Warum Prozessverbesserung für das Wachstum einer Agentur entscheidend ist

Intro

Der Aufbau einer SEO-Agentur ist nicht einfach. Aber wenn es in Ihrem Unternehmen keine optimierten Arbeitsabläufe gibt, schwimmen Sie nicht nur stromaufwärts, sondern haben Bleigewichte an sich geschnallt.

Die Verbesserung von Prozessen ist für das Wachstum eines jeden Unternehmens unerlässlich. Für SEO ist sie jedoch noch wichtiger.

Ihr Team ist Ihre größte Ressource (und Ihr größter Kostenfaktor) als professionelles Dienstleistungsunternehmen. Und wenn Sie nicht über die Systeme verfügen, um Ihre SEO-Workflows zu rationalisieren, werden Sie Ihren Gewinn aufbrauchen, wenn Sie versuchen, Assets für Kunden zu produzieren.

In diesem Beitrag geht es um die tatsächlichen Kosten ineffizienter Prozesse in Ihrer SEO-Agentur und darum, was Sie tun können, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.

Die wahren Kosten ineffizienter Prozesse in Ihrer SEO-Agentur

Die Kosten für ineffiziente Prozesse schleichen sich an.

Im Durchschnitt geben die Arbeitnehmer:

• 1,8 Stunden pro Tag für die Suche nach Dokumenten
• 30 Stunden pro Monat in Sitzungen (oder 1,2 Stunden pro Tag)
• 4,1 Stunden pro Tag in ihrem Posteingang

Igitt.

So ist es nicht verwunderlich, dass der durchschnittliche Büroangestellte täglich etwa 2 Stunden und 53 Minuten produktiv ist.

Es ist an der Zeit, dass Sie sich kurz ausrechnen, wie viel dies Ihre Agentur kostet.

Laut Indeed liegt das Durchschnittsgehalt eines SEO-Spezialisten bei 54.579 $. Wenn man davon ausgeht, dass sie nur 3 von 8 Stunden pro Tag produktiv sind (37,5 %), verlieren Sie pro Mitarbeiter rund 34.111,87 $ pro Jahr an Produktivität.

Mit Auftragnehmern anstelle von Mitarbeitern arbeiten?

Nehmen wir an, Ihre Auftragnehmer arbeiten 30 Stunden pro Woche zu einem Stundensatz von 50 $ (das untere Ende der SEO-Sätze). Aber sie sind nur 37,5 % der Zeit produktiv.

Dann verlieren Sie 45.000 Dollar pro Jahr (30 Stunden pro Woche x 50 Dollar pro Stunde x 48 Wochen ergibt 72.000 Dollar x 0,625 für den Prozentsatz der verschwendeten Zeit).

Zugegeben, dies sind grobe Schätzungen.

Dennoch zeigt dies, wie viel Zeit und Geld für Verwaltungsarbeit und andere Aufgaben aufgewendet werden, die dem Kunden nicht unmittelbar Ergebnisse bringen. Mit anderen Worten: Arbeit, die nicht in den Aufgabenbereich fällt.

Ineffiziente Prozesse brennen Ihre Mitarbeiter aus

Die Kosten sind auch in anderer Hinsicht höher. Infolge ineffizienter Prozesse sind Ihre Mitarbeiter weniger produktiv und stärker belastet.

Dies wirkt sich negativ auf Ihr Unternehmen aus. Gestresste Mitarbeiter, die unter einem Berg von Verwaltungsaufgaben begraben sind, haben keine Zeit, sich auf die Erzielung von Ergebnissen für ihre Kunden zu konzentrieren.

Schlimmer noch, Ihr Team wird in der Regel außerhalb der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit arbeiten, um Aufgaben zu erledigen und den Rückstand aufzuholen.

Auf diese Weise können Sie zwar einen Teil des Geldes zurückgewinnen, das Sie durch ineffiziente Prozesse verlieren, aber auf lange Sicht wird es Sie mehr kosten. Ihre Mitarbeiter werden sich über Sie ärgern. Die Qualität ihrer Arbeit wird sinken. Und sie werden weniger Lust haben, in Ihrer Agentur zu arbeiten.

Letztendlich werden sie Ihr Unternehmen verlassen und zu einer effizienteren Agentur wechseln.

Dies schadet Ihrer Arbeitsplatzkultur. Ausgebrannte Mitarbeiter neigen dazu, andere Mitarbeiter um sich herum herunterzuziehen. Das kann dazu führen, dass Ihr Arbeitsplatz toxisch wird.

Die Verwaltung der Mitarbeiterabwanderung ist auch sehr teuer. In der Regel kostet es etwa das 1,5- bis 2-fache des Mitarbeitergehalts, einen Mitarbeiter zu ersetzen.

Denken Sie daran, dass dabei die Kosten für die negativen Auswirkungen auf die Arbeitsplatzkultur, die bestehenden Kunden und die Marke insgesamt außer Acht gelassen werden.

Der wahre Grund für die hohe Mitarbeiterfluktuation in Ihrer Agentur

Angesichts der "Großen Kündigung", der "Inflation" und der "stillen Kündigung", die die Schlagzeilen beherrschen, kann man leicht zu dem Schluss kommen, dass jeder überall mit seinem Job unzufrieden ist.

Das ist aber nicht der Fall.

Es gibt zwar viele Möglichkeiten, die Kultur am Arbeitsplatz zu verbessern (bessere Kommunikation, mehr Lob, höhere Bezahlung, bessere Sozialleistungen), aber all diese Maßnahmen gehen an der eigentlichen Ursache der Unzufriedenheit vorbei. Die Menschen verlassen unnötig stressige Arbeitsplätze, an denen ein Mangel an Struktur und Anleitung die einfache Arbeit viel komplizierter macht.

SEO braucht Zeit.

Sie brauchen Zeit, um Assets zu recherchieren, zu erstellen und zu optimieren. Es ist auch sehr einfach, die Ergebnisse mit den Bemühungen Ihres Teams zu verknüpfen, indem Sie Analysen verwenden. Der Druck, Ergebnisse durch einen Hindernisparcours aus Ineffizienz zu erzielen, kann Ihr Team schnell ausbrennen.

Deshalb sind Ihre Arbeitsabläufe die Grundlage für Ihren Geschäftserfolg.

Ohne klar definierte Prozesse, die durch Vorlagen, Tools und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) unterstützt werden, wird Ihr Team Schwierigkeiten haben, die Ergebnisse schnell zu erreichen.

Stattdessen verstricken sie sich in ein Kaleidoskop unbedeutender Aufgaben, die ihre Tage auffressen, während Fristen und die Notwendigkeit, Ergebnisse zu erzielen, sie in Stress versetzen.

Irgendwann haben sie genug und gehen.

Wie Sie die Abläufe in Ihrer SEO-Agentur verbessern (5 Schritte)

Wenn ineffiziente Prozesse das Problem sind, ist Prozessverbesserung die Lösung.

Seien Sie vorbereitet. Veränderung ist schwer.

Und als Inhaber einer SEO-Agentur müssen Sie die zusätzliche Zeit und Arbeit im Vorfeld investieren. Das wird nicht leicht sein. Aber es wird sich lohnen.

Befolgen Sie diese fünf Schritte, um die Abläufe in Ihrer Agentur zu optimieren.

1. Planen Sie Ihre Arbeitsabläufe

Sie können die Prozesse nicht verbessern, solange Sie nicht wissen, welche Prozesse Sie bereits haben.

Sie können ein Whiteboard, Post-it-Notizen, Notizbuchpapier oder Apps wie LucidChart oder Creately verwenden. Sie brauchen keine ausgefallene Technik. Aber Apps sind für Außenstellen besser geeignet, weil sie die Zusammenarbeit erleichtern.

Beispiel eines in Lucid Charts abgebildeten Arbeitsablaufs beim Kundeneinstieg

Wählen Sie einen Problembereich in Ihrem Unternehmen und beginnen Sie, die Arbeitsabläufe zu skizzieren. Sie sollten so detailliert wie möglich sein.

Das kann etwas Kleines sein, wie das Auffinden von Schwachstellen in Ihrem Prozess zur Optimierung bestehender Beiträge. Oder es kann ein komplexerer Arbeitsablauf sein, wie z. B. der Versuch, den Einführungsprozess für neue Kunden zu optimieren.

Sobald Sie die Schritte in jedem Prozess hervorgehoben haben, laden Sie Ihr Team zur Zusammenarbeit und Überprüfung ein. So stellen Sie sicher, dass Sie nichts übersehen.

2. Identifizierung von Ineffizienzen

Es ist sehr einfach, Probleme zu erkennen, wenn man sich alles genau ansieht.

Sie werden Engpässe, Redundanzen und andere Verlangsamungen feststellen. Heben Sie diese Bereiche hervor und diskutieren Sie, ob sie für Ihr Team notwendig sind.

3. Lösungen finden

Sie haben drei Möglichkeiten, Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern:

• Eliminieren: Entfernen Sie alle unnötigen Prozesse.
• Konsolidieren: Redundante Prozesse zusammenfassen.
• Verbessern: Nutzen Sie Tools, Schulungen und Vorlagen, um Prozesse zu optimieren.

Sie werden die meiste Zeit damit verbringen, Ihre Prozesse zu verbessern. Es gibt jedoch einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten, bevor Sie eine Lösung übernehmen.

Sprechen Sie zunächst mit Ihrem Team, bevor Sie ein neues Werkzeug einführen. Vielleicht haben sie andere Empfehlungen. Oder das von Ihnen gewählte Tool gefällt ihnen nicht. Sie wollen, dass sie in neue Plattformen investiert werden. Andernfalls verschwenden Sie Geld für Tools, die niemand nutzt.

Auch die Erstellung von Schulungen und Vorlagen erfordert Zeit und Ressourcen. Aber das zahlt sich am Ende aus. Anstatt jedes Mal bei Null anzufangen, kann Ihr Team die Arbeit mit ein paar Klicks erledigen.

Am wichtigsten ist, dass Sie für komplexe Prozesse Video-Walkthroughs erstellen. Schriftliche Standardarbeitsanweisungen sind hilfreich, aber Videos zeigen deutlich die Schritte, die Ihr Team unternehmen muss. Das erspart allen Beteiligten Zeit und Frustration.

4. Aktualisieren Sie Ihre Prozesse

Beginnen Sie zuerst mit dem problematischsten (ineffizienten) Arbeitsablauf. Nutzen Sie die in den ersten Schritten gesammelten Daten, um Ihre Prozesse zu verbessern.

SEO umfasst eine Reihe von Prozessen mit detaillierten Anweisungen für jeden Schritt. Für komplexe Schritte benötigen Sie klar definierte SOPs und Video-Walkthroughs. Für einfache Aufgaben benötigen Sie detaillierte Anweisungen.

Jeder Mensch verarbeitet Informationen anders. Je mehr Details, Kommunikation und Anleitung Sie bieten, desto einfacher ist es für Ihr Team, Aufgaben schnell und präzise zu erledigen.

Und wenn Sie neue Plattformen einführen, müssen Sie auch Prozesse für die Schulung Ihres Teams in diesen Tools entwickeln.

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, ist es wichtig, dass jemand direkt mit dem Arbeitsablauf verbunden ist, um die Prozesse zu konkretisieren. Dadurch wird die Effizienz maximiert und sichergestellt, dass Ihr Team den Prozess einhält.

Dies ist ein zeit- und ressourcenaufwändiger Prozess. Er kann frustrierend sein und ein wenig Kopfzerbrechen bereiten. Aber Sie investieren damit in den künftigen Erfolg Ihres Unternehmens. Das ist es wert.

5. Ergebnisse verfolgen und reflektieren

Sobald Ihr neuer Prozess eingeführt ist, müssen Sie die Ergebnisse verfolgen und den Arbeitsablauf reflektieren. Nach Abschluss der Aufgabe müssen Sie jedes Teammitglied bitten, über den Arbeitsablauf zu reflektieren.

Stellen Sie Ihrem Team diese Fragen zur Prozessverbesserung:

• Was hat funktioniert?
• Was hat nicht funktioniert?
• Was könnte verbessert werden?
• Und würden Sie sie verbessern?
• Gibt es noch etwas, das Sie uns über diesen Prozess mitteilen möchten?

Wenn Sie es nicht bereits tun, sollten Sie die Zeit Ihres Teams für Aufgaben erfassen.

Sie müssen dabei vorsichtig sein, damit es nicht wie Mikromanagement wirkt. Erklären Sie Ihrem Team stattdessen, dass die Zeiterfassung eine Möglichkeit ist, die "Zeitfresser" zu identifizieren. Auf diese Weise können Sie Prioritäten setzen, welche Arbeitsabläufe als nächstes optimiert werden sollten.

Ohne Zeiterfassung können Sie nicht sicher sein, ob Ihre Änderungen Ihre Arbeitsabläufe verbessern oder nicht.

Schließlich sollten Sie regelmäßige Treffen ein berufen, um Prozesse zu überprüfen und neue Vorschläge Ihres Teams umzusetzen. So wird sichergestellt, dass Ihre SEO-Agentur schlank bleibt.

Vergessen Sie diese wichtige Aufgabe zur Prozessverbesserung nicht

Ohne die Unterstützung der Führungsebene können Sie in Ihrer SEO-Agentur nichts verbessern. Es ist wichtig, dass Sie die Prozessverbesserung als eine Investition in Ihr Unternehmen betrachten.

Sie entwickeln intelligentere Arbeitsmethoden, um Ihren Kunden bessere Ergebnisse zu liefern, den Stress für Ihr Team zu verringern und allen mehr Gehalt zu zahlen. Schließlich können Sie keine neuen Kunden gewinnen und Ihre Gewinnspannen erhöhen, wenn Sie in der Verwaltungsarbeit untergehen.

Ohne eine konsequente Umsetzung durch die Führung wird es jedoch scheitern.

Sie müssen den Wandel unterstützen und vorantreiben. Hören Sie sich die Frustration Ihres Teams und Ihrer Kunden an. Begeistern Sie alle. Betonen Sie, wie diese Prozessverbesserungen die Arbeit weniger stressig und angenehmer machen werden.

Mit der richtigen Einstellung, Herangehensweise und Konsequenz können Sie einen angenehmeren Arbeitsplatz und eine effizientere, profitablere SEO-Agentur schaffen.