Πότε να χρησιμοποιήσετε το 1099 MISC έναντι του 1099-NEC

Εισαγωγή

Όταν πρόκειται για την πληρωμή φόρων, οι ελεύθεροι επαγγελματίες και οι εργολάβοι πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με δύο σημαντικά έντυπα: 1099-NEC και 1099-MISC. Το καθένα εξυπηρετεί έναν ξεχωριστό σκοπό, αλλά συχνά προκαλεί σύγχυση σχετικά με το πότε πρέπει να χρησιμοποιείται ποιο από τα δύο. Για χρόνια, οι επιχειρήσεις και οι αυτοαπασχολούμενοι χρησιμοποιούσαν το έντυπο 1099-MISC για να αναφέρουν εισοδήματα που δεν είχαν ακόμη φορολογηθεί. Ωστόσο, με την εισαγωγή του εντύπου 1099-NEC το 2020, ειδικά για τις αμοιβές μη μισθωτών, το τοπίο έχει αλλάξει.

Από πού πρέπει να ξεκινήσετε όταν υποβάλλετε αίτηση αποζημίωσης για εργολάβους που δεν είναι μόνιμοι υπάλληλοι; Πρέπει να επιλέξετε το έντυπο 1099-NEC ή το MISC; Αυτός ο οδηγός θα εξηγήσει τις διαφορές μεταξύ των εν λόγω εντύπων και θα παράσχει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο ορθής υποβολής του καθενός, ώστε να διασφαλίζεται η συμμόρφωση όταν εργάζεστε με εργολάβους.

Βασικές πληροφορίες για τα έντυπα 1099 MISC και 1099 NEC

Από το 2020, το έντυπο 1099 NEC αντικατέστησε το έντυπο 1099 MISC ως το καθορισμένο έντυπο για την αναφορά φορολογητέας αποζημίωσης μη μισθωτών στην IRS. Ενώ το 1099 MISC εξακολουθεί να χρησιμοποιείται, χρησιμοποιείται πλέον κυρίως για την αναφορά επιχειρηματικών πληρωμών, όπως αμοιβές δικηγόρων, έξοδα υγειονομικής περίθαλψης και ενοίκια.

Τι είναι το έντυπο 1099-MISC;

Το έντυπο 1099-MISC είναι ένα φορολογικό έγγραφο που χρησιμοποιείται για την αναφορά διαφόρων εισοδημάτων που υπερβαίνουν τα 600 δολάρια και δεν αποτελούν μέρος της κανονικής αποζημίωσης. Πριν από το 2020, χρησιμοποιούνταν για την αναφορά εισοδημάτων για εργολάβους ή ατομικές επιχειρήσεις, αλλά τώρα διαχειρίζεται αποκλειστικά διάφορες πληρωμές.

Σύμφωνα με την IRS, οι επιχειρήσεις ή τα φυσικά πρόσωπα πρέπει να αναφέρουν τους ακόλουθους τύπους πληρωμών:

• Πληρωμές ενοικίου
• Δικαιώματα
• Βραβεία και επαίνους
• Αμοιβή δικηγόρου
• Πληρωμές ιατρικής και υγειονομικής περίθαλψης
• Έσοδα από την ασφάλιση καλλιεργειών
• Έσοδα από δραστηριότητες αλιευτικών σκαφών
• Πληρωμές σε μετρητά για την αλιεία
• Πληρωμές ύψους 10 δολαρίων και άνω σε χρηματιστηριακές συναλλαγές ή δικαιώματα αντί μερισμάτων ή αφορολόγητων τόκων
• Κέρδη από άμεσες πωλήσεις καταναλωτικών προϊόντων που προορίζονται για μεταπώληση άνω των 5.000 δολαρίων

Τι είναι το 1099 MISC;

Μια επιχείρηση πρέπει να υποβάλει ηλεκτρονικά το 1099-MISC εάν έχει καταβάλει πάνω από 600 δολάρια σε ένα φυσικό ή νομικό πρόσωπο για διάφορα έξοδα όπως ενοίκιο, βραβεία, βραβεία ή αμοιβές δικηγόρων.

Τι πρέπει να αναφέρεται στο έντυπο 1099-MISC;

Οι επιχειρήσεις πρέπει να περιλαμβάνουν τις ακόλουθες πληροφορίες στο έντυπο 1099 MISC:

• Καθορισμένα πεδία για συγκεκριμένα είδη εισοδήματος, όπως ενοίκια, δικαιώματα ή βραβεία και διακρίσεις
• Κουτιά παρακράτησης για ομοσπονδιακό ή κρατικό φόρο εισοδήματος
• Οποιαδήποτε ξένα περιουσιακά στοιχεία που υπόκεινται σε παρακράτηση σύμφωνα με τον νόμο περί φορολογικής συμμόρφωσης λογαριασμών εξωτερικού (FATCA)

Τι είναι το 1099 NEC;

Το έντυπο 1099-NEC (Non-Employee Compensation) είναι ένα φορολογικό έντυπο που χρησιμοποιείται από τις αμερικανικές επιχειρήσεις για την αναφορά πληρωμών άνω των 600 δολαρίων που πραγματοποιούνται σε αμερικανούς εργολάβους, συμβούλους, ελεύθερους επαγγελματίες και άλλους αυτοαπασχολούμενους που παρέχουν υπηρεσίες στην εταιρεία αλλά δεν είναι μόνιμοι υπάλληλοι.

Τι είναι το έντυπο 1099 NEC;

Οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να αναφέρουν και να υποβάλλουν κάθε ετήσια αποζημίωση που υπερβαίνει τα 600 δολάρια και καταβάλλεται σε μη εργαζόμενους. Η αναφορά αυτή γίνεται με τη χρήση του εντύπου 1099-NEC, το οποίο υποβάλλεται στην IRS.

Οι ανεξάρτητοι εργολάβοι, των οποίων οι πληρωμές εισοδήματος μπορούν να δηλωθούν από τους πληρωτές στο έντυπο 1099-NEC, περιλαμβάνουν:

• Ελεύθεροι επαγγελματίες
• Δικηγόροι
• CPAs
• Φοροτεχνικοί
• Μεσίτες ακινήτων που δεν αμείβονται ως μισθωτοί με τη χρήση του εντύπου W-2

Τι πρέπει να αναφέρεται στο έντυπο 1099-NEC;

Κατά την υποβολή του εντύπου 1099-NEC, οι επιχειρήσεις πρέπει να περιλαμβάνουν τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Επωνυμία, διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου και ομοσπονδιακός αριθμός αναγνώρισης εργοδότη (FEIN) της επιχείρησης.
• Το όνομα, τη διεύθυνση και τον Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ) του μη εργαζόμενου, όπως αναγράφονται στο έντυπο W-9.
• Κρατικός αριθμός αναγνώρισης (κατά περίπτωση)
• Συνολική αποζημίωση μη μισθωτών που υπερβαίνει τα 600 δολάρια και καταβλήθηκε κατά τη διάρκεια του προηγούμενου έτους

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ των 1099 MISC και 1099 NEC

Η κύρια διαφορά μεταξύ των IRS 1099-NEC και 1099-MISC έγκειται στη χρήση τους. Το έντυπο 1099-NEC χρησιμοποιείται ειδικά για την αναφορά αποζημιώσεων μη μισθωτών και ακολουθεί τους κανόνες παρακράτησης εφεδρικών κρατήσεων. Αντίθετα, το έντυπο 1099-MISC χρησιμοποιείται για την αναφορά διαφόρων τύπων διαφόρων πληρωμών μη μισθωτών και περιλαμβάνει επίσης την αναφορά για την παρακράτηση εφεδρικών κρατήσεων.

Για λεπτομερή καθοδήγηση, η IRS παρέχει οδηγίες τόσο για το έντυπο 1099-NEC όσο και για το έντυπο 1099-MISC, επισημαίνοντας τους συγκεκριμένους σκοπούς και τις διαφορές τους.

Ποιες είναι οι κυρώσεις για τη μη τήρηση της προθεσμίας για τα έντυπα 1099-MISC και 1099-NEC;

Η μη τήρηση της προθεσμίας υποβολής των 1099 MISC 2024 και 1099-NEC μπορεί να οδηγήσει σε κυρώσεις, οι οποίες ποικίλλουν ανάλογα με την καθυστέρηση της υποβολής σας:

• 50 δολάρια πρόστιμο εάν καταθέσετε εντός 30 ημερών.
• 100 δολάρια πρόστιμο εάν υποβάλετε την αίτηση με καθυστέρηση άνω των 30 ημερών αλλά πριν από την 1η Αυγούστου.
• 260 δολάρια πρόστιμο εάν υποβάλετε την ή μετά την 1η Αυγούστου.

Το ακριβές ποσό θα εξαρτηθεί από το πότε θα υποβάλετε τη σωστή δήλωση πληροφοριών. Εάν δεν μπορείτε να υποβάλετε εγκαίρως, μπορείτε να ζητήσετε παράταση υποβάλλοντας** **το έντυπο8809 στην IRS.

Έντυπα 1099-MISC vs. 1099-NEC: Πώς να καταθέσετε το καθένα

Όταν προετοιμάζεστε για την υποβολή των εντύπων 1099, το πρώτο βήμα είναι να διασφαλίσετε τη συμπλήρωση και την υποβολή τους εντός της προθεσμίας. Μια βασική διαφορά μεταξύ των εντύπων 1099-MISC και 1099-NEC:

• Έντυπο 1099-MISC: 31 Μαρτίου εάν η υποβολή γίνεται ηλεκτρονικά (28 Φεβρουαρίου εάν η υποβολή γίνεται σε έντυπη μορφή)
• Έντυπο 1099-NEC: 31 Ιανουαρίου

Ακολουθεί ανάλυση της διαδικασίας κατάθεσης για κάθε έντυπο:

1. Κατάθεση στην IRS

Αντίγραφο Α: Η κατάθεσή του στην IRS είναι απαραίτητη και για τα δύο έντυπα. Υπάρχουν δύο μέθοδοι κατάθεσης:

• Ηλεκτρονική κατάθεση: FIRE (Filing Information Returns Electronically) της IRS. Βοηθά στη μείωση των λαθών και επιτρέπει την ταχύτερη υποβολή.
• Αρχειοθέτηση σε χαρτί: Αυτή είναι μια πιο αργή επιλογή όπου υποβάλλετε τα έντυπά σας ταχυδρομικώς σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση με βάση την έδρα της επιχείρησής σας. Πολλά λογιστικά πακέτα λογισμικού ή υπηρεσίες πληρωμών εργολάβων μπορούν να υποβάλουν ηλεκτρονικά αρχεία για λογαριασμό σας.

2. Αποστολή αντιγράφων στον παραλήπτη

Στείλτε στον παραλήπτη τα αντίγραφά τους (αντίγραφο Β και αντίγραφο 2). Με τη συγκατάθεσή τους, μπορείτε να τα στείλετε ηλεκτρονικά. Οι πάροχοι λογισμικού ή υπηρεσιών μπορούν συχνά να αναλάβουν και αυτό το βήμα για εσάς.

3. Πολιτειακές απαιτήσεις κατάθεσης

Οι κρατικές απαιτήσεις υποβολής των εντύπων 1099-MISC και 1099-NEC διαφέρουν ανάλογα με την πολιτεία. Ορισμένες πολιτείες απαιτούν την κατάθεση αυτών των εντύπων στην πολιτεία, ενώ άλλες όχι.

Οι πολιτείες που εξαιρούνται από το έντυπο 1099 για εργαζόμενους περιλαμβάνουν την Αλάσκα, τη Φλόριντα, το Ιλινόις, τη Νεβάδα, το Νιου Χάμσαϊρ, τη Νέα Υόρκη, τη Νότια Ντακότα, το Τενεσί, το Τέξας, την Ουάσινγκτον και το Ουαϊόμινγκ. Οι επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε αυτές τις πολιτείες δεν χρειάζεται να υποβάλλουν έντυπα 1099 στην πολιτεία.

Οι απαιτήσεις υποβολής μπορεί να αλλάξουν, οπότε ελέγχετε πάντα τις τελευταίες πληροφορίες από τη φορολογική αρχή κάθε κράτους.

Βέλτιστες πρακτικές για τα έντυπα 1099-MISC και 1099-NEC

Τα λάθη στα έντυπα 1099 είναι συνηθισμένα, γι' αυτό είναι σημαντικό να θυμάστε ότι μπορεί να χρειαστεί να υποβάλετε περισσότερα από ένα έντυπα ή κανένα, ανάλογα με τις πληρωμές σας:

• 1099-MISC Μόνο: Χρησιμοποιείται για την αναφορά συγκεκριμένων τύπων πληρωμών εκτός από τους μισθούς.
• Μόνο 1099-NEC: Χρησιμοποιείται για την αναφορά αποζημίωσης μη μισθωτών.
• Και οι δύο μορφές: και για πληρωμές ενοικίου που υπερβαίνουν τα 600 δολάρια.
• Ούτε μορφή: Δεν χρειάζεται εάν ένας ανεξάρτητος εργολάβος αμείβεται μόνο με 300 δολάρια για το έτος και δεν γίνονται διάφορες πληρωμές.

Εάν χρειαστεί να υποβάλετε ένα από αυτά τα έντυπα, βεβαιωθείτε ότι έχετε τηρήσει τις προθεσμίες υποβολής και ότι όλες οι πληροφορίες είναι ακριβείς, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού φορολογικού μητρώου ή του αριθμού κοινωνικής ασφάλισης του παραλήπτη.

Συμπέρασμα

Με την κατανόηση των σημαντικών διακρίσεων μεταξύ του εντύπου 1099-MISC και του εντύπου 1099-NEC, οι επιχειρήσεις και οι ανεξάρτητοι εργολάβοι μπορούν να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με τους φορολογικούς νόμους, απλοποιώντας παράλληλα τις διαδικασίες οικονομικής διαχείρισης. Με την ακριβή αναφορά αυτών των πληρωμών με το κατάλληλο έντυπο, οι επιχειρήσεις όχι μόνο πληρούν τις απαιτήσεις της IRS αλλά και διατηρούν σαφή αρχεία που μπορούν να διευκολύνουν την ομαλότερη οικονομική λειτουργία και υποβολή εκθέσεων. Συμβουλευτείτε πάντα έναν επαγγελματία φοροτεχνικό εάν έχετε οποιαδήποτε αβεβαιότητα σχετικά με το έντυπο που πρέπει να χρησιμοποιήσετε.