6 εξαιρετικά εργαλεία διαχείρισης συμβάσεων για ομάδες πωλήσεων

Εισαγωγή

Η επίτευξη των στόχων πωλήσεων βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στο κλείσιμο συμφωνιών. Ωστόσο, αυτό μπορεί να είναι δύσκολο να επιτευχθεί εάν η διαδικασία των συμβάσεων πώλησης σας μυρίζει αναποτελεσματικότητα, κακή επικοινωνία και συμβατικές ασυνέπειες. Ακόμη χειρότερα, οι ομάδες πωλήσεων συχνά χάνουν συμφωνίες λόγω των μακρών κύκλων συμβάσεων. Πώς μπορείτε, λοιπόν, να βοηθήσετε την ομάδα σας να επιτύχει ταχύτερα τους στόχους των πωλήσεών της; Με όλη την τεχνολογία που έχουμε σήμερα στη διάθεσή μας, το λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων (CMS) είναι ίσως η καλύτερη απάντηση σε αυτό το ερώτημα.

CMS είναι μια διαδικασία αυτοματοποίησης ολόκληρης της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων, μειώνοντας τον χρόνο που δαπανάται για διάφορες χειροκίνητες, διοικητικές εργασίες. Ακολουθούν μερικά άλλα οφέλη που προσφέρει ένα CMS στις ομάδες πωλήσεων, ειδικότερα:

• Βελτιστοποιημένες ροές εργασίας
• Βελτιωμένη ορατότητα συμβάσεων
• Καλύτερη επικοινωνία μεταξύ των ομάδων
• Γρηγορότερη παράδοση των συμβάσεων
• Μικρότερος χρόνος διαπραγμάτευσης
• Ταχύτερες εγκρίσεις & υπογραφές
• Λιγότερα ανθρώπινα λάθη
• Τεράστια κέρδη αποδοτικότητας
• Κύκλος πωλήσεων χωρίς τριβές
• Μειωμένα έξοδα πωλήσεων
• Αυξημένα έσοδα από πωλήσεις

Το λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων είναι διαισθητικό, αλλά μπορεί να χρειαστεί κάποια επιπλέον εργασία για να ευθυγραμμιστεί με την υπάρχουσα ροή εργασιών των συμβολαίων πωλήσεων. Έχοντας αυτό κατά νου, ας ρίξουμε μια ματιά σε έξι δημοφιλή λογισμικά διαχείρισης συμβάσεων για ομάδες πωλήσεων.

1. Βιβλίο συμβολαίων

Εάν διευθύνετε μια μικρομεσαία επιχείρηση (ΜΜΕ) και αναζητάτε ένα υψηλής ποιότητας λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων, το Contractbook είναι το εργαλείο που σας ταιριάζει. Δημιουργήστε μια σύμβαση από το μηδέν ή επιλέξτε μία από τη βιβλιοθήκη προτύπων της, και στη συνέχεια υπογράψτε την ψηφιακά και στείλτε την στους αντισυμβαλλόμενους - όλα αυτά μέσα σε λίγα λεπτά. Μπορείτε ακόμη και να παρακολουθείτε τις απαντήσεις των παραληπτών και να λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν υπογράφεται η σύμβαση. Επιπλέον, η πλατφόρμα παρέχει στους χρήστες λειτουργίες όπως η έξυπνη μετατροπή προτύπων και τα πεδία δεδομένων και μεταδεδομένων για την αύξηση της δυνατότητας αναζήτησης μιας σύμβασης.

Το Contractbook παρέχει επίσης αποθήκευση στο cloud και κρυπτογράφηση SSL τόσο για τις ενεργές όσο και για τις τερματισμένες συμφωνίες. Ο κατασκευαστής αυτοματισμών χωρίς κώδικα, η αναζήτηση πλήρους κειμένου και η προσαρμοσμένη νομική πύλη είναι μόνο μερικά από τα πολλά χρήσιμα χαρακτηριστικά του Contractbook. Επί του παρόντος, προσφέρουν τρία διαφορετικά πακέτα για εταιρείες ή επιχειρηματικές μονάδες μεγέθους 11+:

• Ίδρυμα
• Ανάπτυξη
• Επιχείρηση

Ενώ δεν υπάρχει όριο για τους χρήστες, τις ηλεκτρονικές υπογραφές ή τις μεταφορτώσεις εγγράφων για οποιοδήποτε σχέδιο, τα χαρακτηριστικά υψηλής τεχνολογίας, όπως τα ερωτηματολόγια λογικής υπό όρους και η πρόσβαση στο API, είναι αποκλειστικά για τους κατόχους άδειας χρήσης Growth και Enterprise. Η τιμή για κάθε σχέδιο δεν αναφέρεται στον ιστότοπό τους. Αλλά αν ενδιαφέρεστε, μπορείτε να ζητήσετε ένα demo για να κάνετε μια περιήγηση στο λογισμικό και να επικοινωνήσετε τις ανάγκες σας. Θα συντάξουν μια προσφορά αναλόγως.

2. PandaDoc

Το PandaDoc είναι μια λύση διαχείρισης συμβάσεων "όλα σε ένα" που βελτιώνει τη διαδικασία διαχείρισης των συμβάσεών σας. Με το PandaDoc ως τον ψηφιακό διαχειριστή συμβολαίων σας, θα επωφεληθείτε από χαρακτηριστικά όπως προσαρμόσιμους ρόλους χρηστών για έλεγχο πρόσβασης, προεγκεκριμένες ρήτρες για ταχύτερη σύνταξη συμβολαίων, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης ανανέωσης για να παρακολουθείτε τις συμβάσεις που λήγουν και μια βιβλιοθήκη προτύπων που μειώνει το χρόνο δημιουργίας εγγράφων κατά 65%.

Εκτός του ότι σας επιτρέπει να ζητάτε νομικά δεσμευτικές ηλεκτρονικές υπογραφές μέσα σε λίγα λεπτά μετά τη συλλογή όλων των υπογραφών, η πλατφόρμα παρέχει πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο σχετικά με την κατάσταση και την απόδοση όλων των συμβάσεών σας. Αποστέλλει επίσης έγκαιρες ειδοποιήσεις για επερχόμενες δραστηριότητες που σχετίζονται με συμβάσεις. Επιπλέον, μπορείτε να αντλήσετε απρόσκοπτα δεδομένα πελατών από το CRM σας σε μια νέα σύμβαση χωρίς χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων! Επιπλέον, οι ενσωματωμένες ενσωματώσεις του με 15+ CRM, λογιστικά προγράμματα, υπηρεσίες πληρωμών και πολλά άλλα το καθιστούν απίστευτα βολικό. Σε περίπτωση επειγουσών ερωτήσεων ή ανησυχιών, μπορείτε να είστε ήσυχοι γνωρίζοντας ότι η υποστήριξη πελατών είναι διαθέσιμη 24/7 μέσω email και online chat.

Οι λεπτομέρειες τιμολόγησης για τα πακέτα PandaDoc έχουν ως εξής:

• Δωρεάν δοκιμή: Δωρεάν δωρεάν δοκιμή: 14 ημέρες - Χωρίς δεσμεύσεις!
• Σχέδιο Essentials: Υποστηρίζει ηλεκτρονικές υπογραφές, μονοπάτια ελέγχου, ανάλυση εγγράφων, πλούσιο επεξεργαστή εγγράφων drag-and-drop και πολλά άλλα!
• Επιχειρηματικό σχέδιο: Βασικά στοιχεία συν 10+ ενσωματώσεις CRM μέσω Zapier!

3. DocuSign

Η DocuSign, ηγέτης της αγοράς στις λύσεις ηλεκτρονικής υπογραφής και σύναψης συμβάσεων, προσφέρει μια εύχρηστη λύση για οποιονδήποτε να διαχειρίζεται οποιαδήποτε σύμβαση ή ροή εργασίας εγγράφων. Το εργαλείο CLM του σας ειδοποιεί πότε θα ανανεωθεί μια σύμβαση, ώστε να μην χάσετε καμία προθεσμία. Θα επισημάνει επίσης κάθε επικίνδυνη ή αμφισβητήσιμη ρήτρα και θα προσφέρει προτάσεις για αλλαγή. Μόλις υπογραφεί, μπορείτε να αποθηκεύσετε τη σύμβαση σε ένα κεντρικό αποθετήριο και να ενημερώσετε το αρχείο CRM του πελάτη με ένα μόνο κλικ!

Επιπλέον, το DocuSign CLM προσφέρει:

• Υποστήριξη πολλαπλών γλωσσών (οι παραλήπτες μπορούν να υπογράψουν συμφωνίες σε 44 τοπικές γλώσσες)
• Κεντρικό αποθετήριο συμβάσεων με ετικέτες και λειτουργίες φιλτραρίσματος/αναζήτησης
• Προσαρμοσμένες ροές εργασίας συμβάσεων για την επιτάχυνση της διαδικασίας και την εξάλειψη των σημείων συμφόρησης
• Χαρακτηριστικά εξοικονόμησης χρόνου, όπως η αυτόματη συμπλήρωση για την αυτόματη συμπλήρωση προτύπων εγγράφων με δεδομένα πελατών από το CRM σας
• Προεγκεκριμένη βιβλιοθήκη ρητρών που επιτρέπει την πραγματοποίηση αλλαγών κατά τη διάρκεια της διαπραγμάτευσης

Επιπλέον, το DocuSign CLM περιλαμβάνει ενσωματωμένη τεχνητή νοημοσύνη για τη διαχείριση συμβάσεων τρίτων και εγγενή ενσωμάτωση με το Office 365, ώστε να μπορείτε να επεξεργάζεστε συμβάσεις εν κινήσει. Και τα δύο εργαλεία μειώνουν τον κίνδυνο, ενώ προωθούν τυποποιημένες πρακτικές στις διαδικασίες διαπραγμάτευσης και ροής εργασιών εγγράφων. Αν και η τιμολόγηση για το DocuSign CLM πρέπει να ζητηθεί ξεχωριστά, μπορείτε να επωφεληθείτε από τη δωρεάν δοκιμή 30 ημερών για να μάθετε περισσότερα για το προϊόν τους.

4. Concord

Για τις ομάδες μικρών επιχειρήσεων που αναζητούν μια οικονομικά αποδοτική και εύχρηστη λύση διαχείρισης συμβάσεων, η Concord θα μπορούσε να είναι ο σωστός τρόπος. Ξεκινώντας από μόλις 17 δολάρια ανά χρήστη/μήνα με το Standard πακέτο της, η Concord παρέχει απεριόριστες ηλεκτρονικές υπογραφές, έγγραφα και πρότυπα, καθώς και βασικά εργαλεία αυτοματοποίησης, όπως:

• Online redlining & συνεργασία
• Περίληψη αυτόματης συμπλήρωσης
• Διαδρομή ελέγχου
• Έκδοση
• Υπενθυμίσεις προθεσμιών
• Αναζήτηση πλήρους κειμένου OCR
• Μαζική αποστολή
• Αυτοεξυπηρετούμενη βάση γνώσεων

Ωστόσο, το πακέτο Pro που κοστίζει 49 δολάρια ανά χρήστη/μήνα σας επιτρέπει να εφαρμόσετε πιο προηγμένη αυτοματοποίηση, όπως ροές εργασίας έγκρισης και ενσωματώσεις τρίτων. Αλλά για λειτουργίες όπως μια βιβλιοθήκη ρητρών και προσαρμοσμένη επωνυμία, θα πρέπει να ζητήσετε μια προσαρμοσμένη προσφορά μέσω του προγράμματος Enterprise.

5. Conga

Χάρη στις γνώσεις της Conga που βασίζονται στην τεχνητή νοημοσύνη και σας βοηθούν σε κάθε βήμα, η ανάλυση των συμβάσεων - και όχι μόνο η διαχείριση των συμβάσεων - έχει γίνει μια εύκολη υπόθεση. Ακολουθεί ένας κατάλογος με τα βασικά χαρακτηριστικά του Conga:

• Βιβλιοθήκη προτύπων
• Αποθετήριο εγγράφων
• Διαχείριση της συμμόρφωσης
• Παρακολούθηση ολοκλήρωσης
• Υπενθυμίσεις & ειδοποιήσεις
• Αναζήτηση πλήρους κειμένου
• Ηλεκτρονικές υπογραφές
• Άμεση ανταλλαγή μηνυμάτων
• Αυτοματοποιημένες εγκρίσεις
• Ανάλυση δεδομένων
• Προσαρμοσμένες αναφορές

Αυτή η υβριδική λύση CLM βοηθά τις επιχειρήσεις να δημιουργούν, να παρακολουθούν και να υποβάλλουν εκθέσεις σχετικά με τις συμβάσεις σε ένα μόνο παράθυρο. Αν θέλετε να γνωρίσετε καλύτερα το προϊόν τους, ζητήστε ένα δωρεάν demo πριν ζητήσετε προσφορά τιμής. Όπως και το Contractbook, η Conga σχεδιάζει προσαρμοσμένες λύσεις πακέτων με βάση τις συγκεκριμένες απαιτήσεις ενός πελάτη.

6. Agiloft

Εάν διευθύνετε μια μεγάλη εταιρεία με πολύπλοκες απαιτήσεις διαχείρισης συμβάσεων, η Agiloft είναι η καλύτερη επιλογή σας. Το σύστημα είναι εξαιρετικά προσαρμόσιμο και επιτρέπει προηγμένες λειτουργίες αυτοματοποίησης, όπως διαδοχικές, παράλληλες και υπό όρους εγκρίσεις, για να αναφέρουμε μερικές! Μπορεί επίσης να υπερηφανεύεται για αρκετές πιστοποιήσεις ασφαλείας, συμπεριλαμβανομένης της SOC 2 Type 2. Τα βασικά χαρακτηριστικά του περιλαμβάνουν:

• Συγγραφή συμβάσεων
• Βιβλιοθήκη προτύπων
• Σάρωση αρχείων OCR
• Ίχνη ελέγχου
• Στιβαρά εργαλεία αναζήτησης
• Έλεγχος έκδοσης
• Ειδοποιήσεις μέσω email
• Αναλύσεις και αναφορές σε πραγματικό χρόνο

Δεν διαθέτει εγγενή λειτουργία ηλεκτρονικής υπογραφής, αλλά διαθέτει ενσωμάτωση των Adobe Sign και DocuSign. Και λειτουργεί μια χαρά!

Το Agiloft CLM διατίθεται σε Essentials, Advanced και Premium, το καθένα με ευέλικτα πακέτα τιμολόγησης που ταιριάζουν στον προϋπολογισμό σας. Σημειώστε ότι επειδή είναι πολύ πυκνό σε χαρακτηριστικά, το προϊόν τους μπορεί να είναι εξαιρετικό για μεγάλες επιχειρήσεις, αλλά όχι τόσο για μικρές επιχειρήσεις με απλούστερες ανάγκες. Έτσι, θα πρέπει να επικοινωνήσετε μαζί τους για μια προσφορά με βάση τις ακριβείς ανάγκες σας.

Συμπέρασμα

Ακόμα δεν μπορείτε να αποφασίσετε ποιο λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων να αγοράσετε για την ομάδα σας; Λοιπόν, υπάρχει πάντα μια δωρεάν δοκιμαστική προσφορά για να δοκιμάσετε το λογισμικό πριν δεσμευτείτε για την αγορά του.