Wie Sie die Einhaltung von Vorschriften im Jahr 2024 sicherstellen können: Tools, die Ihnen helfen, einen Schritt voraus zu sein

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Seien wir ehrlich - mit den Unternehmensvorschriften Schritt zu halten, kann sich wie ein Jonglierakt anfühlen. Zwischen sich ändernden Steuervorschriften, Datenschutzgesetzen und branchenspezifischen Richtlinien kann man leicht überfordert werden.

Die Sache ist die: Die Einhaltung der Vorschriften bedeutet nicht nur das Abhaken von Kästchen auf einer imaginären Checkliste für Ihr Unternehmen. Es geht darum, Ihr Unternehmen vor Bußgeldern zu schützen, das Vertrauen Ihrer Kunden zu erhalten und einen reibungslosen Betrieb aufrechtzuerhalten.

Unternehmen können es sich heute nicht mehr leisten, sich auf manuelle Prozesse zu verlassen. Compliance-Tools sind der Weg in die Zukunft. In Anbetracht der Tatsache, dass viele Dinge heute durch KI gesteuert werden, sollten Unternehmen nicht zurückbleiben.

Sie sollten dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält. In diesem Artikel erfahren Sie, was Compliance bedeutet, warum sie so wichtig ist, welche Risiken es birgt, sie zu ignorieren, und welche Tools Ihnen helfen können, den Überblick zu behalten.

Was ist Business Compliance?

Betrachten Sie die Einhaltung von Vorschriften in Ihrem Unternehmen als die Leitplanken, die Ihren Betrieb sicher und legal machen. Es geht darum, die für Ihr Unternehmen geltenden Regeln und Vorschriften zu befolgen - egal, ob es sich dabei um Arbeitsgesetze, Datenschutzanforderungen oder finanzielle Berichtspflichten handelt. Der schwierige Teil besteht darin, die Regeln einzuhalten, da sie nicht in Stein gemeißelt sind.

Die Einhaltung der Vorschriften bedeutet, dass Sie sich dieser Änderungen bewusst sind und dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen stets auf der sicheren Seite ist. Ihr Ziel ist es, Geldstrafen zu vermeiden, das Vertrauen Ihrer Kunden zu bewahren und ein Unternehmen zu führen, das rechtmäßig und ordnungsgemäß arbeitet.

Warum braucht Ihr Unternehmen automatisierte Compliance-Tools?

Der Versuch, die Vorschriften ohne die richtigen Hilfsmittel einzuhalten, ist wie der Versuch, einen Marathon in Flipflops zu laufen. Es ist möglich, den Marathon zu beenden, aber erwarten Sie nicht, dass Sie auf den vorderen Plätzen landen. Außerdem werden Sie sich auf dem Weg dorthin wahrscheinlich unnötige Schmerzen zufügen.

Warum sollten Sie diese Art von Schmerz wollen? Um voranzukommen, brauchen Sie also automatisierte Tools zur Einhaltung von Vorschriften. Diese Tools nehmen Ihnen viel Kopfzerbrechen bei der Verwaltung von Vorschriften ab. Hier erfahren Sie, warum sie so wichtig sind:

Die Komplexität der Vorschriften

Vorschriften ändern sich schnell. Erst im letzten Jahr gab mehr als die Hälfte der Unternehmen an, dass es ihnen schwerfällt, mit den sich entwickelnden Vorschriften Schritt zu halten - insbesondere mit Datenschutzgesetzen wie der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR). Automatisierte Tools werden in Echtzeit aktualisiert, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, wichtige Änderungen zu verpassen.

Abteilungsübergreifende Integration

Die Einhaltung der Vorschriften ist nicht nur Sache einer Abteilung. HR, Finanzen, IT - alle sind beteiligt. Automatisierte Systeme sorgen dafür, dass alle Bereiche Ihres Unternehmens synchronisiert sind. So können Sie die Anforderungen in allen Bereichen erfüllen, ohne dass es zu Problemen kommt.

Überwachung in Echtzeit

Wäre es nicht schön, eine Vorwarnung zu erhalten, wenn etwas schief zu gehen droht? Automatisierte Compliance-Tools bieten genau das. Sie warnen in Echtzeit, wenn Sie kurz davor sind, eine Vorschrift zu verletzen, sodass Sie das Problem beheben können, bevor es zu einem Problem wird.

Wettbewerbsvorteil

Die Kunden achten immer mehr darauf, welche Unternehmen sich an die Regeln halten. Laut einem NielsenIQ-Bericht aus dem Jahr 2022 bevorzugen über 80 % der Verbraucher die Zusammenarbeit mit Unternehmen, die ihre Prozesse transparent gestalten. Automatisierte Tools helfen Ihnen, dieses Vertrauen aufzubauen - und Vertrauen führt zu Loyalität und langfristigem Erfolg.

Die Risiken der Nichteinhaltung von Vorschriften: Geldbußen, Rufschädigung und Betriebsunterbrechung

Die Nichteinhaltung von Vorschriften ist nicht nur riskant, sondern auch teuer. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann Sie von allen Seiten treffen, und die Folgen reichen von Geldstrafen bis hin zum Vertrauensverlust bei den Kunden.

Eine Studie von GlobalScape und dem Ponemon Institute aus dem Jahr 2017 mit dem Titel " True Cost of Compliance with Data Protection Regulations" (Wahre Kosten der Einhaltung von Datenschutzvorschriften) ergab, dass sich die durchschnittlichen jährlichen Kosten der Nichteinhaltung von Vorschriften für Unternehmen auf 14,8 Millionen US-Dollar belaufen. Das sind 45 % mehr als im Jahr 2011 und deutlich mehr als die durchschnittlichen Kosten für die Einhaltung der Vorschriften von 5,5 Millionen US-Dollar.

Dieses Szenario zeigt Ihnen, wie kosteneffizient die Einhaltung von Vorschriften in Unternehmen sein kann. Es hilft Ihnen, diese drei Hauptrisiken zu vermeiden:

Geldbußen und rechtliche Probleme

Geldbußen und rechtliche Probleme sind nicht nur ein Klaps auf die Hand. Es handelt sich um ernsthafte Probleme, die Sie möglicherweise Millionen kosten können. Nehmen Sie zum Beispiel die GDPR (General Data Protection Regulation) in Europa. Wenn Sie einen Fehler machen, können Sie mit GDPR-Strafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % Ihres weltweiten Umsatzes rechnen, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Schädigung des Rufs

In der heutigen Welt ist Ihre Marke alles. Ein Schluckauf bei der Einhaltung von Vorschriften kann den Ruf Ihres Unternehmens gefährden.

Denken Sie daran, dass die Kunden heutzutage mehr Wert auf ihre Privatsphäre legen als je zuvor. Sie wollen wissen, ob ihre Daten bei Ihnen sicher sind. Wenn sich herumspricht, dass Sie den Schutz ihrer persönlichen Daten zu lax handhaben, könnten sie anfangen, bei Ihren Konkurrenten zu stöbern.

Operative Kopfschmerzen

Wenn die Nichteinhaltung von Vorschriften bemerkt wird, kann dies den Betrieb zum Stillstand bringen. Ein Beispiel: Sie sind bereit, Ihr neues Produkt auf den Markt zu bringen. Das Marketingteam ist begeistert, und alle sind bereit, loszulegen. Doch plötzlich tauchen Compliance-Probleme auf. Plötzlich gerät alles ins Stocken. Das wäre für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden sehr enttäuschend.

Was sind die wichtigsten Bereiche der Business Compliance?

Compliance ist keine Einheitslösung. Sie umfasst je nach Branche mehrere Bereiche. Hier sind die wichtigsten Bereiche, die Unternehmen im Auge behalten müssen:

Datenschutz

Datenschutzvorschriften wie die GDPR (General Data Protection Regulation) und der California Consumer Privacy Act (CCPA) verpflichten Unternehmen zu einem verantwortungsvollen Umgang mit Kundendaten. Dazu gehören die folgenden Schritte:

1. Holen Sie die Zustimmung der Kunden zur Datenerfassung ein.
2. Schützen Sie die erfassten Daten durch Verschlüsselung.
3. Benachrichtigung der Kunden im Falle eines Verstoßes.

Umweltvorschriften

Wenn Ihr Unternehmen Auswirkungen auf die Umwelt hat (und das haben die meisten), müssen Sie Vorschriften zu Themen wie Kohlenstoffemissionen, Abfallmanagement und umweltfreundliche Praktiken einhalten. Nachhaltigkeit ist nicht nur gut für den Planeten - sie wird auch immer mehr zu einem gesetzlichen Muss.

Laut der PwC-Umfrage "Voice of the Consumer 2024" sind 9,7 % der Verbraucher bereit, höhere Preise für nachhaltige Produkte und Waren zu zahlen. Dies stimmt mit der letztjährigen Umfrage überein, die eine Bereitschaft von 9,8 % ergab, für Nachhaltigkeit höhere Preise zu zahlen.

Rechnungslegung und Rechnungsprüfung

Eine geordnete Buchführung ist nicht nur klug, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Die Behörden erwarten eine genaue Finanzberichterstattung, und viele Unternehmen müssen sich auf Audits vorbereiten. Die Automatisierung der Einhaltung von Finanzvorschriften kann Sie vor Aufgaben und Problemen in letzter Minute bewahren.

Branchenspezifische Vorschriften

Bestimmte Branchen haben zusätzliche Regeln zu befolgen. Zum Beispiel müssen Gesundheitsdienstleister den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) einhalten, um Patientendaten zu schützen. Ebenso müssen Finanzinstitute die Anti-Geldwäsche-Anforderungen (AML) erfüllen, um Betrug zu verhindern.

Wie HR-Software die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften vereinfachen kann

Wenn Sie glauben, dass die Einhaltung von Vorschriften nur eine Sache der Finanzen oder der Rechtsabteilung ist, irren Sie sich. Auch die Personalabteilung spielt eine wichtige Rolle. Zum Glück kann HR-Software die Einhaltung von Vorschriften wesentlich erleichtern.

Automatisierung von Dokumentation und Berichterstattung

HR-Tools können automatisch Berichte erstellen und Ihre Unterlagen auf dem neuesten Stand halten, so dass Sie stets auf Prüfungen und Inspektionen vorbereitet sind.

Einhaltung des Arbeitsrechts leicht gemacht

Von der Überwachung der Arbeitszeiten bis hin zur Gewährleistung der Lohngleichheit - HR-Tools helfen Ihnen, die Arbeitsgesetze einzuhalten. Systeme mit integrierten Kontrollen machen es einfach, potenzielle Verstöße zu erkennen, bevor sie zu einem Problem werden.

Compliance-Tools für die Finanzberichterstattung

Die Einhaltung von Finanzvorschriften ist ein Bereich, in dem die Automatisierung wirklich glänzt. Sehen wir uns an, wie Finanztools Sie auf Kurs halten können:

Bleiben Sie auf dem Laufenden über Steuergesetzänderungen

Steuergesetze können sich schnell ändern, besonders in Staaten wie Kalifornien, wo die Vorschriften häufig aktualisiert werden. Gehaltsabrechnungssysteme für kalifornische Unternehmen, wie EarnPayroll, helfen Ihnen, einen Schritt voraus zu sein, indem sie automatisch Updates zu neuen Steuervorschriften bereitstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Abrechnungen immer korrekt sind und Sie die neuesten gesetzlichen Anforderungen in Kalifornien erfüllen.

Erkennen Sie Fehler, bevor sie zu Problemen werden

Fehler passieren - aber sie müssen nicht zu Geldstrafen führen. Automatisierte Finanzinstrumente verwenden Algorithmen, um Fehler zu erkennen. Diese Algorithmen können Probleme erkennen, die dem menschlichen Auge entgehen könnten. Sie können jeden Fehler sofort beheben, bevor Sie Ihren Bericht einreichen.

Revisionssichere Speicherung in der Cloud

Durch die Speicherung von Finanzdokumenten in der Cloud bleibt alles organisiert und für Prüfungen zugänglich. Die Speicherung in der Cloud garantiert nicht nur die Einhaltung der Vorschriften, sondern schützt Ihre Unterlagen auch durch erstklassige Sicherheit. Sie können jederzeit und überall sicher auf Ihre Dokumente zugreifen.

Tools für die Einhaltung von Datenschutz und Sicherheit

Angesichts der zunehmenden Zahl von Datenschutzverletzungen können es sich Unternehmen nicht leisten, bei der Sicherheit zu sparen. Hier sind einige unverzichtbare Tools für die Einhaltung des Datenschutzes:

Cybersecurity-Tools für die Einhaltung von Vorschriften

Die Einhaltung von Datengesetzen bedeutet mehr als nur das Sperren von Daten - sie erfordert ständige Überwachung. Cybersicherheits-Tools helfen Ihnen, Bedrohungen in Echtzeit zu erkennen und Cyberrisiken vorzubeugen. Sie können potenzielle Identitätsdiebstähle und andere Probleme verhindern, die durch Cyberangriffe entstehen können.

Es gibt Hilfsmittel, die Ihnen bei der Einhaltung des Fair Credit Reporting Act (FCRA ) bei der Verwaltung von Kundenkreditinformationen helfen. Die Einhaltung des FCRA ist entscheidend für die rechtmäßige Meldung korrekter Kreditinformationen.

Die Einhaltung von Vorschriften ist vielleicht nicht der aufregendste Teil der Führung eines Unternehmens, aber definitiv einer der wichtigsten. Die gute Nachricht ist, dass Sie dies nicht allein bewältigen müssen. Automatisierte Tools können die Einhaltung der Vorschriften erleichtern.

Mit den richtigen Instrumenten können Sie kostspielige Fehler vermeiden. Sie können sich darauf konzentrieren, Vertrauen bei Ihren Kunden aufzubauen und Ihr Geschäft auszubauen. Heutzutage geht es bei der Einhaltung von Vorschriften nicht nur darum, Ärger zu vermeiden. Es geht darum, sich für den langfristigen Erfolg zu rüsten.