11 conseils pour les équipes marketing travaillant à distance

Intro

Vous avez du mal à maîtriser vos tâches marketing lorsque vous travaillez à distance ? Envisagez de tirer parti de ces 11 conseils très pratiques pour les équipes de marketing qui travaillent à distance.

Il peut être difficile de gérer une équipe de marketing, de suivre les campagnes et d'analyser les mesures, surtout lorsque l'on ne se trouve pas dans le même espace physique.

Mais le jeu en vaut la chandelle : 77 % des employés travaillant à distance font état d'une plus grande productivité et 52 % sont moins enclins à prendre des congés.

Alors, comment relever les défis de la direction d'une équipe de marketing tout en profitant des avantages du travail à distance ?

Établissez des attentes claires, maintenez une structure organisée, communiquez régulièrement et utilisez les outils appropriés. Une fois ces conditions remplies, votre équipe de marketing est prête pour le succès.

Dans cet article, vous découvrirez les processus et les conseils les plus efficaces pour gérer le marketing à distance. Appliquez-les à votre entreprise et votre équipe sera plus facile à gérer et plus performante.

1. Créer un processus d'embauche et d'intégration à distance sans faille

Pour gérer avec succès une équipe à distance, vous devez recruter et intégrer vos talents de manière efficace.

Commencez par utiliser des plateformes numériques telles que Indeed ou LinkedIn pour promouvoir votre nouveau poste et veillez à ce qu'il soit clairement indiqué que le poste peut être occupé à distance depuis n'importe quel endroit. Il sera ainsi plus facile pour les candidats potentiels de trouver votre annonce et de postuler.

Lors de l'évaluation des candidats à distance, un processus d'embauche virtuel peut s'avérer très efficace. Il peut s'agir d'entretiens vidéo avec les responsables du recrutement, de tâches virtuelles ou de tests écrits pour évaluer les compétences d'un candidat.

Si vous êtes disposé à recruter des candidats dans des lieux et des fuseaux horaires différents, tenez-en compte pendant le processus d'embauche en programmant des entretiens pendant leurs heures de travail.

Au cours de l'entretien, mettez de côté tout jugement sur la situation géographique d'un candidat et évaluez-le sur la base de ses qualifications et de son adéquation au poste.

Si vous recrutez pour un poste qui peut être exercé à distance ou au bureau, passez tous les entretiens par appel vidéo afin d'éviter les biais liés au lieu de travail.

Une fois que vous avez embauché un nouveau membre de votre équipe, proposez-lui un processus d'accueil virtuel sans heurts pour lui présenter l'entreprise et son équipe.

Numérisez votre processus d'intégration en fournissant des documents et des ressources essentiels au format PDF, Google Doc ou en ligne. Envisagez de créer un site web de formation interne ou une base de connaissances à laquelle les nouveaux employés pourront accéder.

Envisagez d'organiser des sessions de formation virtuelles pour les processus les plus complexes afin d'accompagner les nouveaux employés dans l'accomplissement de diverses tâches.

Des contrôles réguliers, des discussions sur la carrière et une formation continue avec leur superviseur sont essentiels pour s'assurer que les employés à distance se sentent soutenus et progressent dans leurs fonctions.

Pour améliorer votre processus d'intégration virtuelle, demandez aux nouveaux employés à distance de vous faire part de leurs commentaires après leurs premiers mois afin de déterminer ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré.

En fin de compte, l'intégration des employés à distance vise à ce qu'ils se sentent informés, soutenus et confiants dans leur nouveau rôle.

2. Fixer des objectifs et des attentes clairs

Ne partez pas du principe que votre équipe marketing connaît déjà les objectifs que vous attendez d'elle - donnez-lui plus d'indications que vous ne le feriez si vous étiez au bureau ensemble.

Donnez à votre équipe l'autonomie nécessaire pour atteindre ces objectifs. Ils se sentiront ainsi plus utiles dans leur travail et auront le sentiment de s'approprier leurs projets.

Dans le domaine du marketing, il peut être difficile de définir des indicateurs de performance clés pour les employés exerçant des fonctions créatives, car il n'y a pas toujours de lien direct avec les clients potentiels générés, comme c'est le cas pour d'autres fonctions.

Pour y remédier, fixez des objectifs spécifiques à la campagne que l'équipe devra atteindre ensemble - tout le monde aura ainsi un but bien précis.

Changez l'état d'esprit de votre équipe et considérez les objectifs comme un travail à accomplir pour améliorer la communication globale et la cohésion de l'équipe.

3. Écouter les idées de chacun

Nous avons tous eu l'occasion, à un moment ou à un autre de notre carrière, de travailler dans un mauvais environnement. Le plus souvent, c'est parce que nous n'avons pas eu l'espace nécessaire pour évoluer ou nous sentir écoutés.

C'est particulièrement vrai pour les équipes de marketing à distance qui s'appuient sur la créativité et la communication pour exceller dans leur rôle. Avec les réunions par appel vidéo, il est facile pour certaines voix de ne pas être entendues.

Créez des espaces ou des ateliers dédiés à l'innovation et aux suggestions. Si les appels vidéo ne conviennent pas à tout le monde, essayez d'utiliser un outil de brainstorming en équipe comme Miro.

Si vous ne consacrez pas de temps à l'innovation, il est temps de commencer. Envisagez de réserver un temps spécifique à votre équipe pour qu'elle s'y consacre. Repensez votre approche de l'innovation et faites-en une priorité.

Donnez à votre équipe l'espace nécessaire pour innover afin de libérer tout son potentiel et de créer un environnement de travail plus positif.

N'oubliez pas qu'un mauvais environnement de travail peut être toxique pour le moral et la productivité de votre équipe. Favorisez un environnement qui encourage la croissance et l'innovation pour créer une équipe plus engagée et plus motivée.

4. Utiliser le bon logiciel de marketing

Veillez à ce que votre équipe utilise des outils faciles à gérer et efficaces.

Les équipes marketing s'appuient souvent sur divers outils logiciels, tels que des plateformes de marketing par courriel, des outils de gestion des médias sociaux, des outils de conception, des CRM et des outils de publication sur le web.

Si ces outils peuvent faciliter la gestion du marketing, il ne faut pas pour autant se compliquer la vie en multipliant les options logicielles.

Pour rationaliser votre gestion du marketing à distance, envisagez d'utiliser des solutions de marketing entièrement intégrées. Les membres de votre équipe à distance ne peuvent pas se contenter de passer sur le bureau d'un collègue pour lui poser une question rapide ou obtenir une mise à jour.

Lorsque vos outils et applications de marketing fonctionnent sur une plateforme unique, il est plus facile de gérer votre travail à distance.

Cela réduit le besoin d'assistance technique et garantit que toute votre équipe est toujours sur la même longueur d'onde.

Les solutions de marketing intégrées permettent de gagner du temps et de faciliter l'exécution des campagnes, ce qui est essentiel lorsque l'on gère le marketing à distance.

5. Utiliser un logiciel de communication facile

Si vous travaillez avec une équipe de marketing à distance, l'une de vos principales priorités doit être d'établir des canaux de communication efficaces. Il est pratiquement impossible de travailler efficacement ensemble si l'on n'est pas en mesure de communiquer facilement avec son équipe.

Les courriels peuvent être lents et non synchronisés, c'est pourquoi il faut mettre en place la bonne plate-forme de messagerie d'équipe et de réunion vidéo.

Recherchez un logiciel rapide et facile à utiliser qui vous permette de rester en contact avec votre équipe, de collaborer sur des projets et d'obtenir des mises à jour instantanées en cas de besoin.

Les équipes de contenu à distance s'appuient sur divers services pour la communication, la collaboration et l'organisation. Parmi les services les plus utilisés, citons

• Slack est une puissante application de communication d'équipe qui permet aux équipes de discuter et d'envoyer des messages privés. Elle facilite la collaboration entre les membres de l'équipe.
• Confluence est idéal pour créer des documents interconnectés en collaboration. Il permet de documenter les processus et de créer des guides de style.
• Trello, DivvyHQ, CoSchedule et Google Calendar sont des outils fantastiques pour créer des calendriers éditoriaux partagés. Grâce à eux, la gestion de la publication de contenu devient un jeu d'enfant.
• Airtable, Basecamp et Asana sont parfaits pour l'attribution et le suivi des tâches au sein d'équipes distantes.
• Zoom est une plateforme de vidéoconférence robuste qui prend en charge les réunions d'équipe à grande échelle ou individuelles. Grâce à cet outil, les équipes à distance restent connectées et travaillent efficacement.

6. Ne négligez pas la sécurité en ligne de votre équipe à distance

L'un des risques liés à la gestion d'une équipe de marketing à distance est la menace potentielle pour la sécurité de l'information.

Pour réduire ce risque, demandez à votre équipe distante d'utiliser un VPN d'accès à distance pour créer une connexion sécurisée à chaque fois qu'elle utilise l'internet et où qu'elle se trouve.

Lorsque vous utilisez un VPN sur votre iPhone ou tout autre appareil, vos données de navigation sont cryptées, ce qui signifie qu'elles ne peuvent pas être interceptées ou consultées par quiconque tente d'y accéder.

Ceci est particulièrement important si vous travaillez avec des informations confidentielles ou si vous accédez aux réseaux et aux ressources de l'entreprise depuis votre domicile.

Soyez prudent lorsque vous partagez vos mots de passe entre les différents services web utilisés par votre équipe. Utilisez des services de gestion de mots de passe fiables tels que LastPass et 1Password pour rendre la gestion des mots de passe plus facile et plus sûre.

Si vos free-lances utilisent les ordinateurs de l'entreprise pour leur travail, respectez l'étiquette afin de sécuriser les appareils et de protéger les données sensibles.

Voici quelques conseils pour les employés qui utilisent leur ordinateur professionnel à domicile :

• Ne sauvegardez pas de documents personnels sur votre ordinateur professionnel. Un fichier bogué pourrait compromettre la sécurité, et tout contenu téléchargé sur l'ordinateur appartient à l'entreprise une fois que le free-lance l'a quittée.
• Évitez de naviguer sur des sites web que vous ne voudriez pas que votre patron voie. Les sites web suspects peuvent contenir des virus ou des logiciels malveillants susceptibles d'endommager l'appareil.
• Résistez à la tentation de faire des achats en ligne, car les cookies et les fenêtres publicitaires risquent de ralentir l'appareil de travail ou de compromettre la sécurité.
• N'utilisez que votre courriel professionnel, car les courriels personnels peuvent potentiellement introduire des virus ou des courriels d'hameçonnage dans l'appareil professionnel.
• Maintenez des connexions sécurisées avec une authentification multifactorielle et suivez les règles de sécurité appropriées sur Internet pour que le travailleur à distance reste concentré et évite les cyberattaques.

7. Contrôles réguliers : Gardez votre équipe sur la bonne voie

Lorsqu'on gère une équipe à distance, il peut être difficile de maintenir un lien fort avec chaque membre. Vous ne pouvez pas vraiment avoir des conversations informelles avec eux ou leur poser des questions en face à face.

Prévoyez donc des réunions individuelles régulières et des discussions informelles autour d'un café virtuel afin de maintenir un lien personnel avec chaque employé.

Discutez de l'avancement de leur travail au cours de ces réunions, offrez votre soutien et donnez votre avis.

En outre, en organisant régulièrement des entretiens de carrière avec chaque employé, vous leur montrez que vous vous souciez de leur évolution professionnelle et qu'il existe des possibilités d'avancement au sein de l'entreprise.

Pour vous rendre plus accessible à votre équipe à distance, prévoyez des plages horaires flexibles dans votre calendrier. Cela vous permet de participer à un appel ou à une vidéoconférence lorsqu'un collègue a une question ou un problème qu'il est préférable d'aborder en personne plutôt que par le biais de messages textuels.

Communiquez votre disponibilité par le biais d'un logiciel de messagerie instantanée, afin que votre équipe sache quand elle peut vous joindre. Intégrez le "temps d'antenne" à votre emploi du temps pour offrir aux membres de votre équipe des contrôles rapides afin de suivre l'évolution de leur travail et de leur donner le sentiment d'être soutenus.

8. Tenir compte des fuseaux horaires

Le travail à distance permet de recruter des talents dans le monde entier. Cela accroît la diversité de votre équipe et élargit vos perspectives.

Mais le plus important ? Vous devez vous adapter aux différents fuseaux horaires. En tant que responsable d'une équipe à distance, vous devez trouver des moyens de vous adapter aux horaires de travail variables de votre équipe et encourager chacun à tenir compte des horaires de ses coéquipiers.

Lors de l'intégration de nouveaux employés ou de la création d'un calendrier d'équipe, demandez aux travailleurs à distance de préciser leurs heures de travail et de repos.

Organisez une première discussion avec l'équipe sur les fuseaux horaires et les heures de travail préférées afin de vous assurer que tout le monde est au courant de la disponibilité des uns et des autres.

Si une grande partie de votre équipe se trouve dans un autre fuseau horaire, envisagez d'adapter votre emploi du temps à celui de votre équipe un jour par semaine.

Une autre option consiste à mettre en place un système de travail fractionné, dans lequel vous travaillez pendant les heures les plus actives de chaque fuseau horaire. Cette approche peut vous aider à rester en contact avec les membres de votre équipe internationale et à vous tenir au courant de l'avancement de leur travail.

9. Créer des liens solides entre les membres de l'équipe

Construire une culture d'équipe forte peut s'avérer difficile dans un environnement de travail à distance où les collègues n'interagissent que lors des réunions d'affaires et des célébrations d'équipe.

Envisagez d'organiser des activités virtuelles telles que le Pictionnary ou le karaoké afin de resserrer les liens au sein de l'équipe. Ces activités n'ont rien à voir avec le travail mais peuvent permettre aux coéquipiers de discuter, d'apprendre à se connaître et de s'amuser.

Identifier les possibilités d'interaction personnelle avec les membres de l'équipe.

Planifiez des discussions à distance autour d'un café ou d'autres conversations informelles uniquement destinées à apprendre à connaître vos coéquipiers sur un plan plus personnel.

Apprenez à connaître les membres de votre équipe et à comprendre comment travailler ensemble, communiquer et interagir.

Qu'il s'agisse d'activités virtuelles ou de conversations informelles, le temps passé ensemble permet d'établir des relations et de renforcer la culture d'équipe malgré la distance physique.

10. Faire preuve d'intelligence émotionnelle

La gestion d'une équipe à distance peut entraîner des défis émotionnels, et l'intelligence émotionnelle (QE) est essentielle pour y faire face. Le QE vous permet de reconnaître vos émotions et de réagir de manière appropriée à diverses situations, même lorsque vous travaillez à distance.

Par exemple, il peut être tentant de microgérer les travailleurs à distance, mais un manager émotionnellement intelligent programmera des contrôles pour s'assurer que l'équipe est sur la bonne voie.

Maintenir l'autonomie et la confiance pour réussir à gérer une équipe à distance.

Supposons qu'un employé commette une erreur alors que vous n'êtes pas en ligne. Un manager émotionnellement intelligent évitera d'envoyer des courriels de colère et prévoira plutôt un chat pour discuter avec l'employé d'un retour d'information constructif.

N'oubliez pas que la communication numérique doit être respectueuse et professionnelle.

Lorsque des désaccords surviennent entre coéquipiers, abordez-les rapidement et signalez à l'équipe que vous êtes disponible pour résoudre les problèmes. Encouragez votre équipe à utiliser le QE dans leur vie professionnelle. Expliquez clairement quel comportement est acceptable.

Utilisez l'intelligence émotionnelle pour instaurer la confiance et encourager votre équipe à leur poser des questions et à leur faire part de leurs préoccupations.

11. Maintenez vos ressources d'apprentissage à jour

Pour s'assurer que l'équipe de marketing à distance est toujours en train d'apprendre et de s'améliorer, il faut disposer d'un canal de communication dédié au partage des connaissances et aux sessions de formation. Organisez régulièrement des réunions d'équipe au cours desquelles les membres peuvent partager leurs expériences et leurs conseils.

Maintenez toutes les ressources d'apprentissage à jour et facilement accessibles. Il peut s'agir d'un ensemble de documents partagés contenant des procédures opérationnelles standard (POS), des modèles et d'autres ressources utiles.

Disposez de ces ressources à portée de main afin de pouvoir consulter rapidement les informations correctes en cas de besoin. Cela permettra de rationaliser le flux de travail et d'améliorer l'efficacité.

Encouragez les membres de l'équipe à continuer à se former de manière indépendante grâce à des ressources telles que des cours en ligne, des webinaires et des conférences sectorielles.

Donnez accès à ces ressources ou offrez un budget pour que les membres de l'équipe puissent y assister afin de se tenir au courant des dernières tendances et stratégies en matière de marketing.

Conclusion

Si vous n'avez jamais eu l'occasion de travailler à distance ou de diriger une équipe de travailleurs à distance, vous pouvez vous sentir dépassé par l'élaboration d'une stratégie efficace de gestion d'équipes dispersées.

Mais ne vous laissez pas décourager par les difficultés initiales. Avec du temps et des efforts, vous pouvez créer une culture de travail à distance florissante qui permettra à votre équipe de donner le meilleur d'elle-même.

Se concentrer sur la création d'un environnement de travail qui encourage la collaboration, la créativité et le respect mutuel entre tous les membres de l'équipe, quelle que soit leur localisation.

Investissez dans l'instauration d'une culture d'entreprise positive afin d'aider les membres de l'équipe d'origines diverses à se sentir habilités à partager leurs perspectives, leurs idées et leurs approches uniques du travail.