Τι είναι η μέθοδος BLUF και γιατί είναι χρήσιμη στις επικοινωνίες;

Εισαγωγή

Ο όρος ¨BLUF¨ σημαίνει συντομογραφία ¨Bottom Line Up Front¨. Αυτή η φράση σημαίνει ότι το πιο σημαντικό πράγμα σχετικά με τη σελίδα ή το κείμενο του ιστότοπου βρίσκεται στην αρχή. Αυτή η δομή προϋποθέτει την τοποθέτηση των πιο ουσιαστικών πληροφοριών στην αρχή του κειμένου και όχι στο τέλος του. Ως αποτέλεσμα, ο αναγνώστης μπορεί να διαβάζει γρήγορα και να κατανοεί με σαφήνεια το κύριο σημείο του μηνύματος.

Είναι ενδιαφέρον ότι μια τέτοια δομή εισαγωγής πληροφοριών χρησιμοποιείται ευρέως στις στρατιωτικές επικοινωνίες στις ΗΠΑ. Ο κύριος στόχος της είναι να καταστήσει το μήνυμα πιο ακριβές και σαφές για την κατανόηση. Η αρχή BLUF διαφέρει από ένα πιο παραδοσιακό στυλ που τοποθετεί τις συστάσεις και τα συμπεράσματα στο τέλος μετά τα γεγονότα και τα επιχειρήματα.

Ας μοντελοποιήσουμε την κατάσταση κατά την οποία ένας πελάτης αναθέτει μια εργασία σε έναν σχεδιαστή. Στο παράδειγμα στα αριστερά, η αρχή BLUF δεν χρησιμοποιείται, ενώ στο παράδειγμα στα δεξιά χρησιμοποιείται.

Χωρίς την αρχή BLUF	Με την αρχή BLUF
¨Σε μια εβδομάδα, θα εγκαινιάσουμε έναν ιστότοπο και σχεδιάζουμε μια δράση για τους πελάτες. Μέχρι στιγμής σκεφτόμαστε πού θα τοποθετήσουμε τις σχετικές πληροφορίες... (εδώ είναι οι εξηγήσεις) Θέλουμε να δημιουργήσετε ένα πανό για την ιστοσελίδα με πληροφορίες για τη δράση κατά τη διάρκεια της εβδομάδας.¨	¨Θέλουμε να δημιουργήσετε ένα πανό για τον ιστότοπο με πληροφορίες σχετικά με τη δράση κατά τη διάρκεια της εβδομάδας. Σε μια εβδομάδα, εγκαινιάζουμε έναν ιστότοπο και σχεδιάζουμε να έχουμε μια δράση για τους πελάτες. Μέχρι στιγμής σκεφτόμαστε πού θα τοποθετήσουμε τις σχετικές πληροφορίες... (εδώ είναι οι επεξηγήσεις).

Αυτό είναι ένα μάλλον πρόχειρο παράδειγμα, αλλά πολύ παραστατικό. Αισθάνεστε τη διαφορά;

Στην πρώτη περίπτωση, δίνουμε τις εισαγωγικές πληροφορίες στην αρχή. Στη συνέχεια, μιλάμε για την εργασία. Στη δεύτερη περίπτωση, περιγράφουμε την εργασία και στη συνέχεια αναλύουμε τις λεπτομέρειες. Εδώ, ο φανταστικός σχεδιαστής καταλαβαίνει τι αναμένεται να κάνει και κατανοεί καλύτερα τα παρακάτω δεδομένα. Ως εκ τούτου, του είναι σαφές από την αρχή γιατί όλα λέγονται με αυτόν τον τρόπο, επειδή γνωρίζει το κύριο καθήκον του. Είναι λογικό, έτσι δεν είναι;

Πού χρησιμοποιείται η μέθοδος BLUF;

Το BLUF μπορεί να χρησιμοποιηθεί κυριολεκτικά σε κάθε τομέα όπου είναι ζωτικής σημασίας να μεταφερθεί η κύρια ιδέα στο ακροατήριο γρήγορα και αποτελεσματικά. Ελέγξτε τα ακόλουθα παραδείγματα:

Στην επιχείρηση:

• σε επιχειρηματικές επιστολές και παρουσιάσεις για να προκαλέσετε το ενδιαφέρον ενός πελάτη ή επενδυτή,
• σε εκθέσεις και αναλυτικό υλικό για να δώσετε στους αναγνώστες την κύρια ιδέα σχετικά με το περιεχόμενο,
• σε διαφημιστικό υλικό για να προσελκύσει την προσοχή των δυνητικών πελατών.

Στην εκπαίδευση:

• σε διαλέξεις και σεμινάρια για να βοηθήσουν τους φοιτητές να κατανοήσουν καλύτερα το θέμα,
• σε βιβλία και εγχειρίδια για να γίνει το υλικό καλύτερο και πιο προσιτό για την κατανόηση,
• στα κείμενα και στις εξετάσεις, ώστε να δοθεί στους μαθητές η ευκαιρία να επικεντρωθούν σε πιο σημαντικά ερωτήματα.

Στη δημοσιογραφία:

• σε άρθρα ειδήσεων για να βοηθήσουν τους αναγνώστες να αποκτήσουν μια σαφέστερη ιδέα για τα πιο σημαντικά γεγονότα,
• σε αναλυτικό υλικό για να βοηθήσει να βρεθεί η διέξοδος σε δύσκολες καταστάσεις,
• σε συνεντεύξεις για να αναδείξει τις πιο ενδιαφέρουσες εκφράσεις.

Εκτός αυτού, η μέθοδος BLUF χρησιμοποιείται στο μάρκετινγκ (συμπεριλαμβανομένου του μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), στα κοινωνικά δίκτυα, στις διαφημίσεις, στις παρουσιάσεις και σε άλλο υλικό. Επιπλέον, η μέθοδος BLUF μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην κοινή αλληλογραφία για να δώσει τις πιο ζωτικές πληροφορίες σε έναν συνομιλητή πιο γρήγορα και με μεγαλύτερη ακρίβεια. Έτσι, θα εξοικονομήσετε πολύ χρόνο.

Ποια είναι τα κύρια πλεονεκτήματα της μεθόδου BLUF;

Όταν τοποθετείτε τις κύριες πληροφορίες στην αρχή του κειμένου, είτε ο συγγραφέας είτε ο αναγνώστης επωφελείται από αυτές:

1. Οφέλη για τον συγγραφέα: Η μέθοδος BLUF βοηθάει να δομήσετε τις σκέψεις σας και να επικεντρωθείτε στα πιο σημαντικά πράγματα. Χάρη σε αυτήν, το ύφος της γραφής γίνεται πιο σύντομο και πιο ισχυρό για να κρατήσει την προσοχή του αναγνώστη. Εκτός αυτού, με τη μέθοδο BLUF, μπορείτε να εκφράσετε την άποψή σας ή τη σύστασή σας από την αρχή. Έτσι, δεν θα υπάρχει χώρος για παρεξηγήσεις ή αμφιβολίες.
2. Οφέλη για τον αναγνώστη: Η μέθοδος BLUF διευκολύνει τη διαδικασία κατανόησης και κατανόησης. Επίσης, δεν ωθεί ποτέ τον αναγνώστη να διαβάσει επιπλέον πράγματα ή να αναζητήσει απαντήσεις στο τέλος του κειμένου. Εκτός αυτού, η μέθοδος BLUF δίνει τη δυνατότητα στον αναγνώστη να έχει την ευκαιρία να αποφασίσει αν θα μάθει περαιτέρω το υλικό ή όχι. Έτσι, λαμβάνει υπόψη τους στόχους και τα ενδιαφέροντα του αναγνώστη.

Πώς λειτουργεί η μέθοδος BLUF;

1. Καθορίζετε τον στόχο και το κοινό του μηνύματός σας (τι ακριβώς και σε ποιον θέλετε να το πείτε).
2. Διατυπώστε την κύρια σκέψη και το συμπέρασμα (τι θέλετε να γνωρίζει και να κάνει ο αναγνώστης σας αφού διαβάσει το μήνυμά σας).
3. Τοποθετήστε αυτή την κύρια σκέψη και το συμπέρασμα στην αρχή του κειμένου σας. Βεβαιωθείτε ότι δεν είναι μεγαλύτερη από 1 ή 2 προτάσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη σήμανση BLUF για να επισημάνετε αυτό το τμήμα του κειμένου.
4. Υποστηρίξτε την κύρια σκέψη και το συμπέρασμά σας με γεγονότα, επιχειρήματα και λεπτομέρειες που θα πρέπει να τοποθετούνται κατά φθίνουσα σειρά σπουδαιότητας. Αποφύγετε τις επιπλέον πληροφορίες ή τις επαναλήψεις.
5. Ολοκληρώστε το κείμενό σας με μια πρόσκληση για δράση ή ένα βιογραφικό σημείωμα, εάν είναι απαραίτητο.

Συνοψίζοντας, η μέθοδος BLUF προϋποθέτει την τοποθέτηση της πιο κρίσιμης σκέψης στην αρχή, ενώ τα επόμενα δεδομένα πρέπει να τοποθετηθούν με φθίνουσα σειρά σπουδαιότητας.

Ποιες είναι οι περιπτώσεις στις οποίες δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε το BLUF;

Η μέθοδος BLUF δεν είναι καθολική, παρά τα πλεονεκτήματά της. Υπάρχουν αρκετές περιπτώσεις στις οποίες μπορεί να είναι μάλλον επιβλαβής, για παράδειγμα, όταν:

1. Πρέπει να ανοίξετε την ουσία του μηνύματος βήμα προς βήμα: Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο αναγνώστης δεν θα λάβει τις οδηγίες του συγγραφέα εάν χρησιμοποιηθεί η μέθοδος BLUF.
2. Είναι ζωτικής σημασίας να ιντριγκάρετε τον αναγνώστη. Δεν θα σας ιντριγκάρει το μήνυμα και θα γίνει λιγότερο ενδιαφέρον αν χρησιμοποιηθεί η μέθοδος BLUF.
3. Το μήνυμά σας είναι περίπλοκο και χρειάζεται διευκρίνιση. Ο αναγνώστης μπορεί να μην πάρει όλες τις πληροφορίες αν χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο BLUF.

Αυτοί είναι οι κύριοι λόγοι για τους οποίους η μέθοδος BLUF δεν χρησιμοποιείται σε μυθιστορήματα, επιστημονικά άρθρα και νομικά έγγραφα. Ωστόσο, μπορεί να υπάρχουν εξαιρέσεις. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η βήμα προς βήμα εισαγωγή των πληροφοριών και η συστηματική καθοδήγηση στη σκέψη είναι καλύτερες.

Τελικές σκέψεις

Το BLUF είναι ένα χρήσιμο εργαλείο που βοηθά στη βελτίωση της επικοινωνίας και στην αποτελεσματικότερη απόδοση των κύριων ιδεών και σκέψεων. Κάνει τα όποια μηνύματα σαφέστερα, συντομότερα και πιο συνεπή. Επίσης, σέβεται και εκτιμά τον χρόνο των αναγνωστών. Επιπλέον, χρησιμοποιείται σε διάφορους τομείς της επικοινωνίας όπου η σαφήνεια και η ταχύτητα μετάδοσης πληροφοριών είναι απαραίτητες.

Τέλος, θα θέλαμε να σας δώσουμε μερικές βασικές συμβουλές:

1. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο BLUF μόνο στις περιπτώσεις που είναι απαραίτητη.
2. Κάντε την κύρια σκέψη σαφή και κατανοητή.
3. Μην ξεχνάτε να παρέχετε τα πρόσθετα δεδομένα που απαιτούνται για την κατανόηση του μηνύματος.
4. Ελέγξτε αν η μέθοδος BLUF αντιφάσκει με τον στόχο του μηνύματος ή όχι.

Είναι ζωτικής σημασίας να λαμβάνετε υπόψη το πλαίσιο και τον στόχο ενός μηνύματος πριν αποφασίσετε αν θα εφαρμόσετε τη μέθοδο BLUF ή όχι. Ωστόσο, με λίγη εξάσκηση, θα είστε εύκολα σε θέση να καταλάβετε αν υπάρχει κάποια αναγκαιότητα.

Σας ευχαριστούμε για την προσοχή σας!