Technischer Stack für professionelle Dienstleistungsunternehmen: Wichtige Tools für mehr Effizienz

Intro

In der Welt der freiberuflichen Dienstleistungen steht viel auf dem Spiel: Da der Wettbewerb zunimmt, stehen die Unternehmen unter dem ständigen Druck, mit weniger mehr zu leisten. Von der Verwaltung mehrerer Projekte bis hin zur Sicherstellung einer korrekten Rechnungsstellung kämpfen die Unternehmen oft mit Ineffizienzen, die die Rentabilität beeinträchtigen. Doch die Technologie bietet einen Ausweg.

Ein effizientes technisches Paket mit den richtigen Tools kann Freiberuflern helfen, viele dieser Probleme frontal anzugehen. Desorganisierte Prozesse und Kommunikationspannen bei der Erfassung abrechenbarer Stunden führen weltweit zu Verlusten von fast 9,1 Milliarden US-Dollar pro Tag, wobei fast jede fünfte abrechenbare Stunde nicht erfasst wird. Wenn Tech Stack richtig implementiert wird, können Unternehmen die Kommunikation verbessern, Projekte effektiv verwalten und finanzielle Korrektheit erreichen, während sie gleichzeitig einen hervorragenden Kundenservice bieten.

In diesem Blog befassen wir uns mit Software für professionelle Dienstleistungsunternehmen, die:

• Vereinfachung der Projektaufsicht
• Förderung der Zusammenarbeit
• Verfolgung einschalten
• Erstellung präziser Kundenangebote
• Stärkung der Kundenbeziehungen

Sehen wir uns an, wie ein gut gewählter Technologie-Stack Ineffizienzen in Wettbewerbsvorteile verwandeln kann.

Software zur Verwaltung von Arbeitsabläufen

McKinsey schätzt, dass bis zu 60 % der Berufe durch die Automatisierung von Routineprozessen 30 % ihrer Zeit einsparen könnten. Workflow-Management-Software hilft bei der Verwaltung sich wiederholender Aufgaben und Abläufe. Für Wirtschaftsprüfungsunternehmen gewährleistet sie eine reibungslose Verwaltung von Kunden, Terminen und Compliance-Aufgaben, indem sie Projekt-Workflows zentralisiert, den manuellen Aufwand reduziert und das Risiko verpasster Termine minimiert.

Warum Workflow-Management-Software?

• Automatisieren Sie zentrale und wiederkehrende Prozesse, um Zeit für wichtige Aufgaben zu gewinnen
• Effizientes Arbeiten an mehreren Kunden und Projekten gleichzeitig
• Verbesserung der Kommunikation und Rechenschaftspflicht

Beste Werkzeuge

Beim idealen Tech-Stack für das Workflow-Management geht es nicht nur um Relevanz, sondern auch um ein Tool, das Ihre Arbeitsprozesse rationalisiert und revolutioniert. Einige der besten Tools auf dem Markt sind Cone, Asana, Monday und ClickUp.

Asana ist bekannt für seine Lösung zur Zusammenarbeit mit Kunden, die Teams bei der Planung und Überwachung ihrer Projekte durch benutzerfreundliche Schnittstellen und eine breite Palette von Funktionen unterstützt. Die Projektvisualisierung, das Aufgabenmanagement und die Fortschrittsverfolgung in Echtzeit in Verbindung mit einer nahtlosen Integration ermöglichen optimierte Arbeitsabläufe.

Inzwischen gilt Monday.com als Pionier für visuelle und einfach zu bedienende Tafeln. Es bietet kostenlose Pläne an, mit denen Sie die Eignung für Ihr Team testen können. Auch ClickUp ist aufgrund seiner Anpassbarkeit, der leistungsstarken Integration und der einheitlichen Lösung ein würdiger Anwärter.

Die Praxisverwaltungssoftware von Cone ist eine Überlegung wert, denn sie bietet Funktionen wie die Bearbeitung mehrerer Aufgaben durch Angebote, E-Mails, Aufgabenverwaltung und Rechnungsstellung auf einer einzigen Plattform. Zu den Top-Funktionen gehören automatische Kunden-Follow-ups, zentralisierte Korrespondenz, integrierte E-Mail-Dienste und ein effizientes Kundenportal, das sowohl für kleine als auch für große Teams geeignet ist. Cone ist außerdem deutlich günstiger als einige seiner Konkurrenten. Beachten Sie auch andere verfügbare beste Workflow-Software für Buchhalter.

Werkzeuge für Kommunikation und Zusammenarbeit

Es kann schwierig sein, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten - egal, ob es sich um Ihr Team oder Ihre Kunden handelt. Hier kann Kommunikationssoftware Ihnen helfen, Ihre Konversation richtig zu organisieren, Meetings reibungslos ablaufen zu lassen und Ihre Projekte problemlos voranzutreiben.

Warum brauchen Sie Kommunikationsmittel?

• Schnelle Kommunikation über eine einheitliche Software mit allen Mitarbeitern des Unternehmens durch Sofortnachrichten
• Arbeiten Sie mit Ihrem Team in Echtzeit an demselben Dokument.
• Führen Sie schnelle Videoanrufe durch, teilen Sie Updates sofort mit und halten Sie Ihre Kunden auf dem Laufenden.

Beste Werkzeuge

Die bekanntesten Tools für die Zusammenarbeit auf dem Markt sind Slack, Microsoft und Zoom.

Slack hat sich zu einem beliebten Teamkanal entwickelt, über den die Mitglieder jederzeit in Echtzeit kommunizieren können. Es ermöglicht direkte Nachrichten, Dateifreigabe, Audio- und Videoanrufe und unterstützt auch Integrationen mit Apps wie Google Drive, Trello und Zoom, was es zu einem beliebten Tool für Remote-Arbeit macht.

In der Zwischenzeit hat Microsoft Teams den Vorteil der Integration von Microsoft Office 365. Seine Funktionen wie Chat und Messaging, Videokonferenzen, einfache Dateifreigabe und Besprechungsplanung bieten einen zentralen Knotenpunkt für Diskussionen. \

Zoom gewann während der Pandemie an Popularität, da es Online-Meetings in großem Umfang ermöglicht und die Durchführung von Webinaren und Online-Veranstaltungen erleichtert. Funktionen wie Breakout-Räume am Bildschirm und Aufzeichnung machen es für Unternehmensveranstaltungen nützlich. Die Wahl zwischen diesen Programmen hängt von Ihren primären Kommunikationsbedürfnissen und den Anforderungen an die Skalierbarkeit ab.

Software für Buchhaltung und Finanzverwaltung

Die Verwaltung der Finanzen Ihres Unternehmens muss Ihnen keine Kopfschmerzen bereiten. Untersuchungen haben ergeben, dass der Einsatz von in der Cloud gehosteter Buchhaltungssoftware die Betriebskosten um bis zu 50 % senkt. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware können Sie Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen und Steuern nachverfolgen, ohne sich mit Tabellenkalkulationen verrückt machen zu lassen.

Warum brauchen Sie eine Software für Buchhaltung und Finanzverwaltung?

• Nutzen Sie die nativen Berichts- und Analysefunktionen, um den Cashflow zu prognostizieren und die richtigen Entscheidungen für die zukünftige finanzielle Situation zu treffen.
• Die Aufzeichnungen werden stets ordentlich geführt, und alle Belege, die für die Besteuerung erforderlich sind, sind gut geordnet.
• Erstellen Sie Rechnungen und versenden Sie sie sofort, stellen Sie automatische Benachrichtigungen ein, wenn Sie schneller bezahlt werden möchten, oder leisten Sie sogar Zahlungen online.

Beste Werkzeuge

QuickBooks ist eine beliebte Buchhaltungssoftware, die von kleinen und mittelständischen Unternehmen gleichermaßen genutzt wird. Das intuitive Design und die einfache Interaktion in Verbindung mit Funktionen wie Rechnungsstellung, Spesenerfassung, Gehaltsabrechnung und Steuervorbereitung machen es effizient. Der zusätzliche Vorteil ist eine mobile App.

Xero ist ein enger Konkurrent mit Cloud-Lösungen für Unternehmer und Buchhalter, die zusammenarbeiten, um den Überblick über ihre Konten zu behalten. Abgesehen von den QuickBook-Funktionen bietet es schlankere Lösungen, die es dem Unternehmen ermöglichen, sich mehr auf sein Wachstum zu konzentrieren.

FreshBooks ist auch eine beliebte Wahl bei Freiberuflern, Unternehmen und Kleinunternehmern, die Probleme mit der Rechnungsstellung und Zeiterfassung haben. Es bietet neben schnellen Zahlungslösungen auch Angebots- und Projektmanagement. Cone ist ebenfalls in diesem Bereich tätig und bietet die meisten dieser Funktionen mit dem zusätzlichen Vorteil einer optimalen Kostenrechnung.

Vorschlagssoftware

Ein perfektes Angebot kann über Erfolg oder Misserfolg eines Geschäfts entscheiden. Aus Berichten geht hervor, dass nur 36 % der Vertriebszeit für den Verkauf aufgewendet werden, während die restlichen 65 % auf die Ausarbeitung von Angeboten entfallen. In solchen Fällen reduziert der Einsatz von Angebotssoftware einen Großteil des Stresses bei der Erstellung von Angeboten und erhöht die Konversionsrate. Diese Tools helfen bei der Erstellung, Übermittlung und Überwachung von Angeboten, um zu gewährleisten, dass Ihre Angebote für die Kunden optimal sind.

Warum brauchen Sie eine Angebotssoftware?

• Mit Vorlagen und Drag-and-Drop-Funktionen können Sie beeindruckende Angebote erstellen und so wertvolle Zeit sparen.
• Erkennen Sie, wann Kunden Ihre Angebote öffnen und wie viel Zeit sie für die einzelnen Abschnitte aufwenden, und sorgen Sie für ein effektives Follow-up.
• Die Angebotssoftware kann mit Ihren CRM- und Projektmanagement-Tools verbunden werden, so dass alles für reibungslose Arbeitsabläufe synchronisiert wird.

Beste Werkzeuge

Die einheitliche Lösung von Cone für die Verwaltung von Angeboten, Rechnungen und Abrechnungen mit Funktionen wie anpassbaren Vorlagen, z. B. für Buchhaltungsangebote, einem übersichtlichen Kundenportal und der Integration von elektronischen Signaturen ermöglicht es Ihnen, die besten Angebote für Kunden zu erstellen, einschließlich Abrechnung und Zahlungen auf einer einzigen Plattform.

Proposify vereinfacht die Erstellung von Vorschlägen mit einer Drop-and-Drag-Oberfläche und Vorschlagsvorlagen. Proposify verbessert den Angebotsprozess, indem es Teams ermöglicht, schnell visuell ansprechende Dokumente zu erstellen.

PandaDoc ist eine weitere Option, die die Erstellung, Verteilung und Verwaltung von Angeboten rationalisiert. Die intuitiven Funktionen von PandaDoc in Kombination mit den Analysetools erleichtern die Erstellung von Angeboten.

Wussten Sie schon, dass für viele professionelle Dienstleister Marketing und SEO entscheidend sind, um Kunden zu halten und zu gewinnen? Marketing- und SEO-Tools können ungemein nützlich sein. Sie helfen Unternehmen, die Sichtbarkeit ihrer Website zu erhöhen, potenzielle Kunden zu gewinnen und glaubwürdige Marken zu sein. Ein herausragendes Tool, das Ihnen dabei helfen kann, ist Rank Tracker. Es ermöglicht Ihnen, die Leistung Ihrer Website zu überwachen, Keyword-Rankings zu verfolgen und die Strategien Ihrer Wettbewerber zu analysieren. Probieren Sie die verschiedenen Tools wie Rank Tracker, Web Audit und SEO Checklist aus, um Leads in loyale Kunden zu verwandeln.

CRM-Software

Mithilfe von CRM-Software können Sie die Daten Ihrer Kunden verwalten und mit ihnen auf eine Weise interagieren, die sowohl für Sie als auch für sie bequem ist.

Warum brauchen Sie eine CRM-Software?

• Rufen Sie schnell Kundendaten ab, z. B. Kontaktdaten, sehen Sie frühere Interaktionen ein und erfahren Sie, welche Präferenzen sie haben.
• Verbesserung des Kommunikationsprozesses beim Versenden von Nachrichten und bei der Nachbereitung
• CRMs sind nützlich, um Ihre Pipeline zu verfolgen, um zu verstehen, welche Leads Sie jetzt haben, wie hochwertig diese sind und was Sie wahrscheinlich in Zukunft bekommen werden.

Beste Werkzeuge

Salesforce nimmt heute einen wichtigen Platz auf dem CRM-Markt ein und ist bekannt für seine umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten und die Verfügbarkeit umfangreicher Funktionen. Zu seinen Funktionen gehören Lead- und Opportunity-Management, Kontakt- und Account-Management, Vertriebsprognosen sowie Workflow- und Marketing-Automatisierung.

HubSpot CRM ermöglicht es Unternehmen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, mit Echtzeit-Einblicken und Berichten. Zu den Funktionen gehören Kontaktmanagement, Pipeline-Management, Hubspot-Apps, E-Mail-Verfolgung und Vertriebsberichte. Viele KMUs nutzen HubSpot CRM, weil es eine kurze Lernkurve hat und die Plattform eine kostenlose Testversion bietet.

Jetzt aufstocken

Die Investition in die richtige Technologie ist ein kluger Schachzug und für das Wachstum unerlässlich. Wenn Unternehmen ihren Tech-Stack mit Tools verbessern, die die Projektüberwachung und -zusammenarbeit erleichtern, dann können professionelle Dienstleistungsunternehmen florieren. Schließlich steigern optimierte Arbeitsabläufe nicht nur die Produktivität, sondern verbessern auch die Qualität der Kundenerfahrung. Es besteht kein Zweifel an der Bedeutung von technischen Tools für die Effizienz in der heutigen Zeit. Wenn Sie als professionelles Dienstleistungsunternehmen etwas erreichen wollen, müssen Sie sofort die passende Technologie finden.