So optimieren Sie Ihre SaaS-Ausgaben im Jahr 2023

Intro

Eine kürzlich von BetterCloud durchgeführte Studie hat ergeben, dass die Nutzung von SaaS-Anwendungen um 18 % zugenommen hat, wobei im Durchschnitt 130 Anwendungen genutzt werden, gegenüber 110 Anwendungen im Jahr 2022.

Die Ausgaben für Software sind mittlerweile die drittgrößten in einem Unternehmen, gleich nach den Ausgaben für Mitarbeiter und Büromiete. Dies zeigt, dass Unternehmen SaaS-Anwendungen wegen ihrer Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit annehmen.

Einem Bericht von Flexera zufolge werden jedoch rund 29 % der Ausgaben für SaaS-Software von den Teams nicht ausreichend genutzt, was zu einem schlechten ROI führt.

In Anbetracht des wirtschaftlichen Abschwungs im Jahr 2023 ist es jetzt an der Zeit, sich auf die Optimierung der SaaS-Ausgaben zu konzentrieren, bevor es zu spät ist.

In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, warum Unternehmen zu viel Geld für SaaS ausgeben und wie sie ihre Softwareausgaben optimieren und ihren ROI steigern können.

Was ist SaaS-Ausgabenoptimierung?

DieOptimierung der SaaS-Ausgaben bezieht sich auf die gemeinsamen Schritte, die die IT- und Finanzteams eines Unternehmens unternehmen, um die Kosten für SaaS-Software zu senken. Es handelt sich um einen fortlaufenden Prozess, der sich auf die Analyse der Anwendungsnutzung, die Lizenznutzung, die Schatten-IT, die Nachverfolgung von Verlängerungen usw. konzentriert, mit dem letztendlichen Ziel, den maximalen Nutzen aus jeder Anwendung zu ziehen.

Doch bevor Sie über Möglichkeiten zur Senkung der Softwareausgaben sprechen, müssen Sie feststellen, wo Sie zu viel Geld ausgeben.

Fünf Gründe, warum Sie zu viel für SaaS ausgeben

Schatten-IT oder Käufe

Darunter versteht man den Kauf einer SaaS-Anwendung durch Mitarbeiter mit einer Firmenkreditkarte ohne die Genehmigung der IT- oder Finanzabteilung. Die Studie von Gartner berichtet, dass 30 bis 40 % der Softwareausgaben in einem Unternehmen auf Schatten-IT zurückzuführen sind, weil Erneuerungen versäumt wurden und versteckte Kosten entstehen.

(Quelle)

Einkaufen über den Bedarf hinaus

Alle Unternehmen neigen dazu, ihr Wachstum zu prognostizieren und über ihren Bedarf hinausgehende Lizenzen zu erwerben. Letztendlich bleiben die meisten Lizenzen ungenutzt, was zu einem schlechten ROI und verschwendeten Ausgaben führt.

Mangelnde Transparenz der Anwendungen und Ausgaben

Der Hauptgrund, warum Unternehmen am Ende zu viel Geld für SaaS ausgeben, ist, dass sie keinen vollständigen Überblick über die von ihnen genutzten Anwendungen und die Ausgaben für jede Anwendung haben. Wir schreiben das Jahr 2023, und einige Teams verwenden immer noch Tabellenkalkulationen zur Verwaltung von SaaS-Anwendungen.

Verpasste Verlängerungen

Mangelnde Ausgabentransparenz und eine tabellenbasierte Nachverfolgung führen dazu, dass Verlängerungen verpasst werden, was die SaaS-Anbieter ausnutzen und Ihnen mehr in Rechnung stellen. Schatten-IT-Anwendungen führen oft zu automatischen Verlängerungen, was zu höheren Ausgaben führt.

Das Finanzteam wird nicht in der Lage sein, diese erhöhten Ausgaben zu ermitteln, weil es nicht weiß, dass die App in seinem SaaS-Stack existiert.

Fehlendes Preis-Benchmarking

Wenn Sie nicht wissen, was Ihre Mitbewerber für ähnliche Anwendungen zahlen, zahlen Sie möglicherweise zu viel für Abonnements. Wenn Sie die neuesten Preisbenchmarks nicht kennen, werden SaaS-Anbieter daraus Kapital schlagen und Ihnen mehr für die Anwendungen berechnen, was zu überhöhten Ausgaben führt.

Optimieren Sie Ihre SaaS-Ausgaben im Jahr 2023

Sie wissen jetzt, dass Unternehmen zu viel Geld für SaaS ausgeben, aber wussten Sie auch, dass Sie nur eine Lösung benötigen, um Ihre SaaS-Ausgaben zu optimieren?

Ja, Sie brauchen nur eine SaaS-Ausgabenmanagement-Plattform, um die Kosten für SaaS-Anwendungen zu senken und Ihr SaaS-Portfolio zu optimieren.

Und so läuft es ab:

Vollständige SaaS-Transparenz

SaaS-Ausgabenmanagementplattformen verfügen über eine umfangreiche Integrationsbibliothek, die eine Verbindung zu den SSO-, Finanz- und HRIS-Systemen eines Unternehmens ermöglicht. Diese Integrationen ermöglichen es der Plattform, 100 %ige Transparenz über Ihre SaaS-Anwendungen, Anbieter und die jeweiligen Ausgaben für jeden Benutzer, jede Abteilung und jede Kostenstelle zu bieten.

Sobald IT-Teams einen zentralen Überblick über das SaaS-Portfolio erhalten, wird die Verwaltung der Anwendungen und die Identifizierung von Schatten-IT-Anwendungen und doppelten Anwendungen einfacher. Alle nicht genehmigten Anwendungen im Stack können eliminiert werden, was zu höheren Einsparungen führt.

Die Finanzteams können auch sehen, wie viel die einzelnen Abteilungen für SaaS-Anwendungen ausgeben. Sie können die Ausgabendaten verwenden, sie mit den Nutzungsdaten vergleichen und die richtigen Entscheidungen zur Kostenoptimierung treffen.

Profi-Tipp: Verwenden Sie eine SaaS-Verwaltungsplattform, die den gesamten SaaS-Lebenszyklus abdeckt, von der Beschaffung und Verhandlung bis zur Bereitstellung, Verwaltung und Erneuerung.

Analysieren Sie Ihre App-Nutzungsdaten

SaaS-Verwaltungsplattformen können über APIs direkt in SaaS-Anwendungen integriert werden und liefern genaue Nutzungsdaten. Finanzteams können diese Nutzungsdaten analysieren, um nicht ausgelastete Anwendungen zu identifizieren und den ROI auf der Grundlage der Ausgaben zu berechnen.

Einblicke in die Nutzung zeigen die Anforderungen des Teams, wie sie die App verwenden und wie viele Lizenzen genutzt werden. Sie können die ungenutzten Lizenzen nutzen und sie den Nutzern zuweisen, die sie benötigen, oder Sie können die Anzahl der Lizenzen während der Verlängerungsverhandlungen richtig anpassen und die SaaS-Ausgaben optimieren.

Die Analyse der Nutzungsdaten und die richtige Dimensionierung der Lizenzen helfen Ihnen, den maximalen Nutzen aus einer Anwendung zu ziehen und Ihren ROI zu steigern.

Konsolidierung von Anwendungen oder Anbietern

Die Konsolidierung von Anwendungen oder Anbietern ist für CFOs und Leiter der Beschaffungsabteilung von Unternehmen zur wichtigsten Taktik geworden, um SaaS-Ausgaben zu reduzieren. Die App-Konsolidierung ist ein Prozess, bei dem Sie redundante oder ausgabenintensive Anwendungen, die ähnlichen Zwecken dienen, identifizieren und sie in einer einzigen Lösung konsolidieren.

Nehmen wir zur Veranschaulichung ein Szenario an, in dem Ihr Vertriebsteam Salesloft für das Sales Enablement verwendet, das Marketingteam Mailchimp für das E-Mail-Marketing und das Kundenteam Hubspot für CRM-Zwecke.

Die Anbieterkonsolidierung bezieht sich auf die Zusammenlegung von Salesloft- und Mailchimp-Funktionen in Hubspot, das umfassende Funktionen für Sales Enablement, E-Mail-Marketing und CRM bietet.

(Quelle)

Durch die Konsolidierung dieser Tools kann Ihr Unternehmen den Betrieb rationalisieren, die SaaS-Verwaltung vereinfachen und die SaaS-Einsparungen erhöhen.

Pro-Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie die Anwendungen Ihrer langjährigen, vertrauenswürdigen Anbieter nicht konsolidieren.

Vertragsverlängerungen automatisieren

Schaffen Sie Ihre Tabellenkalkulationen ab. Diese senden keine proaktiven Benachrichtigungen über anstehende Verlängerungen. Sie brauchen ein automatisiertes System zur Verwaltung von Vertragsverlängerungen, um den Verlängerungen immer einen Schritt voraus zu sein. Glücklicherweise kann eine SaaS-Verwaltungsplattform Sie bei der Automatisierung von Vertragsverlängerungen unterstützen.

Automatische Verlängerungen können ein Ärgernis sein. Eine Plattform für das Verlängerungsmanagement erstellt einen Verlängerungskalender auf der Grundlage des Vertragsdatums und leitet 90 Tage vor Ablauf der Frist Workflows ein, um automatische Verlängerungen zu verhindern.

SaaS-Verwaltungsplattformen wie CloudEagle können mit Slack integriert werden und 90 Tage vor dem Verlängerungsdatum automatische Verlängerungswarnungen senden. So haben Sie genügend Zeit, Ihre App-Nutzung zu analysieren und eine Verhandlungsstrategie vorzubereiten, um Ihre Lizenzen richtig zu dimensionieren und Ihre Ausgaben zu optimieren.

Denken Sie daran, dass Sie bei Verlängerungsverhandlungen mit dem Anbieter verhandeln können, um ungenutzte Lizenzen zu streichen, die Preispläne je nach Nutzung herabzustufen und die Anbieter zu konsolidieren.

Pro-Tipp: Wenn Sie den Vertrag neu aushandeln wollen, sollten Sie die Verhandlungen frühzeitig aufnehmen oder den Anbietern Ihre Entscheidung vor Ablauf der Kündigungsfrist mitteilen.

Mit Preisbenchmarks zum Verhandlungserfolg

Verhandlungen mit Anbietern spielen eine wichtige Rolle für den Erfolg Ihres SaaS-Ausgabenoptimierungsprozesses. Geschickte Verhandlungen können zu größeren SaaS-Kosteneinsparungen führen, während unzureichende Verhandlungen die Ausgaben ungewollt erhöhen können.

Durch Verlängerungsverhandlungen können Sie Ihre Lizenzen richtig dimensionieren, überflüssige Anwendungen je nach Umfang eliminieren und mit einem Anbieter über einen Rabatt oder eine günstige Laufzeit neu verhandeln.

Bevor Sie jedoch in Verhandlungen mit SaaS-Anbietern eintreten, sollten Sie Preisbenchmarks analysieren, um herauszufinden, was Ihre Mitbewerber für eine ähnliche Anwendung zahlen. Nutzen Sie Benchmarks als Druckmittel, um günstige Preise, Rabatte oder zusätzliche Funktionen auszuhandeln.

In manchen Fällen ist Ihr Beschaffungsteam mit strategischen Aufgaben ausgelastet und hat keine Zeit, mit den Anbietern zu verhandeln. Aber keine Sorge, Sie können Ihre Verhandlungen an SaaS-Einkaufsexperten auslagern.

Diese unterstützten Einkäufer fungieren als Ihr erweitertes Beschaffungsteam. Sie analysieren Ihre Anforderungen und die Anwendungsnutzung, führen Marktrecherchen durch, ermitteln die neuesten Preisbenchmarks und verhandeln in Ihrem Namen mit den Anbietern, um die besten Preisbedingungen und Rabatte zu erzielen.

Profi-Tipp: SaaS-Anbieter sind clever. Gehen Sie nicht unvorbereitet in die Verhandlungen, denn Sie könnten leicht dazu verleitet werden, mehr als nötig zu zahlen. Bereiten Sie eine klare Verhandlungsstrategie vor und gehen Sie dann vor.

Bonus

SaaS-Budgetierung

Wir haben die fünf Möglichkeiten zur Optimierung der SaaS-Ausgaben erörtert. Wir können für diese Taktiken bürgen, weil CFOs, Beschaffungsleiter und Betriebsleiter weltweit sie anwenden.

Am besten ist es jedoch, den SaaS-Stack und die Ausgaben zu optimieren, anstatt in letzter Minute zu versuchen, die Ausgaben zu reduzieren, nachdem Sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben verloren haben.

Profi-Tipp: Konzentrieren Sie sich auf operative Exzellenz und nicht auf kontinuierliche Verbesserung

Um operative Exzellenz zu erreichen, müssen Sie den Schwerpunkt auf die SaaS-Budgetierung legen. Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick, analysieren Sie die Nutzung, verstehen Sie die Anforderungen und weisen Sie Ihr Budget entsprechend den Anwendungen und Teams zu, die es benötigen.

• Festlegen von Budgetgrenzen für jede Abteilung.
• Regelmäßige Haushaltsprüfungen durchführen
• Nutzung und Neuzuweisung von Haushaltsmitteln, wann immer dies erforderlich ist.

Dennoch benötigen Sie eine SaaS-Verwaltungsplattform, um die Nutzung und die Ausgaben zu analysieren und die Budgets zuzuweisen, daher sollten Sie die Auswahl der richtigen Plattform nicht übersehen.

Pro-Tipp: Bringen Sie alle Beteiligten zusammen, um die Anforderungen zu verstehen, bevor Sie das Budget zuweisen, um Ineffizienzen zu vermeiden.

Schlussfolgerung

In Anbetracht des wirtschaftlichen Abschwungs im Jahr 2023 ist es höchste Zeit, dass sich Unternehmen auf die Optimierung ihrer SaaS-Ausgaben konzentrieren, anstatt überflüssige Anwendungen oder Lizenzen zu kaufen, indem sie das potenzielle Wachstum prognostizieren.

Wenn Sie wissen, wo Sie zu viel Geld ausgeben, wird der Prozess der SaaS-Kostenoptimierung einfacher. In diesem Artikel finden Sie praktische Tipps, mit denen Finanz- und IT-Teams die vollständige Kontrolle über ihre SaaS-Ausgaben erlangen können.

Denken Sie daran, dass die Optimierung der SaaS-Ausgaben nie endet; es handelt sich um einen zyklischen Prozess, und mit der richtigen SaaS-Verwaltungsplattform wie CloudEagle können Sie operative Spitzenleistungen erzielen und Ihren Gewinn steigern.