5 outils de communication interne efficaces pour améliorer le flux de travail de votre entreprise

Intro

Diriger une startup sans un système de communication solide entre les départements et les membres de l'équipe peut s'avérer chaotique.

C'est comme un orchestre sans chef. Chacun joue de son instrument, mais le son n'est pas harmonieux.

Pour terminer les projets à temps, vous devez disposer d'un système de communication qui permette à tout le monde d'être synchronisé. Le moyen le plus simple d'y parvenir est d'utiliser un outil de communication interne.

La plupart des outils de communication interne peuvent prendre en charge des tâches telles que la messagerie texte, la vidéoconférence et la planification de projets.

Pourtant, il peut être difficile de choisir parmi les différentes options proposées sur l'internet.

C'est pourquoi nous avons décidé de rassembler les cinq meilleurs outils de communication interne, selon nous, que vous et les membres de votre équipe devriez prendre en considération.

Application de messagerie instantanée : Slack

Slack est une application de messagerie pour les entreprises qui relie les personnes aux informations dont elles ont besoin.

Grâce à un espace organisé appelé "Canaux", votre équipe peut accéder à toutes les informations dont elle a besoin, quel que soit le lieu, le fuseau horaire et à sa convenance.

Ainsi, il est facile de prendre les bonnes décisions pour fixer un projet en cours.

Son interface utilisateur est facile à utiliser, ce qui permet aux nouveaux utilisateurs de se familiariser rapidement avec la plateforme.

Les utilisateurs de Slack peuvent partager des fichiers et passer des appels vocaux et vidéo, ce qui en fait un excellent outil de communication interne.

Il vous permet également d'intégrer des logiciels et des applications personnalisées directement dans Slack. Cela vous aide, vous et votre équipe, à gagner du temps et à passer d'une tâche à l'autre.

Prix :

Plan gratuit avec des fonctionnalités limitées

Plan Business Plus: 12,50 $/mois

Enterprise Grid (contacter les ventes)

Fonctionnalités favorisant la communication au sein de l'équipe

• Canaux : Slack vous permet de créer un espace où vous pouvez communiquer avec les membres de votre équipe sur un sujet précis, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Avantages : vous pouvez créer des canaux pour des sujets, des équipes ou des projets spécifiques afin d'organiser les conversations et de les rendre facilement accessibles. Les canaux peuvent être publics ou privés.

Inconvénients : Slack propose de nombreuses façons de vous avertir lorsque vous avez un ou plusieurs nouveaux messages, ce qui crée un effet déclencheur pour voir ce qui se passe.

• Messagerie directe : Il s'agit d'une conversation plus restreinte dans Slack qui se déroule en dehors des canaux.

Avantages : certaines conversations ne sont pas destinées à être générales. Vous pouvez vous glisser dans leur DM et envoyer des messages privés aux membres de l'équipe pour des discussions en tête-à-tête.

Inconvénients : l'historique de vos messages est noyé dans la masse.

• Partage de fichiers : Vous pouvez partager des documents, des images, des vidéos et d'autres fichiers directement dans les conversations Slack.

Avantages : il permet de partager et de collaborer facilement avec quelqu'un en temps réel. C'est très utile lorsque vous avez besoin d'une réponse immédiate à propos d'un délai.

Inconvénients : le stockage des fichiers est minimal, car l'entreprise ne dispose que de l'espace de stockage qu'elle paie. Slack supprime lentement les fichiers au fil du temps.

• Intégrations : Slack a permis aux travailleurs de travailler efficacement avec d'autres logiciels.

Avantages : Slack peut être connecté à d'autres applications ou logiciels (par exemple, Google Drive, Trello et GitHub) pour centraliser les informations et automatiser les processus.

Inconvénients : avec sa multitude de fonctionnalités et d'intégrations, Slack peut être accablant pour les nouveaux utilisateurs. Il faut parfois un certain temps pour s'habituer à toutes les fonctionnalités et apprendre à les utiliser efficacement.

• Appels vidéo et vocaux : Avec Slack, vous pouvez avoir des conversations en temps réel avec les membres de votre équipe par le biais d'appels vidéo et vocaux afin de mener à bien votre travail.

Avantages : Facile à utiliser.

Inconvénients : lorsqu'ils passent des appels vidéo ou vocaux depuis Slack, les utilisateurs peuvent rencontrer des problèmes de lenteur de la part de la personne qui reçoit l'appel.

Plate-forme Intranet : Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint dévoile un moyen simple de collaborer et de partager des informations avec votre équipe.

Utilisé par plus de 190 millions de personnes dans le monde, SharePoint transforme la façon dont votre équipe se connecte, communique et collabore.

Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de documents basée sur le web qui fonctionne avec diverses applications, pour stocker des documents et communiquer des informations au sein d'une organisation.

Grâce à sa grande flexibilité, les organisations utilisent SharePoint pour créer un intranet (ou système internet interne) qui fonctionne comme n'importe quel autre site web, pour chaque projet, équipe, département et division.

Des sous-sites peuvent être créés pour un département ou une équipe spécifique. Grâce à ces espaces centralisés et sécurisés, les utilisateurs peuvent accéder aux documents, les partager et les modifier.

Fonctionnalités permettant la collaboration en équipe et le partage de documents

• Partage externe de fichiers et de contenus :

SharePoint permet de stocker des documents et des dossiers avec des utilisateurs externes, en leur accordant un accès contrôlé.

Avantages : SharePoint permet de gagner du temps. Vous pouvez facilement accéder aux fichiers et documents partagés.

Inconvénients : vous pourriez être confronté à des problèmes de sécurité.

• Gestion du contenu : SharePoint organise et gère le contenu à l'aide de bibliothèques, de listes, de métadonnées, de gestion des enregistrements et de politiques de conservation.

En outre, les documents peuvent être soumis à un processus d'approbation afin de maintenir les normes de qualité et de conformité.

Avantages : SharePoint permet à votre équipe de stocker et de collecter des données et des documents organisationnels précieux.

Inconvénients : bien que l'interface SharePoint soit facile à utiliser, elle peut nécessiter une formation approfondie pour que votre équipe l'utilise correctement.

• **Sites d'équipe : **SharePoint permet à des groupes d'utilisateurs de consulter et de collaborer sur du contenu, des données et des informations.

Pour :

• Votre équipe peut collaborer sur le contenu et les données, et travailler sur des documents en même temps.

Cons :

• Il peut être difficile à configurer et à personnaliser pour les utilisateurs non techniques.
• Sites de communication : partagez et communiquez des messages entre organisations grâce à des sous-sites dynamiques et personnalisables.

Pour :

• Efficace pour diffuser des messages et des informations au sein des organisations.
• Permet de créer des sous-sites dynamiques et de marque.
• Intégration avec d'autres applications Office 365 pour une communication complète.

Cons :

• La création et la maintenance de différents sous-sites peuvent nécessiter une certaine expertise technique.
• Accessible sur les applications mobiles pour garantir la collaboration des membres de l'équipe, où qu'ils se trouvent.

Pour :

• Assure la collaboration en déplacement des membres de l'équipe qui utilisent des appareils Android, iOS et Windows.
• Les applications mobiles permettent d'accéder aux intranets, aux sites d'équipe et au contenu.

Cons :

• Les applications mobiles peuvent ne pas offrir les mêmes caractéristiques et fonctionnalités que la version de bureau.
• Automatiser les processus d'entreprise en créant des alertes et des flux de travail.

Pour :

• Rationalise et automatise les flux de travail et les notifications.
• Contribue à l'amélioration de la productivité et de la cohérence des processus d'entreprise.
• Intégration avec Power Automate pour des possibilités d'automatisation étendues.

Cons :

• La mise en place de flux de travail complexes peut nécessiter une expertise technique.
• Des fonctions de recherche qui permettent de trouver des personnes pertinentes et des contenus importants.

Pour :

• Des capacités de recherche puissantes pour trouver des personnes et des contenus pertinents.
• Aide à localiser rapidement les informations et les ressources importantes.
• Résultats de recherche personnalisés pour les utilisateurs.

Cons :

• Il est parfois difficile d'adapter la pertinence des recherches à des besoins spécifiques.

Logiciel de gestion de projet : ClickUp

ClickUp est un outil de gestion de projet tout-en-un qui offre des solutions aux équipes pour gérer tous les types de travail, collaborer sur les tâches et simplifier leurs flux de travail.

Offrir une expérience agréable aux membres de votre équipe pour qu'ils travaillent efficacement et produisent de bons résultats.

Grâce à son infrastructure hiérarchique flexible, votre équipe peut organiser des projets, gérer des tâches et des sous-tâches, et suivre des objectifs, le tout à sa convenance.

En intégrant plus de 1 000 outils de travail tels que Slack, Google Drive, Figma et Loom, vous pouvez accélérer votre processus de gestion de projet et rapprocher votre équipe de son objectif.

ClickUp vous couvre avec une gamme de prix qui vous permet de profiter du meilleur de tout et d'améliorer votre productivité.

Tarification

Free Forever Plan (idéal pour un usage personnel)

Plan illimité (idéal pour les petites équipes) -

7 $/membre par mois.

Plan d'affaires (idéal pour les équipes de taille moyenne) - 12 $ par membre et par mois.

**Plan Entreprise **(Idéal pour les grandes équipes) - Contacter les ventes

Intégrer la communication dans les flux de travail de la gestion de projet

• Organisez vos projets dans ClickUp en créant des Espaces et des Dossiers. Cela vous aidera à créer un environnement pour votre travail.

Pour :

• Définit une structure de projet claire et organisée.
• Travailler entre différents projets et espaces de travail.

Cons :

• Peut être complexe pour les nouveaux utilisateurs en raison du grand nombre d'options.
• Pour la communication, utilisez la section des commentaires pour discuter des détails, fournir des mises à jour et poser des questions. Vous pouvez également mentionner les membres de l'équipe pour attirer leur attention.

Pour :

• Encourage les discussions ciblées dans le cadre de tâches spécifiques.
• Permet d'orienter la communication vers les bonnes personnes.
• Toute communication est liée au contexte de l'œuvre.

Cons :

• Elle peut devenir écrasante si elle n'est pas bien gérée, en particulier dans le cas de projets de grande envergure.
• Personnalisez l'affichage de vos tâches dans ClickUp, en fonction des exigences de votre projet et de votre style de communication. Choisissez entre des listes, des tableaux ou des calendriers pour trouver la vue qui vous convient le mieux.

Pour :

• Choisissez l'affichage (listes, tableaux, calendriers) qui convient à votre flux de travail.
• Visualisez le travail d'une manière qui soit la plus logique possible pour votre équipe.
• Filtres et options de tri pour affiner l'affichage des tâches.

Cons :

• La courbe d'apprentissage pour la mise en place et la configuration des vues, en particulier pour les nouveaux utilisateurs.
• Si le suivi du temps est important pour votre projet, profitez de la fonction de suivi du temps de ClickUp. Cela vous permettra d'enregistrer les heures de travail et de maintenir la transparence sur les efforts fournis dans le cadre du projet.

Pour :

• Suivez et signalez facilement les heures de travail pour une meilleure gestion des projets.
• Intégration avec des applications de suivi du temps ou avec le minuteur intégré de ClickUp.
• Des informations sur la manière dont le temps est réparti entre les tâches et les projets.

Cons :

• Nécessite une discipline pour suivre le temps de manière cohérente, ce que certains membres de l'équipe peuvent trouver fastidieux.
• Les fonctions avancées de suivi du temps peuvent être limitées par rapport à des outils de suivi du temps dédiés.

Outil de vidéoconférence : Zoom

Zoom est l'un des logiciels de vidéoconférence les plus populaires du marché. Il permet de relier les personnes, de favoriser la collaboration et de faciliter la productivité.

Zoom est une plateforme de vidéoconférence basée sur le cloud qui permet de se réunir virtuellement avec des collègues, soit par vidéo, soit par audio, soit les deux, lorsque les réunions en personne ne sont pas possibles.

Il s'agit d'un outil essentiel pour les équipes de petite, moyenne et grande taille qui souhaitent rester en contact et poursuivre leur travail quotidien avec un minimum de perturbations.

Grâce à ses fonctionnalités faciles à utiliser, telles que les réunions individuelles, les vidéoconférences de groupe, le partage d'écran et l'enregistrement, vous et votre équipe tirerez le meilleur parti de l'élaboration d'une stratégie efficace et parviendrez à une conclusion souhaitable pour chaque projet d'accueil des nouveaux arrivants.

Tarification

Plan de base - Plan gratuit qui permet d'organiser des réunions de groupe avec 100 participants pour une durée de 40 minutes.

Plan Pro - $15.99/£11.99 par mois, vous permettant de créer un identifiant personnel pour les réunions Zoom répétitives et d'enregistrer les réunions pendant 30 heures, avec 5 Go de stockage dans le nuage.

Business Plan - $19.99/£15.99 par mois. Vous pouvez marquer vos réunions Zoom avec des URL de vanité et des marques d'entreprise, et les réunions Zoom sont enregistrées. Elles sont limitées à 30 heures et peuvent accueillir jusqu'à 300 participants, avec 5 Go d'espace de stockage dans le nuage.

Business Plus - Coût de 25,00 $ par mois avec un minimum de 10 utilisateurs. Réunions de 30 heures, 10 Go de stockage dans le nuage et jusqu'à 300 participants.

Source : Zoom_

Plan Entreprise - Ce niveau est destiné aux entreprises de plus de 1 000 employés, et vous devrez contacter le service des ventes pour déterminer le prix.

Meilleures pratiques pour organiser des réunions virtuelles productives

• Établir un ordre du jour : Partagez un ordre du jour clair à l'avance, décrivant les objectifs de la réunion et les sujets à discuter. Cela permet aux participants de se préparer.
• Planifier judicieusement : Choisissez des heures de réunion qui conviennent à tous les participants et réduisez au maximum la durée de la réunion tout en veillant à ce que tous les points essentiels soient abordés.
• Testez la technologie : Assurez-vous que votre compte Zoom et votre équipement fonctionnent correctement avant la réunion. Testez votre caméra, votre microphone et votre connexion Internet.
• Susciter l'intérêt des participants : Encouragez la participation active en posant des questions, en utilisant des sondages ou en permettant aux participants de partager leur écran ou de se mettre en sourdine si nécessaire.
• Coupez le son lorsque vous ne parlez pas : Mettez votre microphone en sourdine lorsque vous ne parlez pas afin de minimiser les bruits de fond et les distractions.
• Enregistrement : Enregistrez la réunion pour ceux qui ne peuvent pas y assister et partagez l'enregistrement par la suite pour référence.
• Fond : Choisissez un arrière-plan professionnel ou neutre pour conserver une apparence soignée.

Suites de collaboration : Notion

Notion a changé la façon dont les équipes travaillent grâce à sa suite de collaboration polyvalente, conviviale et adaptable, permettant aux équipes d'être plus productives, organisées et créatives.

C'est plus qu'un simple outil.

Notion est un outil complexe tout-en-un qui peut être utilisé à diverses fins : prise de notes, gestion des tâches, gestion des connaissances et gestion de bases de données. C'est l'une de ses caractéristiques qui le rend unique : la polyvalence.

Grâce à son interface "glisser-déposer", Notion fournit aux utilisateurs des modèles qui leur permettent de personnaliser leur espace de travail en fonction de leurs besoins et de démarrer rapidement.

L'une des plateformes de collaboration les plus puissantes, les utilisateurs peuvent assigner des tâches, fixer des délais, suivre l'avancement des projets en cours ou même gérer une entreprise entière, exactement comme ils l'entendent.

Sa puissante fonction de recherche permet aux utilisateurs disposant de grandes quantités de données de rechercher une note, une tâche ou une entrée de base de données spécifique en quelques secondes.

Voici 5 façons d'utiliser Notion au travail :

• Suivre les objectifs
• Créer des systèmes de conception
• Automatiser à l'aide de l'API
• Suivre et gérer le contenu
• Gérer des projets complexes

Tarification

Plan libre : Idéal pour les personnes qui souhaitent organiser tous les aspects de leur vie et de leur travail.

Prix : Gratuit

Plus Plan : Idéal pour les petits groupes qui souhaitent disposer d'un outil de planification et d'organisation.

Prix : 8 $ par utilisateur par mois/ facturé annuellement (10 $ par utilisateur/ facturé mensuellement)

Plan d'affaires : Idéal pour les entreprises qui utilisent Notion pour connecter plusieurs équipes et outils.

Prix : 15 $ par utilisateur/mois facturés annuellement (18 $ facturés mensuellement)

Source : Notion_

**Entreprise : **Contrôles avancés et assistance pour gérer l'ensemble de votre organisation.

**Prix : **Contactez l'équipe de vente

**Caractéristiques de soutien à la collaboration d'équipe **

• Collaboration en temps réel : Plusieurs membres de l'équipe peuvent travailler simultanément sur le même document ou la même page, ce qui facilite la collaboration en temps réel.

Pour :

• Plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur un document.
• Communication aisée au sein des documents.
• Suivre les modifications et revenir aux versions précédentes.

Cons :

• Nécessite une connexion internet pour une collaboration en temps réel.
• Limité aux utilisateurs disposant d'un compte Notion.
• Espace de travail partagé : Notion vous permet de créer un espace de travail partagé pour votre équipe, certaines personnes ou l'ensemble du web, ce qui facilite l'organisation et l'accès à l'information collectivement, sur les pages travaillées.

Pour :

• Vous pouvez créer des espaces de travail partagés adaptés à vos besoins.
• Toutes les informations relatives à l'équipe sont regroupées en un seul endroit.
• Attribuer des autorisations pour contrôler qui peut voir et modifier le contenu.

Cons :

• Difficulté d'apprentissage de la configuration et de la personnalisation.
• Le plan libre limite la taille de l'espace de travail.
• Base de données et modèles : Vous pouvez créer une base de données personnalisée et personnaliser votre espace de travail avec des modèles pour gérer des projets, des tâches et d'autres informations de manière collaborative.

Pour :

• Organiser et filtrer facilement les données.
• Un large éventail de modèles pour différents cas d'utilisation.
• Créer des modèles pour répondre à des besoins spécifiques.

Cons :

• La configuration initiale de la base de données peut prendre du temps.
• Les modèles peuvent ne pas couvrir des besoins très spécifiques
• Gestion des tâches : Les fonctions de gestion des tâches et des projets de Notion permettent aux équipes de suivre les progrès et d'assigner des tâches aux membres de l'équipe.

Pour :

• Visualisez les tâches et les projets à l'aide de tableaux.
• Gestion simple des tâches à l'aide de cases à cocher.
• Tenir compte des échéances.

Cons :

• Certains utilisateurs préfèrent des outils de gestion des tâches dédiés pour des fonctionnalités plus avancées.
• La gestion des tâches peut être moins intuitive pour ceux qui découvrent Notion.
• Intégration avec des outils : Notion ajoute une large gamme d'applications et d'outils, tels que Slack, Google Drive, et plus encore, pour rationaliser les flux de travail.

Pour :

• Prend en charge diverses intégrations par le biais d'applications tierces et de Zapier.
• Accès à l'API pour les intégrations personnalisées.
• Extension de l'outil de découpage du Web pour une capture rapide du contenu.

Cons :

• Intégrations intégrées limitées par rapport aux outils spécialisés.
• Certaines intégrations peuvent nécessiter un plan payant ou des services tiers.

Facteurs à prendre en compte lors du choix d'un outil de communication interne

Maintenant que vous êtes familiarisé avec ces outils, il est primordial de choisir celui que vous utiliserez.

Le choix de l'outil le mieux adapté à votre entreprise dépend en grande partie de vos objectifs et du nombre de personnes que vous souhaitez atteindre.

Par conséquent, à mesure que votre équipe s'agrandit, il est nécessaire de trouver des outils de communication et de documentation de haute qualité, afin de faciliter et d'améliorer l'interaction entre les membres de l'équipe, ce qui est un facteur clé du marché pour faciliter les projets en cours.

Alors, comment choisir le bon outil pour votre entreprise ?

Besoins et objectifs de l'entreprise

Lorsqu'on choisit un outil de communication, c'est avant tout pour résoudre un problème, mais pour certaines entreprises, cela peut varier.

Certains peuvent avoir besoin d'un outil de chat en temps réel pour faciliter la communication, tandis que d'autres peuvent avoir besoin d'une fonction avancée comme la gestion de projet, le partage de documents ou la vidéoconférence.

Quoi qu'il en soit, la compréhension des besoins de votre entreprise s'aligne également sur l'objectif que vous poursuivez en vous procurant ces outils, que ce soit pour améliorer la productivité, faciliter la communication ou améliorer le flux de travail.

Convivialité

Une interface compliquée entravera l'adoption de l'outil et annulera l'idée qu'il s'agit d'un outil de résolution de problèmes.

La recherche d'une interface conviviale est un facteur clé dans le choix d'un outil de communication, car une interface bien conçue réduit la courbe d'apprentissage de votre équipe ou de vos employés.

Un outil facile à utiliser est susceptible de faire partie intégrante des activités quotidiennes de l'organisation.

Capacités d'intégration

Votre outil de communication doit pouvoir se connecter aux autres outils et systèmes que vous utilisez dans votre organisation, tels que les plateformes de gestion de projet, de gestion de la relation client ou de courrier électronique.

Cette connexion crée des flux de travail transparents, réduisant le besoin de données et de saisies manuelles et améliorant l'efficacité globale.

En outre, le choix d'un outil de communication interne permet à votre organisation de tirer parti des investissements logiciels existants et de créer un environnement numérique qui répond aux besoins et aux objectifs spécifiques de votre entreprise.

Coût

L'équilibre entre le coût de l'outil et sa capacité à contribuer au succès de votre organisation en fait un choix rentable.

En choisissant de manière rentable l'outil de communication à utiliser, votre organisation peut allouer ses ressources de manière judicieuse et optimiser son retour sur investissement.

Outre les coûts d'achat, il est également essentiel de prendre en compte les frais d'abonnement, les coûts de maintenance et les frais de personnalisation lors du choix d'un outil de communication interne.

De cette manière, vous alignez le budget de votre organisation afin que votre outil ne grève pas vos ressources financières.

Conclusion

Lorsqu'il s'agit de communiquer au sein de votre organisation, la manière dont vous communiquez le message est aussi importante que le message que vous envoyez.

Par conséquent, l'utilisation d'outils de communication interne dans votre entreprise garantit que votre équipe est activement engagée dans la réalisation d'un travail ou d'un projet.

Les cinq outils présentés - Slack, Microsoft SharePoint, ClickUp, Motion et Zoom - ont chacun leurs caractéristiques pour répondre à vos besoins organisationnels.

Qu'il s'agisse de gestion des tâches, de collaboration à des projets, de partage de documents ou de messagerie instantanée, il existe un outil pour chaque besoin de l'entreprise.

Les essais gratuits et les démonstrations sont un moyen idéal de déterminer si ces outils vous conviennent.

Ainsi, quels que soient les avantages, les caractéristiques ou le budget dont vous disposez pour choisir le meilleur outil pour votre entreprise, vos besoins professionnels doivent être pris en compte.