la culture ?

• Les personnes invitées à une réunion savent-elles de quoi il s'agit ?
• Savent-ils quel résultat la réunion doit atteindre ?
• L'animateur de la réunion partage-t-il les informations en temps opportun ?
• Les participants se sentent-ils à l'aise pour partager leurs idées ?
• Les résultats et les décisions de la réunion sont-ils disponibles pour les personnes qui n'ont pas assisté à la réunion ?
• Ne sont-elles accessibles qu'à un groupe restreint de personnes ?

Les réunions renforcent la culture que vous souhaitez instaurer

Alors que certaines pratiques de réunion vous éloignent de la culture que vous souhaitez, d'autres pratiques de réunion renforcent une culture positive. Les clients sont venus nous voir parce qu'ils voulaient améliorer à la fois les résultats et la culture. Les entreprises ont souvent introduit de nouveaux processus de réunion, des réunions structurées avec les hauts dirigeants et un cadre général pour la réunion. Le problème est de faire adhérer l'équipe à ces processus.

Pour obtenir de meilleurs résultats, il est essentiel de faciliter l'adoption du cadre par les membres de l'équipe. Il doit être clair, facile à utiliser et disponible lorsqu'ils en ont besoin.

Voici quelques-unes des meilleures pratiques qui vous aideront à devenir un héros des réunions :

• Fixez un objectif, veillez à ce qu'il soit spécifique et réalisable.
• Établissez un ordre du jour pour vous assurer que rien ne sera oublié lors des réunions.
• Les ordres du jour permettent également de s'assurer que votre équipe est sur la même longueur d'onde au début de la réunion.
• Pré-travail lorsqu'il y a des lacunes dans les connaissances qui doivent être comblées avant le début de la réunion.
• Les notes, même les petits rappels, contribuent à accroître le partage d'informations au sein de l'entreprise.
• L'attribution de notes aux actions favorise la responsabilisation entre les réunions pour assurer la réussite du projet.

Après les premières réunions utilisant ce système, vous constaterez un changement notable dans les résultats et l'engagement des employés. La réussite des objectifs et la responsabilisation sont utiles à toute entreprise et à sa culture.

Comment votre culture doit-elle influencer vos réunions ?

Votre culture doit guider la mise en œuvre de vos processus de réunion et le déroulement de vos réunions. Dans le nouveau monde du travail hybride, les équipes travaillent souvent selon des modèles mixtes. Il est plus important que jamais de garder un œil attentif sur la culture. Les réunions de vos équipes offrent une multitude d'occasions d'exprimer les valeurs et les objectifs de l'entreprise.

Respecter le temps de chacun, communiquer clairement et faciliter le transfert d'informations ne sont que quelques-unes des façons dont vous pouvez soutenir la culture par le biais des réunions. Des objectifs clairs, des ordres du jour et un travail préalable ne sont que quelques-uns des outils importants qui peuvent vous aider dans votre démarche.