Entfernte Social Media-Teams: Wie man effektiv kommuniziert

Intro

Im Jahr 2023 arbeiten viele Social-Media-Teams aus der Ferne, entweder in Teil- oder Vollzeit. Viele Unternehmen haben nach der Pandemie nicht nur eine hybride oder WFH-Politik beibehalten. Durch das Angebot der vollständigen Fernarbeit können die Teams auch die besten Talente anziehen, die der Arbeitsmarkt zu bieten hat.

Die Koordinierung eines Social-Media-Teams aus der Ferne kann jedoch eine Herausforderung sein. Vor allem, wenn es um die Kommunikation geht.

Wie können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten auf der gleichen Seite stehen? Dass die Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren? Wie können Sie Reibungsverluste und Missverständnisse minimieren?

Im Folgenden finden Sie sieben Tools und Strategien, die Sie nutzen können, um effektiv mit Ihrem Social-Media-Team zu kommunizieren.

Entscheiden Sie sich für ein einziges System für die Zusammenarbeit an Dokumenten

(Quelle: Freepik)

Zunächst einmal müssen Sie sich für eine Plattform für die Zusammenarbeit an Dokumenten entscheiden, an die sich alle Beteiligten halten. Ja, das ist einfach. Dennoch verlieren viele Teams immer noch zu viel Zeit durch das Hin- und Herschicken von Dokumenten und das unnötige Konvertieren zwischen Dateiformaten.

Entscheiden Sie sich für ein einziges Cloud-basiertes System für die Zusammenarbeit an Dokumenten, mit dem Sie Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen gemeinsam nutzen, erstellen und bearbeiten können. Ganz gleich, ob es sich um eine Nachbereitung des zweiten Quartals, eine Strategiepräsentation oder den Jahresbericht handelt, mit einem zentralen System ist es viel einfacher, ein zusammenhängendes Dokument mit einem Minimum an Frustration zu erstellen.

Die derzeit gängigsten Cloud-basierten Lösungen sind Google Workspace und Microsoft 365. Beide bieten eine Vielzahl von Dateitypen und lassen sich mit einer Vielzahl anderer Unternehmensanwendungen integrieren.

Cloud-basierten Lösungen den Vorzug geben

Cloud-basierte Lösungen sollten Sie für möglichst viele Ihrer Arbeitsabläufe einsetzen, nicht nur für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten.

Dateispeicherung, Grafikdesign, Videobearbeitung. Für all das gibt es ausgefeilte Cloud-basierte Tools. Und sie machen das Leben von Remote-Teams so viel einfacher.

Nehmen wir an, eines Ihrer Teammitglieder entwirft eine Grafik für ein Instagram-Reel oder einen Beitrag über ein Testimonial für Ihr neuestes Produkt. Wenn er dies in Photoshop auf seinem persönlichen Laptop macht, kann nur er daran arbeiten. Und wenn er krank wird oder aus anderen Gründen nicht verfügbar ist, sind Sie aufgeschmissen.

Die effizientere Lösung ist die Verwendung eines Cloud-basierten Design-Tools wie Canva. Ihr gesamtes Team hat Zugriff auf alle Entwürfe. Und solange Sie Ihre Dateien und Projekte richtig benennen, kann jeder finden und bearbeiten, was er braucht.

Versuchen Sie asynchrone Besprechungen

Als Nächstes sollten Sie asynchrone Videoanrufe in Erwägung ziehen, vor allem, wenn Sie Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen haben.

Videoanrufe sind eine großartige Möglichkeit für Teammitglieder, zu interagieren, Ideen auszutauschen, ihre neuesten Entwürfe vorzustellen, Feedback zu komplexen Konzepten zu erhalten und sich zusammenzuschließen. Allerdings verschlingen sie auch sehr viel Zeit. Und sie können schwierig zu arrangieren sein, vor allem, wenn Ihr Team international ist.

Bei asynchronen Besprechungen hingegen können Sie Ihren Beitrag als Videoclip aufzeichnen - inklusive Bildschirmfreigabe - und ihn dann über einen einfachen Link freigeben. Der Rest Ihres Teams kann ihn dann ansehen, wenn er Zeit hat. Außerdem können sie das automatische Transkript auf die interessantesten Informationen hin überprüfen, Ihren Clip beschleunigen oder verlangsamen und über Kommentare oder ein eigenes Video reagieren.

Auf diese Weise können Sie viel mehr und komplexere Informationen als per E-Mail übermitteln, ohne dass Sie einen Zeitpunkt für einen Videoanruf finden müssen, der allen Beteiligten passt.

Zentralisieren Sie Ihre Geschäftstelefonie

Eine weitere hervorragende Möglichkeit, Ihre Kommunikationseffizienz zu steigern, ist die Einrichtung eines zentralen Telefondienstes für Unternehmen.

Wie viele andere Tools auf dieser Liste sind auch die modernen Telefondienste für Unternehmen in der Regel cloudbasiert. Das bedeutet, dass Ihr Team von überall aus darauf zugreifen kann, egal wo es sich befindet.

Außerdem verfügen sie über viel mehr Kanäle als nur Sprachanrufe. Videoanrufe, Instant Messaging, Live-Chat und E-Mail sind ebenfalls oft enthalten.

Darüber hinaus bieten viele Anbieter raffinierte Zusatzfunktionen, die oft auf künstlicher Intelligenz beruhen, um Ihnen das Leben zu erleichtern. Einige Dienste bieten zum Beispiel automatische Gesprächsprotokolle und Zusammenfassungen an. So wird das Führen von Sitzungsprotokollen zum Kinderspiel.

Nutzen Sie die nachrichtenbasierte Zusammenarbeit im Team

(Quelle: Freepik)

Haben Sie genug von endlosen E-Mail-Ketten? Und wichtige Nachrichten zu verpassen, weil jemand vergessen hat, auf "alles beantworten" zu klicken?

Dann sollten Sie stattdessen auf nachrichtenbasierte Tools für die Teamzusammenarbeit umsteigen. In den letzten Jahren haben sich vor allem Slack und Discord als starke Konkurrenten in diesem Bereich erwiesen. Und das aus gutem Grund.

Mit diesen Tools können Sie die Kommunikation zwischen Teammitgliedern effizient strukturieren. Sie können zwar eine direkte Nachricht an jemanden senden, aber die meisten Mitteilungen sind in Kanäle unterteilt.

Nehmen wir an, Sie haben in Ihrem Team eine Arbeitsgruppe, die eine neue Strategie für kurze Videoinhalte als Reaktion auf ein mögliches TikTok-Verbot in den USA ausarbeiten soll. Anstatt die Mitglieder dieser Arbeitsgruppe per E-Mail zu kontaktieren, können Sie einen Slack-Kanal einrichten, in dem sie Nachrichten austauschen und Dokumente gemeinsam nutzen können. Auf diese Weise muss niemand befürchten, wichtige Informationen zu verpassen.

Nutzung von Projektmanagement-Suiten

Wenn Sie an größeren oder komplexeren Projekten arbeiten oder ein größeres Team koordinieren müssen, sollten Sie den Einsatz eines Projektmanagement-Tools in Betracht ziehen.

Diese Tools verfügen über ausgefeiltere Funktionen als die oben genannten Tools für die Zusammenarbeit. Mit ihnen können Sie Rollen zuweisen, Fristen festlegen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben einrichten und Arbeitsabläufe klären.

Jedes Teammitglied sieht die ihm zugewiesenen Aufgaben und das Datum, bis zu dem sie erledigt sein müssen. Und wenn Sie sich über den Status eines Projekts informieren möchten, können Sie es ganz einfach als Kanban-Tafel oder Gantt-Diagramm anzeigen lassen.

Wählen Sie das beste Fernverwaltungsprogramm für soziale Medien

Und schließlich ist da noch das Tool zur Verwaltung der sozialen Medien, das Sie verwenden. In einem dezentralen Team kann die Auswahl des für Ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Tools etwas schwierig sein. Es gibt unterschiedliche Prioritäten.

Überlegen Sie, wie viele Benutzer die verschiedenen Tools bei den verschiedenen Plänen zulassen. Ob Sie Workflows und unterschiedliche Berechtigungen für verschiedene Rollen festlegen können. Ob es möglich ist, Entwürfe zu speichern und zu bearbeiten und Kommentare und Vorschläge zu hinterlassen.

Das mag einfach klingen, aber viele großartige Tools für die Verwaltung sozialer Medien enthalten diese Funktionen nicht und sind daher weniger gut für Remote-Teams geeignet.

Schlussfolgerung

Die Arbeit in einem Remote-Team kann für motivierte Social-Media-Experten eine großartige Erfahrung sein. Und Sie können ein fantastisches, engagiertes und produktives Team zusammenstellen, das die Social-Media-Aktivitäten Ihres Unternehmens auf die nächste Stufe hebt.

Das heißt, solange die Kommunikation reibungslos funktioniert.

Wenn Sie die oben genannten Tools und Strategien in Ihre Arbeitsabläufe integrieren, können Sie genau das sicherstellen. So können Sie Frustration, Fehlkommunikation und Reibungsverluste minimieren. Und Sie stellen sicher, dass Ihr gesamtes Team synchron auf Ihre gemeinsamen Ziele hinarbeiten kann.