5 types de bons de commande à connaître en 2023

Intro

Un processus d'approvisionnement bien structuré est essentiel pour assurer la continuité des activités de l'entreprise. La documentation de chaque étape de vos achats augmente la visibilité et est essentielle pour maintenir des zones tampons et optimiser la prise de décision.

Dans le paysage commercial numérique d'aujourd'hui, les bons de commande ont acquis une nouvelle importance. Ils jouent un rôle clé dans le contrôle de l'offre et de la demande, dans le suivi des factures et dans le rapprochement de tous les éléments, garantissant ainsi le bon fonctionnement de l'entreprise.

Dans ce contexte, il est important de rendre le processus de commande aussi efficace que possible. Cela permet non seulement d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de réduire le temps de traitement, mais aussi d'accroître la satisfaction des employés.

Ce blog a été créé pour vous présenter les cinq types de bons de commande les plus courants. Nous vous montrerons comment chaque type peut faciliter votre processus d'approvisionnement et le rendre fructueux.

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Un bon de commande est un document juridique qu'un acheteur émet à l'intention d'un fournisseur en vue d'un achat. Il décrit en détail l'ensemble de la transaction, y compris la description des articles, les quantités, les prix, les conditions de paiement, les dates de livraison et d'autres informations pertinentes.

Il s'agit d'un contrat juridiquement contraignant qui consigne les conditions convenues et sert de référence aux deux parties au cours du processus de passation de marchés.

Elle vous permet de vous assurer que vous obtenez les bons produits, et la livraison en temps voulu simplifie les achats, apportant clarté et responsabilité à vos opérations commerciales.

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Gestion des bons de commande : Un aperçu rapide

L'administration organisée du processus de commande d'une entreprise est connue sous le nom de gestion des commandes. Il s'agit d'un ensemble de principes et de procédures établis qui garantissent la disponibilité d'informations complètes et actualisées sur une ou plusieurs commandes.

Il s'agit de créer, de réviser, d'autoriser et de suivre les bons de commande du début à la fin.

Cette procédure interne de passation de marchés garantit une visibilité et une documentation adéquates sur tous les achats, ce qui facilite les audits futurs.

La gestion des bons de commande sert de feuille de route pour le parcours d'achat. Elle fournit tous les détails importants sur ce qu'il faut acheter, où il faut l'acheter et combien il faut l'acheter. Ce processus facilite le déroulement des opérations et permet de conserver un enregistrement précis des transactions, ce qui est très utile pour prendre des décisions en connaissance de cause.

Quel est l'objectif d'un bon de commande ?

Ne vous surchargeons pas d'informations. L'objectif principal du bon de commande est de servir de document officiel entre l'acheteur et le vendeur. Il expose tous les détails importants de l'achat, ce qui est pratique pour les audits futurs et l'archivage.

Au départ, un bon de commande n'est pas juridiquement contraignant. Cependant, une fois que le vendeur accepte les termes et conditions, il devient un document juridiquement contraignant pour l'acheteur et le vendeur.

Types de bons de commande que les acheteurs de logiciels libres doivent connaître

En matière de bons de commande, il n'y a pas de taille unique. Vous avez peut-être pensé que tous les bons de commande étaient identiques, mais ce n'est pas le cas. En réalité, il existe cinq types de bons de commande, chacun avec un niveau d'information différent.

Si vous êtes prêts à les découvrir, jetez-y un coup d'œil ;

1. Bon de commande standard

Le bon de commande standard est celui sur lequel la plupart des acheteurs s'appuient le plus. Il montre l'intention d'effectuer une transaction unique avec des types de produits, une qualité d'article et une quantité spécifiés. La commande contient toutes les informations nécessaires à la réalisation de la transaction.

Exemple de bon de commande 1 :

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Le bon de commande standard est une solution simple et courante pour les achats ponctuels. Il convient aux situations où l'acheteur comprend les détails de l'achat et peut identifier l'article ou le service, le montant, le calendrier de livraison et les conditions de paiement.

Par exemple, une entreprise de SaaS peut avoir besoin d'une nouvelle imprimante pour son lieu de travail. Elle crée un bon de commande standard qui précise la quantité et les spécifications de l'imprimante requise, ainsi que la date de livraison et le prix convenu.

Un bon de commande standard doit comprendre les éléments suivants :

• Informations sur le fournisseur et description de l'article
• Date et lieu de livraison prévus
• Paiement convenu, date d'échéance et pénalités de retard.
• Détails des prix de chaque produit.

2. Commande planifiée

Une commande planifiée (PPO) permet aux acheteurs de planifier leurs besoins futurs en soumettant une commande à l'avance. Si l'article, le prix et les conditions de paiement sont connus, la quantité et la date de livraison sont basées sur des estimations éclairées. Les OPP conviennent aux dépenses semi-régulières, telles que les fournitures de bureau.

Exemple de bon de commande 2 :

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Par exemple, une organisation commande régulièrement des fournitures de bureau, telles que du papier pour imprimante et des articles de papeterie. Le service des achats évalue les habitudes de consommation antérieures avant de créer une commande avec des quantités prévues et des dates de livraison variables. Il transmet les OPP aux fournisseurs en fonction des besoins.

Les commandes d'achat planifiées contiennent des informations plus détaillées que les commandes standard, ce qui permet de répondre plus efficacement aux besoins prévus. Les entreprises peuvent optimiser la gestion des stocks et maintenir un approvisionnement constant en biens essentiels en offrant une vue d'ensemble détaillée des achats prévus.

Un bon de commande planifié doit comprendre les éléments suivants ;

• Des informations claires et précises sur les articles ou les services
• Détails de l'expédition et des taxes
• Instructions de livraison et conditions tarifaires
• Le prix de chaque article.

3. Bon de commande global

Dans le cadre d'un bon de commande global, l'acheteur passe plusieurs commandes simultanément afin de négocier des prix réduits avec le fournisseur. L'aspect intéressant des fournisseurs est qu'ils sont plus enclins à offrir des remises pour les commandes groupées. Les entreprises peuvent acheter des produits plus efficacement grâce aux BPO, ce qui permet de minimiser les redondances et de rationaliser les achats.

Exemple de bon de commande 3 :

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Par exemple, une entreprise doit acheter régulièrement des cartouches d'imprimante et du papier. Au lieu de passer des commandes individuelles, elle conclut un accord avec un fournisseur unique pour des achats en gros sur une période donnée. Le BPO spécifie la quantité, les coûts et les remises convenues pour chaque article, ce qui garantit que les achats sont abordables.

Les bons de commande d'entreprise (BPO) sont une sorte de fenêtre très claire sur la manière dont les produits et les services sont acheminés. Ils aident les organisations à rendre l'achat de produits efficace et économique.

Grâce aux BPO, les acheteurs peuvent s'assurer qu'ils disposent de suffisamment de fournitures et éviter les moments délicats où les stocks sont épuisés. Il leur suffit d'indiquer la quantité qu'ils désirent et de profiter des remises.

Le bon de commande global doit comprendre les éléments suivants :

• Spécifier la quantité de produits à livrer dans le temps
• Décrire les prix unitaires négociés, les remises supplémentaires ou les ajustements.
• Inclure les conditions de paiement, les normes de qualité, les politiques de retour ou les pénalités.
• Informations tarifaires confirmées pour chaque article

4. Bon de commande contractuel

Un bon de commande contractuel (CPO) est le bon de commande le plus officiel et le plus juridiquement exécutoire. Il implique que l'acheteur et le vendeur signent un contrat décrivant les conditions d'achat avant d'émettre un bon de commande. Cet accord protège juridiquement les deux parties.

Exemple de bon de commande 4 :

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Un bon de commande contractuel (CPO) offre une plus grande flexibilité et permet de répondre à des spécifications plus détaillées qu'un bon de commande standard (SPO). Il définit des lignes directrices pour l'émission de bons de commande aux fournisseurs, la gestion des coûts supplémentaires, le traitement des erreurs et d'autres aspects cruciaux du partenariat commercial.

Les bons de commande constituent un cadre sûr et efficace pour les transactions commerciales, en particulier lorsque l'on travaille avec des revendeurs ou dans des contextes complexes de passation de marchés.

Le bon de commande doit comprendre les éléments suivants :

• La référence du contrat convenu
• Champ d'application du contrat et modifications
• Clauses de résiliation et de sortie

5. Bon de commande numérique

Le bon de commande numérique est une technique moderne et rationalisée de gestion électronique des bons de commande qui améliore la productivité et le travail d'équipe dans le processus d'approvisionnement. Les entreprises peuvent gagner du temps, réduire la paperasserie et assurer une tenue précise des dossiers en numérisant la procédure de commande.

Exemple de bon de commande 5 :

Source

Une façon simple de créer et de partager un bon de commande numérique est d'utiliser Microsoft Excel ou Open Office. Ces systèmes comprennent des modèles préexistants qui peuvent être facilement modifiés pour contenir les éléments spécifiques nécessaires à chaque bon de commande.

Par exemple, une entreprise qui achète des fournitures de bureau peut utiliser un modèle de bon de commande numérique Excel pour indiquer la quantité, la description de l'article et le prix convenu.

En échangeant le bon de commande numérique avec le fournisseur, les deux parties peuvent avoir une vision claire des informations relatives à l'achat, ce qui permet d'améliorer la communication et d'accélérer la livraison.

Les bons de commande numériques offrent également de meilleures capacités de suivi et de reporting, ce qui permet aux entreprises de mieux gérer leurs budgets et d'évaluer leurs habitudes d'achat. La transparence profite aux acheteurs et aux fournisseurs, permettant un processus d'achat mutuellement avantageux et efficace.

Comment fonctionne un bon de commande ?

Comprendre la complexité du fonctionnement d'un bon de commande est essentiel pour les organisations qui cherchent à optimiser leurs processus.

Comprendre les besoins en produits

Le processus commence lorsque l'acheteur constate qu'il a besoin d'un certain produit ou service que le fournisseur peut lui fournir. L'acheteur spécifie l'article, la quantité nécessaire et la date de livraison souhaitée.

Par exemple, une entreprise manufacturière peut avoir besoin d'une énorme quantité de matières premières pendant les vacances pour répondre à la demande accrue de ses produits. L'acheteur doit définir les types et les quantités exacts de matières premières nécessaires ainsi que le délai de livraison afin de s'assurer qu'il dispose des matières premières adéquates pour atteindre ses objectifs de production.

L'acheteur crée un bon de commande

Sur la base des besoins définis, l'acheteur crée une commande qui comprend tous les éléments pertinents, tels que la description du produit, la quantité, le prix, la date de livraison et les conditions supplémentaires. La commande est envoyée comme une demande formelle au fournisseur pour les produits ou services spécifiés.

Pour éviter les irrégularités ou les retards dans le processus d'achat, l'acheteur doit s'assurer que les détails de la commande sont précis et complets pour le vendeur.

Par exemple, l'acheteur peut spécifier les types et les quantités de matières premières nécessaires, les coûts unitaires convenus et la date de livraison.

Un bon de commande est examiné par le vendeur

Une fois la commande envoyée au fournisseur, celui-ci l'examine attentivement pour s'assurer qu'elle correspond à son stock et à sa capacité à répondre à la demande de l'acheteur.

Par exemple, le vendeur doit s'assurer qu'il a les articles souhaités en stock et qu'il peut les fournir à la date convenue. En tant qu'acheteur, vous devez vérifier au préalable la disponibilité du produit.

Le vendeur analyse le bon de commande et l'approuve

Après examen, le vendeur autorise le bon de commande s'il répond aux spécifications de l'acheteur. L'approbation du bon de commande montre que le vendeur s'engage à fournir sans délai le produit spécifique mentionné dans la commande.

Exécution des commandes

Une fois le bon de commande approuvé, le vendeur complète la commande en fournissant au client les produits ou services spécifiés. Cette étape consiste à livrer les produits ou à fournir les services convenus.

La facture est payée

Au cours de cette dernière étape, l'acheteur est tenu de payer la facture conformément aux conditions de paiement du vendeur. Le paiement est approuvé pour les produits ou services reçus, comme l'indique la facture.

Par exemple, l'acheteur paie la facture pour les matières premières livrées dans les délais de paiement convenus.

Voici comment se déroule un processus de commande typique. Il commence par la création de la commande et se termine par l'approbation de la facture par l'acheteur et le fournisseur.

Chaque organisation a ses propres paramètres de commande ; certaines incluent des contrôles de qualité avant le processus de facturation, mais l'aspect général reste le même.

Comment la plateforme de gestion SaaS peut-elle rationaliser la gestion des bons de commande ?

Déroulement des opérations de passation de marchés

Vous pouvez simplifier la création d'un bon de commande en utilisant les flux de travail d'approvisionnement des plateformes de gestion SaaS comme CloudEagle. Le flux de travail sera déclenché une fois que l'utilisateur aura introduit la demande d'achat, et les parties prenantes concernées seront alertées par e-mail et par Slack afin d'accélérer le processus d'approbation.

Une fois la demande d'achat approuvée, vous pouvez créer la commande et y inclure les conditions tarifaires.

Achat assisté

Négocier les bonnes conditions tarifaires avec les fournisseurs peut s'avérer insurmontable si vous le faites seul. Dans ce cas, vous pouvez confier le gros du travail à des experts en achat de SaaS. Ils s'occupent habilement de la négociation des conditions tarifaires, des accords de niveau de service et d'autres clauses essentielles en votre nom, ce qui vous permet d'acquérir les bons produits au bon prix.

Gestion des contrats

Une fois le produit livré, terminez le processus de facturation et utilisez le module de gestion des contrats d'une plateforme de gestion SaaS pour stocker tous les documents essentiels en un seul endroit. Ainsi, la prochaine fois que vous voudrez revoir l'achat ou le contrat, vous pourrez facilement accéder aux documents pertinents en quelques clics.

Conclusion

Voici les types de bons de commande les plus courants utilisés par les acheteurs et les fournisseurs pour l'achat de tout type de produit ou de service.

Chaque bon de commande a un objectif spécifique et présente des avantages et des inconvénients. En fin de compte, c'est à l'acheteur de SaaS qu'il incombe de décider du type de bon de commande qu'il souhaite envoyer.

Impliquez les parties prenantes des équipes financières et d'approvisionnement dans l'examen des bons de commande avant de les envoyer, afin de vous assurer que tout le monde est en phase et que vous prenez une décision en connaissance de cause.

Inspirez-vous des exemples que nous avons ajoutés, utilisez un logiciel d'approvisionnement SaaS et commencez à créer vos bons de commande pour des opérations d'achat transparentes.

Bonne chance.

FAQ

1. Quelle est la différence entre un bon de commande et une facture ?

Les commandes sont émises par les acheteurs à l'intention des fournisseurs afin de contrôler et de suivre le processus d'achat, tandis que les factures sont émises par les fournisseurs à l'intention des clients une fois que la commande a été exécutée.

2. Un bon de commande est-il considéré comme un contrat ?

Un bon de commande spécifie la livraison, la facturation, les produits ou services spécifiques achetés, les conditions juridiques et le paiement. Lorsqu'une commande est acceptée par le fournisseur, elle devient un contrat juridiquement contraignant entre le client et le fournisseur.

3. Quels sont les avantages des bons de commande ?

Les avantages de l'utilisation des bons de commande

• Suivre les commandes entrantes.
• Éviter les doublons
• Minimiser les erreurs de commande.
• Papiers juridiques
• Augmenter l'efficacité
• Aide à la mise à l'échelle