Timesheet Vorteile, die jeder Geschäftsinhaber kennen muss

Intro

In der modernen Unternehmenslandschaft ist es von großer Bedeutung, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu erfassen. Sie gibt Aufschluss darüber, wie die Ressourcen genutzt werden und wie die Zeit in den verschiedenen Projekten verbracht wird.

Traditionell haben sich Unternehmen stark auf Stundenzettel verlassen, um Arbeitszeitdaten in einem tabellarischen Format zu erfassen, um Arbeitsstunden zu verfolgen. Mit dem Aufkommen der Technologie sind jedoch viele digital ausgereifte Unternehmen aufgrund ihrer unverzichtbaren Funktionen auf digitale Zeiterfassungsbögen umgestiegen und konnten zudem eine deutliche Verbesserung ihrer Ergebnisse und Projektleistungen feststellen.

In diesem Blog werden wir die wichtigsten Vorteile der Nutzung von Zeiterfassungsbögen für Mitarbeiter erörtern und erläutern, wie sie dazu beitragen können, die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu rationalisieren, die Produktivität des Teams zu verbessern und eine positive Beziehung zu Kunden und Teams zu fördern.

Was ist ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel ist ein Instrument, mit dem Unternehmen die Gesamtarbeitszeit ihrer Mitarbeiter während eines bestimmten Zeitraums erfassen können. Unternehmen können die Arbeitszeitdaten der Mitarbeiter aus dem Stundenzettel verwenden, um die Gehaltsabrechnung zu bearbeiten, Kunden Rechnungen zu stellen, Projektlieferungen zu schätzen und Abwesenheitsmuster zu verfolgen. Im Wesentlichen werden drei Arten von Arbeitszeitblättern von Unternehmen verwendet:

Papierbasiert

Zeiterfassungsbögen auf Papier, einschließlich ausdruckbarer Zeitkarten, Lochkarten, Register usw., werden traditionell zur Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern verwendet. Diese archaischen Zeiterfassungsbögen erforderten jedoch manuelle Zeiteinträge und waren anfällig für menschliche Fehler, Datensicherheit und Zeitdiebstahl.

Tabellenkalkulationen

Tabellenkalkulationen haben das Layout der Zeiterfassung reformiert, um den Prozess der Zeiterfassung organisierter, rationeller und weniger hektisch zu gestalten. Der tabellarische Charakter, die Einfachheit und die Benutzerfreundlichkeit machen Tabellenkalkulationen, insbesondere im Excel-Format, zu einer der gefragtesten Lösungen für die Zeiterfassung in Unternehmen. Unternehmen können sogar Excel-Tabellenvorlagen verwenden, die in verschiedenen Formaten verfügbar sind, um die Zeit der Mitarbeiter täglich/wöchentlich/monatlich zu erfassen.

Digitale Zeiterfassungsbögen

Papiergestützte Systeme und Tabellenkalkulationen wiesen verschiedene Funktionseinschränkungen auf und waren zudem anfällig für Zeitdiebstahl, Datensicherheit und fehlerhafte Dateneingabe. Dies wich digitalen Zeiterfassungssystemen wie der Zeiterfassungssoftware, die nicht nur Zeitdaten präzise erfasst, sondern auch zahllose Funktionen wie detaillierte Berichte, Genehmigungspfade, Validierungen und mehr bietet.

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Im Folgenden werden wir näher darauf eingehen, warum Unternehmen Zeiterfassungssoftware, auch bekannt als Online-Zeiterfassungsbögen, einsetzen sollten und wie sie damit ihre Rentabilität und Kompetenz verbessern können.

10 Timesheet-Vorteile, die jeder Geschäftsinhaber kennen muss {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* Genaue Rechnungsstellung für Kunden

Ob Buchhaltung, Freiberufler oder ein anderes Unternehmen, es ist wichtig, die Arbeitsstunden für mehrere Projekte zu erfassen, um Rechnungen für verschiedene Kunden zu erstellen.

Für Unternehmen, die Kunden auf Stundenbasis abrechnen, dient der Stundenzettel als Nachweis für die Kunden und hilft bei der Erstellung genauer Rechnungen.

Ein digitaler Zeiterfassungsbogen hilft Unternehmen, Einblicke in den Kontext der für verschiedene Projekte aufgewendeten Arbeitszeit zu gewinnen, um sicherzustellen, dass die Kunden korrekt und zeitnah abgerechnet werden. Dies trägt zur Aufrechterhaltung gesunder Beziehungen zwischen Kunden und Geschäftsinhabern bei.

Eine solche Zeiterfassungssoftware verfügt auch über konfigurierbare Berichtsfunktionen, die Details zur Zeitverwendung aufdecken und den Kunden helfen, den Überblick darüber zu behalten, wo ihr Geld eingesetzt wird und ob es sinnvoll verwendet wurde.

Anhand der detaillierten Berichte können die Kunden nachvollziehen, wie viel Zeit die Ressourcen für die verschiedenen Teile des Projekts aufgewendet haben, was als Nachweis für die Berechnung und Genauigkeit der Rechnungen dient.

* Optimierte Berechnung der Gehaltsabrechnung

Zeiterfassungsbögen sind für Unternehmen, die Mitarbeiter auf Stundenbasis einstellen, von Vorteil, da sie den Unternehmen helfen, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verfolgen.

Die Zeiterfassungssoftware erfasst die gesamten Arbeits- und Überstunden und hilft den Unternehmen, ihre Mitarbeiter fair und genau nach der Anzahl der geleisteten Stunden zu entlohnen.

Diese Software behält auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, Urlaub, Überstunden, Urlaubsgeld usw. im Auge und hilft den Unternehmen, die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter sowie die Zulagen und Zusatzvergütungen effizient zu verwalten.

Außerdem können Arbeitgeber mit Zeiterfassungsbögen problemlos die lohnrelevanten Vorschriften zu Überstunden, schichtabhängigen Zulagen usw. einhalten, um die gesetzlichen Bestimmungen zu erfüllen.

Darüber hinaus können Arbeitgeber/Verwalter bei Konflikten in der Lohnbuchhaltung jederzeit auf die Daten des Stundenzettels zurückgreifen, um die Arbeitsstunden und die Gesamtzahl der für bestimmte Projekte aufgewendeten Stunden zu überprüfen.

Auf diese Weise reduzieren digitale Zeiterfassungsbögen den Zeit- und Kostenaufwand für Verwaltungsaufgaben und befreien die Mitarbeiter von der manuellen Bearbeitung der Zeitdateneinträge, so dass sie sich produktiveren Aufgaben widmen können, die einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

* Verhindert Mikromanagement

Die Teammanager oder Vorgesetzten überwachen oft die Aktivitäten der Mitarbeiter, um zu kontrollieren, woran die Mitarbeiter arbeiten und wie viel Zeit sie für eine Aufgabe benötigen.

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Mit Hilfe von Zeiterfassungsbögen müssen Manager ihre Mitarbeiter nicht mehr mikromanagen und können leicht herausfinden, woran sie arbeiten, wie viel Zeit sie für die Erledigung ihrer Aufgaben aufgewendet haben und wie ihre Ressourcen insgesamt genutzt werden.

So ersparen Zeiterfassungsbögen den Managern die Überwachung und das Mikromanagement ihrer Teams und verringern die Wahrscheinlichkeit von Konflikten zwischen Managern und Teammitgliedern.

* Bessere Vorhersage und Schätzung

Einer der Hauptvorteile digitaler Zeiterfassungsbögen ist, dass ihre Daten zur Schätzung von Ressourcen wie Zeit, Arbeit und Kosten für künftige Projekte verwendet werden können.

Bevor ein Team beispielsweise ein neues Projekt in Angriff nimmt, muss es die Einzelheiten abschätzen, z. B. den Zeitrahmen, die Meilensteine und die erforderlichen Ressourcen. In diesem Fall kann der Manager die Zeiterfassungsdaten früherer Projekte heranziehen, bei denen die Art der Aufgaben mit dem neuen Projekt vergleichbar ist.

Mithilfe historischer Daten früherer Projekte können Unternehmen ihre Arbeits-, Kosten- und Zeitplanung für anstehende Projekte verbessern, Kostenüberschreitungen vermeiden und eine rechtzeitige Projektabwicklung gewährleisten.

* Aufgabenverwaltung und Prioritätensetzung

"Zeiterfassungssysteme ermöglichen es Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe besser zu verwalten, Verbesserungspotenziale zu erkennen und Ressourcen strategisch so einzusetzen, dass sie zu einer erfolgreichen Projektabwicklung beitragen und sich positiv auf das Endergebnis auswirken.

Zeiterfassungsbögen sind ein wertvolles Instrument, um die Art der Aufgaben und die für ihre Erledigung üblicherweise benötigte Zeit zu ermitteln.

Manager können anhand der Zeiterfassungsdaten feststellen, welche Projekte und Aufgaben mehr und welche weniger Bandbreite der Mitarbeiter in Anspruch nehmen. Mithilfe dieser Analyse können Manager fundierte Entscheidungen über die Priorisierung, Zuweisung und Verwaltung von Aufgaben treffen.

So können Manager und Arbeitgeber beispielsweise auf Projekte verzichten, die keinen großen Nutzen bringen und die Bandbreite der Ressourcen aufbrauchen.

Außerdem können die Manager erkennen, welche Aufgaben viel und welche weniger Zeit in Anspruch nehmen. Diese Analyse hilft ihnen, den Arbeitsablauf zu verbessern, indem sie die Aufgaben nach Prioritäten ordnen, so dass dringende Aufgaben zuerst bearbeitet werden können und Aufgaben mit spätem Zeitplan später bearbeitet werden können. Wenn beispielsweise ein Vertriebsteam an Verwaltungs- und Outreach-Aufgaben arbeitet, die einen Großteil seiner Bandbreite beanspruchen, wenn es jedoch personalisierte Kaltakquise-E-Mails für Kunden bearbeiten muss, die relativ wenig Zeit in Anspruch nehmen und hohe Priorität haben, dann kann es gebeten werden, zuerst an den E-Mails zu arbeiten.

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* Einblicke in Produktivitätstrends

Zeiterfassungsbögen erfassen nicht nur die Arbeitszeitdaten der Mitarbeiter, sondern helfen den Managern auch, Produktivitätstrends zu ermitteln und Bereiche zu identifizieren, in denen die Mitarbeiter hinterherhinken.

So können Manager beispielsweise anhand der Zeiterfassungsdaten von Mitarbeitern feststellen, welche Aufgaben die größte Bandbreite beanspruchen und welche Aufgaben sie vergleichsweise schnell bearbeiten können.

Diese Daten helfen den Managern, herauszufinden, wo die Mitarbeiter im Rückstand sind und in welchen Bereichen sie besonders gut sind. Je nachdem, wie viel Zeit sie für eine Arbeit benötigen, können die Manager sie für verschiedene Projekte mit spezifischen Anforderungen einsetzen.

Außerdem können Manager die Ressourcen ermitteln, die im Vergleich zu anderen Mitarbeitern zu viel Zeit für die allgemeinen Aufgaben benötigen, und ihnen die notwendigen Schulungen und Anleitungen geben, um ihre Leistung zu verbessern.

Mit der Zeiterfassungssoftware können Manager Berichte für bestimmte Bereiche erstellen, um die Leistung der Mitarbeiter, Produktivitätstrends und Arbeitsbelastung besser beurteilen zu können. Diese detaillierten Einblicke können ihnen helfen, ihre Ressourcen besser zuzuordnen, die Aufgaben effektiv zu verteilen und den Arbeitsablauf zu optimieren, um die Gesamtproduktivität und Effizienz zu verbessern.

* Optimale Ressourcennutzung

Eine der größten Sorgen der Unternehmen ist die Frage, ob sich ihre Mitarbeiter gleichermaßen engagieren und ihre Zeit nicht mit außerberuflichen Aktivitäten vertrödeln.

In der Zeiterfassung wird festgehalten, was die Mitarbeiter für welche Dauer und an welchen Projekten gearbeitet haben. Dieser klare Einblick in die Zeitdaten der Ressourcen stellt sicher, dass diese weder unter- noch überbeansprucht werden, und bei Bedarf können ihre Aufgaben delegiert werden, um Burnout bei den Mitarbeitern zu verhindern.

Wenn die Manager feststellen, dass die Bandbreite der Ressourcen voll ausgeschöpft ist und mehr Ressourcen benötigt werden, um die Arbeit zu verteilen, können sie den Bedarf an Zeitarbeitskräften oder die Einstellung von Mitarbeitern mit hohem Arbeitsaufkommen anzeigen und das Management auffordern, entsprechend zusätzliche Ressourcen einzustellen.

* Kunden über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden halten

Bei Projekten mit Kundenkontakt kann die Zeiterfassung Wunder wirken, da sie den Kunden eine detaillierte Aufschlüsselung des Zeitaufwands für verschiedene Aufgaben und Rückschlüsse auf den Projektfortschritt ermöglicht.

Diese Analyse hilft den Kunden nicht nur bei den komplizierten Details des Projekts, sondern ermöglicht es dem Team auch, die Kunden in den Projektverlauf einzubeziehen und sicherzustellen, dass ihre Erwartungen hinsichtlich der Zeitpläne mit dem Team abgestimmt sind und bei Bedarf Anpassungen vorgenommen werden.

* Bessere Projektverwaltung und rechtzeitige Lieferung

Die Zeiterfassung bietet einen ganzheitlichen Überblick über die Zeit, die für verschiedene Aufgaben aufgewendet wurde, und mindert die Ausweitung des Projektumfangs.

Ausgestattet mit den Zeiterfassungsdaten können die Manager Engpässe im Projekt angehen, bei Bedarf mehr Ressourcen einsetzen, die tatsächliche mit der tatsächlichen Zeitplanung vergleichen und fundierte Entscheidungen treffen, um sicherzustellen, dass das Projekt nicht aus der Bahn gerät.

Dieser Echtzeit-Einblick in die Zeiterfassungsdaten hilft den Managern, den Arbeitsablauf zu optimieren und von Zeit zu Zeit proaktive Entscheidungen zu treffen, um das Projekt auf Kurs zu halten und die rechtzeitige Lieferung sicherzustellen.

* Weniger ungeplante Abwesenheiten

Wenn Sie keine soliden Aufzeichnungen über die Abwesenheit von Mitarbeitern haben oder diese manuell erfassen, kann es sein, dass das Abwesenheitsmuster unbemerkt bleibt und Ihre Mitarbeiter nicht wissen, was von ihnen erwartet wird.

Digitale Zeiterfassungsbögen verfolgen ungeplante Abwesenheiten und zeigen an, ob diese Abwesenheiten zu einem Trend geworden sind. Durch die Feststellung von Abwesenheitsmustern bei einigen Mitarbeitern können Manager proaktive Maßnahmen ergreifen, um deren Auftreten zu minimieren, das Engagement zu verbessern und den Mitarbeitern zu helfen, sich an die notwendigen Regeln und Vorschriften des Unternehmens zu halten.

Unterm Strich

In der Geschäftswelt zählt jeder Augenblick, und Zeiterfassungsbögen ebnen den Unternehmen den Weg, um Daten über die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu sammeln und sie zu analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Unternehmen können jede Art von Stundenzetteln verwenden, sei es auf Papier oder in Tabellenkalkulationen. Aufgrund der Fehleranfälligkeit, des Zeitdiebstahls und der manuellen Verarbeitung sind sie jedoch für den modernen Einsatz ungeeignet und machen den Weg für Zeiterfassungssoftware frei. Wie bereits erwähnt, verbessern diese modernen Zeiterfassungssysteme nicht nur die Ressourcennutzung der Unternehmen, sondern helfen ihnen auch, in Echtzeit Einblicke in wichtige Geschäftskennzahlen zu gewinnen, um bessere Entscheidungen treffen zu können.