Wie man einen Programmverwaltungsplan erstellt

Intro

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Vision für Ihr Unternehmen - ein transformatives Ziel, das ein koordiniertes Vorgehen und die nahtlose Integration mehrerer Projekte erfordert. Es umfasst mehrere kleinere Projekte, die alle zusammenarbeiten müssen, um das Gesamtziel zu erreichen. Der gesamte Prozess kann komplex und herausfordernd sein, aber Sie brauchen einen Programmmanagementplan, mit dem Sie beginnen können.

Ein Programmmanagementplan ist der umfassende Fahrplan, der diese Projekte unter einem gemeinsamen Ziel vereint und ihre Bemühungen und Ressourcen aufeinander abstimmt, um das Wachstum der Organisation zu maximieren. Er enthält wichtige Elemente wie den Umfang, eine Programmgrundlinie, ein Budget usw.

Wenn Sie planen, eine Vision für das Wachstum Ihres Unternehmens umzusetzen, ist die Erstellung eines Programmmanagementplans erforderlich. In der folgenden Diskussion haben wir das Wesentliche zu diesem Thema zusammengefasst, einschließlich der Definition und der praktischen Schritte zur Entwicklung eines Programmmanagement-Tools. Fangen wir an!

Was ist ein Programmverwaltungsplan?

Ein Programmmanagementplan ist wie ein Masterplan, der darlegt, wie Sie all diese kleineren Projekte verwalten und koordinieren werden, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft und Sie Ihr Hauptziel erfolgreich erreichen.

Es enthält alle Einzelheiten über die Funktionsweise des Programms, einschließlich seiner verschiedenen Komponenten wie Projekte und Initiativen, und darüber, wie es einen Nutzen erzielen soll. Außerdem werden die Zeitpläne und Methoden zur genauen Überwachung der Fortschritte erläutert.

Dieses Dokument kann sich weiterentwickeln und wird mit dem Fortschreiten des Programms aktualisiert. Sobald das Programm abgeschlossen ist, wird dieses Dokument zu einem wichtigen Instrument für die Überprüfung und Genehmigung von Änderungen des Budgets, des Zeitplans, des Umfangs und der Ziele.

Kurz gesagt, der Programmmanagementplan ist ein wichtiger Leitfaden, der das gesamte Programm auf Kurs hält und zum Erfolg führt. Er umfasst Umfang, Zeitplan, Ressourcen, Budget, Risikomanagement und Kommunikation.

Darüber hinaus sind Überwachung und Analyse in einem Programmmanagementplan ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Legen Sie fest, wie Sie den Erfolg messen werden und welche Faktoren oder Messgrößen zur Bewertung des Projekterfolgs geeignet sind.

Programmmanager sind die Personen, die für die Entwicklung eines Programmmanagementplans verantwortlich sind. Sie müssen die Strategie und die Ziele des Programms verstehen.

Darüber hinaus sollten sich die Programmmanager darüber im Klaren sein, dass der Erfolg eines Programmplans darin besteht, ein qualitativ hochwertiges Produkt fristgerecht und innerhalb des Budgets zu liefern. Stattdessen wird der Erfolg daran gemessen, wie effektiv das Programm die Bedürfnisse der Organisation erfüllt und Nutzen stiftet.

Programm-Management vs. Projekt-Management

(Bild über Freepik)

In der Tat ähneln sich Programm- und Projektmanagement in Bezug auf wichtige Messungen und Indikatoren. Sie können sich aber auch in mehreren Aspekten völlig unterscheiden. Hier erfahren Sie, wie Sie die beiden unterscheiden können.

Im Mittelpunkt desProjektmanagements steht die effiziente und effektive Durchführung bestimmter Aufgaben oder Projekte. Es zielt darauf ab, ein Endprodukt oder eine Dienstleistung innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens, Budgets und Qualitätsstandards zu liefern. Projekte sind in der Regel zeitlich begrenzt und haben klare Anfangs- und Enddaten.

Sie können an externe Auftragnehmer vergeben werden, und die Organisation, die das Projekt durchführt, kann für einen Stakeholder arbeiten, der Teil der Organisation sein kann oder auch nicht. Das Hauptziel des Projektmanagements besteht darin, die Ergebnisse und Ziele des Projekts erfolgreich zu erreichen.

DasProgrammmanagement hingegen befasst sich mit einer Gruppe verwandter Projekte und Initiativen, die zusammenarbeiten, um strategische Ziele und Vorteile für das Unternehmen zu erreichen. Es konzentriert sich auf die Maximierung des Gesamtnutzens durch die synergetische Verwaltung dieser Projekte.

Der Programmmanager ist ein integraler Bestandteil des Unternehmens. Im Gegensatz zu Projekten sind Programme fortlaufend und haben eine langfristige Perspektive. Der Erfolg des Programmmanagements wird daran gemessen, wie gut es dem Unternehmen nützt und seine strategischen Anforderungen erfüllt.

Fünf Wege zur Erstellung eines Programmmanagementplans

Nachdem wir den Unterschied zwischen einem Programm- und einem Projektmanagementplan verstanden haben, wollen wir uns nun der eigentlichen Diskussion widmen. Hier sind die fünf Möglichkeiten, einen Programmmanagementplan zu erstellen, um den Erfolg Ihrer Organisation zu unterstützen.

#1. Definieren Sie ein Ziel

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Programmmanagementplans besteht darin, das Ziel des Programms klar zu definieren. Als Programmmanager müssen Sie die Hauptziele festlegen, die das Programm erreichen soll.

Ihr Programmziel muss spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sein. Das Ziel könnte zum Beispiel darin bestehen, die Teamzufriedenheit durch die Einführung eines neuen Systems für die Unterbringung von Mitarbeitern in Ihrer Büroumgebung zu verbessern.

Die Festlegung klarer Ziele ist von entscheidender Bedeutung, da sie dem gesamten Programm eine Richtung und einen Zweck geben. So können Sie gezielte und messbare Projekte zur Verbesserung Ihrer Programmleistung beschließen und entwickeln.

#2. Eine Programm-Basislinie festlegen

Die Programmbasislinie dient als Grundlage für das gesamte Programm und gibt wichtige Parameter vor, die während der gesamten Durchführung eingehalten werden müssen. Die folgenden Elemente sind in der Programmbasislinie enthalten:

Umfang

Der Umfang des Programms definiert die Grenzen und das Ausmaß dessen, was abgedeckt werden soll. Er identifiziert alle Projekte, Initiativen und Aufgaben innerhalb des Programms.

Wenn das Programm beispielsweise darauf abzielt, die digitale Präsenz der Organisation zu verbessern, könnte der Umfang Projekte wie die Neugestaltung der Website, die Integration sozialer Medien und die Entwicklung von Mitarbeiter-Apps umfassen.

Haushalt

Das Budget legt die finanziellen Rahmenbedingungen für das Programm fest. Es legt die Gesamtmittel fest, die für die Durchführung des Programms und die Aufteilung der Mittel auf die verschiedenen Projekte zur Verfügung stehen. Eine ordnungsgemäße Mittelzuweisung stellt sicher, dass die finanziellen Mittel sinnvoll eingesetzt werden und keine übermäßigen Ausgaben getätigt werden.

Liefergegenstände

Deliverables sind die greifbaren oder nicht greifbaren Ergebnisse der einzelnen Projekte innerhalb des Programms. Sie sind die Ergebnisse, die von den Interessengruppen und Sponsoren erwartet werden.

Die Ergebnisse eines Projekts im Rahmen des Kundenunterstützungssystems könnten beispielsweise eine funktionale Helpdesk-Software, Tools zur Optimierung der sozialen Medien, Schulungsmaterial für Support-Mitarbeiter und Berichte über Kundenfeedback sein. Um das Verständnis der Kundenbedürfnisse weiter zu verbessern, kann das Projekt auch Umfragen zum Kundenfeedback mit Salesforce einbeziehen. Diese Integration ermöglicht es dem Team, Daten effizient zu analysieren und Dienstleistungen auf die spezifischen Anforderungen und Vorlieben der Kunden zuzuschneiden."

Die Festlegung einer klaren Ausgangsbasis für das Programm bietet einen Bezugspunkt für die Messung von Fortschritt und Leistung. Alle Änderungen, die während der Programmumsetzung vorgenommen werden, sollten mit der Basislinie verglichen werden, um sicherzustellen, dass das Programm auf Kurs bleibt.

#3. Teilen Sie die Idee mit den Beteiligten

Sobald Sie das Programmziel und die Ausgangssituation festgelegt haben, sollten Sie die Vision und die Details des Programms allen relevanten Interessengruppen mitteilen. Stakeholder sind Einzelpersonen oder Gruppen, die an den Programmergebnissen interessiert sind oder von ihnen betroffen sein werden, z. B. Führungskräfte, Manager, Teammitglieder und Kunden.

Initiieren Sie Treffen und Präsentationen oder stellen Sie Erklärvideos zur Verfügung, um die Beteiligten in Diskussionen über die Ziele, Vorteile und erwarteten Ergebnisse des Programms einzubeziehen. Fördern Sie eine offene Kommunikation und gehen Sie auf eventuelle Fragen oder Bedenken ein.

Die Diskussion Ihres Programms mit den Beteiligten ist eine Möglichkeit, Feedback zu erhalten. Hören Sie sich das Feedback der Beteiligten an und lassen Sie ihre wertvollen Erkenntnisse in den Programmplan einfließen.

Darüber hinaus können Sie die Akzeptanz erhöhen, indem Sie aufzeigen, wie das Programm mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmt und wie es ihnen zugute kommen wird. Das Eingehen auf ihre Bedürfnisse und Erwartungen wird eine positive Einstellung zum Programm fördern.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Vereinbarungen, Entscheidungen und Zusagen während der Gespräche mit den Beteiligten dokumentieren. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und bietet eine offensichtliche Referenz für zukünftige Aktionen. Die Einbindung der Beteiligten in die frühe Planung erhöht ihr Engagement für den Erfolg des Programms.

#4. Ausführen des Plans

Nachdem Sie die Unterstützung der Interessengruppen gewonnen haben, ist es an der Zeit, den Programmmanagementplan umzusetzen. Sie müssen die Projektdurchführung, das Ressourcenmanagement, das Risikomanagement, die Zusammenarbeit und die Kommunikation Ihres Programms berücksichtigen.

Die Projektdurchführung ermöglicht es Ihnen, jedes Projekt innerhalb des Programms gemäß dem vordefinierten Umfang, Zeitplan und Budget durchzuführen. Überwachen Sie den Fortschritt regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Aufgaben entsprechend dem Programmplan abgeschlossen werden.

Um Ihr Programm weiter zu unterstützen, sollten Sie den einzelnen Projekten Ressourcen effizient zuweisen, ihre Nutzung überwachen und sicherstellen, dass die Teams über die erforderlichen Fähigkeiten, Hilfsmittel und Unterstützung verfügen, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen. Darüber hinaus sollten Sie potenzielle Risiken und Herausforderungen bewerten und angehen, um Strategien zur Risikominderung zu implementieren.

Die Durchführung des Plans erfordert auch die Überwachung und Kontrolle der Leistung des Programms im Vergleich zur Basislinie. Bleiben Sie flexibel und anpassungsfähig an sich ändernde Umstände. Seien Sie darauf vorbereitet, den Programmansatz aufgrund von Rückmeldungen, neuen Erkenntnissen oder unvorhergesehenen Herausforderungen anzupassen.

#5. Kontrolle und Überwachung des Programms

Die Kontrolle und Überwachung des Programms ist eine entscheidende Phase, die sich über den gesamten Lebenszyklus des Programms erstreckt. Sie umfasst die Überwachung des Programmfortschritts, die Vornahme notwendiger Anpassungen und die Sicherstellung, dass das Programm auf dem richtigen Weg ist, um seine Ziele zu erreichen.

In dieser Phase müssen die Leistung überwacht, Abweichungen identifiziert, die Ursachen analysiert und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. Hier ist eine Erläuterung der einzelnen Schritte:

Leistungsüberwachung

Überwachen Sie regelmäßig die Leistung des Programms, um den Fortschritt in Richtung seiner Ziele zu verfolgen. Dazu gehört die Messung der wichtigsten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs), deren Anzeige in Live-Dashboards des Unternehmens und der Vergleich mit dem Ausgangswert des Programms. Auf diese Weise können die Programmmanager erfolgreiche und verbesserungsbedürftige Bereiche identifizieren.

Identifizierung von Abweichungen:

Bei der Überwachung ist es wichtig, auf Abweichungen vom ursprünglichen Plan zu achten. Wenn das Programm seine Meilensteine oder Ziele nicht erreicht, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass Anpassungen erforderlich sind.

Analyse der Grundursache:

Wenn Abweichungen identifiziert werden, führen Sie eine Ursachenanalyse durch, um die Gründe für die Probleme zu ermitteln. Dazu müssen die Faktoren, die zu den Abweichungen geführt haben, genauer untersucht und ihre Auswirkungen auf den Programmfortschritt verstanden werden.

Ergreifung von Korrekturmaßnahmen:

Führen Sie auf der Grundlage der Ergebnisse der Leistungsüberwachung und der Ursachenanalyse Korrekturmaßnahmen durch, um etwaige Probleme oder Abweichungen zu beheben. Diese Maßnahmen können die Neuzuweisung von Ressourcen, die Anpassung von Zeitplänen oder die Überarbeitung von Strategien beinhalten, um das Programm auf Kurs zu halten.

Ermutigen Sie außerdem Teammitglieder und Interessengruppen zu Feedback, um die Programmverwaltungspraktiken zu verbessern und zukünftige Programme zu optimieren. Dokumentieren Sie alle Entscheidungen, Änderungen und Maßnahmen, die während der Programmdurchführung getroffen wurden, als wertvolle Referenz und als Hilfsmittel, um aus vergangenen Erfahrungen zu lernen.

Schlussfolgerung

Die Erstellung eines Programmmanagementplans ist ein systematischer und wichtiger Prozess, der die Grundlage für eine erfolgreiche Programmdurchführung bildet. Es ist wichtig, die Definition eines Programmmanagementplans zu verstehen und zu wissen, wie er sich von einem Projektplan unterscheidet, bevor Sie ihn für Ihre Organisation entwickeln.

Die oben genannten Schritte umreißen das Wesentliche bei der Erstellung eines Managementplans, von der Definition eines klaren und messbaren Ziels bis hin zur Festlegung einer Programmgrundlage und der Einbindung der Beteiligten. Ganz zu schweigen von der Kontrolle und Überwachung des Programms, die für ein erfolgreiches und wirkungsvolles Programm ebenfalls entscheidend sind.

Ein gut ausgearbeiteter Programmmanagementplan bietet den Fahrplan und die Anleitung, um die Komplexität der Verwaltung miteinander verbundener Projekte zu bewältigen. Wenn sich die Programmmanager gewissenhaft an den Plan halten und die Bedürfnisse der Beteiligten im Auge behalten, kann das Programm wertvolle Vorteile bringen und sich positiv auf den künftigen Erfolg des Unternehmens auswirken.