Πώς να βελτιστοποιήσετε το χαρτοφυλάκιο εφαρμογών SaaS;

Εισαγωγή

Οι οργανισμοί βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στις εφαρμογές SaaS για τον εξορθολογισμό των λειτουργιών, την αύξηση της παραγωγικότητας και τη βελτίωση της εμπειρίας των πελατών στη σημερινή ανταγωνιστική αγορά. Ωστόσο, η διαχείριση αυτών των εφαρμογών συχνά παραβλέπεται.

Η εξάπλωση των εφαρμογών SaaS είναι πλέον εμφανής στις εταιρείες. Σύμφωνα με τη μελέτη της Productiv, ο μέσος αριθμός των εφαρμογών SaaS που χρησιμοποιούνται σε μια εταιρεία αναμένεται να φτάσει τις 371 το 2023.

Πηγή

Το ερώτημα όμως είναι, πόσο καλά μπορούν να διαχειριστούν αυτές οι εφαρμογές;

Ο αριθμός των εφαρμογών SaaS που χρησιμοποιεί ένας οργανισμός δεν έχει σημασία- αυτό που έχει σημασία είναι πώς αυτές οι εφαρμογές επηρεάζουν την ασφάλεια, τα έσοδα και την ανάπτυξη ενός οργανισμού όταν δεν διαχειρίζονται σωστά.

Πώς μπορείτε, λοιπόν, να διαχειριστείτε αποτελεσματικά και να βελτιστοποιήσετε το χαρτοφυλάκιο εφαρμογών SaaS για μεγαλύτερη επιχειρηματική επιτυχία; Αυτό το ιστολόγιο θα σας καθοδηγήσει στα βήματα για την επίτευξη αυτής της βελτιστοποίησης, ξεκινώντας με τις αρνητικές επιπτώσεις των μη διαχειριζόμενων εφαρμογών SaaS στην επιχείρησή σας.

Μη διαχειριζόμενες εφαρμογές SaaS: Τι κάνει στην επιχείρησή σας;

Οι μη διαχειριζόμενες εφαρμογές SaaS μπορούν να δημιουργήσουν προβλήματα ασφάλειας και οικονομικής φύσεως, πλήττοντας το τελικό αποτέλεσμα και την ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Το μη διαχειριζόμενο SaaS συμβαίνει όταν οι επιχειρήσεις δεν διαθέτουν μια συνεπή προσέγγιση ή πλατφόρμα για τη διαχείριση των εφαρμογών SaaS.

Συμβαίνει όταν οι εφαρμογές αγοράζονται και χρησιμοποιούνται από μια εσωτερική ομάδα ή από έναν μεμονωμένο χρήστη χωρίς την επίβλεψη της πληροφορικής ή των οικονομικών ομάδων.

Συχνά, αυτές οι μη διαχειριζόμενες εφαρμογές παρακολουθούνται με τη χρήση λογιστικών φύλλων που είναι επιρρεπή σε σφάλματα. Αυτή η χειροκίνητη προσέγγιση της διαχείρισης SaaS δεν είναι ούτε αποτελεσματική ούτε παραγωγική. Οδηγεί σε περιπλοκές όπως η αύξηση των δαπανών, η μη συμμόρφωση και η εξάπλωση του SaaS.

Η χειροκίνητη διαχείριση εφαρμογών SaaS ήταν επαρκής όταν επρόκειτο για λιγότερες από 50 εφαρμογές, αλλά είναι ακατάλληλη για οργανισμούς με 200+ εφαρμογές.

Με τη χειροκίνητη διαχείριση, χάνετε:

• Μια ολοκληρωμένη εικόνα του πλήρους χαρτοφυλακίου SaaS
• Ειδοποιήσεις για μη εγκεκριμένες αγορές εφαρμογών
• Πληροφόρηση για τις δαπάνες SaaS ανά τμήμα
• Ανάλυση προτύπων χρήσης
• Αποτελεσματική παροχή και αποδέσμευση χρηστών

Κατανόηση των κινδύνων του μη διαχειριζόμενου SaaS

1. Αυξημένες δαπάνες λόγω Shadow IT

Οι μη εξουσιοδοτημένες εφαρμογές SaaS που αγοράζονται με πιστωτικές κάρτες της εταιρείας δεν μπορούν να εντοπιστούν αποτελεσματικά. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα την υπέρβαση των δαπανών και την υποαξιοποίηση των αδειών χρήσης, επηρεάζοντας το τελικό αποτέλεσμα μιας εταιρείας. \

2. Αύξηση των διπλών και ανεπαρκώς χρησιμοποιούμενων εφαρμογών

Η κακή διαχείριση SaaS και η έλλειψη κεντρικής ορατότητας αυξάνουν τις διπλές, δωρεάν και πλεονάζουσες εφαρμογές, με αποτέλεσμα κακή απόδοση επένδυσης και προβλήματα ασφάλειας. \

3. Κίνδυνοι ασφάλειας δεδομένων και συμμόρφωσης

Οι μη διαχειριζόμενες εφαρμογές θα οδηγήσουν σε παραβιάσεις της ασφάλειας και απώλεια ευαίσθητων πληροφοριών. Εάν μια εφαρμογή δεν συμμορφώνεται με τους κανονισμούς, αυτό θα επηρεάσει και τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες. \

4. Αυτόματες ανανεώσεις

Καθώς το μη διαχειριζόμενο SaaS δεν θα παρακολουθείται από τις ομάδες οικονομικών ή πληροφορικής, τα συμβόλαια ενδέχεται να ανανεώνονται αυτόματα, με αποτέλεσμα την αύξηση των δαπανών. \

5. Προβλήματα αποδοτικότητας και παραγωγικότητας

Οι μη διαχειριζόμενες εφαρμογές θα δημιουργήσουν σιλό στην επικοινωνία, θα οδηγήσουν σε κακή συνεργασία και θα εμποδίσουν την παραγωγικότητα της ομάδας, επηρεάζοντας τελικά τις επιχειρηματικές λειτουργίες.

Τώρα που γνωρίζετε τις επιπτώσεις και τους κινδύνους του μη διαχειριζόμενου SaaS, ας μιλήσουμε για απλούς τρόπους διαχείρισης και αποτελεσματικής αξιοποίησης των εφαρμογών SaaS.

Πηγή

5 τρόποι για να βελτιστοποιήσετε το χαρτοφυλάκιο εφαρμογών SaaS

Η ταχεία υιοθέτηση του SaaS έχει προσθέσει δυσκολίες και περιορισμούς στη διαχείριση. Για την επίλυση αυτών των προβλημάτων, ακολουθούν πέντε τρόποι που θα βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να βελτιστοποιήσουν το χαρτοφυλάκιο εφαρμογών SaaS και να αξιοποιήσουν στο έπακρο τις εφαρμογές SaaS:

Αποκτήστε πλήρη ορατότητα της εφαρμογής

"Ημελέτη της MADX αναφέρει ότι η έλλειψη ορατότητας των εφαρμογών σε οργανισμούς SaaS οδηγεί σε υποαξιοποίηση ή αχρησιμοποίητες άδειες χρήσης εφαρμογών SaaS. Σχεδόν το 1/3 του SaaS μπορεί να πάει χαμένο- αυτό μπορεί να σημαίνει εκατοντάδες, χιλιάδες ή και εκατομμύρια δολάρια, ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας σας".

Οι οργανισμοί πρέπει να αποκτήσουν ολοκληρωμένη ορατότητα στη στοίβα εφαρμογών τους για να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τις εφαρμογές SaaS. Αυτή η ορατότητα βοηθά τις ομάδες IT και οικονομικών να προσδιορίσουν ποιες εφαρμογές χρησιμοποιούνται, ποιος τις χρησιμοποιεί και για ποιο λόγο.

Οι επιχειρήσεις με τέτοια ορατότητα μπορούν να αποφύγουν τις αρνητικές επιπτώσεις του πλεονασμού εφαρμογών, της μη εγκεκριμένης χρήσης λογισμικού και της κακής κατανομής πόρων.

Οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων θα είναι σε θέση να βελτιστοποιήσουν τη στοίβα των εφαρμογών τους, εξαλείφοντας τους πλεονασμούς μέσω της ενοποίησης και του εξορθολογισμού των εφαρμογών. Ως αποτέλεσμα, η στοίβα SaaS θα βελτιστοποιηθεί, αυξάνοντας την παραγωγικότητα των επιχειρήσεων και τη λειτουργική αποδοτικότητα.

Πρόληψη της σκιώδους πληροφορικής

Σύμφωνα με την έκθεση της Gartner, το 41% των εργαζομένων απέκτησε, τροποποίησε ή δημιούργησε τεχνολογία εκτός της ορατότητας του ΙΤ το 2022 και η Gartner αναμένει ότι ο αριθμός αυτός θα ανέλθει στο 75% μέχρι το 2027.

Η δραστηριότητα της αγοράς και χρήσης εφαρμογών SaaS χωρίς τη γνώση του τμήματος πληροφορικής ονομάζεται σκιώδης πληροφορική. Οι εφαρμογές που αποκτώνται μέσω της σκιώδους ΤΠ μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο την ασφάλεια των δεδομένων, να εμποδίσουν τις προσπάθειες συμμόρφωσης και να οδηγήσουν σε κατακερματισμένες ροές εργασίας.

Η εξασφάλιση ορατότητας 100% είναι η ευκολότερη λύση για την καταπολέμηση της σκιώδους πληροφορικής. Οι επιχειρήσεις μπορούν να αποτρέψουν την είσοδο μη εγκεκριμένων ή μη εγκεκριμένων εφαρμογών στο χαρτοφυλάκιό τους SaaS με την προληπτική παρακολούθησή τους και τη συγκέντρωση της διαδικασίας προμηθειών τους.

Εργαλεία όπως το CloudEagle μπορούν να στέλνουν άμεσες ειδοποιήσεις όταν εντοπίζουν μη εξουσιοδοτημένες εφαρμογές που εισέρχονται στο σύστημά σας, προσφέροντας μια προληπτική προσέγγιση στη διαχείριση SaaS.

Αναλύστε τη χρήση της εφαρμογής

ΗFlexera δήλωσε ότι περίπου το 33% των δαπανών για λογισμικό SaaS δεν αξιοποιείται επαρκώς από την ομάδα, οδηγώντας σε χαμηλή απόδοση της επένδυσης.

Η ανάλυση του τρόπου χρήσης των εφαρμογών SaaS σε έναν οργανισμό παρέχει σημαντικές πληροφορίες βελτιστοποίησης. Μετρώντας τη δραστηριότητα και τη δέσμευση των χρηστών, οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων μπορούν να προσδιορίσουν ποιες εφαρμογές παρέχουν τη μεγαλύτερη αξία και ποιες υπολειτουργούν.

Αυτή η μέθοδος που βασίζεται σε δεδομένα επιτρέπει στις ομάδες πληροφορικής και οικονομικών να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις για την κατανομή αδειών, επιτρέποντάς τους να ανακατανέμουν τους πόρους πιο αποτελεσματικά.

Η ανάλυση της χρήσης της εφαρμογής θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε αν η εφαρμογή πραγματικά τους βοηθάει να ολοκληρώσουν την απαιτούμενη εργασία. Αν όχι, απαλλαγείτε από αυτήν και βρείτε μια νέα εφαρμογή που θα είναι χρήσιμη για την ομάδα σας.

Επιπλέον, παρέχει ευκαιρίες για εκπαίδευση των εργαζομένων ή βελτιωμένες διαδικασίες για τη μεγιστοποίηση των δυνατοτήτων των ήδη υπαρχουσών εφαρμογών.

Εξάλειψη αχρησιμοποίητων αδειών ή εφαρμογών

Η υποαξιοποίηση των αδειών χρήσης αποτελεί σημαντικό πρόβλημα για τις εταιρείες, με αποτέλεσμα άσκοπες δαπάνες. Οι επιχειρήσεις μπορούν να διαπραγματευτούν με τους προμηθευτές χρησιμοποιώντας δεδομένα έρευνας ορατότητας εφαρμογών και χρήσης.

Με τη γνώση των πραγματικών προτύπων χρήσης, οι επιχειρήσεις μπορούν να διαπραγματευτούν όρους αδειοδότησης που διασφαλίζουν ότι ο αριθμός των αδειών αντιστοιχεί στην πραγματική ζήτηση. Αγοράζετε άδειες μόνο βάσει της ζήτησης- η πλεονάζουσα αγορά θα οδηγήσει σε σπατάλη επενδύσεων και κακή απόδοση επένδυσης.

Ένας άλλος έξυπνος τρόπος για να βελτιστοποιήσετε τη στοίβα σας είναι η ενοποίηση δύο ή περισσότερων εφαρμογών σε μία. Για παράδειγμα, εάν η ομάδα μάρκετινγκ χρησιμοποιεί το OptinMonster για τα αναδυόμενα παράθυρα και η ομάδα πωλήσεων βασίζεται στο Mailchimp για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα μπορούσατε να ενοποιήσετε αυτές τις λειτουργίες στο HubSpot, το οποίο μπορεί να χειριστεί και τις δύο εργασίες.

Αντί για δύο διαφορετικές εφαρμογές για διαφορετικές περιπτώσεις χρήσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο μία, διευκολύνοντας την παρακολούθηση και τη μείωση των δαπανών για λογισμικό.

Η διαδικασία αυτή μειώνει τη σπατάλη και προωθεί μια πιο αποδοτική από άποψη κόστους και στρατηγικής προσέγγιση στην αγορά λογισμικού.

Χρήση πλατφόρμας διαχείρισης SaaS

Θα χρειαστείτε ισχυρό λογισμικό διαχείρισης SaaS με σχετικά χαρακτηριστικά για να εκτελέσετε όλες τις προαναφερθείσες στρατηγικές. Αυτές οι πλατφόρμες παρέχουν 100% ορατότητα και κεντρικό έλεγχο της διαχείρισης εφαρμογών, καθιστώντας ευκολότερες διαδικασίες όπως η διαχείριση συμβάσεων, η διανομή αδειών χρήσης και η παρακολούθηση ανανεώσεων.

Οι πλατφόρμες διαχείρισης SaaS μπορούν να ενσωματωθούν με τα εσωτερικά σας συστήματα SSO, HRIS και Finance. Αυτές οι ενσωματώσεις επιτρέπουν στην πλατφόρμα να βλέπει την πλήρη στοίβα SaaS και να την οργανώνει μαζί με τις δαπάνες σας σε ένα μέρος.

Γιατί να βασίζεστε σε λογιστικά φύλλα για την παρακολούθηση των εφαρμογών, όταν έχετε προηγμένα εργαλεία που μπορούν να εντοπίσουν τη σκιά της ΤΠ καθώς συμβαίνει; Αυτά τα εργαλεία μπορούν επίσης να βοηθήσουν στη βελτιστοποίηση των εφαρμογών SaaS χωρίς να απαιτείται πολλή χειρωνακτική εργασία.

Όχι μόνο θα παρέχει ορατότητα, αλλά και ευκαιρίες βελτιστοποίησης του κόστους, αποκαλύπτοντας διπλές και περιττές εφαρμογές. Μπορείτε να αναλύσετε τη χρήση, να την εξαλείψετε και να βελτιστοποιήσετε το χαρτοφυλάκιό σας.

Συμπέρασμα

Η βελτιστοποίηση του χαρτοφυλακίου εφαρμογών SaaS είναι απαραίτητη για τους οργανισμούς που χρησιμοποιούν ένα ευρύ φάσμα εφαρμογών SaaS, καθώς μπορεί να εκτοξεύσει τις δαπάνες σας για λογισμικό στα ύψη.

Η αποτελεσματικήδιαχείριση του χαρτοφυλακίου εφαρμογών SaaS είναι ζωτικής σημασίας για την αύξηση της ανάπτυξης, τη μείωση των κινδύνων και τη διασφάλιση της λειτουργικής αριστείας. Η παραμέληση της επαρκούς διαχείρισης μπορεί να οδηγήσει σε σπατάλη πόρων, ζητήματα ασφάλειας, κλιμάκωση των δαπανών και κατακερματισμένες ροές εργασίας.

Αυτό το άρθρο ανέλυσε τους πέντε απλούς τρόπους βελτιστοποίησης του χαρτοφυλακίου εφαρμογών σας: από την ορατότητα των εφαρμογών έως την πρόληψη της σκιώδους πληροφορικής, την παρακολούθηση της κατανάλωσης, τη βελτιστοποίηση της αδειοδότησης και την επιλογή μιας πλατφόρμας διαχείρισης SaaS. Πρόκειται για δοκιμασμένες προσεγγίσεις που χρησιμοποιούν οι οργανισμοί για τη βελτιστοποίηση του χαρτοφυλακίου τους.

Ένα καλά βελτιστοποιημένο χαρτοφυλάκιο εφαρμογών SaaS αποτελεί μοχλό εταιρικής ανάπτυξης, καινοτομίας και μακροπρόθεσμης επιτυχίας.