10 τρόποι για να κάνετε τους ανθρώπους να μιλήσουν για την εταιρική σας εκδήλωση

Εισαγωγή

Έχετε επενδύσει χιλιάδες ευρώ στην επόμενη εταιρική εκδήλωσή σας, αλλά υπάρχει ένα ενοχλητικό ερώτημα. Θα την θυμάται κανείς την επόμενη εβδομάδα; Η σκληρή αλήθεια είναι ότι οι περισσότερες εταιρικές εκδηλώσεις ξεχνιούνται πιο γρήγορα από ό,τι εξαφανίζονται τα υπόλοιπα ορεκτικά. Οι συμμετέχοντες φεύγουν, η ζωή συνεχίζεται και η προσεκτικά σχεδιασμένη εκδήλωσή σας γίνεται απλώς μια ακόμη καταχώριση στο ημερολόγιο.

Τα καλά νέα; Με τις σωστές στρατηγικές, μπορείτε να δημιουργήσετε μια εκδήλωση για την οποία οι άνθρωποι θα θέλουν πραγματικά να μιλήσουν - στους συναδέλφους τους, στα κοινωνικά μέσα και στην επόμενη συνάντηση του κλάδου.

Γιατί η φήμη της εκδήλωσης έχει σημασία

Πριν προχωρήσουμε στις τακτικές, ας μιλήσουμε για το γιατί αξίζει τον κόπο να δημιουργήσετε buzz. Σύμφωνα με έρευνα, το 78% των διοργανωτών εκδηλώσεων αναγνωρίζουν τις εκδηλώσεις με φυσική παρουσία ως το πιο αποτελεσματικό κανάλι μάρκετινγκ της οργάνωσής τους. Όταν κάποιος μοιράζεται φωτογραφίες από την εκδήλωσή σας ή μιλάει σε έναν συνάδελφο για τον εκπληκτικό κεντρικό ομιλητή, επεκτείνει την εμβέλεια της εκδήλωσής σας πολύ πέρα από τους φυσικούς συμμετέχοντες. Αυτή η οργανική διαφήμιση από στόμα σε στόμα έχει μεγαλύτερη βαρύτητα από οποιαδήποτε πληρωμένη διαφήμιση.

1. Επιλέξτε έναν χώρο που τραβά την προσοχή

Οι μέρες των μπεζ αιθουσών συνεδριάσεων έχουν τελειώσει. Ο χώρος σας δίνει τον τόνο πριν ακόμη οι καλεσμένοι περάσουν την πόρτα, και ένας αξιομνημόνευτος χώρος δίνει στους ανθρώπους κάτι να φωτογραφίσουν και να συζητήσουν αμέσως.

Σκεφτείτε πέρα από τις παραδοσιακές αίθουσες ξενοδοχείων. Οι γκαλερί τέχνης και τα μουσεία προσφέρουν ενσωματωμένη οπτική γοητεία. Τα ιστορικά αρχοντικά προσθέτουν κομψότητα και χαρακτήρα. Ακόμη και οι ανακαινισμένες αποθήκες μπορούν να δημιουργήσουν μια μοναδική ατμόσφαιρα που μοιάζει φρέσκια και άξια να αναρτηθεί στο Instagram.

2. Εκπλήξτε τους συμμετέχοντες με απρόσμενα στοιχεία

Τα προβλέψιμα γεγονότα δεν δημιουργούν ενθουσιασμό. Οι στιγμές για τις οποίες μιλάνε οι άνθρωποι είναι σχεδόν πάντα αυτές που δεν περίμεναν. Μπορεί να είναι μια απροσδόκητη ψυχαγωγική παράσταση, ένας έκπληξη ομιλητής ή μοναδικές διακοσμήσεις που εμφανίζονται κατά τη διάρκεια ενός διαλείμματος.

Κατά τον σχεδιασμό της ψυχαγωγίας και των ειδικών πινελιών της εκδήλωσής σας, η συνεργασία με εταιρικούς μένταλιστ όπως ο Christophe Fox μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε εκείνες τις απροσδόκητες στιγμές που δημιουργούν γνήσια χαρά. Το στοιχείο της έκπληξης προκαλεί συναισθηματικές αντιδράσεις που κάνουν τις εμπειρίες πολύ πιο αξέχαστες και αξιομνημόνευτες.

3. Δημιουργήστε ειδικές ευκαιρίες για φωτογραφίες

Οι άνθρωποι θα τραβήξουν φωτογραφίες στην εκδήλωσή σας ούτως ή άλλως. Γιατί λοιπόν να μην αξιοποιήσετε αυτές τις φωτογραφίες για το brand σας;

Δημιουργήστε ειδικά σημεία για φωτογραφίες με επαγγελματικό φωτισμό, φόντο με το λογότυπο της μάρκας σας και διασκεδαστικά αξεσουάρ που ενθαρρύνουν τη μοιρασιά. Οι σύγχρονες καμπίνες φωτογραφιών έχουν εξελιχθεί σημαντικά. Οι καμπίνες βίντεο 360 μοιρών καταγράφουν δυναμικό περιεχόμενο, οι σταθμοί GIF δημιουργούν κινούμενα κλιπ που μπορούν να μοιραστούν και οι εγκαταστάσεις με πράσινο φόντο μεταφέρουν τους καλεσμένους οπουδήποτε μπορούν να φανταστούν.

Τύπος χώρου	Ιδανικό για	Παράγοντας ενθουσιασμού
Γκαλερί τέχνης/μουσεία	Παρουσιάσεις προϊόντων, εκδηλώσεις δικτύωσης	Ενσωματωμένη οπτική γοητεία, εκλεπτυσμένο φόντο
Ιστορικά αρχοντικά	Επίσημα δείπνα, τελετές απονομής βραβείων	Κομψότητα, μοναδικές ευκαιρίες για φωτογραφίες
Ανακαινισμένες αποθήκες	Δημιουργικές διασκέψεις, ομαδική ανάπτυξη	Βιομηχανική κομψότητα, ευέλικτη προσαρμογή
Χώροι σε ταράτσες	Βραδινές δεξιώσεις, ανεπίσημες συναντήσεις	Θέα στην πόλη, φυσικός φωτισμός για φωτογραφίες

4. Προσκαλέστε ομιλητές που συγκινούν το κοινό

Οι κύριοι ομιλητές καθορίζουν τον τόνο ολόκληρης της εκδήλωσής σας. Μια ξεχασιάρικη παρουσίαση καταστρέφει τα πάντα, ενώ μια εμπνευσμένη ομιλία δίνει στους συμμετέχοντες κάτι συγκεκριμένο να συζητήσουν και να μοιραστούν.

Αναζητήστε ομιλητές που συνδυάζουν την εμπειρογνωμοσύνη με την ικανότητα να αφηγούνται ιστορίες. Αυτή η συναισθηματική σύνδεση αναφέρεται σε αναρτήσεις στο LinkedIn και σε συναντήσεις τη Δευτέρα το πρωί, δημιουργώντας στιγμές που συμβάλλουν στη μακροπρόθεσμη αναγνωρισιμότητα της μάρκας πολύ πέρα από την ίδια την εκδήλωση. Οι καλύτεροι παρουσιαστές δεν μοιράζονται απλώς πληροφορίες, αλλά κάνουν το κοινό να νιώσει κάτι.

5. Ενδυναμώστε τους συμμετέχοντες ως πρεσβευτές της επωνυμίας

Οι συμμετέχοντες μπορούν να γίνουν οι πιο ισχυροί μάρκετινγκ σας με τα σωστά εργαλεία. Παρέχετε περιεχόμενο που μπορεί να μοιραστεί, γραφικά με το εμπορικό σήμα και βασικά σημεία συζήτησης που διευκολύνουν τη διάδοση του μηνύματος.

Δημιουργήστε στιγμές που θα κάνουν τους συμμετέχοντες να νιώσουν ότι έχουν αποκλειστική πρόσβαση, όπως πρόωρη πρόσβαση σε ανακοινώσεις, ειδικές περιοχές πρόσβασης ή περιεχόμενο που είναι διαθέσιμο μόνο στους συμμετέχοντες που παρευρίσκονται αυτοπροσώπως. Για μέγιστο αντίκτυπο, εξετάστε το ενδεχόμενο να συνεργαστείτε με influencers που μπορούν να ενισχύσουν αυτές τις αποκλειστικές στιγμές στους ακόλουθούς τους. Αυτές οι στιγμές αποκλειστικότητας παρακινούν τους συμμετέχοντες να μοιραστούν την εμπειρία τους, επειδή θέλουν να δείξουν στους άλλους ότι ήταν μέρος

6. Δημιουργήστε ένα μοναδικό hashtag για την εκδήλωση

Ένα προσαρμοσμένο hashtag ενοποιεί τις συζητήσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και δημιουργεί ένα αρχείο της εκδήλωσής σας με δυνατότητα αναζήτησης. Φροντίστε να είναι σύντομο, ευκολομνημόνευτο και εύκολο στην ορθογραφία. Προωθήστε το μέσω πινακίδων, ψηφιακών οθονών και της εφαρμογής της εκδήλωσής σας.

Η πραγματική μαγεία συμβαίνει όταν προβάλλετε αναρτήσεις σε οθόνες σε όλο τον χώρο της εκδήλωσης. Έρευνες δείχνουν ότι το περιεχόμενο που δημιουργείται από τους χρήστες κατά τη διάρκεια εκδηλώσεων αυξάνει σημαντικά την αφοσίωση και την ανάμνηση μετά την εκδήλωση. Το να βλέπουν το περιεχόμενό τους να προβάλλεται δημόσια παρακινεί τους συμμετέχοντες να μοιράζονται περισσότερα, δημιουργώντας έναν θετικό κύκλο ανατροφοδότησης που ενισχύει την εμβέλειά σας.

7. Διευκολύνετε τη σημαντική δικτύωση

Η δικτύωση κατατάσσεται σταθερά ως ένας από τους κύριους λόγους για τους οποίους οι άνθρωποι παρακολουθούν εκδηλώσεις, αλλά πολλές συγκεντρώσεις την αφήνουν εντελώς στην τύχη. Η δομημένη δικτύωση δίνει στους συμμετέχοντες ιστορίες να διηγηθούν και συνδέσεις να ακολουθήσουν.

Εξετάστε το ενδεχόμενο να διοργανώσετε συνεδρίες γρήγορης δικτύωσης, όπου οι συμμετέχοντες εναλλάσσονται σε σύντομες συνομιλίες. Οι συζητήσεις στρογγυλής τραπέζης υπό την καθοδήγηση εμπειρογνωμόνων του κλάδου δημιουργούν εμπειρίες μίνι-μαθημάτων.

Μορφές δικτύωσης με μεγάλο αντίκτυπο που αξίζει να εξετάσετε:

• Γρήγορη δικτύωση με χρονικά περιορισμένες εναλλαγές
• Συζητήσεις στρογγυλής τραπέζης με ειδικούς
• Παιχνίδια για να σπάσει ο πάγος που αποκαλύπτουν κοινά σημεία
• Ειδικές συνεδρίες για κάθε κλάδο
• Ανεπίσημες συναντήσεις σε ειδικά διαμορφωμένους χώρους

8. Ενσωματώστε διαδραστική τεχνολογία

Όταν χρησιμοποιείται με σύνεση, η διαδραστική τεχνολογία δημιουργεί ευκαιρίες αλληλεπίδρασης που φαίνονται φρέσκες και μπορούν να μοιραστούν. Οι ζωντανές δημοσκοπήσεις κατά τη διάρκεια των συνεδριών επιτρέπουν στο κοινό να συμμετέχει ενεργά. Οι εφαρμογές εκδηλώσεων με λειτουργίες δικτύωσης βοηθούν τους συμμετέχοντες να βρουν και να συνδεθούν με συγκεκριμένα άτομα. Η επαυξημένη πραγματικότητα μπορεί να ζωντανέψει προϊόντα ή έννοιες με αξέχαστους τρόπους.

9. Σχεδιάστε πρακτικές εμπειρίες

Η συμμετοχή έχει σημασία στις εκδηλώσεις. Το παθητικό κοινό είναι ένα κοινό που ξεχνιέται εύκολα, ένα συμπέρασμα που ενισχύεται από τις πρόσφατες τάσεις στον σχεδιασμό εκδηλώσεων εμπειρίας. Η φυσική συμμετοχή των παρευρισκόμενων δημιουργεί ισχυρότερες αναμνήσεις και καλύτερες ιστορίες.

Τα εργαστήρια όπου οι συμμετέχοντες δημιουργούν κάτι απτό λειτουργούν ιδιαίτερα καλά - από την κατασκευή πρωτοτύπων σε συνεδρίες σχεδιασμού μέχρι την παρασκευή κοκτέιλ με έναν επαγγελματία μίξερ. Οι ομαδικές προκλήσεις προσθέτουν ενθουσιασμό και δίνουν στις ομάδες κοινά επιτεύγματα που τις ενώνουν.

Στοιχεία που προωθούν τη συζήτηση μετά την εκδήλωση:

• Απτά συμπεράσματα που δημιουργούν οι ίδιοι οι συμμετέχοντες
• Απροσδόκητες στιγμές διασκέδασης
• Σημαντικές συνδέσεις με συναδέλφους του κλάδου
• Αποκλειστικό περιεχόμενο ή ανακοινώσεις
• Επαγγελματικές φωτογραφίες έτοιμες για κοινή χρήση στα κοινωνικά δίκτυα

10. Στρατηγική παρακολούθηση μετά την εκδήλωση

Η συζήτηση δεν χρειάζεται να τελειώσει όταν οι συμμετέχοντες φύγουν. Στείλτε εξατομικευμένα μηνύματα ευχαριστίας που αναφέρονται σε συγκεκριμένες συνεδρίες ή συνδέσεις. Μοιραστείτε επαγγελματικές φωτογραφίες και βίντεο με τα σημαντικότερα στιγμιότυπα που οι συμμετέχοντες μπορούν να χρησιμοποιήσουν στα δικά τους κανάλια. Δημιουργήστε περιεχόμενο που ανακεφαλαιώνει τα βασικά συμπεράσματα και ζητήστε ανοιχτά την άποψη των συμμετεχόντων.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο νωρίτερα πρέπει να αρχίσω να προωθώ την εκδήλωσή μου;

Ξεκινήστε την προώθηση μικρότερων εκδηλώσεων δύο έως τρεις μήνες νωρίτερα και μεγαλύτερων συγκεντρώσεων τέσσερις έως έξι μήνες νωρίτερα. Αυτό σας δίνει το περιθώριο να δημιουργήσετε προσδοκία μέσω προωθητικού περιεχομένου και ανακοινώσεων ομιλητών.

Ποιος είναι ο πιο οικονομικός τρόπος για να δημιουργήσετε στιγμές που μπορούν να μοιραστούν;

Οι ευκαιρίες για φωτογραφίες με φόντο με το λογότυπο της εταιρείας προσφέρουν εξαιρετική απόδοση επένδυσης. Απαιτούν ελάχιστη επένδυση, αλλά δημιουργούν σημαντική προβολή στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης όταν συνδυάζονται με λειτουργίες άμεσης κοινοποίησης.

Πώς μπορώ να μετρήσω αν η εκδήλωσή μου δημιούργησε ουσιαστικό ενδιαφέρον;

Παρακολουθήστε τις αναφορές στα κοινωνικά μέσα χρησιμοποιώντας το hashtag της εκδήλωσής σας, παρακολουθήστε την αλληλεπίδραση σε δημοσιεύσεις που σχετίζονται με την εκδήλωση και ρωτήστε τους συμμετέχοντες αν συζήτησαν την εκδήλωση με άλλους.

Πρέπει να προσλάβω επαγγελματία φωτογράφο ή να βασιστώ στις φωτογραφίες των συμμετεχόντων;

Και οι δύο εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Η επαγγελματική φωτογραφία παρέχει περιεχόμενο υψηλής ποιότητας για τα κανάλια μάρκετινγκ. Οι φωτογραφίες των συμμετεχόντων προσφέρουν αυθεντική, σε πραγματικό χρόνο κοινωνική απόδειξη. Χρησιμοποιήστε και τις δύο για μέγιστο αντίκτυπο.

Πώς μπορώ να ισορροπήσω το branding με τις αυθεντικές εμπειρίες;

Ενσωματώστε το branding σας στην εμπειρία αντί να γεμίζετε τα πάντα με λογότυπα. Όταν το branding μοιάζει μέρος της διασκέδασης και όχι διαφήμιση, οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να το μοιραστούν.

Βασικά συμπεράσματα

• Η επιλογή του χώρου θέτει τα θεμέλια - επιλέξτε χώρους που φωτογραφίζονται καλά και προκαλούν συζήτηση
• Οι ευκαιρίες για φωτογραφίες με άμεση κοινή χρήση οδηγούν σε οργανική έκθεση στα κοινωνικά μέσα
• Τα στοιχεία έκπληξης δημιουργούν συναισθηματικές αντιδράσεις που κάνουν τις εμπειρίες αξέχαστες
• Η δομημένη δικτύωση προσφέρει στους συμμετέχοντες συγκεκριμένες συνδέσεις για να συζητήσουν μετά
• Η στρατηγική παρακολούθηση μετά την εκδήλωση επεκτείνει τον ενθουσιασμό πέρα από την ίδια την εκδήλωση