Πώς να γράψετε ένα email με μια επιχειρηματική πρόταση

Εισαγωγή

Αν είστε ελεύθερος επαγγελματίας και διεκδικείτε θέσεις εργασίας, η σύνταξη μιας επιστολής ή ενός email πρότασης μπορεί να σας τρομάζει. Όχι μόνο απαιτείται να περιλαμβάνει όλες τις σχετικές λεπτομέρειες σχετικά με το προβάδισμά σας, αλλά πρέπει να είναι πειστική και ελκυστική. Πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα βασικά σημεία σχετικά με το γιατί είστε η καλύτερη λύση γι' αυτούς και το λόγο για τον οποίο θα πρέπει να σας επιλέξουν έναντι άλλων- πρέπει να περιγράφει το ιστορικό της εργασιακής σας εμπειρίας- έχει επίσης λεπτομέρειες σχετικά με τους όρους πληρωμής σας, καθώς και να κάνει τους υποψήφιους πελάτες σας να αισθάνονται άνετα.

Σε αυτό το άρθρο για το Ranktracker, θα παρουσιάσουμε ένα καθιερωμένο και δοκιμασμένο στυλ για προτάσεις και επιστολές που λειτουργεί, μαζί με απλές προτάσεις για να βελτιώσετε τις πιθανότητες επιτυχίας. Με τις πληροφορίες μας στο studycrumb.com, θα γράψετε την επιστολή πρότασης που μπορείτε να αξιοποιήσετε και θα είστε στο σωστό δρόμο.

Τι ακριβώς είναι ένα email πρότασης;

Στα αρχικά στάδια μιας χοάνης πωλήσεων, θα πρέπει να στέλνετε προτάσεις σε πιθανούς πελάτες. Οι προτάσεις αποτελούνται συνήθως από μια απλή περίληψη ή εκτελεστική μορφή κρίσιμων επιχειρηματικών συμφωνιών που έχετε συζητήσει με πιθανούς πελάτες και είναι ένας τρόπος να παρουσιάσετε τις ιδέες σας στον υπεύθυνο λήψης αποφάσεων με τη μορφή επιστολής. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μπορούσε να παρουσιάζει μια ιδέα ή ολόκληρη την πρόταση από μόνη της- ωστόσο, ο στόχος είναι να δελεάσετε τον υποψήφιο πελάτη και να τον κάνετε να αφιερώσει χρόνο για να διαβάσει ολόκληρο το έγγραφο με στοιχεία που το υποστηρίζουν και στη συνέχεια να σας επιλέξει για την ανάληψη της εργασίας. Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια επιστολή για την επιχείρηση είναι μια εξαιρετική πηγή για τη δημιουργία πρωτοβουλιών και πρέπει να χρησιμοποιείται στο μέγιστο βαθμό, ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για ολόκληρη πρόταση ή όχι.

Εάν ένας υποψήφιος πελάτης αποδεχτεί την επιχειρηματική σας επιστολή ή το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, αυτό αποτελεί την πρωταρχική συμφωνία μεταξύ του πελάτη σας σχετικά με το είδος της υπηρεσίας που θα προσφέρετε, καθώς και το κόστος που θα χρεώσετε και τη μέθοδο με την οποία θα είναι σε θέση να πληρώσει. Πρόκειται για αναπόσπαστο στοιχείο του αγωγού σας για τις πωλήσεις.

Υπάρχουν δύο μέθοδοι για να στείλετε μια πρόταση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μια επιχειρηματική πρόταση που ζητείται είναι αυτή που αποστέλλεται σε έναν πελάτη ή έναν πελάτη παρέχοντας τις λεπτομέρειες των υπηρεσιών που θα προσφέρετε και δεν θα αποτελέσει απροσδόκητη έκπληξη για αυτούς όταν την λάβουν. Μια επιχειρηματική πρόταση που έχει ζητηθεί είναι πιο πιθανό να έχει επιτυχία.

Μια ανεπιθύμητη πρόταση ή ένα ψυχρό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται σε έναν δυνητικό πελάτη που δεν είναι δικός σας και δεν έχετε έρθει ποτέ σε επαφή μαζί του. Αυτό θα μπορούσε να είναι για την προώθηση της τελευταίας προσφοράς ή των υπηρεσιών που προσφέρετε ή για να ζητήσετε ένα βραβείο. Η αποτελεσματικότητα αυτής της στρατηγικής δεν είναι συνήθως τόσο εντυπωσιακή όσο η προηγούμενη. Όταν στέλνετε ψυχρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φροντίστε να διεξάγετε κάποια έρευνα σχετικά με την εταιρεία στην οποία απευθύνεστε για να διασφαλίσετε ότι θα παρέχετε την πιο αποτελεσματική υπηρεσία που μπορείτε, δεδομένου ότι, συνήθως, ένα ψυχρό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν γίνεται αντιληπτό.

Ανεξάρτητα από το είδος της πρότασης που συντάσσετε, πρέπει να έχει την ίδια μορφή και να περιέχει τις ίδιες λεπτομέρειες. Ένα εξαιρετικό παράδειγμα μορφής επιστολής μπορείτε να βρείτε στις παρακάτω οδηγίες. Η επιστολή πρέπει πάντα να δίνει έμφαση στο τι μπορεί να κάνει η εταιρεία για τον πελάτη της.

Βήματα συγγραφής πρότασης

Η μορφή της επιστολής πρότασης μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το συγκεκριμένο έργο. Ωστόσο, θα πρέπει να είναι μια συμφωνία που περιέχει διάφορα βασικά σημεία για να προσελκύσει περισσότερους πελάτες.

Στην πλειονότητα των περιπτώσεων, πιθανότατα έχετε πραγματοποιήσει στο παρελθόν τηλεφωνική επικοινωνία ή συζήτηση με τον υποψήφιο πελάτη σας. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα στείλετε θα είναι μια πρόσθετη συνέχεια για να επιβεβαιώσετε τις πληροφορίες που είχατε συζητήσει, συμπεριλαμβανομένης της σύντομης περιγραφής του έργου σας και των υπηρεσιών που θα προσφέρετε, του τι προσφέρετε ως αξία, καθώς και του κόστους που θα χρεώσετε και του τρόπου πληρωμής.

Ωστόσο, ένα απλό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρέχει μια περίληψη της συζήτησης δεν είναι επαγγελματικό και δεν θα μπορέσει να πείσει τον υποψήφιο πελάτη σας να λάβει σοβαρά υπόψη την προσφορά σας. Δεν πρόκειται να εντυπωσιάσει κανέναν επαγγελματία πωλήσεων. Ως εκ τούτου, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της επιχειρηματικής σας πρότασης θα πρέπει να τηρεί αυτή τη μορφή - ένα πρότυπο πρότασης.

Ας εμβαθύνουμε τώρα χρησιμοποιώντας ένα εξαιρετικό παράδειγμα για να σας δώσουμε μια εικόνα για το πώς να συντάξετε ένα email επιχειρηματικού σχεδίου που θα σας βοηθήσει να κερδίσετε περισσότερους πελάτες και να προχωρήσετε στην αρχή!

Σύντομη εισαγωγή και πληροφορίες ιστορικού

Η πρώτη από τις δύο παραγράφους του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της πρότασής σας πρέπει να είναι σχεδιασμένη για να τραβήξει την προσοχή του αναγνώστη σας. Προκειμένου να καταστεί σαφής ο σκοπός του ηλεκτρονικού σας μηνύματος και να καταστεί σαφές ποιο είναι το θέμα του ηλεκτρονικού σας μηνύματος, η παράγραφος (οι παράγραφοι) πρέπει να περιέχει (περιέχουν) τα πιο βασικά στοιχεία για εσάς ή/και την επιχείρησή σας - θυμηθείτε ότι αν είστε ελεύθερος επαγγελματίας, μπορεί να μην έχετε οντότητα- δεν έχουν όλοι οι ελεύθεροι επαγγελματίες επωνυμία, επειδή η φήμη τους είναι δική τους, μαζί με μια επισκόπηση του προβλήματος. Όταν στέλνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να είναι σαφές ότι έχετε πραγματοποιήσει έρευνα σχετικά με την επιχείρηση του υποψήφιου πελάτη σας και τα προϊόντα του, καθώς και τις υπηρεσίες του, και ότι έχετε κατανοήσει καλύτερα την επιχείρησή του από τα στοιχεία επικοινωνίας του. Είναι ζωτικής σημασίας για τις μελλοντικές σας σχέσεις με τον υποψήφιο πελάτη σας να γνωρίζετε τις βασικές επιχειρηματικές αρχές του και τους ανταγωνιστές του, καθώς και την αγορά στην οποία απευθύνεται, και επίσης να εξετάσετε τις πλατφόρμες κοινωνικής δικτύωσης που διαθέτει.

Τα πιο αποτελεσματικά κανάλια κοινωνικής δικτύωσης για να μάθετε πώς βλέπει μια επιχείρηση τον εαυτό της είναι το Facebook, το Instagram, το Twitter και το LinkedIn, αλλά πρέπει επίσης να ελέγξετε τους ιστότοπους και τους καταλόγους τους στο διαδίκτυο και να διαβάσετε τα ιστολόγιά τους. Προσδιορίστε τη διαφορά μεταξύ της αντίληψής τους για τον εαυτό τους και του πώς τους αντιλαμβάνονται οι άλλοι άνθρωποι. Αυτό συμβαίνει επειδή είναι στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης όπου παρουσιάζουν συνεχώς τον εαυτό τους ως τον νέο τους εαυτό. Επιπλέον, αν θέλετε να συνεχίσετε με μια συνέντευξη, κάντε μια σύντομη αναφορά σε αυτό στις εισαγωγικές σας γραμμές για να δημιουργήσετε το κλίμα. Σκεφτείτε αν η επιχείρησή σας έχει ήδη σχέσεις με το πρόσωπο που θα λάβει την επιστολή της πρότασής σας όταν συντάσσετε μια πρόταση.

Αναφέρετε τον λόγο για τον οποίο υποβάλλετε την πρότασή σας

Στόχος του σχεδίου σας είναι να περιγράψετε την πρόκληση του πελάτη ή το έργο που θα ήθελε να ολοκληρωθεί, τους στόχους που επιθυμεί να επιτύχει ή την προτεινόμενη λύση που χρειάζεται, καθώς και τα θετικά αποτελέσματα που μπορεί να επιφέρει στην επιχείρησή του όταν ολοκληρωθεί με επιτυχία. Στην πρότασή σας, φροντίστε να συμπεριλάβετε όλα τα σαφή γεγονότα και τις βασικές φράσεις καθώς και τα κρίσιμα σημεία. Φροντίστε να συμπεριλάβετε μέσα στο σώμα του μηνύματος τις λέξεις "πρόταση", ώστε ο μελλοντικός σας πελάτης να γνωρίζει περί τίνος πρόκειται.

Καθορίστε τους στόχους και τους σκοπούς σας

Σε αυτό το τμήμα καθορίζονται οι αρμοδιότητές σας για το έργο, δηλαδή το σχέδιο εργασίας σας καθώς και η μέθοδος που θα χρησιμοποιήσετε για την εκτέλεση του έργου, καθώς και οι στόχοι σας και ο τρόπος με τον οποίο ευθυγραμμίζονται με τους στόχους του πελάτη - και ο τρόπος με τον οποίο σκοπεύετε να επιτύχετε τους στόχους του πελάτη.

Το καλύτερο είναι να είστε όσο το δυνατόν πιο ακριβείς και ακριβείς στα γραπτά σας- περιγράψτε κάθε βήμα της εργασίας, ιδίως όταν πρόκειται για μια μακροπρόθεσμη εργασία που θα διαρκέσει πολύ καιρό. Επίσης, συμπεριλάβετε τη μέθοδο με την οποία σκοπεύετε να παρακολουθείτε και να αναφέρετε την πρόοδο στον πελάτη σας.

Δώστε έμφαση στα μοναδικά σας προσόντα

Αυτή η ενότητα αφορά την πειστική επιχειρηματολογία σας, δηλαδή την παροχή λόγων για τους οποίους ο υποψήφιος πελάτης σας θα πρέπει να σας επιλέξει έναντι του άλλου υποψηφίου. Δώστε παραδείγματα της εργασιακής σας εξειδίκευσης, της εμπειρίας και των δεξιοτήτων σας που σχετίζονται με το έργο και, στη συνέχεια, εξηγήστε γιατί είστε ο καλύτερος υποψήφιος για τη θέση εργασίας.

Οι μαρτυρίες από προηγούμενους πελάτες και οι μελέτες περιπτώσεων είναι ένας ιδανικός τρόπος για να δείξετε στον πιθανό πελάτη σας πώς έχετε επιτύχει σε παρόμοια έργα και να περιγράψετε τη μέθοδο που χρησιμοποιείτε, η οποία έχει εξαιρετικά αποτελέσματα. Εάν η πρότασή σας είναι ένα έργο που σχετίζεται με την επιχείρηση, θα πρέπει να δώσετε έμφαση σε πτυχές που διαφοροποιούν την πρότασή σας από άλλες προτάσεις. Η μορφή bullet points θα τα κάνει πιο εύκολα για τον υποψήφιο αγοραστή και θα τονίσει επίσης αυτά που πιστεύετε ότι είναι τα USPs σας (μοναδικά χαρακτηριστικά που κάνουν την πρότασή σας να ξεχωρίζει).

Επανεξετάστε τον προτεινόμενο προϋπολογισμό και τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιήσετε τα κεφάλαια. Στα μάτια των περισσότερων υπευθύνων λήψης αποφάσεων, η τιμή αποτελεί σημαντικό παράγοντα- ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι ο πελάτης θα επιλέξει την επιλογή με το χαμηλότερο κόστος. Με βάση τον λόγο για τον οποίο συντάσσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την πρόταση, μπορεί να χρειαστεί να συμπεριλάβετε λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύετε να υποβάλετε αίτηση για δάνειο, για παράδειγμα, πόσο κοστίζει το εγχείρημά σας στους επενδυτές. Τελικά, δεν χρειάζεται να παρέχετε μια ολοκληρωμένη ανάλυση του κόστους, αλλά το να δώσετε στους επενδυτές μια γενική ιδέα του προϋπολογισμού θα μπορούσε να τους βοηθήσει στην αξιολόγηση του έργου, για παράδειγμα.

Εάν η επιχείρηση ή ο πελάτης έχει ζητήσει τιμολόγηση για το έργο που υποβάλλετε στην πρότασή σας, εδώ πρέπει να συμπεριλάβετε τις πληροφορίες αυτές, καθώς και την ημερομηνία και τον τρόπο πληρωμής. Μία ή δύο προτάσεις αρκούν εδώ.

Συμπέρασμα

Στο τέλος της συνεδρίας θα υπάρξει πρόσκληση για δράση, καθώς και ερωτήσεις παρακολούθησης.

Η έκκληση για δράση είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο πωλήσεων που μπορείτε να προσθέσετε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της πρότασης. Ενθαρρύνει τον δυνητικό πελάτη ή την εταιρεία να αναλάβει δράση το συντομότερο δυνατό και όχι αργότερα. Μπορεί να αυξήσει τις πιθανότητες να αναλάβουν δράση βάσει της προσφοράς σας. Η προτροπή για δράση μπορεί να είναι ένα απλό αίτημα να επικοινωνήσουν με την εταιρεία σας για περισσότερες πληροφορίες ή να επισκεφθούν τον ιστότοπό σας για να δουν μελέτες περιπτώσεων. Ό,τι κι αν επιλέξετε να κάνετε, βεβαιωθείτε ότι είναι αρκετά ελκυστικό ώστε να τους κάνει να ενεργήσουν και να περιλαμβάνει μια προσωπική πινελιά, όπως για παράδειγμα να τους καλωσορίσετε με ένα θερμό καλωσόρισμα το Σαββατοκύριακο.

Δοκιμάστε το και πείτε μας τη γνώμη σας!