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Wie oft überprüfen Sie Ihre E-Mails? Wahrscheinlich sind es an einem beliebigen Tag unzählige Male. E-Mail ist ein fester Bestandteil unseres modernen Lebens und spielt eine wichtige Rolle bei der Kommunikation mit Kollegen, Freunden und Kunden. Wenn Sie (oder Mitglieder Ihres Teams) E-Mails jedoch als Teil der Marketingstrategie oder des Vertriebsprozesses verwenden, gibt es noch einen weiteren Faktor zu berücksichtigen: E-Mail-Whitelisting.
Zu wissen, was E-Mail-Whitelisting ist, warum es sowohl für Marketer als auch für Kunden wichtig ist - und dann dafür zu sorgen, dass es richtig funktioniert - kann die Erfolgsquote von E-Mails, die in den Posteingang von Kunden gelangen, massiv beeinflussen. In diesem Blog-Beitrag erläutere ich Ihnen alles, was Digital Marketer über E-Mail-Whitelisting wissen sollten - von der Bedeutung des Begriffs bis hin zu bewährten Verfahren für die Einrichtung von Kampagnen. Fangen wir an!
(Was ist E-Mail-Whitelisting?
Unter Whitelisting versteht man das Hinzufügen einer anderen E-Mail-Adresse oder Domäne zu Ihrer Liste der zugelassenen Absender, damit E-Mails immer im Posteingang landen. Das bedeutet, dass alle E-Mails, die von diesem bestimmten Absender kommen, alle Filter umgehen und direkt in den Posteingang des Benutzers gelangen, so dass sie nicht in einem Spam-Ordner verloren gehen.
Wie funktioniert das?
Die Aufnahme von E-Mails in Ihre so genannte Whitelist erfordert Änderungen auf Seiten des Empfängers. Wenn jemand eine E-Mail erhält, kann er die Absenderadresse oder den Domänennamen zu seiner Whitelist hinzufügen. Dazu markiert er die eingehenden E-Mails als "kein Spam" und fügt sie dann zu seiner Kontaktliste hinzu. In manchen Fällen muss ein Benutzer eine Adresse auch manuell zu seiner Whitelist hinzufügen, was von der Konfiguration seines E-Mail-Dienstes abhängt.
Warum ist das wichtig?
Wie Sie wahrscheinlich schon wissen, gibt es Filter, die bestimmen, ob eine bestimmte E-Mail in den Posteingang einer Person gelangen soll oder nicht. Viele dieser Filter hängen stark davon ab, ob eine E-Mail als Spam markiert ist oder nicht, und wenn dies der Fall ist, wird sie direkt an den Spam-Ordner geschickt. Das bedeutet, dass die Aufnahme Ihrer E-Mails in die Whitelist eine wesentliche Voraussetzung dafür ist, dass sie die vorgesehenen Empfänger erfolgreich erreichen.
Wen sollten Sie auf die Whitelist setzen?
(Als Faustregel für die Whitelist gilt: Stellen Sie einfach sicher, dass Sie die E-Mails sehen, die Sie gerne lesen. Das heißt, hier sind E-Mails, die Sie zu Ihrer Liste der zugelassenen Absender hinzufügen sollten:
Ihre bevorzugten Marken und Dienstleistungen
Nicht alle Werbe-E-Mails gehören in den Spam-Ordner oder in einen anderen unzugänglichen Ordner. Durch Whitelisting können Sie sicherstellen, dass E-Mails von allen Händlern und Diensten, die Sie nutzen, in Ihrem Posteingang landen.
Alle Newsletter oder Werbe-E-Mails, die Sie abonniert haben.
Wenn Sie sich nicht gegen Ihren Willen in eine E-Mail-Liste eingetragen haben, erwarten Sie wahrscheinlich, dass Sie E-Mails von den Quellen erhalten, bei denen Sie sich eingetragen haben. Die Whitelisting-Funktion sorgt dafür, dass diese wertvollen Wissens- und Werbequellen nicht Ihren E-Mail-Filtern zum Opfer fallen.
Ihre Kontakte aus beruflichen Netzwerken wie LinkedIn.
Professionelle Kontakte können sehr wertvoll sein, und wenn Sie die E-Mails, die sie Ihnen senden, auf die Whitelist setzen, können Sie sicherstellen, dass Sie keine Gelegenheiten für Geschäftspartnerschaften, Jobangebote oder andere wichtige Nachrichten verpassen.
Arbeitskollegen, Freunde, Familie, usw.
Enge Vertraute und Familienmitglieder sind wichtige Personen in Ihrem Leben und sollten keine E-Mails verpassen, die Sie ihnen schicken. Ihre E-Mail-Adressen auf die Whitelist zu setzen, ist in diesem Fall eine Selbstverständlichkeit.
Vertrauenswürdige Partner oder Lieferanten für Ihr Unternehmen.
Wenn Sie und Ihr Team eine Online-Verkaufsplattform betreiben, die E-Mails mit Anbietern, Partnern oder Lieferanten austauscht, können Sie mit einer Whitelist sicherstellen, dass keine ihrer Nachrichten im falschen Ordner landen.
Ihr eigener Domain-Name.
Der Domänenname Ihres Unternehmens sollte auf Ihrer Whitelist stehen. E-Mails, die Sie von Ihrem Domänennamen erhalten, stellen wichtige Geschäftskorrespondenz dar und sollten daher entsprechend behandelt werden.
E-Mails von Dienstleistern.
Dazu gehören Nachrichten von Versorgungsunternehmen wie Strom- und Wasserversorgern, Internetanbietern usw. Setzen Sie diese E-Mails auf die Whitelist, damit Sie keine wichtigen Updates und Rechnungen verpassen.
Wie kann ich eine E-Mail-Adresse auf die Whitelist setzen?
(Wie Sie eine E-Mail-Adresse auf die Whitelist setzen, hängt von der Art des E-Mail-Dienstes ab, den Sie verwenden. Hier sind einige Schritte, die Sie bei gängigen Diensten befolgen sollten:
Ausblick
- Öffnen Sie die Einstellungen in Outlook, indem Sie auf das Zahnradsymbol klicken.
- Wählen Sie Mail aus dem Menü.
- Klicken Sie im Untermenü auf Junk-E-Mail.
- Wählen Sie die Registerkarte Sichere Absender und Domänen und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
- Geben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse oder den Domänennamen ein.
- Klicken Sie zum Abschluss auf Speichern.
Google Mail
- Öffnen Sie die Einstellungen in Google Mail.
- Wählen Sie die Registerkarte Filter und gesperrte Adressen.
- Klicken Sie auf Einen neuen Filter erstellen.
- Geben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse oder den Domänennamen in das Feld Von ein.
- Markieren Sie das Kontrollkästchen Nie an Spam senden.
- Klicken Sie zum Abschluss auf Filter erstellen.
Yahoo Mail
- Öffnen Sie die Einstellungen in Yahoo Mail.
- Wählen Sie Weitere Einstellungen, um das Menü zu erweitern.
- Wählen Sie die Registerkarte Filter und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
- Benennen Sie Ihren Filter und geben Sie dann die gewünschte E-Mail-Adresse oder den Domänennamen ein.
- Wählen Sie einen Ordner aus, in dem die Nachrichten von der angegebenen E-Mail-Adresse oder Domäne abgelegt werden sollen, oder belassen Sie es dabei, damit die E-Mails in Ihrem Posteingang landen.
- Klicken Sie zum Abschluss auf Speichern.
Apple Mail
- Öffnen Sie auf Ihrem Apple-Gerät die Mail-App.
- Rufen Sie den Bildschirm Mailboxen auf.
- Wählen Sie Ihren Junk-Ordner.
- Suchen Sie die E-Mail oder die E-Mail-Domäne, die Sie auf die Whitelist setzen möchten, und streichen Sie dann nach links, um Ihre Optionen anzuzeigen.
- Wenn die E-Mail-Adresse ausgewählt ist, klicken oder tippen Sie auf Mehr.
- Klicken oder tippen Sie auf Markieren.
- Klicken oder tippen Sie auf die Schaltfläche Als Nicht-Junk markieren, um die E-Mail-Adresse auf die Whitelist zu setzen.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine E-Mail-Adresse ganz einfach auf die Whitelist setzen und sicherstellen, dass Ihre E-Mails nicht nur die vorgesehenen Empfänger erreichen, sondern auch, dass sie gegenüber anderen als Spam markierten Nachrichten bevorzugt werden. So schützen Sie Ihre E-Mails vor dem Risiko, als Spam markiert zu werden, und verhindern, dass Sie wichtige Nachrichten verpassen.
10 bewährte Verfahren für E-Mail-Whitelisting
Für eine effektive E-Mail-Marketingstrategie ist es wichtig zu wissen, welche E-Mails erhalten bleiben und welche in den Spam verschoben werden. Hier sind 10 bewährte Verfahren, die Sie beim Whitelisting von E-Mails beachten sollten:
- Nehmen Sie nur vertrauenswürdige Absender in Ihre Whitelist auf. Es ist wichtig, nur vertrauenswürdige Absender in Ihre Whitelist aufzunehmen, da Sie nicht wollen, dass bösartige oder verdächtige E-Mails durch die Maschen schlüpfen
- Stellen Sie sicher, dass nur die wichtigsten E-Mails in die Whitelist aufgenommen werden und dass Sie keine Spammer oder skrupellosen Absender bevorzugen. Achten Sie auf den Inhalt der Nachrichten, die Sie von den einzelnen Absendern erhalten, und stellen Sie sicher, dass sie Inhalte senden, die Sie interessieren.
- Überprüfen Sie Ihre Whitelist regelmäßig und stellen Sie sicher, dass sie auf dem neuesten Stand ist und alle Änderungen in Ihrer Liste der bevorzugten Kontakte, Marken und Dienstleistungen enthält. Achten Sie auf Änderungen bei den E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte sowie auf neue Anbieter oder Unternehmen, die Sie in die Whitelist aufnehmen möchten.
- Wenn Sie zu viele unerwünschte E-Mails von einer bestimmten Quelle erhalten, sollten Sie diese auf eine schwarze Liste setzen, anstatt sie auf eine weiße Liste zu setzen. So können Sie sicherstellen, dass diese Nachrichten nicht mehr in Ihrem Posteingang landen.
- Aktualisieren Sie Ihre Anti-Spam-Software regelmäßig, damit Sie potenzielle Bedrohungen abfangen können, bevor sie Zugang zu Ihrem Posteingang erhalten. Sie können auch die automatische Aktualisierungsfunktion aktivieren, um sicherzustellen, dass Ihre Software immer auf dem neuesten Stand und sicher ist.
- Überwachen Sie die Leistung Ihrer E-Mail-Kampagnen und stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gesendeten Nachrichten die vorgesehenen Empfänger erreichen, geöffnet und beantwortet werden. So können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails nicht im Spam-Ordner landen und Ihre Empfänger sie wie erwartet erhalten.
- Ziehen Sie die Verwendung eines E-Mail-Authentifizierungsdienstes wie DMARC in Betracht, um die Authentizität Ihrer E-Mails zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie nicht von böswilligen Akteuren gefälscht oder verkörpert werden.
- Nutzen Sie einen seriösen E-Mail-Marketing-Anbieter, der Whitelisting-Dienste anbietet. So können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails nicht in Spam-Filtern hängen bleiben, und es Ihren Kontakten erleichtern, sie wie erwartet zu empfangen.
- Investieren Sie in Tools und Dienste zur E-Mail-Authentifizierung, um zu verhindern, dass Ihre E-Mails als Spam eingestuft werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie ein Unternehmen führen, das stark auf E-Mails angewiesen ist.
- Nutzen Sie Tools zur E-Mail-Überprüfung, um sicherzustellen, dass alle Adressen in Ihrer Liste gültig und zustellbar sind. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Nachrichten tatsächlich die vorgesehenen Empfänger erreichen und nicht als Spam gekennzeichnet werden.
Verbesserung der allgemeinen Online-Erfahrung durch E-Mail-Whitelisting
Wenn Sie die Tipps und bewährten Verfahren befolgen, die wir gerade beschrieben haben, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails an die vorgesehenen Empfänger zugestellt werden und nicht als Spam markiert werden. Auf diese Weise können Sie Ihr Online-Erlebnis insgesamt verbessern, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Nachrichten von den richtigen Personen gesehen werden und Vorrang vor anderen, als Spam markierten Nachrichten haben. Denken Sie auch daran, Ihre Whitelist, Blacklist und E-Mail-Authentifizierungstechniken regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit allen Änderungen in Ihrer Liste der bevorzugten Kontakte und Dienste auf dem neuesten Stand sind. Auf diese Weise können Sie sich vor böswilligen Akteuren schützen und sicherstellen, dass Ihre E-Mails so schnell wie möglich von den gewünschten Empfängern gesehen werden.
