5 conseils pour constituer une solide équipe à distance

Intro

Le nombre d'employés travaillant à distance dans le monde a considérablement augmenté ces dernières années, pour atteindre 28 % en 2023. Ce nombre a augmenté grâce à divers facteurs, tels que la pandémie de COVID-19 et le désir du millénaire d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Quelle qu'en soit la raison, le nombre croissant de travailleurs à distance souligne l'importance de constituer une équipe à distance solide. En fait, 3M, Twitter et HubSpot font partie des grandes entreprises qui ont déjà adopté le travail à distance.

Le modèle de travail à distance s'est avéré très efficace pour accroître la productivité. Toutefois, la mise en place d'une équipe à distance bien structurée nécessite du temps et une mise en œuvre minutieuse. Cet article présente cinq conseils pour constituer une équipe à distance solide.

Recruter avec prudence

Pour constituer une équipe à distance solide, vous devez reconnaître les employés qui ont la discipline, le dynamisme et les compétences nécessaires pour travailler à domicile, car vous ne serez pas là pour les superviser.

Accordez-vous plus de temps pour le processus de recrutement et privilégiez les candidats qui ont d'excellentes capacités de communication, un temps de réponse rapide et qui sont compétents dans leur domaine. En outre, veillez à ce que vos recrues soient en phase avec la culture et les objectifs de votre entreprise.

(Source : Statista)

Heureusement, avec le nombre croissant d'employés qui demandent la flexibilité du travail à distance, le processus de recrutement devient un peu plus facile pour les entreprises qui cherchent à embaucher les meilleurs talents.

Être clair sur les attentes en matière de travail

Les équipes à distance doivent comprendre les attentes dès le premier jour. Commencez par établir des attentes claires en matière de travail à distance , notamment en ce qui concerne la communication, les délais d'exécution des tâches et les horaires de travail. Voici quelques conseils pour vous assurer que votre équipe à distance est sur la même longueur d'onde :

• Utiliser des cadres de fixation d'objectifs pour s'assurer que les objectifs des employés à distance s'alignent sur ceux de l'entreprise.
• Mettre en place des méthodes de communication claires telles que le courrier électronique ou un logiciel de messagerie instantanée.
• Fournir un retour d'information régulier sur les performances et aborder les domaines d'amélioration.
• Établir des engagements de travail tels que les jours prévus, les pauses autorisées et les congés annuels.

Après avoir établi des lignes directrices et des attentes claires, votre équipe saura ce que vous attendez d'elle et n'aura aucune excuse pour ne pas répondre à vos attentes.

S'engager avec les employés à distance

N'oubliez pas qu'il existe de nombreuses différences essentielles entre la gestion des travailleurs à distance et celle des employés en personne, la plus importante étant la communication.

Utilisez des outils de communication fiables pour communiquer régulièrement avec votre équipe à distance. Les employés déconnectés et désengagés ne seront ni heureux ni productifs.

Utilisez des outils de communication tels que Microsoft Teams, Slack ou Zoom pour prendre régulièrement des nouvelles des travailleurs à distance, organiser des réunions d'équipe et des activités virtuelles de renforcement de l'esprit d'équipe. La vidéoconférence est devenue cruciale, puisque 90 % des travailleurs à distance y ont recours.

Outre la communication, la collaboration au sein de l'équipe est particulièrement importante lorsqu'il s'agit d'impliquer des travailleurs à distance. Les outils de gestion de projet tels que Zoho, Monday et Trello peuvent vous aider à collaborer efficacement sur les projets.

Utiliser le suivi du temps

Vous ne pouvez peut-être pas contrôler les employés à distance en personne, mais vous devez tout de même vous assurer que leur productivité pendant les heures de travail est conforme aux attentes.

Utilisez un logiciel de suivi du temps pour vous assurer qu'ils travaillent quand ils le doivent. En outre, le logiciel de suivi du temps peut vous aider à identifier les flux de travail qui pourraient être plus efficaces et les membres de l'équipe qui ont besoin d'une formation ou d'une structure plus poussée.

Il existe de nombreuses applications et logiciels de suivi du temps, gratuits ou payants, en ligne, notamment TSheets, Zoho Projects, Hubstaff, VeriClock et Clockify. Ces outils peuvent envoyer des rappels de temps via les plateformes de communication que vous avez choisies ou fournir des décomptes automatiques.

Fournir l'équipement et les logiciels adéquats Accès

Selon la nature du travail de votre équipe, elle peut avoir besoin d'un ordinateur ou d'un portable, d'une souris et d'un clavier, d'une imprimante, d'un smartphone, etc.

Certaines entreprises demandent à leurs employés d'utiliser leurs propres ordinateurs et autres appareils. Cependant, tout le monde n'a pas les moyens de s'offrir une technologie de qualité. Il est donc préférable de fournir à votre équipe à distance l'équipement dont elle a besoin afin d'augmenter ses chances de réussite.

En outre, vous devez donner à vos employés à distance l'accès aux logiciels dont ils ont besoin pour travailler efficacement. Il peut s'agir d'un logiciel de communication tel que Slack, d'un logiciel d'édition tel qu'Adobe, d'un système de gestion de contenu, d'un compte d'images en stock et d'une messagerie électronique professionnelle.

Prêt à constituer une solide équipe à distance ?

Les études montrent que les travailleurs à distance sont de 35 à 40 % plus productifs que les employés de bureau.

Cependant, nous comprenons qu'il n'est pas facile de constituer une équipe d'employés engagés et collaborant entre eux, dispersés à travers le pays ou même le monde. En suivant les cinq conseils présentés dans cet article, vous récolterez les fruits de la constitution d'une équipe à distance.