Πώς να αυξήσετε την παραγωγικότητα της ομάδας σας εξ αποστάσεως

Εισαγωγή

Παρ' όλες τις φανφάρες που είχε λάβει η απομακρυσμένη εργασία πριν από την πανδημία του κοροναϊού, η εργασία στο γραφείο είχε αρκετά πλεονεκτήματα που δεν μπορούσε να αμφισβητήσει η αντίστοιχη απομακρυσμένη εργασία.

Ένα από τα πιο παραγνωρισμένα οφέλη που είχε η εργασία στο γραφείο ήταν ότι επέτρεπε στις εταιρείες να επηρεάζουν την απόδοση των υπαλλήλων τους. Είτε αυτό σημαίνει ότι ένας διευθυντής θα μπορούσε να συζητήσει τα θέματα οποιουδήποτε εργαζομένου είτε να του δώσει κίνητρα για να ενισχύσει προσωπικά την απόδοσή του, η εργασία από απόσταση δημιουργεί νέες προκλήσεις για τις εταιρείες που θέλουν να αυξήσουν την παραγωγικότητα της ομάδας τους.

Η πρόσφατη στροφή προς την τηλεργασία μπορεί να έχει αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες προσεγγίζουν την παραγωγικότητα, αλλά δεν είναι το τέλος. Με αυτό το δεδομένο, υπάρχουν πολλά τεχνάσματα παραγωγικότητας και διαχείρισης χρόνου που μπορείτε να εφαρμόσετε για να αυξήσετε την παραγωγικότητα της ομάδας σας εξ αποστάσεως. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε.

Ορίστε την παραγωγικότητα για τους υπαλλήλους σας

Η παραγωγικότητα ορίζει την ικανότητα που έχει ένας εργαζόμενος να ολοκληρώσει με επιτυχία μια δεδομένη εργασία. Με άλλα λόγια, είναι η αποδοτικότητα της εργασίας- όσο καλύτερα μπορεί ένας εργαζόμενος να εκπληρώσει τις ευθύνες του, τόσο πιο παραγωγικός θα είναι.

Δεδομένου ότι η παραγωγικότητα είναι μια τόσο γενική και πολυχρησιμοποιημένη λέξη, πρέπει να ορίσετε τι σημαίνει για τους υπαλλήλους σας για τις αντίστοιχες εργασιακές τους αρμοδιότητες. Η εμβάθυνση σε στατιστικά στοιχεία και γεγονότα σχετικά με την παραγωγικότητα μπορεί να βοηθήσει εσάς και την ομάδα σας να κατανοήσετε καλύτερα πώς να είστε παραγωγικοί. Οι υπάλληλοί σας θα πρέπει να γνωρίζουν πώς παρακολουθείται και κρίνεται η εργασία τους, ώστε να μπορείτε να συζητήσετε τις πιθανές βελτιώσεις στη συνέχεια.

Οι μονάδες μέτρησης που χρησιμοποιείτε για την παρακολούθηση της απόδοσής τους θα πρέπει να προκύπτουν από τις αρμοδιότητες που ορίσατε όταν τους προσλάβατε, καθώς και από τους επιχειρηματικούς σας στόχους.

Με την ευρεία έννοια, οι μετρήσεις της παραγωγικότητάς σας θα βασίζονται σε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες πτυχές της εργασίας του υπαλλήλου σας:

• Ο ρυθμός με τον οποίο μια δεδομένη εργασία ολοκληρώνεται εγκαίρως
• Ο αριθμός των εργασιών που ολοκληρώθηκαν σε μια δεδομένη χρονική περίοδο
• Η ικανότητα ολοκλήρωσης μιας δεδομένης εργασίας, όπως εξηγείται σε μια τυποποιημένη διαδικασία λειτουργίας (SOP).
• Ανατροφοδότηση από διευθυντές, συναδέλφους ή/και πελάτες
• Διαθεσιμότητα κατά τις ώρες εργασίας

Καθένα από αυτά τα χαρακτηριστικά θα πρέπει να υιοθετείται στις εργασιακές αρμοδιότητες κάθε εργαζομένου.

Για έναν πράκτορα υποστήριξης πελατών, οι μετρήσεις παραγωγικότητας θα μπορούσαν να είναι τα αποτελέσματα ικανοποίησης πελατών, ο μέσος χρόνος κλήσης και ο αριθμός των επιλυμένων εισιτηρίων. Για έναν προγραμματιστή, οι μετρικές του θα μπορούσαν να είναι ο παραδοθείς κώδικας, η διαρροή κώδικα και ο χρόνος που χρειάστηκε για να ολοκληρώσει ένα έργο. Για έναν έμπορο, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε το κόστος ανά προβολή, το κόστος ανά απόκτηση και τον αριθμό των προβολών που δημιουργήθηκαν.

Όποιες και αν είναι οι μετρήσεις που χρησιμοποιείτε, κοινοποιήστε τις μετρήσεις της παραγωγικότητάς τους πριν καθίσετε να συζητήσετε την απόδοσή τους.

Αναπτύξτε μια σαφή πολιτική εργασίας από το σπίτι

Η εργασία από το σπίτι μπορεί να φαίνεται πανάκεια για κάποιους, αλλά η πραγματικότητα έχει δείξει ότι αυτή η εργασιακή ρύθμιση έχει και τα μειονεκτήματά της. Η έκθεση της Buffer για την κατάσταση της απομακρυσμένης εργασίας το 2019 διαπίστωσε ότι τα πιο συχνά αναφερόμενα προβλήματα με τις ρυθμίσεις απομακρυσμένης εργασίας ήταν η αποσύνδεση από την εργασία μετά τις ώρες εργασίας τους (22%), η μοναξιά (19%) και η επικοινωνία (17%).

Αντί να παραβλέπετε αυτές τις προκλήσεις, πρέπει να τις αντιμετωπίσετε αναπτύσσοντας μια πολιτική εργασίας από το σπίτι. Ακόμη και αν τα κατ' οίκον γραφεία έχουν γίνει mainstream λόγω της πανδημίας, θέλετε να διατηρήσετε μια πολιτική εργασίας από το σπίτι που να καθορίζει τις προσδοκίες των απομακρυσμένων εργαζομένων.

Η πολιτική θα πρέπει να περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, ποια εργαλεία θα πρέπει να χρησιμοποιούν οι υπάλληλοί σας -λογισμικό ή υλικό-, ποιες ώρες θα πρέπει να είναι διαθέσιμοι για επικοινωνία, πώς θα πρέπει να προστατεύουν τον εαυτό τους και την εταιρεία.

Λαμβάνοντας υπόψη τις προκλήσεις που θέτει η απομακρυσμένη εργασία στους εργαζομένους, η πολιτική σας θα πρέπει να τις αντιμετωπίζει προληπτικά. Για παράδειγμα, η πολιτική σας για την εργασία από το σπίτι θα μπορούσε να αναφέρει πότε τελειώνει μια ημέρα ή να μοιράζεται δημόσιες διαδικτυακές εκδηλώσεις όπου οι υπάλληλοί σας μπορούν να αναμιχθούν και να συνδεθούν.

Η πολιτική σας θα πρέπει να παρουσιάζει τα διάφορα κανάλια επικοινωνίας, τον τρόπο χρήσης τους και τις περιστάσεις. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να έχετε το Slack για προσωπικές και εταιρικές επικοινωνίες, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για πιο συγκεκριμένες επικοινωνίες, το Zoom για κλήσεις και το Asana για τη διαχείριση έργων.

Ως πολιτική, η εταιρεία σας θα πρέπει επίσης να καταβάλλει μπόνους για τους υπαλλήλους που χρειάζονται νέους υπολογιστές, ταχύτερες συνδέσεις στο Διαδίκτυο και εξοπλισμό που σχετίζεται με το γραφείο (π.χ. τραπέζια, καρέκλες κ.λπ.).

Ανάπτυξη προγράμματος δέσμευσης εργαζομένων

Λόγω της απότομης υιοθέτησης της εξ αποστάσεως εργασίας ως συνήθους -έστω και προσωρινού- εργασιακού καθεστώτος, πολλοί εργαζόμενοι θα νιώσουν βαθύτερα τις προκλήσεις που δημιουργεί. Ως αντιστάθμισμα, θέλετε να αναπτύξετε ένα πρόγραμμα δέσμευσης των εργαζομένων για να διατηρήσετε τους υπαλλήλους σας ικανοποιημένους από την εργασία τους.

Μια πρόσφατη δημοσκόπηση της Gallup διαπίστωσε ότι το 32% των ερωτηθέντων αισθάνεται δεσμευμένο στην εργασία του, με το υπόλοιπο 50% και 17% να δηλώνουν ότι δεν είναι δεσμευμένοι ή ότι δεν είναι δεσμευμένοι, αντίστοιχα.

Ένα πρόγραμμα δέσμευσης έχει ως στόχο να συνδέσει τους υπαλλήλους σας με τον οργανισμό σας, αυξάνοντας τα τρέχοντα συναισθήματα δέσμευσής τους στα επιθυμητά, βέλτιστα επίπεδα. Τα υψηλά ποσοστά δέσμευσης των εργαζομένων έχουν αποδειχθεί ότι προωθούν τη διατήρηση, το αίσθημα αφοσίωσης και την παραγωγικότητα ταυτόχρονα.

Αρχικά, πρέπει να διεξάγετε έρευνες που αποκαλύπτουν το τρέχον επίπεδο της αντιλαμβανόμενης δέσμευσης. Ρωτήστε τους υπαλλήλους σας:

• Πώς αισθάνεστε για τον τρέχοντα ρόλο σας;
• Ποιο είναι το μοναδικό πράγμα που θα θέλατε να αλλάξετε στη δουλειά σας;
• Πόσο ικανοποιημένοι είστε με την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής;

Χτίστε το πρόγραμμα δέσμευσής σας με βάση ένα μείγμα βέλτιστων πρακτικών και λύσεων για την επίλυση των προβλημάτων που εντοπίστηκαν στις έρευνές σας. Οι συνήθεις βέλτιστες πρακτικές περιλαμβάνουν την ανάπτυξη προγραμμάτων ανταμοιβής με βάση πόντους, την προσφορά προγραμμάτων ευεξίας και την προώθηση της δικτύωσης σε ολόκληρη την εταιρεία.

Το πρόγραμμά σας θα πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη τα σχόλια των εργαζομένων σας και να δείχνει ότι η εταιρεία σας ενδιαφέρεται για τη συναισθηματική και επαγγελματική τους ευημερία. Μοιραστείτε αυτό το πρόγραμμα ανοιχτά με τους υπάρχοντες και τους νεοπροσληφθέντες υπαλλήλους, ώστε να δημιουργήσετε τις σωστές προσδοκίες από την αρχή.

Ενθαρρύνετε την ισορροπία εργασίας-ζωής

Η έρευνα της Buffer δείχνει ότι η ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής αποτελεί ζήτημα για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους. Σε ξεχωριστή έρευνα που πραγματοποιήθηκε σε 1.004 εργαζόμενους πλήρους απασχόλησης με έδρα τις ΗΠΑ, διαπιστώθηκε ότι το 29% των απομακρυσμένων εργαζομένων δήλωσε ότι δυσκολεύεται με την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, ενώ το 31% δήλωσε ότι χρειάστηκε να πάρει ρεπό για την ψυχική του υγεία.

Ακόμη και αν οι υπάλληλοί σας θα μπορούσαν θεωρητικά να κλείσουν τους υπολογιστές τους ανά πάσα στιγμή, οι περισσότεροι είναι υπεύθυνοι άνθρωποι που παίρνουν τη δουλειά τους στα σοβαρά. Για την εταιρεία σας, αυτό μπορεί να ακούγεται σαν σπουδαίο νέο, αλλά για τους υπαλλήλους σας, αυτή η στάση πληρώνει το τίμημα στην παραγωγικότητά τους.

Η εταιρεία σας πρέπει να ενθαρρύνει προληπτικά την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, εξηγώντας -ή εξαναγκάζοντας, αν χρειάζεται- πότε οι υπάλληλοί σας πρέπει να σταματήσουν να εργάζονται, υπό ποιες συνθήκες και ποιες ώρες πρέπει να είναι διαθέσιμοι.

Ο καλύτερος τρόπος για να κάνετε τους απομακρυσμένους εργαζόμενους ευτυχισμένους είναι να τους αφήσετε να καθορίσουν τις ώρες εργασίας τους. Εκτός αν έπρεπε να αντιμετωπίσουν πελάτες σε συγκεκριμένες χρονικές ζώνες - σκεφτείτε έναν πράκτορα υποστήριξης πελατών ή έναν αντιπρόσωπο πωλήσεων - οι περισσότεροι εργαζόμενοι μπορούν να εκπληρώσουν τις περισσότερες, αν όχι όλες, τις ευθύνες τους σε οποιαδήποτε δεδομένη ώρα.

Εναλλακτικά, θα μπορούσατε να τους πείτε ότι πρέπει να εργάζονται ένα συγκεκριμένο αριθμό ωρών την ίδια ώρα που εργάζονται οι περισσότεροι και να τους αφήσετε να συμπληρώσουν τις υπόλοιπες ώρες εργασίας όπως επιθυμούν.

Εξετάστε το ενδεχόμενο να μοιραστείτε τεχνικές παραγωγικότητας που δίνουν κίνητρα για να αποσυνδεθείτε από τη δουλειά, όπως η τεχνική Pomodoro. Θα μπορούσαν επίσης να χρησιμοποιούν εφαρμογές παρακολούθησης του χρόνου που τους ειδοποιούν αφού έχουν εργαστεί έναν ορισμένο αριθμό ωρών συνεχόμενα.

Μελέτη της παγκόσμιας εταιρείας προσωπικού Robert Half διαπίστωσε ότι οι εργαζόμενοι που βιώνουν την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής είναι διπλάσια ευτυχισμένοι, πιο παραγωγικοί και δείχνουν μεγαλύτερη αφοσίωση στους εργοδότες τους σε σχέση με εκείνους που αγωνίζονται να βρουν ισορροπία.

Μετρήστε την παραγωγικότητα της ομάδας σας

Οι μετρήσεις που χρησιμοποιείτε για να παρακολουθείτε την αποδοτικότητα της εργασίας των υπαλλήλων σας είναι τα θεμέλια στα οποία βασίζετε τις τακτικές σας για την αύξηση της παραγωγικότητας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους, οι οποίοι δεν διαθέτουν μηχανισμούς άμεσης ανατροφοδότησης, όπως χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι στο γραφείο με βάση την τοποθεσία.

Στους εργαζόμενους αρέσει να λαμβάνουν ανατροφοδότηση εφόσον αυτή προέρχεται από αντικειμενική, διαφανή ανάλυση και όχι από προσωπικές προτιμήσεις. Οι υπάλληλοί σας μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτή την ανατροφοδότηση για να βελτιώσουν την αποδοτικότητά τους στην εργασία, η οποία με τη σειρά της επηρεάζει την ικανοποίηση και τη δέσμευσή τους στην εργασία.

Πάρτε τις μετρήσεις που ορίσατε, όπως εξηγήθηκε νωρίτερα στο άρθρο, και καθορίστε έναν στόχο που πρέπει να επιτύχουν οι υπάλληλοί σας. Αυτός ο στόχος μπορεί να βασίζεται σε δεδομένα του παρελθόντος, σε σημεία αναφοράς του κλάδου ή σε εσωτερικές συζητήσεις μεταξύ διευθυντών και εργαζομένων.

Ορίστε ένα χρονοδιάγραμμα για τον έλεγχο των μετρήσεων κάθε υπαλλήλου - τουλάχιστον, κάντε το ανά τρίμηνο. Επίσης, αναλύστε κάθε στόχο σε μηνιαίους και εβδομαδιαίους στόχους και ζητήστε από τους διευθυντές σας να παρακολουθούν τις επιδόσεις τους.

Αναλύστε τον τρόπο με τον οποίο κάθε εργαζόμενος επιτυγχάνει τους στόχους του και παρέχετε σχετική ανατροφοδότηση από τα δεδομένα. Αναπτύξτε ένα σχέδιο βελτίωσης εάν ένας εργαζόμενος ή μια ομάδα δεν πέτυχε τους στόχους της και προσφέρετε δημόσια υποστήριξη όταν τους υπερβαίνουν.