Αυτοματοποίηση του UC Provisioning: Τι πρέπει να ξέρετε

Εισαγωγή

Σε διάφορους κλάδους, οι εταιρείες βασίζονται σε πλατφόρμες ενοποιημένης επικοινωνίας (UC) με διαφορετικά χαρακτηριστικά. Αυτές περιλαμβάνουν φωνητικές κλήσεις, τηλεδιασκέψεις και άμεσα μηνύματα για απρόσκοπτη συνεργασία. Βοηθά επίσης στην αύξηση της παραγωγικότητας του εργατικού δυναμικού και στη διεξαγωγή των επιχειρήσεων μέσω μιας βελτιωμένης διεπαφής.

Για τους εργαζόμενους, η εμπειρία είναι αβίαστη, επειδή διαθέτουν τα κατάλληλα εργαλεία και συσκευές. Όλα μπαίνουν στη θέση τους γι' αυτούς, αλλά δεν μπορείτε να πείτε το ίδιο για την ομάδα UC. Η ομάδα UC είναι υπεύθυνη για τη χειροκίνητη παροχή και παρακολούθηση αυτών των εργαλείων.

Η χειροκίνητη παροχή UC δεν είναι καθόλου εύκολη και το προσωπικό πληροφορικής ξοδεύει αμέτρητες ώρες για να την κάνει. Επίσης, αποπρογραμματίζουν και παρακολουθούν τα παλαιά εργαλεία και υπηρεσίες UC κάθε φορά που ένας εργαζόμενος μπαίνει στο σύστημα. Το κάνουν όταν ο υπάλληλος αλλάζει ρόλο, φεύγει από την εταιρεία ή έχει κάποιο πρόβλημα υποστήριξης.

Για να μην αναφέρουμε ότι, μετά την εφαρμογή των υβριδικών μοντέλων εργασίας, οι ομάδες UC επιβαρύνονται επιπλέον. Ως εκ τούτου, οι μεγάλες επιχειρήσεις στράφηκαν σε πλατφόρμες αυτοματοποίησης για να παρέχουν οφέλη και για τις ομάδες UC τους. Ας δούμε πώς προέκυψε το UC και πώς η αυτοματοποίησή του δίνει οφέλη σε όλα τα εμπλεκόμενα μέρη.

Τι είναι η παροχή ενοποιημένων επικοινωνιών (UC);

Η παροχή και παρακολούθηση UC είναι μια διαδικασία που διασφαλίζει ότι τα εργαλεία UC λειτουργούν με τη βέλτιστη δυνατή χωρητικότητα. Η παρακολούθηση της χρήσης τους πραγματοποιείται συχνά από το προσωπικό πληροφορικής ή τους παρόχους υπηρεσιών UC. Συμβάλλουν στη διασφάλιση ότι οι εφαρμογές UC είναι πάντα διαθέσιμες και σε άριστη κατάσταση καταστήματος. Με το πόσες εταιρείες το χρησιμοποίησαν, μπορείτε να φανταστείτε πόσο απασχολημένο έγινε το προσωπικό πληροφορικής σε υβριδικά περιβάλλοντα εργασίας.

Το λογισμικό παροχής χρηστών βοηθά τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται και να παρακολουθούν τους λογαριασμούς χρηστών στη διαχείριση UC. Χρησιμοποιείται με άλλο λογισμικό και περιλαμβάνει συστήματα διαχείρισης ταυτότητας και ελέγχου πρόσβασης. Το λογισμικό μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες να αυτοματοποιήσουν τη διαδικασία ελέγχου των λογαριασμών χρηστών.

Αυτή η διαδικασία βοηθά το προσωπικό πληροφορικής να εξοικονομεί χρόνο και προσπάθεια, αυξάνοντας την παραγωγικότητα και τον χρόνο διαθεσιμότητας. Ως εκ τούτου, ονομάζεται αυτοματοποιημένη παροχή χρηστών, επειδή δεν χρειάζεται να ελέγχουν μεμονωμένους λογαριασμούς χειροκίνητα. Το προσωπικό πληροφορικής λαμβάνει ακριβή δεδομένα, σχετικά με το τι πρέπει να αντιμετωπίσει, ώστε να χρειάζεται να βοηθήσει μόνο σε επείγοντα θέματα.

Το λογισμικό βοηθά επίσης τις εταιρείες να βελτιώσουν την ασφάλεια και να βοηθήσουν στην αντιμετώπιση προβλημάτων που σχετίζονται με τους χρήστες. Ως εκ τούτου, οι επιχειρήσεις μπορούν να αποκτήσουν πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με τη δραστηριότητα των χρηστών, οι οποίες βοηθούν στις στρατηγικές μάρκετινγκ.

Ποια είναι η ιστορία των ενοποιημένων επικοινωνιών;

(Πηγή: Pexels)

Η κατανόηση της ιστορίας ενός ονόματος θα σας βοηθήσει να μάθετε περισσότερα για τη σημασία και την ετυμολογία του. Ακόμη και τα εργαλεία έχουν την προέλευσή τους και πώς βοήθησαν μια βιομηχανία να επιτύχει. Λένε ότι οι λέξεις προέκυψαν αυθαίρετα, οπότε πώς προέκυψε ο όρος "ενοποιημένες επικοινωνίες";

Στη δεκαετία του 1980, υπήρχε ένα τηλεφωνικό σύστημα Private Branch Exchange (PBX) που χρησιμοποιούσαν οι περισσότερες εταιρείες. Οι τοπικές τηλεφωνικές εταιρείες προσέφεραν και διαχειρίζονταν αυτά με αναλογικές γραμμές που δρομολογούσαν τις κλήσεις από το κεντρικό γραφείο στον πελάτη.

Μέχρι τη δεκαετία του 1990, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έγιναν πιο διαδεδομένα και οι επιχειρήσεις επέλεξαν δίκτυα βασισμένα στο πρωτόκολλο του Διαδικτύου (IP). Υπήρξαν επίσης εξελίξεις στη φωνητική τεχνολογία, γνωστή ως τηλεφωνικά συστήματα Voice over IP (VoIP). Είναι γνωστό ότι μεταδίδουν κίνηση φωνής μέσω δικτύων δεδομένων. Η δημοτικότητά τους και η αποδοτικότητά τους οδήγησαν στην παρακμή των παραδοσιακών συστημάτων PBX.

Η εξέλιξη της τηλεφωνίας IP επέτρεψε στα τηλέφωνα να ζουν στο ίδιο δίκτυο με τους υπολογιστές, γεγονός που άνοιξε περισσότερες δυνατότητες. Η σκέψη της προηγμένης ολοκλήρωσης μεταξύ υπολογιστών και τηλεφώνων οδήγησε στην ιδέα της "ενοποιημένης ανταλλαγής μηνυμάτων". Αυτό περιλαμβάνει εξορθολογισμένο φωνητικό ταχυδρομείο, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και άλλα συστήματα ανταλλαγής μηνυμάτων με βάση το κείμενο.

Στη δεκαετία του 2000, η ζήτηση για τηλεφωνία IP οδήγησε στην τροποποίηση των παραδοσιακών τηλεφωνικών συστημάτων PBX. Δημιούργησαν πακέτα κυκλωμάτων που μπορούσαν να συνδέσουν το τηλεφωνικό σύστημα με ένα δίκτυο IP. Άλλοι κατασκεύασαν εξοπλισμό που επέτρεπε τη σύνδεση φωνητικών κλήσεων σε εταιρικά δίκτυα σε πολλαπλές τοποθεσίες. Κάποια στιγμή, οι λύσεις UC εξελίχθηκαν με την ενσωμάτωση υπηρεσιών επικοινωνίας σε πραγματικό χρόνο.

Μέχρι τη δεκαετία του 2010, η Microsoft κυκλοφόρησε τον σημαντικότερο παίκτη στο χώρο των επιχειρηματικών επικοινωνιών, το Lync. Υπήρχαν πολλές επιλογές, αλλά το Lync ενσωματώθηκε καλύτερα στο περιβάλλον που χρησιμοποιούσαν οι περισσότερες εταιρείες.

Οι τεχνολογίες cloud εξελίχθηκαν και προέκυψε ένα νέο μοντέλο που ονομάζεται Unified Communications as a Service (UCaaS). Το UCaaS έγινε πιο διαδεδομένο και η παροχή υπηρεσιών UC μετατοπίστηκε στο Cloud. Το UCaaS που βασίζεται στο cloud μειώνει τις κεφαλαιουχικές δαπάνες που συνδέονται με την ανάπτυξη παραδοσιακών συστημάτων VoIP.

Σε αυτό το σημείο, τα συστήματα UC έχουν αυτοματοποιηθεί, πράγμα που σημαίνει ότι το προσωπικό πληροφορικής δεν χρειάζεται να διαχειρίζεται τα πάντα χειροκίνητα. Το σύστημα μπορεί να αναλάβει τις περισσότερες βασικές εργασίες και να διασφαλίσει ότι οι υπάλληλοί σας που εργάζονται από το σπίτι έχουν μια ομαλή εμπειρία. Και το προσωπικό πληροφορικής χρειάζεται μόνο για την αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων που εμφανίζονται στο σύστημα.

6 Αυτοματοποιημένα οφέλη ενοποιημένων επικοινωνιών

(Πηγή: Pexels)

1. Η αυτοματοποίηση είναι αποδοτική ως προς το κόστος

Μια επιχείρηση θα βρίσκει πάντα τρόπους και θα εκμεταλλεύεται τις ευκαιρίες για να μειώσει το κόστος της. Ένας από αυτούς τους τομείς είναι η αυτοματοποίηση των συστημάτων UC. Αυτοματοποιώντας την παροχή και την παρακολούθηση των συστημάτων UC τους, μπορούν να εξοικονομήσουν περισσότερα χρήματα. Θα εξαλείψει την πιθανότητα ανθρώπινου λάθους και την ανάγκη για χειροκίνητες διαδικασίες.

Νωρίτερα, αναφέραμε ότι το προσωπικό πληροφορικής έχει υπερφορτωθεί με τη διαχείριση των συστημάτων UC μετά τη μετατόπιση των εργασιακών περιβαλλόντων. Ως εταιρεία, πρέπει να πληρώσετε το προσωπικό πληροφορικής και να αυξήσετε τις παροχές του. Με αυτόν τον τρόπο, θα αποζημιώνονται κατάλληλα για όλα τα προβλήματα που διαχειρίζονται για εσάς. Ωστόσο, η αυτοματοποίηση της παροχής UC ελαφρύνει τον φόρτο εργασίας τους, γεγονός που σας εξοικονομεί κόστος.

2. Βελτιώνει την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα της εταιρείας

Η αυτοματοποίηση είναι ένα καυτό θέμα για διάφορες βιομηχανίες πρόσφατα, συνοδευόμενο από διάφορα ερωτήματα. Θα αντικαταστήσει η αυτοματοποίηση τους εργαζόμενους ή θα κάνει απλώς τον φόρτο εργασίας ελαφρύτερο; Στον τομέα του SEO, υπάρχουν προγράμματα εύρεσης λέξεων-κλειδιών και έλεγχου SERP που τους βοηθούν στη δουλειά τους. Και όταν ασχολούνται με backlinks, έχουν backlink checkers και monitors.

Το σίγουρο είναι ότι τα εργαλεία και η αυτοματοποίηση θα βελτιώσουν την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας. Ουσιαστικά, η αυτοματοποίηση είναι ελκυστική επειδή βοηθά τις εταιρείες να ενισχύσουν το τελικό τους αποτέλεσμα.

Με την αυτοματοποίηση των διαδικασιών, οι επιχειρήσεις μπορούν να απελευθερώσουν πολύτιμους πόρους που μπορούν να διατεθούν αλλού. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να επικεντρωθείτε στη βελτίωση των προϊόντων και των υπηρεσιών της εταιρείας σας. Για παράδειγμα, επειδή έχουν περισσότερο χρόνο, το προσωπικό σας μπορεί να συνεδριάζει και να προτείνει βελτιώσεις. Και μπορείτε να χωρέσετε τη διαδικασία μέχρι την ολοκλήρωσή της στα προγράμματά σας.

Ανεξάρτητα από αυτό, η αυτοματοποίηση είναι μια αποδεδειγμένη λύση που μπορεί να βοηθήσει την εταιρεία σας να εξοικονομήσει και να ανταγωνιστεί στην αγορά. Έχει γίνει από εταιρείες σε διάφορους κλάδους, οπότε δεν θα βλάψει να το δοκιμάσετε κι εσείς.

3. Θα αποκτήσετε μεγαλύτερη ορατότητα στο δίκτυό σας

Η παραδοσιακή παρακολούθηση UC δίνει απομονωμένες απόψεις στις εφαρμογές, αλλά η σύγχρονη παρακολούθηση είναι διαφορετική. Οι πλατφόρμες της επιτρέπουν στο προσωπικό IT να έχει μια ολιστική εικόνα του περιβάλλοντος UC. Με αυτόν τον τρόπο, έχουν καλύτερη κατανόηση της συνολικής κατάστασης των συστημάτων τους. Αν πρέπει να ελέγξετε την υγεία του SEO της εταιρείας σας, η Ranktracker διαθέτει το κατάλληλο εργαλείο για να σας βοηθήσει.

Από αυτό το σημείο, μπορούν να εμβαθύνουν στις διάφορες εφαρμογές, στις τοποθεσίες γραφείων και σε συγκεκριμένους υπαλλήλους. Στη συνέχεια, μπορούν να αυτοματοποιήσουν τις αναφορές και να εντοπίσουν τάσεις με βάση αυτά τα δεδομένα. Αυτή η δυνατότητα είναι χρήσιμη κατά τον προγραμματισμό της χωρητικότητας και τη σωστή διαμόρφωση των αδειών χρήσης λογισμικού.

Για παράδειγμα, η εταιρεία σας διαπίστωσε ότι μπορεί να μειώσει τον αριθμό των τηλεπικοινωνιακών γραμμών στα γραφεία της. Αυτό συμβαίνει επειδή περισσότεροι υπάλληλοι επέλεξαν να εργάζονται από το σπίτι, αλλά αυτό σημαίνει ότι πρέπει να αυξήσετε την αδειοδότηση. Θα πρέπει επίσης να αυξήσετε τη χωρητικότητα για εξωτερική πρόσβαση σε αυτή τη ρύθμιση.

4. Ο αυτοματισμός μπορεί να σας βοηθήσει να κλιμακώσετε

Η ικανότητα κλιμάκωσης είναι ζωτικής σημασίας για την ανάπτυξη στον επιχειρηματικό κόσμο. Και η αυτοματοποίηση είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να γίνει αυτό. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, η αυτοματοποίηση των διαδικασιών βοηθά τις εταιρείες να απελευθερώσουν πόρους. Και τους επιτρέπει να διαθέσουν αυτούς τους πόρους αλλού, δίνοντας χώρο για βελτίωση.

Η αυτοματοποίηση της παροχής βοηθά επίσης τις εταιρείες να βελτιώσουν τις διαδικασίες που ταιριάζουν καλύτερα στην επιχείρηση. Μπορεί να κυμαίνεται από απλές εργασίες έως πολύπλοκες διαδικασίες, όπως η καταχώρηση δεδομένων και το μάρκετινγκ. Δεν έχει σχεδόν καμία σημασία ποιος είναι ο τομέας της επιχείρησης, επειδή σχεδόν τα πάντα μπορούν πλέον να αυτοματοποιηθούν. Και αυτό σημαίνει ότι υπάρχουν περισσότεροι τρόποι για να βοηθήσετε στην επίτευξη των στόχων σας.

5. Η αυτοματοποίηση μειώνει τον κίνδυνο και ελαχιστοποιεί τα σφάλματα

Με την παραδοσιακή παροχή, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα το προσωπικό πληροφορικής να κάνει χειροκίνητα λάθη διαμόρφωσης. Μπορεί επίσης να επιλέξουν κατά λάθος λάθος ρυθμίσεις όταν υπάρχουν πολλά βήματα σε πολύπλοκες πλατφόρμες.

Όμως οι ομάδες UC μπορούν να απλοποιήσουν αυτή την εμπειρία και να δημιουργήσουν τυποποιημένες πολιτικές αυτοματοποιώντας το UC. Αυτές οι πολιτικές βοηθούν στην αποφυγή ανθρώπινων λαθών και προωθούν τη συνοχή σε όλους τους ρόλους των εργαζομένων. Εξασφαλίζουν επίσης ότι οι συσκευές παρέχονται σωστά με τις σωστές εφαρμογές και εργαλεία.

Η ικανότητα μετριασμού των κινδύνων είναι σημαντική στον δημόσιο τομέα και σε άλλους κλάδους με υψηλή κανονιστική ρύθμιση. Για παράδειγμα, οι χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες και η υγειονομική περίθαλψη πρέπει να πληρούν αυστηρά πρότυπα συμμόρφωσης. Εξάλλου, η παροχή λανθασμένης πρόσβασης σε έναν υπάλληλο ή πρώην υπάλληλο σε αυτούς τους κλάδους μπορεί να αποβεί καταστροφική.

6. Η αυτοματοποίηση ενισχύει την εμπειρία των εργαζομένων

Η άνοδος της υβριδικής εργασίας σημαίνει ότι περισσότεροι εργαζόμενοι εργάζονται εκτός γραφείου, γεγονός που απαιτεί εργαλεία UC. Διαφορετικά, η απομακρυσμένη συνεργασία δεν θα είναι απρόσκοπτη και οι εργαζόμενοι θα έχουν μια χαμηλής ποιότητας εμπειρία. Αλλά με την αυξημένη ορατότητα και την αυτοματοποιημένη αναφορά, το προσωπικό πληροφορικής μπορεί να παρακολουθεί αυτά τα εργαλεία.

Μπορούν να παρακολουθούν το υλικό και τους hypervisors για να διασφαλίσουν ότι η ποιότητα των κλήσεων φωνής και βίντεο είναι σταθερή. Με τον τρόπο αυτό θα αποφευχθεί η διακοπή των εργασιών και της εμπειρίας του ψηφιακού υπαλλήλου. Αν όμως κάτι πάει στραβά, οι σύγχρονες πλατφόρμες παρακολούθησης UC διευκολύνουν την ομάδα στην αντιμετώπιση προβλημάτων.

Για παράδειγμα, το προσωπικό πληροφορικής μπορεί να κάνει μια συνθετική δοκιμή κυκλοφορίας για να προσομοιώσει τη δραστηριότητα των εργαζομένων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να προσδιορίσουν την πηγή του προβλήματος, είτε πρόκειται για εύρος ζώνης είτε για καθυστέρηση. Υπάρχουν πολλά προβλήματα που μπορούν να εντοπίσουν εκτός από τα συγκεκριμένα παραδείγματα.

Συμπέρασμα

Η ιδέα ενός συστήματος ενοποιημένων επικοινωνιών έχει μακρά ιστορία και έχει εξελιχθεί σε αυτό που είναι σήμερα. Οι τεχνολογικές εξελίξεις συνεχίζουν να κάνουν τα εργαλεία καλύτερα και τη ζωή των εργαζομένων πιο εύκολη. Πριν οι υβριδικοί χώροι εργασίας γίνουν κανόνας, το προσωπικό πληροφορικής δεν είχε πρόβλημα να διατηρεί τις διατάξεις UC χειροκίνητα. Αλλά τώρα, είναι εξαιρετικά αγχωτικό να διαχειρίζονται τα πάντα χειροκίνητα, εξ ου και η αυγή της αυτοματοποίησης.

Πολλά οφέλη προκύπτουν από την αυτοματοποιημένη παροχή χρηστών και το λογισμικό παροχής στο σύνολό του. Για παράδειγμα, είναι οικονομικά αποδοτικό και αυξάνει την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα στην εργασία. Θα έχετε επίσης καλύτερη εικόνα του δικτύου σας, γεγονός που συμβάλλει στη μείωση του κινδύνου σφαλμάτων. Και όλα αυτά συμβάλλουν στη βελτίωση της ψηφιακής εμπειρίας των εργαζομένων, ώστε η εργασία τους να κυλάει ομαλά. Παράλληλα, η αυτοματοποίηση βοηθά στην κλιμάκωση της ανάπτυξης της εταιρείας σας, διασφαλίζοντας ότι θα συμβαδίζετε με τον ανταγωνισμό.