Der vollständige Leitfaden zur Beherrschung der Zustellbarkeit von E-Mails

Intro

Sie haben Ihre E-Mail sorgfältig entworfen, einen perfekten Text verfasst, der Ihre Zielgruppe direkt anspricht, und schließlich auf Senden gedrückt. Doch trotz Ihrer Bemühungen hat Ihre E-Mail vielleicht nicht die Wirkung, die Sie sich erhofft haben. Das liegt wahrscheinlich daran, dass sie nicht einmal gesehen wird.

Wie, fragen Sie? Möglicherweise landen Ihre E-Mails im Spam-Ordner. Frustrierend, nicht wahr?

In diesem Leitfaden erklären wir, was die Zustellbarkeit von E-Mails bedeutet, gehen auf die Faktoren ein, die sich darauf auswirken, und geben praktische Tipps, damit Ihre E-Mails jedes Mal den Posteingang erreichen.

Was ist die Zustellbarkeit von E-Mails?

Die Zustellbarkeit von E-Mails ist die Fähigkeit Ihrer E-Mails, erfolgreich im Posteingang Ihrer Empfänger zu landen, anstatt in Spam-, Junk- oder Werbeordnern gefiltert zu werden. Die richtige E-Mail-Marketing-Software kann die Zustellbarkeit erheblich verbessern, indem sie Ihnen hilft, Best Practices zu befolgen und die Platzierung im Posteingang zu überwachen.

E-Mail-Zustellbarkeit vs. E-Mail-Zustellung

Ein Begriff, der oft mit der Zustellbarkeit von E-Mails verwechselt wird, ist die E-Mail-Zustellung. Sie klingen zwar gleich, sind aber sehr unterschiedlich.

Die E-Mail-Zustellung bezieht sich auf die erfolgreiche Übertragung einer E-Mail an den Mailserver des Empfängers. Dies hängt von technischen Faktoren wie gültigen E-Mail-Adressen, korrekten Domäneneinstellungen und ordnungsgemäßen Authentifizierungsprotokollen ab. Wenn der Server die Nachricht annimmt, gilt sie als zugestellt, auch wenn sie nie den Posteingang des Empfängers erreicht.

Die Zustellbarkeit von E-Mails geht noch einen Schritt weiter. Sie misst, ob Ihre E-Mail tatsächlich im primären Posteingang des Empfängers landet, anstatt in Spam oder auf der Registerkarte für Werbeaktionen gefiltert zu werden. Die Platzierung im Posteingang wird von Faktoren wie der Reputation des Absenders, der Engagement-Rate und der Qualität Ihrer Inhalte beeinflusst.

5 Faktoren, die die Zustellbarkeit von E-Mails beeinflussen

Die Posteingangsanbieter (ISPs) entscheiden, wo Ihre E-Mails landen. Wenn sie Ihrer E-Mail vertrauen, landet sie im Posteingang. Wenn nicht, könnte sie im Spam landen oder gar nicht zugestellt werden.

Sie treffen diese Entscheidung anhand einiger wichtiger Faktoren:

1. Ansehen des Absenders

Die Absenderreputation ist ein Wert, den E-Mail-Dienstanbieter (wie Gmail, Outlook, Yahoo usw.) Ihnen zuweisen, je nachdem, wie vertrauenswürdig und zuverlässig Ihr E-Mail-Versandverhalten ist.

Einige der wichtigsten Faktoren, die Ihren Absenderruf beeinflussen, sind:

• Wie oft werden Ihre E-Mails geöffnet oder interagiert?
• Wie häufig Ihre E-Mails versagen oder als Spam markiert werden
• ob Sie die richtigen Versandprotokolle befolgen
• Wie sauber und gültig Ihre E-Mail-Liste ist
• Ob Ihre E-Mails in Spam-Fallen oder schwarzen Listen landen

Je besser Ihr Absenderruf, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre E-Mails den Posteingang erreichen. Wenn Ihre Reputation jedoch unter einen bestimmten Schwellenwert sinkt, kann es sein, dass die Posteingangsanbieter Ihre E-Mails in den Spam-Ordner verschieben oder sie ganz blockieren.

2. IP- und Domänenreputation

Wenn Sie eine E-Mail senden, kommt sie von einer IP-Adresse (einer eindeutigen Reihe von Nummern, die mit Ihrem E-Mail-Server verbunden sind) und einer Domäne (z. B. yourcompany.com). Beide werden von Posteingangsanbietern überwacht, um zu entscheiden, ob Ihre Nachricht im Posteingang eines Empfängers landet, als Spam versendet oder blockiert wird.

Was die IP-Adressen betrifft, so verfolgen die Posteingangsanbieter, wie diese IP-Adresse in der Vergangenheit verwendet wurde. Wenn die IP-Adresse in der Vergangenheit spammige oder irrelevante E-Mails versendet hat, erhält sie einen schlechten Ruf. Versendet sie dagegen regelmäßig saubere, gut ankommende E-Mails, bleibt ihr Ruf gut.

Der Ruf einer Domäne funktioniert ähnlich, aber er folgt Ihrer Domäne und nicht nur der von Ihnen verwendeten IP. Das heißt, selbst wenn Sie die Plattform wechseln oder die IP-Adresse ändern, bleibt der Ruf einer Domäne beschädigt und Ihre E-Mails landen im Spam-Ordner.

3. E-Mail-Authentifizierung

Eines der ersten Dinge, die ein Empfangsserver überprüft, ist, ob Ihre E-Mail authentifiziert ist. Ohne ordnungsgemäße Authentifizierung können Ihre E-Mails verdächtig erscheinen und herausgefiltert werden, selbst wenn Ihr Inhalt sauber ist.

Es gibt drei wichtige Authentifizierungsprotokolle:

• SPF (Sender Policy Framework): Damit können Sie festlegen, welche Server E-Mails im Namen Ihrer Domäne versenden dürfen. Wenn ein nicht autorisierter Server versucht, von Ihrer Domäne aus zu senden, wird er markiert.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM fügt Ihren E-Mails eine digitale Signatur hinzu, damit Posteingangsanbieter überprüfen können, dass die Nachricht bei der Zustellung nicht manipuliert wurde.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): DMARC baut auf SPF und DKIM auf. Es teilt Posteingangsanbietern mit, was zu tun ist, wenn eine E-Mail die Authentifizierung nicht besteht (z. B. ablehnen, in Quarantäne stellen oder durchlassen).

Diese arbeiten zusammen, um Ihre Identität zu bestätigen und Spoofing zu verhindern. Die Einrichtung dieser Protokolle fördert das Vertrauen und schützt Ihre Zustellbarkeit.

4. Spam-Beschwerden

Spam-Beschwerden sind eines der stärksten negativen Signale für Posteingangsanbieter. Wenn jemand in Ihrer E-Mail auf "Spam melden" klickt, teilt er seinem E-Mail-Dienst mit: "Ich möchte solche Nachrichten nicht erhalten." Und wenn genug Leute Sie als Spam markieren, werden die Posteingangsfilter darauf aufmerksam.

Je mehr Beschwerden Sie erhalten, desto schwieriger wird es, in Ihrem Posteingang zu landen. Es gibt mehrere Gründe dafür, dass jemand Ihre E-Mails als Spam meldet, darunter:

• Sie senden zu viele E-Mails zu oft
• Der Inhalt stimmt nicht mit dem überein, wofür sie sich angemeldet haben
• Sie haben vergessen, dass sie sich angemeldet haben
• Der Link zum Abbestellen ist schwer zu finden

5. Der Inhalt der E-Mail

Der Inhalt Ihrer E-Mail, einschließlich der Betreffzeile, des Preheaders und des Textes, spielt eine subtile, aber wichtige Rolle bei der Platzierung im Posteingang.

Einige häufige Warnsignale sind:

• Verwendung von Linkverkürzern wie bit.ly
• Unsichere Links (http statt https)
• Reine Bild-E-Mails ohne Text
• Übermäßiger Gebrauch von ALL CAPS oder Sonderzeichen in Betreffzeilen

Selbst kleine Änderungen an der Betreffzeile oder Formatierung können den Unterschied ausmachen, ob eine E-Mail im Posteingang landet oder als Spam gekennzeichnet wird.

Wie man die Zustellbarkeit von E-Mails testet

Hier sind einige einfache Methoden, die E-Mail-Vermarkter befolgen können, um die Zustellbarkeit erfolgreich zu überwachen:

1. Einrichten von Zustellbarkeits-Tools

Um die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails effektiv zu überwachen, sollten Sie zunächst spezielle Zustellbarkeits-Tools verwenden, mit denen Sie Ihre Absenderreputation, die Platzierung im Posteingang und potenzielle Zustellprobleme verfolgen können.

Einige gängige Beispiele für diese Tools sind MX Toolbox und MessageBirds Inbox Tracker, die detaillierte Einblicke in Bereiche wie IP-Reputation, Blacklist-Status, Spam-Beschwerden und allgemeine Zustellbarkeitstrends bieten.

Sie können auch kostenlose Online-Tools wie den DKIM-, SPF- und DMARC-Checker von Mailmodo verwenden, um zu überprüfen, ob Ihre Authentifizierungseinträge ordnungsgemäß konfiguriert sind und funktionieren.

2. Führen Sie Seed-List-Tests durch

Beim Testen der Seed-Liste werden E-Mails an eine kontrollierte Liste verifizierter, von Ihnen verwalteter Whitelist-Adressen gesendet. Auf diese Weise können Sie genau sehen, wo Ihre Nachrichten landen, sei es im primären Posteingang, im Spam oder auf der Registerkarte für Werbeaktionen.

Die Seed-Liste sollte einen ähnlichen Umfang haben wie Ihre eigentliche Mailing-Liste, damit Sie zuverlässige Erkenntnisse über verschiedene Kunden und Geräte hinweg erhalten.

3. Führen Sie Inhaltsfiltertests durch

Beim Testen von Inhaltsfiltern werden Tools wie SpamAssassin oder Cloudmark eingesetzt, um Ihre E-Mails auf Spam-ähnliche Elemente in der Betreffzeile, im Text und in den Links zu überprüfen. E-Mails, die diese Prüfungen nicht bestehen, werden möglicherweise als Spam gekennzeichnet oder ganz blockiert.

Häufige Fehler bei der Zustellbarkeit von E-Mails, die Sie vermeiden sollten

1. Kauf von E-Mail-Listen

Wenn Sie eine E-Mail-Liste kaufen, senden Sie Nachrichten an Personen, die sich nicht ausdrücklich angemeldet haben, um von Ihnen zu hören. Dies führt dazu, dass sich viele Empfänger von der Liste abmelden oder Ihre E-Mails als Spam markieren.

Um dies zu verhindern, bauen Sie Ihre Liste organisch mit Opt-in-Methoden auf. Bestätigen Sie das Interesse der Abonnenten durch eine doppelte Anmeldung, um gültige, engagierte Empfänger sicherzustellen.

2. Versenden von sich wiederholenden oder ähnlichen Inhalten

Wenn Sie ständig E-Mails mit nahezu identischem oder sich wiederholendem Inhalt versenden, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich Ihre Abonnenten ärgern und sich abmelden.

Erstellen Sie daher für jede E-Mail-Kampagne einzigartige Inhalte. Passen Sie die Betreffzeilen und Handlungsaufforderungen an, um das Interesse der Leser aufrechtzuerhalten und die Auslösung von Spamfiltern zu vermeiden.

3. Versand von Anhängen in Massen-E-Mails

Anhänge sind in der Regel für Eins-zu-Eins-E-Mails gedacht, nicht für Massenmails. Das Einfügen von Anhängen in Massen-E-Mails führt zwar nicht immer dazu, dass Sie auf die Blockierliste gesetzt werden, aber es erhöht die Wahrscheinlichkeit, von Spam-Filtern erkannt zu werden.

Um dies zu vermeiden, ist es besser, Links zu online gehosteten Dateien beizufügen, anstatt Anhänge direkt zu versenden. Auf diese Weise bleiben Ihre E-Mails überschaubarer und werden weniger wahrscheinlich von der Spam-Abwehr entdeckt.

4. Blind Carbon Copy (BCC) für Massen-E-Mails verwenden

BCC wird manchmal verwendet, um Empfängeradressen zu verbergen, wenn Sie an mehrere Personen senden. Viele E-Mail-Anbieter betrachten BCC-Massen-E-Mails jedoch als verdächtig, da sie Spam-Taktiken ähneln können, was zu Zustellbarkeitsproblemen führt.

Senden Sie anstelle von BCC personalisierte E-Mails über eine E-Mail-Marketingplattform oder einen ESP. Diese Tools handhaben den Massenversand ordnungsgemäß und personalisieren die Nachrichten, was die Zustellbarkeit und das Engagement verbessert.

5. Übermäßige Verwendung von Bildern in E-Mails

E-Mails mit zu vielen Bildern und wenig Text können von Filtern als spammig angesehen werden, was oft zu niedrigeren Platzierungsraten im Posteingang führt.

Achten Sie auf ein ausgewogenes Verhältnis und stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen durch Text vermittelt werden, der durch Bildmaterial unterstützt wird.

6. Fehlen einer Abmeldeoption

Das Fehlen einer klaren Möglichkeit zur Abmeldung kann die Empfänger frustrieren, zu Spam-Beschwerden führen und den Ruf Ihres Absenders schädigen.

Um eine gesunde Liste aufrechtzuerhalten, sollten Sie in jeder E-Mail einen eindeutigen und leicht zugänglichen Link zur Abmeldung einfügen.

Abschließende Überlegungen

Die Zustellbarkeit von E-Mails ist eine kontinuierliche Aufgabe. Je mehr Ihre Abonnenten sich mit Ihren E-Mails beschäftigen, desto besser wird Ihre Platzierung im Posteingang. Deshalb ist es wichtig, Ihre E-Mail-Kennzahlen wie Öffnungen, Klicks und Bounces genau im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Lesern die richtige Nachricht zukommen lassen.

Ebenso wichtig ist die Auswahl der richtigen E-Mail-Marketingplattform. Plattformen wie Mailmodo bieten Funktionen zur Automatisierung der Abonnentenverwaltung, zur Nachverfolgung der E-Mail-Leistung und zur Unterstützung von Re-Engagement-Maßnahmen, die es Ihnen erleichtern, mit Ihrer Zielgruppe in Kontakt zu bleiben und dafür zu sorgen, dass Ihre E-Mails dort landen, wo sie hingehören.