Miks enamik väikeettevõtteid ikka veel jälgib graafikuid tabelites (ja mida see neile tegelikult maksab)

Sissejuhatus

Minu sõber juhib puhastusfirmat. Neliteist töötajat, kolm vahetust, kaks asukohta. Eelmisel aastal nägin, kuidas ta veetis pühapäeva õhtu Google'i tabelis lahtreid kopeerides, värvikoodidega märgistades, kes esmaspäeval töötada saavad, saatis sõnumeid neile, kes oma vabaduse kohta veel vastanud polnud, ja tegi kogu asja uuesti, kui kell 6 hommikul keegi haigestus. Ta on seda teinud iga nädal juba neli aastat.

Kui küsisin, miks ta ei kasuta tööaja planeerimise tarkvara, vastas ta: „See toimib hästi.“ Ilmselgelt ei toimi. Aga ma saan aru, miks ta nii arvab – tabel ei kuku kunagi kokku, ei saada talle kunagi arveid ja ta oskab seda juba kasutada. Üleminekukulud tunduvad suured ja probleem tundub hallatav. Kuniks arvutused ära teed.

Käsitsi planeerimise varjatud maksumus

Keegi ei jälgi, kui palju aega kulub nädalase ajakava käsitsi koostamisele. Seega küsisin ringi – rääkisin umbes tosinaga väikeettevõtjaid, kes juhivad tunnitasu alusel töötavaid meeskondi. Vastused varieerusid kolmest seitsme tunnini nädalas. Öelgem, et viis.

Viis tundi nädalas on 260 tundi aastas. Kui omaniku aeg on väärt 50 dollarit tunnis (konservatiivne hinnang ettevõtja jaoks), siis kulub aastas 13 000 dollarit tabelite lahtrite ümberpaigutamisele, selle asemel et tegelikult ettevõtet juhtida.

Ja see on vaid aeg. Kõige kulukam osa on see, mida tabel ei suuda teha.

Tabelid ei tule toime keerukusega

Lihtne esmaspäevast reedeni, kella üheksast viieni töögraafik? Muidugi, tabel sobib selleks hästi. Aga niipea, kui lisate mingit keerukust, hakkavad asjad lagunema.

Võtame näiteks tihedad töögraafikud. 2-2-3 vahelduv töögraafik – kus töötajad vahelduvad kahe tööpäeva, kahe vaba päeva ja kolme tööpäeva vahel – nõuab 14-päevase tsükli jälgimist mitme meeskonna ulatuses. Tabelis tähendab see mustrite käsitsi kordamist, kontrollimist, et keegi ei satuks kogemata ületunnitööle, ja palvetamist, et te ei kleepinud valet nädalat. Üks valesti paigutatud rida ja keegi tuleb tööle tühjale vahetusele, samal ajal kui teises asukohas on töötajaid kaks korda rohkem.

Või võtame näiteks 9/80 kokku surutud töö nädala, kus töötajad töötavad 80 tundi üheksa päeva jooksul kümne asemel, saades iga teise reede vabaks. See kõlab lihtsana, kuni sa mõistad, et pool sinu meeskonnast on vaba vaheldumisi reedeti ja teine pool on vaba vastupidistel reedeti. Proovi nüüd seda tabelis hallata koos puhkuse taotluste, vahetuste vahetuste ja ületunnitöö piirangutega. See on mõistatus, mis kujundab end ümber iga kahe nädala tagant.

Need ei ole eksootilised tööaja planeerimise mudelid – laod, tervishoiukliinikud, tootmisettevõtted ja teenindusettevõtted kasutavad neid iga päev. Neid lihtsalt ei ole loodud selleks, et neid värviliste lahtrite tabelis hallata.

Vead, mida keegi ei märka

Enamikku tabelites esinevaid tööaja planeerimise vigu ei märgata. Need lihtsalt maksavad vaikselt raha.

Töötaja töötab 43 tundi, sest keegi arvestas valesti, ja nüüd võlgnete kolm tundi ületunde, mida te eelarvesse ei planeerinud. Korrutage see kogu meeskonna ja aasta peale ning summa ulatub tuhandetesse. Vahetuses on tööjõupuudus, sest kaks inimest arvasid, et neil on vaba päev – te kaotate tulu ja peate kiiresti asendajaid otsima. Keegi võtab laupäeva tööle, mis viib ta ületundide piiresse, kuid keegi ei märka seda enne palgaarvestust.

Tabel ei hoiata teid, et selle vahetuse heakskiitmine viib selle töötaja ületunnitöö piiresse. See lihtsalt talletab kõik, mis te sinna sisestate – valed numbrid näevad välja täpselt samasugused kui õiged.

Miks inimesed ei vaheta

Kui matemaatika on nii ilmselge, miks kasutavad enamik väikeettevõtteid ikka veel arvutustabeleid? Kolm põhjust.

Tuttavuse eelarvamus. Omanik koostas tabelit. Ta teab iga vahekaarti, iga valemit, iga värvikoodi. Vahetamine tähendab uue asja õppimist nädala kõige kiiremal ajal. Keegi ei taha pühapäeva õhtul uue tarkvaraga mässata, kui esmaspäeva töögraafik on valmis saama.

Arvatav kulu. Töögraafiku tarkvara maksab 2–5 dollarit töötaja kohta kuus. 20-liikmelise meeskonna puhul on see 40–100 dollarit kuus. Ettevõtjad näevad seda kulutust ja võrdlevad seda tabeliga, mis on „tasuta”. Kuid tasuta ei arvesta omaniku aega, ületunnitöö vigu ega alakoosseisulisi vahetusi. Tabel on ettevõttes kõige kallim tasuta tööriist.

See pole veel piisavalt halvasti katki läinud. Tabelid halvenevad aeglaselt. Siin üks viga, seal üks arusaamatus. Harva on tegemist üheainsa katastroofilise rikkega, mis sunnib muutusi tegema, vaid pigem pideva raisatud tundide ja vältimatute kulude vooluga, mis ei kajastu üheski aruandes.

Mis tegelikult muutub, kui lõpetate

Iga omanik, kellega olen rääkinud ja kes on loobunud tabelitest, ütleb sama – nad soovivad, et oleksid seda varem teinud. Tööaja planeerimine võtab vaid murdosa varasemast ajast, sest tarkvara haldab vahetuste skeeme ja tööaja kokkupõrkeid automaatselt.

Ületunnitöö olukord paraneb samuti, peamiselt seetõttu, et saate näha, kuidas tunnid kogunevad enne vahetuse heakskiitmist, mitte pärast palgaarvestuse tegemist. Ja töötajad lõpetavad teile kell 22:00 sõnumite saatmise, et küsida järgmise nädala kohta – nad lihtsalt vaatavad rakendust. See viimane osa tundub vähetähtis, kuid see on see, mida omanikud esimesena mainivad.

Tõeline küsimus

Kuulge, kui teil on kolm inimest kindla graafikuga, siis hoidke oma tabel. Tõsiselt. Aga kui teil on rohkem kui kümme töötajat vahetustega, puhkuse- ja ületunnitöö reeglitega, siis kulutate päris raha, teeseldes, et tasuta variant on tasuta. Minu sõber, kellel on puhastusfirma, vahetas lõpuks eelmisel sügisel. Ta rääkis mulle, et tema pühapäevad kuuluvad jälle talle. See on väärt rohkem kui 13 000 dollarit.